Zusammenfassung
Spesen im Überblick
- Spesen erstatten Arbeitnehmern den Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen.
- Die Höhe der Spesen hängt von verschiedenen Faktoren ab.
- Spesenbelege, wie Taxibelege, sollten in jedem Fall behalten werden.
- Das volle Spesengeld kann nur in Anspruch genommen werden, wenn die Verpflegung vom Reisenden selbst bezahlt wurde.
Spesen: Was Arbeitgeber wissen müssen
Wenn Berufstätige nicht an ihrem gewöhnlichen Arbeitsplatz (im Fachjargon: erste Tätigkeitsstätte) arbeiten, sondern beruflich unterwegs sind, müssen sie sich verpflegen. Das kann ein Frühstück im Hotel, das Mittagessen im Restaurant oder der Kaffee zum Mitnehmen aus dem Café sein.
Definition
Was sind Spesen?
Gemäß Definition meint der Begriff „Spesen“ Ausgaben, die bei der beruflichen Tätigkeit abseits des regulären Arbeitsortes oder bei einer Geschäftsreise anfallen. Gesetzliche Spesen sind Pauschalbeträge, mit denen der finanzielle Mehraufwand für Verpflegung und Unterbringung ausgeglichen wird. Die Höhe des Spesensatzes ist abhängig von der Reisedauer – und vom Reiseland.
Die Frage, ob Spesen vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt gezahlt werden, lässt sich wie folgt beantworten:
Sind Sie Freiberufler oder Selbstständiger, so können Sie Ihre Spesen bei der jährlichen Steuererklärung geltend machen. Sind Sie hingegen Arbeitnehmer, so erhalten Sie die Kosten, die bei einer Geschäftsreise anfallen, in der Regel steuerfrei von Ihrem Arbeitgeber zurück. Dies kann auf zwei Wegen erfolgen: Entweder über den Pauschalsatz pro Tag oder durch eine Spesenabrechnung mitsamt aller Rechnungen und Quittungen.
Die Tagesspesen bei Auslandsreisen sind in der Spesentabelle des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) für alle Länder aufgelistet. Diese Tabelle wird jährlich aktualisiert. Die Information des Bundesfinanzministeriums ist verbindlich.
Info
Gut zu wissen:
Die Verpflegungspauschale deckt nie alle Kosten ab. Sie erstattet ausschließlich einen Verpflegungsmehraufwand. Das heißt: Ein anteiliger Betrag, der für die zu Hause eingenommenen Mahlzeiten anfallen würde und den Ihre Mitarbeiter dementsprechend selbst zahlen würden, ist also bereits abgezogen.
Wer kann Spesen abrechnen?
Bei der Abrechnung von Tagesspesen ist die Vorgehensweise unterschiedlich:
- Arbeitnehmer reichen beim Arbeitgeber eine Spesenabrechnung ein, die alle angefallenen Kosten enthält. Ohne eine Abrechnung sind Sie als Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Kosten auszuzahlen. Für die Spesenabrechnung gibt es meist Formulare zum Ausfüllen. Weil alle Ausgaben nachgewiesen werden müssen, sind Rechnungen, Quittungen und sonstige Belege der Abrechnung beizufügen.
- Für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler sind Spesen Betriebskosten und damit grundsätzlich steuerlich absetzbar. Unabhängig davon, wie und ob Sie die Unkosten von Ihrem Auftraggeber zurückbekommen: Sie geben Spesen immer in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Betriebskosten an! Das heißt: Sie machen Spesen in der Steuererklärung geltend.
Wie werden Spesen abgerechnet?
Sie haben die Möglichkeit, Kunden Spesen in Rechnung zu stellen, wenn Sie zum Beispiel zu Ihrem Auftraggeber gereist sind oder bei ihm gearbeitet haben. Allerdings sollte Ihr Auftraggeber vorher zugestimmt haben, dass er die Reise- und Verpflegungskosten trägt. Sie haben hier zwei Möglichkeiten der Abrechnung:
- Abrechnung als Nebenkosten: Sie nehmen die Spesen als Nebenkosten in der Rechnung mit auf, in der Sie auch Ihren Auftrag angeben. Denken Sie daran, dass Sie Spesen ggf. mit 19 % Umsatzsteuer besteuern müssen.
- Als Einzelabrechnung: Sie schreiben Ihrem Kunden eine extra Rechnung. Alle Spesen werden separat aufgelistet und jeweils mit einem Nachweis belegt. Der Umsatzsteuersatz muss ausgeschrieben sein, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind.
Alternativ können Sie Fahrt- und Hotelkosten natürlich auch selbst übernehmen. Es wird empfohlen, solche Aufwendungen im Angebot einzupreisen, indem Sie einen höheren Stundensatz ansetzen.
Welche Spesennachweise werden vom Finanzamt akzeptiert?
Grundsätzlich gilt: Heben Sie alle Spesenbelege gut auf. Hierzu gehören:
- Flug- oder Zugtickets
- Hotelrechnungen
- Buchungsbestätigungen
- Taxiquittungen
- Kilometernachweise
- Bewirtungsbelege
- Quittungen für Maut- und Parkgebühren
- usw.
Info
Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?
Als Unternehmer müssen Sie Spesen- oder Reisekostenabrechnungen 10 Jahre lang aufbewahren.
Was zählt alles als Spesen?
Alle Kosten, die während einer Geschäftsreise oder beim Arbeiten außerhalb des Arbeitsplatzes entstehen, sind Spesen:
1. Verpflegungskosten: Das sind Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Trinkgelder usw., aber auch Snacks und Getränke. Sollen Trinkgelder später als Spesen eingereicht werden, muss darüber ein eigener Beleg vorhanden sein. Bitten Sie um eine Bewirtungsrechnung plus einen Service- oder Bewirtungsbeleg.
2. Übernachtungskosten: Dazu gehören die Ausgaben für eine Unterkunft, zum Beispiel Hotel, Pension, Ferienwohnung usw.
Info
Warum wird in Deutschland die Übernachtungspauschale selten verwendet?
Für Geschäftsreisen in Deutschland können zwar die Übernachtungskosten pauschal abgerechnet werden. Aber die Übernachtungspauschale im Inland beträgt gerade einmal 20 Euro. Deshalb übernehmen Arbeitgeber in der Regel die Gesamtkosten zur Unterbringung ihrer Mitarbeiter.
3. Reisekosten: Zu den Fahrtkosten zählen nicht nur die Hin- und Rückfahrt mit Auto, Zug oder Flugzeug. Sondern auch die Beförderungs- oder Reisenebenkosten, wie die Fahrt zum Arbeitsort mit dem Taxi oder öffentlichen Verkehrsmitteln sowie Parkplatzgebühren und Benzinkosten.
Info
Hinweis zur Reisekostenabrechnung:
Für angestellte Mitarbeiter bezahlen die Arbeitgeber im Normalfall die Reisekosten. Für Selbständige und Freiberufler zählen Reisekosten ebenfalls zu den Betriebsausgaben.
Kleine und große Verpflegungspauschale
Wie werden bei einer Dienstreise Spesen bestimmt? Und wie viele Spesen bekommt man pro Tag? Wie hoch die Verpflegungspauschale ist, ist vom Reiseziel abhängig – und davon, wie viele Stunden man vom regulären Arbeitsplatz und von der Wohnung abwesend war. Sie wenden bei der Abrechnung von Spesen daher die kleine oder große Spesenpauschale an.
Berechnet werden die Spesensätze nach Kalendertag:
- Die große Spesenpauschale gilt nur für Abwesenheitszeiten von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr (24 Stunden).
- Die kleine Spesenpauschale gilt für die Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber von mindestens 8 Stunden pro Tag.
- Bei Abwesenheiten unter 8 Stunden gibt es kein Spesengeld.
Ausnahme: Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit gibt es die kleine Spesenpauschale für die An- und Abfahrtstage – unabhängig von der Abwesenheitsdauer.
Wie viel Spesen gibt es 2024?
Spesen 2024 für den Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen in Deutschland:
| Kleine Pauschale | Große Pauschale | Reisetage | Keine Pauschale |
|---|---|---|---|
| 14 Euro | 28 Euro | 14 Euro | 0 Euro |
| Abwesenheit von 8 bis 24 Std. | Ganztägige Abwesenheit (24 Std.) | Tag der Anreise und Abreise | Abwesenheit von weniger als 8 Std. |
Beispiel: Spesen innerhalb Deutschlands
- Tag 1 ist die Anreise. Angesetzt wird die kleine Pauschale von 14 Euro.
- Tag 2 und 3 sind volle Arbeitstage. Die Abwesenheit vom Arbeitsplatz beträgt jeweils 24 Stunden. Es gilt die große Pauschale von 28 Euro.
- Tag 4 ist die Rückreise. Es gilt wieder die kleine Pauschale.
Insgesamt beträgt die Verpflegungspauschale in diesem Beispiel 84 Euro.
Spesen 2024 für den Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen ins Ausland (Werte werden regelmäßig geändert und vom Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vorgestellt):
| Abwesenheit pro Tag 24 Std. | An-/Abreisetag und Abwesenheit > 8 Std. | Übernachtungspauschale | |
|---|---|---|---|
| Frankreich (außer Paris) | 53 Euro | 36 Euro | 105 Euro |
| Italien (außer Rom, Mailand) | 42 Euro | 28 Euro | 150 Euro |
| Österreich | 50 Euro | 33 Euro | 117 Euro |
| Schweiz (außer Genf) | 64 Euro | 43 Euro | 180 Euro |
Beispiel: Spesen Ausland (hier Österreich)
- Tag 1 – Anreise: Kleine Pauschale 27 Euro.
- Tag 2 und 3 – Arbeitstage. Die Abwesenheit vom Arbeitsplatz beträgt 24 Stunden. Es werden jeweils 40 Euro angesetzt (große Pauschale).
- Tag 4 – Rückreise: Kleine Pauschale 27 Euro.
- Plus Übernachtungspauschale für 3 Nächte in Höhe von jeweils 108 Euro.
Insgesamt beträgt die Verpflegungspauschale in diesem Beispiel 458 Euro.
Wann wird eine Verpflegungspauschale gekürzt?
Das volle Spesengeld können Sie nur in Anspruch nehmen, wenn Sie Ihre Verpflegung selbst bezahlt haben. Wenn jemand anders für Sie im Restaurant bezahlt hat, beispielsweise wenn Ihr Kunde die Rechnung übernommen hat, müssen Sie den Spesensatz kürzen.
Wie viel Sie abziehen müssen, hängt von der Art der Mahlzeit ab:
- 20 % von der Ganztagespauschale für das Frühstück
- 40 % von der Ganztagespauschale für das Mittag- oder Abendessen
Damit werden für ein Frühstück 5,60 € und für ein Mittag- und Abendessen 11,20 € abgezogen.
Beispiel: 4-tägige Dienstreise in Deutschland
| Anreisetag: keine Übernahme von Speisen | 14 Euro (kleine Pauschale) |
|---|---|
| Erster Arbeitstag: Kunde übernimmt Mittagessen | 16,80 Euro (28 Euro abzüglich 11,20 Euro) |
| Zweiter Arbeitstag: Kunde übernimmt Frühstück und Abendessen | 11,20 Euro (28 Euro abzüglich 5,60 Euro und 11,20 Euro) |
| Abreisetag: Kunde übernimmt Frühstück | 8,40 Euro (14 Euro abzüglich 5,60 Euro) |
Statt der vollen 84 Euro kann hier also nur ein reduzierter Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 50,40 Euro abgerechnet werden.
So berechnen Unternehmer und Selbstständige Übernachtungs- und Reisekosten
- Übernachtungskosten sind eine Betriebsausgabe. Achten Sie darauf, dass das Frühstück in der Rechnung separat aufgelistet wird. Es gibt unterschiedliche Steuersätze: Für die Übernachtung gilt ein Umsatzsteuersatz von 7 %, für die Verpflegung im Hotel 19 %.
- Bei den Reisekosten können Sie eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro ansetzen, wenn Sie Ihr privates Auto nutzen. Das Finanzamt benötigt hier kein Fahrtenbuch als Beleg. Nutzen Sie aber den Geschäftswagen, müssen Sie die genauen Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung angeben. Dies gilt auch, wenn Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind.
