Definition
Was sind Spesen?
Spesen sind die Verpflegungskosten, die bei einer Geschäftsreise anfallen – also immer dann, wenn jemand beruflich außerhalb des Büros und der Geschäftsräume unterwegs ist. "Spesen” ist also ein Oberbegriff für Verpflegungs-, Unterkunfts- und Fahrtkosten. Wichtig ist aber, dass die Kosten direkt in Verbindung mit den geschäftlichen Verpflichtungen stehen! Eventuelle Freizeitaktivitäten, denen während der Geschäftsreise nachgegangen wird, fallen nicht darunter.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Die Spesenabrechnung dient zur Reisekostenabrechnung bei Geschäftsreisen. Arbeitnehmer nutzen sie, um Reisekosten beim Arbeitgeber geltend zu machen und eine Rückzahlung nach Bundesreisekostengesetz (BRKG) anzufordern. Auch für Freiberufler lohnt sich eine Spesenabrechnung bei Geschäftsreisen, um die Reisekosten von der Steuer absetzen zu können. Generell ist es also ratsam, sich über Reisekostenpauschalen zu informieren und bei jeder Geschäftsreise eine Spesenabrechnung nach unserem Muster auszufüllen.
Nutze daher unsere Vorlage zur Spesenabrechnung, die du als Word Dokument herunterladen kannst. Sie ist für dich noch bequemer auszufüllen als eine Vorlage in Excel.
Welche Kosten gehören auf ein Formular für die Spesenabrechnung?
Wie die Definition von Spesen nahelegt, darfst du auf einer Spesenabrechnung nur bestimmte Kosten aufführen. Am besten erfasst du die zulässigen Kosten der Spesenabrechnung auf einer Vorlage für dein Unternehmen.
Tipp
Spesenabrechnung für Selbstständige
Selbstständige und Freiberufler können ihre Spesen zwar nicht beim Arbeitgeber geltend machen, aber sie dafür als Reise- oder Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Hierfür muss ein ausgefüllter Spesenabrechnung-Vordruck der Steuererklärung einfach als Anhang beigefügt werden.
Folgende Kosten dürfen auf deine Abrechnung
1. Fahrtkosten
Unter Fahrtkosten fallen alle Wegekostenaufwendungen, die in einem direkten Zusammenhang mit deiner Geschäftsreise stehen. Am einfachsten lassen sie sich ermitteln, wenn du öffentliche Verkehrsmittel nutzt: Kosten für Flüge, Bahn- oder Busreisen zum Zielort musst du als Arbeitgeber erstatten. Etwas komplizierter wird es, wenn einer deiner Arbeitnehmer oder du selbst als Freiberufler mit dem eigenen Auto zur Geschäftsreise aufbrichst. Hier gibt es zwei Methoden, nach denen du die Fahrtkosten berechnest:
- Fahrtkostenpauschale: Hierbei setzt du pro gefahrenem Kilometer 30 Cent an. Bei Reisen mit dem Motorrad kannst du 20 Cent pro Kilometer geltend machen.
- Kilometersatz: Hierfür dokumentierst du die Kosten für deinen Privat- oder Firmenwagen über ein gesamtes Jahr hinweg (inklusive Steuern, Versicherungen, Treibstoff etc.). In einem Fahrtenbuch, beispielsweise dem Lexware elektronischen Fahrtenbuch, hältst du fest, wie viele der gefahrenen Kilometer in diesem Jahr unter Geschäftsreisen gefallen sind. Einen entsprechenden Anteil der Gesamtkosten kannst du dann einmal jährlich als Fahrtkosten geltend machen.
2. Übernachtungskosten
Übernachtungskosten, die im Zusammenhang mit der Dienstreise stehen, erstattest du als Arbeitgeber in vollem Umfang und du kannst diese steuerlich ansetzen.
Wichtig ist nur: Trenne die Übernachtungskosten von den Verpflegungskosten! Zum Beispiel, wenn das Frühstück im Übernachtungspreis inbegriffen ist.
Verpflegungskosten
Für die Verpflegung während Geschäftsreisen kannst du in einem Vordruck für die Spesenabrechnung einen sogenannten Verpflegungsmehraufwand abfragen. Auch hier gibt es gesetzlich festgelegte Pauschalen, die du in Abhängigkeit von der Reisedauer ansetzen kannst:
- Für Geschäftsreisen mit einer Dauer von weniger als 8 Stunden kannst du keine Verpflegungskosten abrechnen.
- Für Geschäftsreisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden setzt du einen Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro an.
- Für Geschäftsreisen sind mit einer Dauer ab 24 Stunden 28 Euro Verpflegungskosten pro 24 Stunden Geschäftsreise möglich.
Sonstige Kosten
Sonstige Kosten, auch Reisenebenkosten genannt, sind alle Ausgaben, die nicht in die oben genannten Kategorien fallen und trotzdem in unmittelbarem Zusammenhang mit der Geschäftsreise stehen. Kosten für einen Internetzugang, einen Parkplatz oder ähnliche Aufwendungen fallen unter diese Kostenart.
Spesen richtig dokumentieren – mit einer Vorlage
Damit du Reisekosten beim Finanzamt geltend machen kannst, ist es unbedingt notwendig, dass du (oder dein Mitarbeiter) während der Geschäftsreise alle Ausgaben ordnungsgemäß dokumentierst. Hebe deshalb unbedingt Belege, Rechnungen und Quittungen auf und notiere dir gegebenenfalls zusätzlich, wofür Kosten angefallen sind. Das kannst du beispielsweise auch mit unserer Spesenabrechnung-Vorlage tun – am besten nimmst du diese direkt mit auf deine Reise.
So kannst du auch noch nach der Reise einfach feststellen, welche Kosten du tatsächlich ansetzen kannst. Bist du beispielsweise während der Geschäftsreise teilweise zu privaten Zwecken mit dem Auto gefahren, weil du noch in einer Therme in die Sauna gegangen bist? Dann kannst du diese Fahrt nicht zu deinen Spesen hinzuzählen.
Wann ist eine Spesenabrechnung abzugeben?
Wie du Spesen als Arbeitgeber an deine Arbeitnehmer zurückzuzahlen hast, ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Darüber hinaus gibt es Fristen zur Abgabe einer Spesenabrechnung: Laut Gesetz darf eine solche Abrechnung maximal 3 Jahre rückwirkend erfolgen. Ein Unternehmen darf dabei auch eine eigene Frist für die Reisekostenrückerstattung festlegen, und die muss nur bei mindestens drei Monaten liegen. Entsprechend solltest du eine Spesenabrechnung-Vorlage, z. B. digital als PDF immer mitführen, direkt ausfüllen und dann gleich nach der Geschäftsreise in deiner Buchhaltung einreichen.
Das direkte Dokumentieren deiner Reisekosten für die Spesenabrechnung ist mit unserer Vorlage kein Problem mehr. Unser Formular ist kostenlos und steht dir hier online zur Verfügung. Einfach herunterladen, Kosten eintragen und abgeben. Wenn du lieber analog arbeitest, nutze das Dokument als Vordruck kostenlos für deine Spesenabrechnung.
