Zusammenfassung
Eisenhower-Matrix im Überblick
- Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zum besseren Zeitmanagement und hat den 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower als Namensgeber.
- Sie unterteilt Aufgabenlisten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, die gleichzeitig die zwei Achsen der Matrix bilden.
- Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix lauten: a) wichtig und dringlich, b) wichtig und nicht dringlich, c) dringlich und nicht wichtig sowie d) nicht wichtig und nicht dringlich.
- Die A-Aufgaben solltest du direkt erledigen, die B-Aufgaben terminieren und selbst erledigen, die C-Aufgaben delegieren und die D-Aufgaben verwerfen.
- Einige Vorteile der Eisenhower-Matrix sind die einfache Umsetzung, die Zeitersparnis, eine verständliche Visualisierung und die gesteigerte Produktivität.
Definition
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix – auch Zeitmanagement-Matrix genannt – ist eine bekannte Methode zur Ordnung und Priorisierung von Aufgaben. Willst du deine To-do-Liste nach der Eisenhower-Matrix ordnen, geht es darum, deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.
Benannt wurde diese Matrix nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Im August 1954 zitierte er in einer Rede einen Universitätspräsidenten: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“
Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Eisenhower-Matrix?
Steht mal wieder die Wochenplanung an, ist es ein guter Zeitpunkt für eine Eisenhower-Matrix. So kannst du mit einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise in die Woche starten. Alternativ kannst du für jeden Arbeitsbereich eine weitere Matrix für wichtige und dringende Aufgaben erstellen. Es ist oftmals sinnvoll, parallel an mehreren Matrizen zu arbeiten. Beispielsweise bietet es sich an, die Eisenhower-Matrix im Projektmanagement einzusetzen. Fertige ein Wichtig-Dringend-Koordinatensystem an und trage jedes deiner Projekte ein. Wichtig ist jedoch, dass du den Überblick behältst.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Willst du nach Eisenhower deine Aufgaben priorisieren, benötigst du eine Matrix mit zwei Achsen: Die eine repräsentiert wichtige Tätigkeiten, also Angelegenheiten, die von hoher Bedeutung sind. Die andere repräsentiert dringende Tätigkeiten, also Aufträge, die zeitnah zu erledigen sind. Inmitten der beiden Achsen der Wichtigkeit und Dringlichkeit, hat die Matrix insgesamt vier Quadranten. Im Folgenden gehen wir auf diese ein und zeigen dir, wie du mit diesen Kriterien deine Ablauforganisation regelst.
- A-Aufgaben (wichtig und dringend): Wichtige und dringende Aufgaben solltest du mit der Eisenhower Matrix direkt erledigen. Nachdem diese Aufgaben innerhalb der Eisenhower-Priorisierung die größte Relevanz besitzen, solltest du diese Punkte selbst in Angriff nehmen. Dazu zählen Themen wie Rechtsstreitigkeiten, Deadlines zu deinen Projekten und grundlegende Mängel in deinem Angebot.
- B-Aufgaben (wichtig und nicht dringend): Hier finden sich in der Regel Aufgaben ohne feste Deadline. Obwohl sie für die Firma oder den Unternehmer selbst wichtig sind, werden sie immer weiter in die Zukunft verschoben. Das passiert zum Beispiel mit der Entwicklung einer neuen Strategie oder der Auffrischung von Netzwerkkontakten. Damit sie nicht plötzlich zu A-Aufgaben werden, lautet die Devise: terminieren und selbst erledigen.
- C-Aufgaben (dringend und nicht wichtig): Typisch für die C-Kategorie sind Routineaufgaben im Arbeitsalltag wie die Überweisung von Rechnungen oder die Anfertigung von Meeting-Protokollen und Präsentationen. Möchtest du deine Zeit damit nicht verschwenden, kannst du diese Aufgaben an deine Mitarbeiter delegieren.
- D-Aufgaben (nicht dringend und nicht wichtig): Nicht immer kannst du alles erledigen. Hast du als Führungskraft in der Matrix Aufgaben priorisiert, werden mit Sicherheit einige Themen übrigbleiben. Das ist zum Beispiel beim Sortieren von PC-Ordnern, Fotos und Regalen der Fall. Für den Moment kannst du diese Aufgaben ignorieren oder verwerfen.
Die Priorisierung von Aufgaben
Die Eisenhower-Matrix bringt natürlich einige Herausforderungen mit sich, die du allerdings mit einigen Tipps meistern kannst. So ist es zum Beispiel sinnvoll, pro Kategorie nicht mehr als zehn Aufgaben offen zu haben. Auch eine farbliche Markierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gibt dir einen ersten intuitiven Überblick.
Weiterhin solltest du To-do-Listen nutzen und zwischen privaten und beruflichen Aufgaben unterscheiden. In einem letzten Schritt vor der Kategorisierung überlegst du, welche Aufgaben vielleicht gerade gar keine Rolle spielen und gestrichen werden können und wo sich vielleicht Aufgaben zusammenfassen lassen können.
Beispiel für die Anwendung der Eisenhower-Matrix
Für welche Aufgaben eignet sich das Eisenhower-Diagramm nun? Die folgende Liste, erstellt anhand der Aufgaben eines Selbstständigen im Bereich Software, gibt einen ersten Eindruck mit Beispielen für die Eisenhower-Methode.
bei einer Fortbildung anmelden (ohne Frist)
- Statusbesprechung vorbereiten (nächste Woche ist die Statusbesprechung)
- E-Mails von Kunden bearbeiten (Heute)
- E-Mails von Nicht-Kunden bearbeiten (ohne Frist)
- Blogbeitrag schreiben (bis morgen)
- Blogbeitrag veröffentlichen (morgen)
- ein persönliches Projekt bearbeiten (ohne Frist)
- Marketing auf Social Media (irgendwann diese Woche)
Anhand dieser Anordnung kannst du dann die Aufgaben den Kategorien zuordnen:
Kategorie A – wichtig und dringend:
- E-Mails von Kunden bearbeiten (heute)
- Blogbeitrag schreiben (bis morgen)
- Blogbeitrag veröffentlichen (morgen)
Kategorie B – wichtig, aber weniger dringend:
- Marketing auf Social Media (irgendwann diese Woche)
- bei einer Fortbildung anmelden (ohne Frist)
Kategorie C – weniger wichtig, aber dringend:
- Statusbesprechung vorbereiten (nächste Woche ist die Statusbesprechung)
- E-Mails von Nicht-Kunden bearbeiten (ohne Frist)
Kategorie D – weniger wichtigen und weniger dringend:
- ein persönliches Projekt bearbeiten (ohne Frist)
Vor- und Nachteile des Eisenhower-Prinzips
Welche Vorteile bietet die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix bringt eine Reihe von Vorteilen für Unternehmer und Selbstständige mit. Das sind einige davon:
- Einfache Umsetzung: Anders als mit anderen Tools, die beim Zeitmanagement helfen sollen, bedarf es bei der Eisenhower-Methode keinerlei Einarbeitung oder zusätzlicher Hilfsmittel. Viel mehr gibt es im Netz für die Eisenhower-Matrix zahlreiche Excel-Vorlagen, die dir den Start sogar erleichtern. Alles, was du dafür benötigst, sind deine Aufgaben, einen Laptop und etwas Zeit.
- Verständliche Visualisierung: Die Darstellung in einer Matrix mit vier Quadranten ist sehr vereinfacht. Das hat zum Vorteil, dass sie auf den ersten Blick leicht verständlich ist. Ein kurzer Blick auf die Eisenhower-Box genügt, um sich in dem aktuellen Status einzufinden.
- Schneller Prozess: Vielleicht brauchst du zu Beginn etwas mehr Zeit, um wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Das ist meistens davon abhängig, welcher Arbeitstyp du bist. Mit ein wenig Übung gelingt dir die Prozessoptimierung immer besser und wird nicht mehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
- Zeitersparnis: Die Eisenhower-Matrix hilft dir dabei, kostbare Zeit zu sparen. Sekundäre oder gar redundante Aufgaben verschwinden aus deiner Prioritätenliste und machen Platz für das Wichtige.
- Produktivitätssteigerung: Hältst du dich dauerhaft an die selbst gesetzte Priorisierung, hast du gute Chancen, langfristig produktiver zu werden. Der stetige Fokus auf wichtige und dringende Aufgaben bringt dich näher an die Realisierung deiner Geschäftsziele.
- Für den privaten und beruflichen Alltag: Häufig haben Selbstständige damit zu kämpfen, ihren privaten und beruflichen Alltag aufgrund der Arbeit im Homeoffice zu trennen beziehungsweise in Einklang zu bringen. Ein Wichtig-Dringend-Diagramm kannst du genauso gut für deine privaten als auch für deine beruflichen Erledigungen anwenden.
Welche Nachteile bietet die Eisenhower-Matrix?
- Übersichtlichkeit: Bei zu vielen Aufgaben besteht die Gefahr, die Übersicht zu verlieren.
- Subjektivität: Natürlich ist die Zuordnung in Kategorien eher subjektiv. Damit eignet sich die Matrix eher nicht für Team-Aufgaben.
- Wichtigkeit festlegen: Die Dringlichkeit von Aufgaben bestimmt meist eine klare Deadline. Doch die Frage, was wie wichtig ist, lässt sich oft nur schwer beantworten.
- Erledigen der Aufgaben: Mit der Eisenhower-Matrix organisierst du deine Aufgaben. Sie zeigt aber nicht, wie du diese Aufgaben konkret effizient erledigst.
- Aktualität: Ein Wochenplan lässt sich leicht mit der Eisenhower-Matrix ordnen. Doch kommen täglich neue Aufgaben hinzu, leidet die Aktualität.
Achtung
Die Eisenhower-Methode ist keine Lösung für zu viel Arbeit
Hast du das Gefühl, dass deine Aufgabenliste dir zu Kopf steigt und Dauerstress verursacht? Das Eisenhower-Fenster kann nur bedingt die Lösung dieses Problems sein. Gewiss trägt die Methode dazu bei, unwichtige Aufgaben zu vertagen oder zu eliminieren. Allerdings kannst du damit nicht immer die tatsächliche Last reduzieren. Um Stress nicht weiter zu begünstigen und für einen Aufgabenstau zu sorgen, musst du dir in erster Linie realistische Ziele setzen. Dazu gehört die Frage, wie viel du täglich arbeiten kannst und willst. Andernfalls drohen mentale Erkrankungen wie Burnout. Das ist insbesondere bei Selbstständigen keine Seltenheit.
Weitere Methoden für das Zeitmanagement
Es gibt noch andere Methoden, die dem Zeitmanagement dienen:
- Die ABC-Methode: Diese Methode folgt einem ähnlichen Prinzip und ordnet Aufgaben von A (am wichtigsten) zu C (weniger wichtig).
- Das Pareto-Prinzip: Dieses Prinzip geht davon aus, dass 80 Prozent aller Ergebnisse nur 20 Prozent des Aufwands brauchen. Damit wirst du dazu angehalten, klarer zu priorisieren.
- Die Pomodoro-Technik: Diese Technik setzt Zeitfenster. Es werden 25 Minuten gearbeitet und anschließend gönnst du dir 5 Minuten Pause. So hältst du die Konzentration auch an einem anstrengenden Tag.
- Die Alpen-Methode: Hier geht es auch um eine Zeiteinteilung. 60 Prozent gehören der echten Arbeit, 20 Prozent sind als Puffer eingeplant und weitere 20 Prozent gehen in soziale Aktivitäten, die auch zu einem Unternehmensalltag gehören.
