Zusammenfassung
Eisenhower-Matrix im Überblick
- Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zum besseren Zeitmanagement und hat den 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower als Namensgeber.
- Sie unterteilt Aufgabenlisten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, die gleichzeitig die zwei Achsen der Matrix bilden.
- Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix lauten: a) wichtig und dringlich, b) wichtig und nicht dringlich, c) dringlich und nicht wichtig sowie d) nicht wichtig und nicht dringlich.
- Die A-Aufgaben sollten Sie direkt erledigen, die B-Aufgaben terminieren und selbst erledigen, die C-Aufgaben delegieren und die D-Aufgaben verwerfen.
- Einige Vorteile der Eisenhower-Matrix sind die einfache Umsetzung, die Zeitersparnis, eine verständliche Visualisierung und die gesteigerte Produktivität.
Definition
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix – auch Zeitmanagement-Matrix genannt – ist eine bekannte Methode zur Ordnung und Priorisierung von Aufgaben. Wollen Sie Ihre To-do-Liste nach der Eisenhower-Matrix ordnen, geht es darum, Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.
Benannt wurde diese Matrix nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Im August 1954 zitierte er in einer Rede einen Universitätspräsidenten: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“
Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Eisenhower-Matrix?
Steht mal wieder die Wochenplanung an, ist es ein guter Zeitpunkt für eine Eisenhower-Matrix. So können Sie mit einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise in die Woche starten. Alternativ können Sie für jeden Arbeitsbereich eine weitere Matrix für wichtige und dringende Aufgaben erstellen. Es ist oftmals sinnvoll, parallel an mehreren Matrizen zu arbeiten. Beispielsweise bietet es sich an, die Eisenhower-Matrix im Projektmanagement einzusetzen. Fertigen Sie ein Wichtig-Dringend-Koordinatensystem an und tragen Sie jedes Ihrer Projekte ein. Wichtig ist jedoch, dass Sie den Überblick behalten.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Wollen Sie nach Eisenhower Ihre Aufgaben priorisieren, benötigen Sie eine Matrix mit zwei Achsen: Die eine repräsentiert wichtige Tätigkeiten, also Angelegenheiten, die von hoher Bedeutung sind. Die andere repräsentiert dringende Tätigkeiten, also Aufträge, die zeitnah zu erledigen sind. Inmitten der beiden Achsen der Wichtigkeit und Dringlichkeit, hat die Matrix insgesamt vier Quadranten. Im Folgenden gehen wir auf diese ein und zeigen Ihnen, wie Sie mit diesen Kriterien Ihre Ablauforganisation regeln.
- A-Aufgaben (wichtig und dringend): Wichtige und dringende Aufgaben sollten Sie mit der Eisenhower Matrix direkt erledigen. Nachdem diese Aufgaben innerhalb der Eisenhower-Priorisierung die größte Relevanz besitzen, sollten Sie diese Punkte selbst in Angriff nehmen. Dazu zählen Themen wie Rechtsstreitigkeiten, Deadlines zu Ihren Projekten und grundlegende Mängel in Ihrem Angebot.
- B-Aufgaben (wichtig und nicht dringend): Hier finden sich in der Regel Aufgaben ohne feste Deadline. Obwohl sie für die Firma oder den Unternehmer selbst wichtig sind, werden sie immer weiter in die Zukunft verschoben. Das passiert zum Beispiel mit der Entwicklung einer neuen Strategie oder der Auffrischung von Netzwerkkontakten. Damit sie nicht plötzlich zu A-Aufgaben werden, lautet die Devise: terminieren und selbst erledigen.
- C-Aufgaben (dringend und nicht wichtig): Typisch für die C-Kategorie sind Routineaufgaben im Arbeitsalltag wie die Überweisung von Rechnungen oder die Anfertigung von Meeting-Protokollen und Präsentationen. Möchten Sie Ihre Zeit damit nicht verschwenden, können Sie diese Aufgaben an Ihre Mitarbeiter delegieren.
- D-Aufgaben (nicht dringend und nicht wichtig): Nicht immer können Sie alles erledigen. Haben Sie als Führungskraft in der Matrix Aufgaben priorisiert, werden mit Sicherheit einige Themen übrigbleiben. Das ist zum Beispiel beim Sortieren von PC-Ordnern, Fotos und Regalen der Fall. Für den Moment können Sie diese Aufgaben ignorieren oder verwerfen.
Die Priorisierung von Aufgaben
Die Eisenhower-Matrix bringt natürlich einige Herausforderungen mit sich, die Sie allerdings mit einigen Tipps meistern können. So ist es zum Beispiel sinnvoll, pro Kategorie nicht mehr als zehn Aufgaben offen zu haben. Auch eine farbliche Markierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gibt Ihnen einen ersten intuitiven Überblick.
Weiterhin sollten Sie To-do-Listen nutzen und zwischen privaten und beruflichen Aufgaben unterscheiden. In einem letzten Schritt vor der Kategorisierung überlegen Sie, welche Aufgaben vielleicht gerade gar keine Rolle spielen und gestrichen werden können und wo sich vielleicht Aufgaben zusammenfassen lassen können.
Beispiel für die Anwendung der Eisenhower-Matrix
Für welche Aufgaben eignet sich das Eisenhower-Diagramm nun? Die folgende Liste, erstellt anhand der Aufgaben eines Selbstständigen im Bereich Software, gibt einen ersten Eindruck mit Beispielen für die Eisenhower-Methode.
bei einer Fortbildung anmelden (ohne Frist)
- Statusbesprechung vorbereiten (nächste Woche ist die Statusbesprechung)
- E-Mails von Kunden bearbeiten (Heute)
- E-Mails von Nicht-Kunden bearbeiten (ohne Frist)
- Blogbeitrag schreiben (bis morgen)
- Blogbeitrag veröffentlichen (morgen)
- ein persönliches Projekt bearbeiten (ohne Frist)
- Marketing auf Social Media (irgendwann diese Woche)
Anhand dieser Anordnung können Sie dann die Aufgaben den Kategorien zuordnen:
Kategorie A – wichtig und dringend:
- E-Mails von Kunden bearbeiten (heute)
- Blogbeitrag schreiben (bis morgen)
- Blogbeitrag veröffentlichen (morgen)
Kategorie B – wichtig, aber weniger dringend:
- Marketing auf Social Media (irgendwann diese Woche)
- bei einer Fortbildung anmelden (ohne Frist)
Kategorie C – weniger wichtig, aber dringend:
- Statusbesprechung vorbereiten (nächste Woche ist die Statusbesprechung)
- E-Mails von Nicht-Kunden bearbeiten (ohne Frist)
Kategorie D – weniger wichtigen und weniger dringend:
- ein persönliches Projekt bearbeiten (ohne Frist)
Vor- und Nachteile des Eisenhower-Prinzips
Welche Vorteile bietet die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix bringt eine Reihe von Vorteilen für Unternehmer und Selbstständige mit. Das sind einige davon:
- Einfache Umsetzung: Anders als mit anderen Tools, die beim Zeitmanagement helfen sollen, bedarf es bei der Eisenhower-Methode keinerlei Einarbeitung oder zusätzlicher Hilfsmittel. Viel mehr gibt es im Netz für die Eisenhower-Matrix zahlreiche Excel-Vorlagen, die Ihnen den Start sogar erleichtern. Alles, was Sie dafür benötigen, sind Ihre Aufgaben, einen Laptop und etwas Zeit.
- Verständliche Visualisierung: Die Darstellung in einer Matrix mit vier Quadranten ist sehr vereinfacht. Das hat zum Vorteil, dass sie auf den ersten Blick leicht verständlich ist. Ein kurzer Blick auf die Eisenhower-Box genügt, um sich in dem aktuellen Status einzufinden.
- Schneller Prozess: Vielleicht brauchen Sie zu Beginn etwas mehr Zeit, um wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Das ist meistens davon abhängig, welcher Arbeitstyp Sie sind. Mit ein wenig Übung gelingt Ihnen die Prozessoptimierung immer besser und wird nicht mehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
- Zeitersparnis: Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen dabei, kostbare Zeit zu sparen. Sekundäre oder gar redundante Aufgaben verschwinden aus Ihrer Prioritätenliste und machen Platz für das Wichtige.
- Produktivitätssteigerung: Halten Sie sich dauerhaft an die selbst gesetzte Priorisierung, haben Sie gute Chancen, langfristig produktiver zu werden. Der stetige Fokus auf wichtige und dringende Aufgaben bringt Sie näher an die Realisierung Ihrer Geschäftsziele.
- Für den privaten und beruflichen Alltag: Häufig haben Selbstständige damit zu kämpfen, ihren privaten und beruflichen Alltag aufgrund der Arbeit im Homeoffice zu trennen beziehungsweise in Einklang zu bringen. Ein Wichtig-Dringend-Diagramm können Sie genauso gut für Ihre privaten als auch für Ihre beruflichen Erledigungen anwenden.
Welche Nachteile bietet die Eisenhower-Matrix?
- Übersichtlichkeit: Bei zu vielen Aufgaben besteht die Gefahr, die Übersicht zu verlieren.
- Subjektivität: Natürlich ist die Zuordnung in Kategorien eher subjektiv. Damit eignet sich die Matrix eher nicht für Team-Aufgaben.
- Wichtigkeit festlegen: Die Dringlichkeit von Aufgaben bestimmt meist eine klare Deadline. Doch die Frage, was wie wichtig ist, lässt sich oft nur schwer beantworten.
- Erledigen der Aufgaben: Mit der Eisenhower-Matrix organisieren Sie Ihre Aufgaben. Sie zeigt aber nicht, wie Sie diese Aufgaben konkret effizient erledigen.
- Aktualität: Ein Wochenplan lässt sich leicht mit der Eisenhower-Matrix ordnen. Doch kommen täglich neue Aufgaben hinzu, leidet die Aktualität.
Achtung
Die Eisenhower-Methode ist keine Lösung für zu viel Arbeit
Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Aufgabenliste Ihnen zu Kopf steigt und Dauerstress verursacht? Das Eisenhower-Fenster kann nur bedingt die Lösung dieses Problems sein. Gewiss trägt die Methode dazu bei, unwichtige Aufgaben zu vertagen oder zu eliminieren. Allerdings können Sie damit nicht immer die tatsächliche Last reduzieren. Um Stress nicht weiter zu begünstigen und für einen Aufgabenstau zu sorgen, müssen Sie sich in erster Linie realistische Ziele setzen. Dazu gehört die Frage, wie viel Sie täglich arbeiten können und wollen. Andernfalls drohen mentale Erkrankungen wie Burnout. Das ist insbesondere bei Selbstständigen keine Seltenheit.
Weitere Methoden für das Zeitmanagement
Es gibt noch andere Methoden, die dem Zeitmanagement dienen:
- Die ABC-Methode: Diese Methode folgt einem ähnlichen Prinzip und ordnet Aufgaben von A (am wichtigsten) zu C (weniger wichtig).
- Das Pareto-Prinzip: Dieses Prinzip geht davon aus, dass 80 Prozent aller Ergebnisse nur 20 Prozent des Aufwands brauchen. Damit werden Sie dazu angehalten, klarer zu priorisieren.
- Die Pomodoro-Technik: Diese Technik setzt Zeitfenster. Es werden 25 Minuten gearbeitet und anschließend gönnen Sie sich 5 Minuten Pause. So halten Sie die Konzentration auch an einem anstrengenden Tag.
- Die Alpen-Methode: Hier geht es auch um eine Zeiteinteilung. 60 Prozent gehören der echten Arbeit, 20 Prozent sind als Puffer eingeplant und weitere 20 Prozent gehen in soziale Aktivitäten, die auch zu einem Unternehmensalltag gehören.
