Zusammenfassung
Einnahmen im Überblick
- Einnahmen sind Zuflüsse, die das Geldvermögen eines Unternehmens erhöhen.
- Im Gegensatz zu den Einnahmen stehen die Ausgaben.
- Das betriebliche Geldvermögen umfasst den Kassenbestand, das Bankguthaben, offene Forderungen bzw. Verbindlichkeiten sowie Wertpapiere und andere Kapitalanlagen.
- Die Gesamteinnahmen eines Unternehmens setzen sich aus operativen Erlösen sowie aus weiteren Arten von Einnahmen zusammen.
- Zur Gewinnermittlung dient entweder die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder die Bilanz inkl. einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV).
- Der Umsatz eines Unternehmens ist Bestandteil seiner Einnahmen.
- Der Begriff Einnahmen schließt auch den Umsatz mit ein, stellt jedoch eine weiter gefasste Größe dar.
Definition
Was sind Einnahmen?
Einnahmen sind Zuflüsse, die das Geldvermögen eines Unternehmens erhöhen, während Ausgaben es verringern. Das betriebliche Geldvermögen umfasst den Kassenbestand, das Bankguthaben sowie Forderungen oder Verbindlichkeiten. Auch Wertpapiere und Kapitalanlagen zählen dazu.
Werden beispielsweise Produkte verkauft oder Dienstleistungen erbracht, entstehen Einnahmen, unabhängig davon, ob sofort bezahlt oder eine Rechnung gestellt wird. Bei einer Rechnung entsteht eine Forderung, die das Geldvermögen künftig erhöht.
Nicht alle Kosten sind dagegen automatisch Ausgaben: Abschreibungen zählen beispielsweise zu den Kosten, beeinflussen aber nicht direkt das Geldvermögen. Die Investition, z. B. der Kauf einer Maschine, ist dagegen eine Ausgabe.
Ziehen Sie alle Ausgaben von den Einnahmen ab, erhalten Sie die Einkünfte Ihres Unternehmens.
Einnahmen und Ausgaben im Unternehmen
Egal, welche Größe Ihr Unternehmen hat oder welche Rechtsform Sie für Ihr Unternehmen oder Ihre Selbstständigkeit gewählt haben, eine Sache eint sie alle: die Einnahmen und die Ausgaben.
Wer macht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Eine häufig gestellte Frage, die wir Ihnen aber nicht 1:1 genauso beantworten können, ist die Frage: “Wer macht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?”. Grundsätzlich ist der Begriff “Einnahmen-Ausgaben-Rechnung” nämlich sehr vage gewählt. Die Aufrechnung von sämtlichen Einnahmen und sämtlichen Ausgaben geschieht durch die Buchführung.
Wenn Sie sich diese Frage aber grundsätzlich stellen, so muss es heißen: “Wer macht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung”? Hierbei handelt es sich um die EÜR – eine EAR gibt es nicht. Die EÜR fertigen alle Unternehmer an, die keine Bilanz, also keinen Betriebsvermögensvergleich anfertigen. Das bedeutet, dass eine EÜR angefertigt wird von Nichtkaufleuten, also von Kleingewerbetreibenden mit einem Jahresgewinn unter 80.000,00Euro und/oder einem Jahresumsatz unter 800.000,00 Euro – und außerdem von allen Freiberuflern unabhängig ihres Jahresumsatzes.
Wie unterscheiden sich Einnahmen und Ausgaben von Ein- und Auszahlungen?
Einnahmen und Ausgaben stammen aus dem Rechnungswesen und sind begrifflich eigentlich selbsterklärend. Allerdings werden Sie hin und wieder mit Einzahlungen und Auszahlungen oder Erträgen und Aufwendungen verwechselt.
Damit haben sie aber nur im weiteren Sinne zu tun, denn Ein- und Auszahlungen beschreiben Bewegungen auf einem Bankkonto bzw. in einer Kasse. Erträge und Aufwendungen hingegen sind die Summe der betriebswirtschaftlichen Leistungen eines Unternehmens.
Die Grenze zu Einnahmen und Ausgaben ist fließend, aber per Definition sind Einnahmen und Ausgaben etwas anderes und grenzen sich von den oben genannten Begriffen ab.
Info
Umsatz vs. Einnahmen: Was ist der Unterschied?
Die Vorstellung, dass Umsatz gleich Einnahmen ist, führt häufig zu Fehlinterpretationen – tatsächlich ist der Umsatz nur ein Teil der Einnahmen.
In der Betriebswirtschaftslehre versteht man unter Umsatz den Erlös, der durch den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen im Kundenauftrag erzielt wird. Der Umsatz ist somit nicht mit den gesamten Einnahmen eines Unternehmens gleichzusetzen. Zu den Einnahmen zählen darüber hinaus beispielsweise auch Zinserträge, Miet- und Pachteinnahmen sowie vereinnahmte Umsatzsteuerbeträge. Der Unterschied zwischen Umsatz und Einnahmen besteht also darin, dass der Umsatz lediglich einen Teil der betrieblichen Zuflüsse darstellt – Einnahmen hingegen umfassen sämtliche Zuflüsse, einschließlich Umsatz.
Steuerfreie Einnahmen
Sobald betrieblich erzielte Einnahmen den Vorgaben des § 3 Einkommensteuergesetz (EStG) entsprechen, sind diese von der Steuer befreit. Der Paragraf bezieht sich vorrangig auf Leistungen an Arbeitnehmer, die steuerfrei gestellt werden können. Dazu zählen unter anderem:
- Erstattungen von Werbungskosten
- Lohnersatzleistungen
- Leistungen zur Zukunftssicherung
Dabei gilt: Werbungskosten können nur erstattet werden, wenn es sich um sogenannte natürliche Werbungskosten, im Sinne des § 9 Abs. 1 EstG, handelt. Prüfen Sie im Vorfeld sorgfältig, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um eine Steuerfreiheit geltend zu machen. Die entsprechenden Regelungen finden Sie in § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG.
Darüber hinaus gelten folgende Einnahmen ebenfalls als steuerfrei:
- Renten aus der gesetzlichen Unfallversicherung
- Schmerzensgeldrenten
- Schadensersatzrenten
Letztere stellen einen Ausgleich für erhöhte Bedürfnisse dar. Dabei handelt es sich regelmäßig um Leistungen, die aufgrund der Beeinträchtigung persönlicher Rechtsgüter gewährt werden (z. B. bei dauerhaften Gesundheitsschäden). Diese sogenannten Mehrbedarfsrenten zählen grundsätzlich nicht zum steuerpflichtigen Einkommen.
Info
Weitere steuerfreie Einnahmen
- Arbeitslosengeld
- Leistungen der Kranken- und Pflegeversicherung
- Stipendien
- Elterngeld
- Kurzarbeitergeld
- Rentenabfindungen
- Wehrsold
Info
Veräußerung von Wertpapieren
Zu den Einnahmen zählen auch Kapitalerträge wie Zinsen, Dividenden oder Gewinne aus der Veräußerung von Wertpapieren. Diese unterliegen in der Regel der Abgeltungssteuer in Höhe von 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Bei der Veräußerung von Wertpapieren ist zu beachten, dass erzielte Gewinne ab 2009 generell zu den Einnahmen aus Kapitalvermögen gehören und der Abgeltungsteuer unterliegen. Hier sollte gegebenenfalls über die Günstigerprüfung (Einbeziehung aller Kapitalerträge in die Veranlagung) geprüft werden, ob die tarifliche Besteuerung eventuell zu einer niedrigeren Steuerbelastung führt als bereits durch die Abgeltungsteuer (25 %) hergestellt.
Zufluss in Geld oder Geldeswert
Zuflüsse in Geld oder Geldeswert zählen grundsätzlich zu den sogenannten Überschusseinkünften. Dabei ist zwischen Geldleistungen und geldwerten Vorteilen, insbesondere in Form von Sachbezügen, zu unterscheiden. Als geldwerte Vorteile gelten Zuwendungen, die nicht in bar, sondern in Form von Sach- oder Nutzungsleistungen erbracht werden – zum Beispiel:
- körperliche Gegenstände (Sachen)
- Rechte (z. B. Nutzungsrechte)
- Dienstleistungen oder sonstige Leistungen
- Nutzungsmöglichkeiten
- Zuwendungen durch Dritte
Eine steuerliche Erfassung ist nur dann möglich, wenn diese Zuwendungen zu einer wirtschaftlichen Bereicherung führen.
Geldwerte Vorteile im Rahmen von Lohneinkünften
Gerade im Zusammenhang mit Lohneinkünften spielt die Versteuerung geldwerter Vorteile eine zentrale Rolle. Dabei ist die Abgrenzung zu nicht steuerbaren Zuwendungen oft schwierig. Folgende Sachbezüge gelten regelmäßig als steuerpflichtig:
- Arbeitskleidung, unabhängig davon, ob sie der Repräsentation oder Werbung dient – auch bei kostenloser oder verbilligter Abgabe durch den Arbeitgeber
- Zinsausgleichszahlungen, z. B. wenn der Arbeitgeber Zahlungen an einen Darlehensgeber übernimmt
- Lohnnachzahlungen, sofern sie im Rahmen des gesetzlichen Forderungsübergangs (§ 115 SGB X) an die Arbeitsverwaltung geleistet werden
- Kostenübernahmen für Sicherungsmaßnahmen am Wohnhaus, wenn sie vom Arbeitgeber getragen werden
- Übernahme von Bußgeldern, etwa bei Verstößen gegen Lenk- und Ruhezeiten durch Fahrer
- Überlassung eines Firmenwagens zur beruflichen Nutzung, was grundsätzlich als steuerpflichtiger Sachbezug gilt
Info
Zuflusszeitpunkt einer Abfindung
Den Zuflusszeitpunkt einer Abfindung können Arbeitgeber und Arbeitnehmer durch Verschiebung der ursprünglich vorgesehenen Fälligkeit gestalten. Hier gilt zwischen Betriebsvereinbarung und einzelvertraglicher Regelung grundsätzlich das Günstigkeitsprinzip.
Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung im Arbeitskontext
Auch bestimmte Sachverhalte im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis können zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung führen – etwa bei der arbeitsvertraglichen Überlassung einer Wohnung. Zu den steuerpflichtigen Einnahmen zählen außerdem:
- Umlagen und Nebenentgelte, etwa für Betriebskosten, die der Vermieter erhebt
- Erstattete Werbungskosten früherer Jahre, z. B. wenn ein Grundstückserwerber dem Veräußerer Finanzierungskosten ersetzt, die dieser zuvor als Werbungskosten abgezogen hatte
- Rückzahlungen eines zuvor abgesetzten Disagios durch die Bank infolge einer Sondertilgung – auch dann steuerlich zu erfassen, wenn zum Zeitpunkt der Rückzahlung keine laufenden Einkünfte mehr erzielt werden
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung in der Aufstellung
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, stammt aus der einfachen Buchführung. In dieser listen Sie in vereinfachter Form die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens auf und stellen sie zur Ermittlung der Einkünfte gegenüber.
Alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler, die eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Ermittlung des Gewinns anwenden, müssen Aufzeichnungen über folgende Punkte führen:
- eine Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben aus dem Betrieb
- eine Registrierkasse (sofern vorhanden)
- ein Wareneingangsbuch (sofern Waren eingekauft werden)
- ein Anlagenverzeichnis
- ein Lohnkonto (sofern Angestellte beschäftigt werden)
- Aufzeichnungen der Umsatzsteuer
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung muss nicht all diese Punkte beinhalten. Zum Beispiel braucht nicht jedes Unternehmen eine Registrierkasse oder ein vergleichbares elektronisches Aufzeichnungssystem für die Bareinnahmen. Das ist erst dann vorgeschrieben, wenn die jährlichen Barbeträge einen Wert von 7.500,00 Euro übersteigen oder der Jahresumsatz des Unternehmens über 15.000,00 Euro liegt.
Wenden Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung an, sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine Inventur zu machen. Sie müssen aber alle Einnahmen und Ausgaben laufend erfassen, um die Einkünfte korrekt zu verbuchen und steuerlich zu dokumentieren.
Zu den Betriebseinnahmen zählen dabei unter anderem:
- Verkauf von Sachgütern
- Eingenommene Umsatzsteuer
- Auflösung von Rücklagen
- Allgemeine Betriebseinnahmen nach ermäßigtem Steuersatz oder steuerbefreite Einnahmen
Zu den Betriebsausgaben zählen zum Beispiel:
- Löhne und Gehälter
- Erworbene Dienstleistungen
- Wareneinkäufe
- Abziehbare Vorsteuer
- Miete
- Pkw-Kosten
- Energiekosten
- Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter
- Umsatzsteuer
Die meisten Unternehmen führen ein Kassenbuch, um alle Belege zu sammeln, die für die Erstellung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung benötigt werden.
Info
Abgrenzung der Begrifflichkeiten
Die Begriffe Einnahmen und Einkünfte werden häufig gleichgesetzt, was jedoch fachlich nicht korrekt ist. Auch der Unterschied zwischen Einkünften und Umsatz bzw. zwischen Einkommen und Umsatz wird oft missverstanden, dabei bezeichnen sie völlig unterschiedliche steuerliche Größen. Einnahmen sind sämtliche Zuflüsse von Geldmitteln, die das Geldvermögen eines Unternehmens vergrößern. Auch bei der Unterscheidung von Umsatz vs. Einkünfte lohnt sich ein genauer Blick: Während der Umsatz nur die Verkaufserlöse abbildet, spiegeln die Einkünfte das Ergebnis nach Abzug der Betriebsausgaben wider.
Auch die Begriffe Einnahmen und Erträge sollten nicht verwechselt werden. Während Einnahmen ausschließlich das Geldvermögen beeinflussen, wirken sich Erträge auf das gesamte Vermögen eines Unternehmens aus, also sowohl auf das Geld- als auch auf das Sachvermögen.
Ein weiterer Begriff, der klar von den Einnahmen abzugrenzen ist, ist die Einzahlung. Diese betrifft den Zahlungsmittelbestand eines Unternehmens – also Kassenbestände (Bargeld), Bankguthaben (Buchgeld) und Geldersatzmittel wie Schecks oder Wechsel, aber nicht das Geldvermögen im betriebswirtschaftlichen Sinne.
