Eigenbeleg ausstellen

Ohne Beleg geht in der Geschäftswelt nichts: Die kaufmännische Buchführung sieht vor, dass zu jeder Rechnung oder Buchung ein Beleg zugeordnet werden muss. Wenn diese Anforderung nicht möglich ist, weil zum Beispiel der Originalbeleg verloren gegangen ist, kommt der Eigenbeleg als Notwendigkeit ins Spiel. Wenn Sie einen Eigenbeleg ausstellen, müssen Sie darauf achten, dass er bestimmte Angaben enthält. Außerdem muss der Grund für das Fehlen plausibel sein, wenn Sie einen Eigenbeleg schreiben. Auch der Betrag muss nachvollziehbar sein. Lesen Sie hier, wie Sie einen korrekten Eigenbeleg erstellen und alles Wichtige dazu.

Zuletzt aktualisiert am 02.02.2024
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Zusammenfassung

Eigenbeleg ausstellen im Überblick

  • Ein Eigenbeleg ist ein Ersatz für eine nicht oder nicht mehr vorhandene Rechnung oder Quittung.
  • Man unterscheidet zwischen Fremdbelegen und internen Eigenbelegen.
  • Um Ausgaben, für die Sie keinen Kassenzettel erhalten, nachzuweisen und dem Kernsatz der Buchhaltung „Keine Buchung ohne Beleg“ nachzukommen, kommt der Eigenbeleg ins Spiel.
  • Er ist als Notlösung zu verstehen und sollte nur zum Einsatz kommen, wenn keine andere Möglichkeit besteht, an die Originalrechnung oder eine Rechnungskopie zu kommen.
  • Es besteht keine Pflicht zum Ausstellen eines Eigenbeleg, aber nur mit Beleg kann eine Ausgabe von der Steuer abgesetzt und geltend gemacht werden.
  • Beträge von bis 150 Euro stellen meist kein Problem dar. Höhere Summen auf Eigenbelegen werden von Finanzämtern oftmals genauer auf die Glaubwürdigkeit des Inhalts hinterfragt.
  • Beim richtigen Erstellen eines Eigenbelegs sind Grund und Art der Kosten anzugeben.
  • Verlangen Sie für jede noch so kleine betriebliche oder berufliche Ausgabe einen Kassenzettel.
  • Ein Abzug bei der Vorsteuer ist nicht möglich.

Definition

Was ist ein Eigenbeleg?

Das deutsche Steuerrecht schreibt vor, dass jede kaufmännische Buchung einen Beleg benötigt. Wenn ein Beleg innerhalb eines Unternehmens ausgestellt wird, handelt es sich um einen Eigenbeleg. Er dient aber ebenfalls als Ersatzbeleg für eine nicht vorhandene oder verloren gegangene Rechnung oder Quittung. In manchen Fällen kann aber auch keine Rechnung ausgestellt werden (z.B. Kauf von Privatpersonen). Um eine Buchung dennoch zu dokumentieren, muss man auch hier einen Eigenbeleg ausstellen. Er ist somit von großer Wichtigkeit für die Buchhaltung, um eine ordnungsgemäße Buchführung nachzuweisen.

Für welche Geschäftsvorgänge wird der Eigenbeleg ausgestellt?

Geht ein Beleg verloren, ist ein ordentlicherEigenbeleg zu erstellen. Doch nicht nur dafür ist er gedacht. Es gibt eine Reihe interner und externer Geschäftsvorfälle, für die Sie als Nachweis von Buchungen einen Eigenbeleg erstellen müssen. Dazu zählen:

  • fehlender Originalbeleg
  • beleglose Betriebsausgaben wie Trinkgeld
  • Zahlungen an Automaten
  • Aufwendungen für Bewirtung
  • Reisenebenkosten/Spesen
  • Privatentnahmen
  • Privateinlagen
  • Interne Buchungen

 

Info

Fremdbeleg und Eigenbeleg

In der Buchhaltung unterscheidet man zwischen zwei Arten von Belegen:

  1. Fremdbelege: Alle externen Belege bezeichnet man als Fremdbelege.
  2. Eigenbelege: Belege für unternehmensinterne Buchungen, an denen kein Dritter beteiligt ist, werden Eigenbelege genannt.

Ersatz für fehlenden Fremdbeleg

Es ist prinzipiell nicht strafbar, wenn eine Quittung oder ein originaler Fremdbeleg verloren gehen, wenn es sich nicht gerade um Steuerhinterziehung oder ähnliche Straftaten handelt. Wenn Sie einen Fremdbeleg nicht mehr vorweisen können, ist dennoch umgehend ein Eigenbeleg zu schreiben. Er ist die praktische Notlösung. Allerdings sind die Finanzämter von Fall zu Fall skeptisch und prüfen Notbelege besonders gründlich nach, denn in der Regel sind nur nachweisbare Ausgaben steuerlich absetzbar. Auch kann die Finanzbehörde bei fehlendem Beleg in einem Geschäftsvorfall die Betriebsausgaben schätzen. Deswegen sollte der oberste Grundsatz gelten, immer einen Originalbeleg vorzulegen oder bei dessen Verlust eine Kopie beim Ersteller anzufordern, um nur im Ausnahmefall einen Eigenbeleg ausstellen zu müssen.

Tipp

Eigenbelege erfolgreich vermeiden

Vermeiden Sie das Ausstellen eines Eigenbelegs bereits an der Kasse und verlangen Sie immer einen Beleg oder Kassenbon für alle geschäftlichen oder beruflichen Ausgaben.

Innerbetriebliche Eigenbelege

Es gibt eine Reihe von internen Geschäftsvorfällen und Buchungen, die innerhalb des Unternehmens stattfinden. Eine Ausstellung eines Eigenbelegs für die Buchhaltung ist erforderlich für:

  • Gehalts- und Lohnzahlungen
  • Materialentnahmen
  • Stornierungen
  • Vernichtung nicht mehr verkäuflicher Waren
  • Außerplanmäßige Abschreibungen
  • Umbuchungen
  • Privatentnahmen
  • Privateinlagen

Außerdem müssen Durchschriften von Lieferscheinen und Ausgangsrechnungen vorliegen.

Was muss ein Eigenbeleg enthalten?

Bei verloren gegangenen Rechnungen oder Quittungen oder nicht ausgestellten Rechnungen und Quittungen sollten Sie in puncto Eigenbeleg ausstellen Folgendes beachten:

  • Notieren Sie auf einem Blatt Papier oder in einer Datei, für welche Leistungen Sie wie viel bezahlt haben, wozu diese Leistungen dienten und von wem Sie diese Leistungen (oder Waren) bezogen haben.
  • Haben Sie per Lastschrift ober Überweisung bezahlt, sollten Sie eine Kopie des Bankauszugs als Nachweis zu dem Eigenbeleg aufbewahren.

Zusammengefasst sollte ein Eigenbeleg folgende Daten beinhalten:

  • Datum
  • Belegnummer (für die Buchhaltung)
  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Verwendungszweck bzw. Art der Aufwendung (z.B. „Trinkgeld“)
  • Preis
  • Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs
  • Unterschrift

Um auf der sicheren Seite zu sein, nutzen Sie einfach unsere kostenlose Eigenbeleg-Vorlage.

Info

Keine Garantie auf Betriebsausgaben- bzw. Vorsteuerabzug

Selbst wenn Sie einen Eigenbeleg ausstellen, besteht keine Garantie, dass das Finanzamt für solche Aufwendungen einen Betriebsausgaben- bzw. Vorsteuerabzug zulässt. Insbesondere beim Vorsteuerabzug ist das Finanzamt sehr streng und erkennt nur die Originalrechnung an. Bei einem höheren Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer sollte der leistende Unternehmer also unbedingt darum gebeten werden, ein Duplikat der Rechnung zu übermitteln.

Eigenbeleg bei Privatentnahme und Privateinlage

Zu Privateinlagen und Privatentnahmen zählen auch Bareinlagen, Barentnahmen und unentgeltliche Wertabgaben. Für alle derartigen Vorgänge sollten Sie eine Eigenquittung schreiben. Bei Privatentnahmen fließt nicht immer Geld: Es handelt sich dabei zum Beispiel auch um das Nutzen des betrieblichen PKW für den privaten Gebrauch. Auch die private Nutzung von Waren, die zum Unternehmen gehören, ist eine Privatentnahme.

Info

Belege vorhalten

Um eine lückenlose Buchhaltung zu dokumentieren, müssen Sie alle Rechnungsbelege laut Handelsrecht § 257 Abs. 4 HGB / § 147 Abs. 3 Abgabenordnung (AO) für 10 Jahre aufbewahren. Kassenzettel auf Thermopapier müssen als Kopie vorhanden sein. Auch handschriftlich ausgestellte Quittungen sollten Sie mit Sorgfalt aufbewahren. Bei Nichtvorhandensein einer Quittung oder wenn ein externer Beleg für zum Beispiel in Anspruch genommene Dienstleistungen verloren geht, ist der Eigenbeleg gefragt.

Steuererklärung: Welche Höhe darf ein Eigenbeleg haben?

Eigenbelege sind für die Steuererklärung von hoher Relevanz. Es gibt laut Steuerrecht keine Höchstgrenze und keinen Maximalbetrag. Beträge von 150 Euro werden in der Steuererklärung meistens problemlos akzeptiert. Bei höheren Beträgen schaut das Finanzamt gerne genauer hin.
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Eigenbeleg und Vorsteuerabzug

Aus den Beträgen in Eigenbelegen kann nicht die Vorsteuer geltend gemacht werden. Das liegt daran, dass die Voraussetzungen laut §14 und § 15 für den Vorsteuerabzug nicht gegeben sind. Der Grund ist, dass bei dieser Form nicht ersichtlich ist, ob der Empfänger der Zahlung Privatperson, Unternehmer oder Kleinunternehmer im Sinne der Kleinunternehmerregelung war. Auch kann die tatsächlich erfolgte Zahlung nicht immer nachwiesen werden.

Korrekten Eigenbeleg ausstellen: Was muss er enthalten?

Damit Sie Eigenbelege für die Steuer geltend machen können und somit die Steuerlast verringert wird, sind einige Angaben gesetzlich verpflichtend:

  • Name und vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Art der Aufwendung/Verwendungszweck
  • Belegnummer
  • Datum der Ausstellung und der Zahlung (falls abweichend)
  • Kosten, entweder als Stückpreis oder als Gesamtpreis
  • Genauer Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs
  • Unterschrift des Ausstellenden

Sie sollten zudem den Umsatzsteuersatz angegeben. Auch eine Belegnummer ist für die korrekte Buchführung Pflicht. Wenn eine Preisliste für die entstandenen Kosten erhältlich ist, sollten Sie diese dem Eigenbeleg hinzufügen, um die Plausibilität zu unterstreichen. Wenn Zeugen anwesend waren, sollten Sie diese namentlich angegeben. Ein Kontoauszug kann als Nebenbeleg dienen.

Info

Plausibilität

Die durch Eigenbeleg nachgewiesene Ausgabe muss glaubhaft, plausibel und betrieblich oder beruflich veranlasst bzw. notwendig sein, um steuerlich anerkannt zu werden.

Belegvorhaltepflicht

Sie müssen Rechnungen, Quittungen und Nachweise, die Sie steuerlich absetzen, nicht zusammen mit der Steuererklärung einreichen. Der Gesetzgeber sieht jedoch vor, dass Sie diese vorhalten müssen und auf Verlangen jederzeit nachreichen müssen.

Achtung

Grund den Eigenbeleg angeben!

Damit das Finanzamt den Eigenbeleg anerkennt, ist der Grund für dessen Ausstellung genau anzugeben. Wenn es sich zum Beispiel um eine Quittung für die Bewirtung von Personen handelt, sollten Sie die Personen mit Namen sowie der Anlass angeben. Bei Diebstahl oder Verlust ist dies ebenfalls genau zu formulieren.