Definition
Was ist eine Verschwiegenheitserklärung?
Eine Verschwiegenheitserklärung ist eine Vereinbarung zum Stillschweigen über vertrauliche Informationen, Verhandlungsergebnisse oder Verhandlungen und somit Teil vom Datenschutz. Diese kann bereits Teil eines Arbeitsvertrags sein sowie nachträglich für Projekte und Kooperationen erstellt werden.
Sie zielt darauf ab, dass Interna nicht nach außen offenkundig werden. Hierbei geht es nicht nur um den Schutz von Ideen und Know-how, etwa bei der Entwicklung eines Patents oder einer Marke. Es kann auch beabsichtigt sein, Stillschweigen über die bloße Tatsache zu vereinbaren, dass Verhandlungen zwischen Unternehmen stattfinden – unabhängig vom Gegenstand der Verhandlungen. Zum Beispiel, wenn Wettbewerber oder Aufsichtsbehörden nichts davon merken sollen, dass zwei Unternehmen einer Branche eine Kooperation anbahnen und dies nicht vor der Zeit bekannt werden darf.
Eine Vertraulichkeitsvereinbarung bezweckt den Selbstschutz und ist ein Abschreckungsinstrument: Verstöße gegen die Geheimhaltungspflicht sind sanktioniert, z. B. mit einer Vertragsstrafe.
Wo ist die Verschwiegenheitserklärung gesetzlich geregelt?
Es gibt kein Gesetz, in dem die Verschwiegenheitserklärung geregelt ist. Verschwiegenheitserklärungen unterliegen der Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass die Vertragsparteien in der inhaltlichen Gestaltung frei sind. Sie können beispielsweise eine Vertragsstrafe bei Verstoß gegen getroffene Regelungen vereinbaren. Aber genauso gut können Sie auf eine Regelung zur Strafe verzichten.
Info
Gilt eine Verschwiegenheitserklärung für das Gehalt?
Generell können Sie Mitarbeitenden nicht verbieten, untereinander über ihr Gehalt zu sprechen. Jedoch bestehen Ausnahmen für die Verschwiegenheit: Die Verschwiegenheitserklärung ist dann gültig, wenn die Wettbewerbsfähigkeit darunter leidet, falls das Gehalt in der Öffentlichkeit bekannt ist.
Eine Grenze, was eine Verschwiegenheitserklärung regeln darf und was nicht, bilden die sogenannten „guten Sitten“. Das bedeutet, dass Regelungen nicht sittenwidrig sein und nicht gegen den Grundsatz von „Treu und Glauben“ verstoßen dürfen. Innerhalb dieser Grenze müssen also die Vereinbarungen der Verschwiegenheitserklärung inhaltlich liegen. Es ist daher auch nicht ungewöhnlich, dass erst einmal ein Vordruck der Verschwiegenheitserklärung erstellt wird, den beide Parteien prüfen.
Info
Verschwiegenheitserklärung als unveränderliches Dokument
Wenn Sie eine Verschwiegenheitserklärung digital verschicken, sollten Sie das immer in einem unveränderlichen Format tun, z. B. als PDF. Denn in einem Word-Dokument beispielsweise könnte Ihr Vertragspartner an den Regelungen etwas ändern, ohne dass es Ihnen auffällt.
Es gibt auch keine bestimmte Bezeichnung für Geheimhaltungsvereinbarungen und es kommt ebenso nicht darauf an, wie das Vertragswerk bezeichnet ist. Geheimhaltungsvereinbarungen haben die unterschiedlichsten Bezeichnungen, z. B.:
- Verschwiegenheitsverpflichtung
- Verschwiegenheitserklärung
- Verschwiegenheitsvereinbarung
- Vertraulichkeitserklärung
- Vertraulichkeitsvereinbarung
- Vertraulichkeitsverpflichtung
- Non Disclosure Agreement (NDA)
- Geheimhaltungsvertrag
- Geheimhaltungserklärung
- Geheimhaltungsverpflichtung
- Geheimhaltungsvereinbarung
Wozu dient eine Verschwiegenheitserklärung?
Die Verschwiegenheitserklärung dient dazu, Geschäftsgeheimnisse so abzusichern, dass Dritte außerhalb der Betriebe keine Kenntnis über diese erlangen können.
Definition
Was genau ist ein Geschäftsgeheimnis?
Geschäftsgeheimnisse können in Form von Daten, Unterlagen und Verhandlungen vorliegen, aber auch als Ideen und Know-how. Sie können Prozesse genauso betreffen wie geistiges Eigentum (Urheber-, Marken-, Patentrechte) oder Kundendaten.
Von der Geheimhaltungsverpflichtung streng abzugrenzen sind der Letter of Intent (LoI) und der Vorvertrag:
Verschwiegenheitserklärung
Sie stellt nicht auf die Ernsthaftigkeit von Verhandlungen ab, sondern auf Geheimhaltung von Geschäftsgeheimnissen vor Unbefugten.
Letter of Intent
Die Vertragsparteien schließen eine unverbindliche Absichtserklärung, ohne dass ein Anspruch auf Abschluss des angestrebten Vertrages besteht. Es soll ein Verhandlungsstand abgesichert werden.
Vorvertrag
Ein Vorvertrag dient dazu, im vorvertraglichen Stadium Regelungen zu treffen, die gelten, noch bevor der eigentliche Vertrag abgeschlossen ist.
Wann ist eine Verschwiegenheitserklärung sinnvoll?
Grundsätzlich ist eine Verschwiegenheitserklärung für alle Mitarbeiter nötig, die Zugriff auf personenbezogene oder kundenspezifische Daten haben und damit arbeiten. Eine Verschwiegenheitserklärung ist beispielsweise in folgenden Fällen sinnvoll:
- Beim Umgang mit besonders sensiblen Daten
- Bei einem Technologie-Transfer
- Bei neuen Geschäftsbeziehungen, mit denen gemeinsam Know-how entwickelt wird, das schützenswert ist, z. B. Prozesse und Verfahren, Produkte und Dienstleistungen oder geistiges Eigentum (Patente, Marken oder urheberschutzfähige Werke).
Wann ist keine Verschwiegenheitserklärung nötig?
Nicht sinnvoll ist eine Verschwiegenheitserklärung, wenn eine langjährige Geschäftsbeziehung besteht, in der Sie bereits gemeinsam mit Ihren Partnern geheimhaltungsbedürftige Projekte ohne Geheimhaltungsverpflichtung durchgeführt haben. Denn dann könnten Ihre Geschäftspartner irritiert sein, da es bisher ja auch ohne Vertraulichkeitsvereinbarung gut lief. Und das könnte ggf. der Kundenbindung schaden.
Achtung
Verschwiegenheitserklärung beim Unternehmenskauf nötig
Sie sollten also abwägen, wann Sie eine Verschwiegenheitserklärung einsetzen und wann Sie besser darauf verzichten. Unbedingt erforderlich ist sie, wenn es um einen Unternehmenskauf geht. Denn da werden interne Geschäftszahlen wie Einkaufs- und Verkaufspreise, Umsatz und Gewinn usw. offengelegt, die niemals in fremde Hände gelangen dürfen.
Was muss in einer Verschwiegenheitserklärung geregelt werden?
Eine Verschwiegenheitserklärung sollte Regelungen zu folgenden Bereichen enthalten:
- Vertragsparteien: Wer ist die offenlegende Partei (Informationsgeber) und wer die empfangende Partei (Informationsnehmer)?
- Vertragsgegenstand: Um welches Projekt, Produkt bzw. um welchen Prozess geht es?
- Definition der geheim zuhaltenden Informationen: Welche Informationen sind das?
- Pflichten des Informationsnehmers: Was darf die empfangende Partei mit den Informationen machen (Nutzungsumfang) und was nicht (Unzulässigkeit)?
- Vertragsstrafe: Was passiert bei Verstößen (Geldstrafen, Kündigung, gerichtliche Maßnahmen etc.)?
- Laufzeit: Für welchen Zeitraum sind die Informationen vertraulich zu behandeln?
- Rückgabe und Löschungspflichten: Wie ist mit den Daten nach der Vertragslaufzeit zu verfahren?
- Schlussbestimmungen: Vertragsänderungen – wann und wie sind sie möglich?
- Anzuwendendes Recht und Gerichtsstand: z. B. deutsches Recht und Gerichtsstand am Ort des Unternehmenssitzes der offenlegenden Partei.
Tipp
Verschwiegenheitserklärung als Muster kostenlos runterladen
Da es kein gesetzlich standardisiertes Muster für die Verschwiegenheitserklärung gibt, können Sie selbst die Bedingungen festlegen. Besser noch: Sparen Sie sich Zeit und nutzen einfach unsere Vorlage:
- Verschwiegenheitserklärung als Vorlage in Word herunterladen.
- Dokument an spezifische Vorgaben anpassen.
- Für die Verschwiegenheitserklärung das Muster als PDF abspeichern, damit es unveränderlich ist.
Wer muss die Verschwiegenheitserklärung unterschreiben?
Verschwiegenheitserklärungen können einseitig oder zweiseitig verpflichtend sein. Bei einer einseitigen Verpflichtungserklärung wird sie nur von der empfangenden Partei unterzeichnet. Bei einer gegenseitigen Verschwiegenheitserklärung wird diese sowohl von der empfangenden als auch von der gebenden Partei unterzeichnet.
Wenn beispielsweise beim Unternehmenskauf auch Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer involviert sind, müssen diese keine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen. Denn sie sind von Berufs wegen zur Geheimhaltung verpflichtet.
Was geschieht bei einem Verstoß gegen die Verschwiegenheitserklärung?
Welche Konsequenzen ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitserklärung hat, hängt davon ab, ob und was für diesen Fall vertraglich vereinbart ist. Sieht die Vertraulichkeitsvereinbarung bei Verstößen eine Vertragsstrafe vor, muss diese geleistet werden.
Hiervon streng zu unterscheiden ist der Schadensersatz:
- Schadensersatz: ist nur dann zu zahlen, wenn auch ein Schaden entstanden ist
- Vertragsstrafe: ist zu zahlen unabhängig von der Tatsache, ob ein Schaden durch Weitergabe vertraulicher Informationen eingetreten ist oder nicht
Info
Verschwiegenheitserklärung: Das Wichtigste zusammengefasst
- Eine Verschwiegenheitserklärung ist eine Vereinbarung zum Stillschweigen über vertrauliche Informationen, Verhandlungsergebnisse oder Verhandlungen.
- Sie hat den Zweck, Informationen zu bewahren, die nicht nach außen dringen sollen.
- Sie ist gesetzlich nicht geregelt, sondern unterliegt der Vertragsfreiheit.
- Sie kann unterschiedlich bezeichnet sein, z. B. Geheimhaltungsvereinbarung, Geheimhaltungsvertrag, Vertraulichkeitserklärung, Non Disclosure Agreement (NDA).
- Sie kann ein- oder zweiseitig verpflichtend sein.
