Selbstmanagement: Die effektivsten Methoden

• Zeitmanagement: Beim Zeitmanagement geht es darum, anfallende Aufgaben und Termine effizient auf die vorhandenen Stunden aufzuteilen. Dabei kann die verfügbare Arbeitszeit je nach Jobbereich und Projekt variieren. Im Prinzip geht es nicht darum, mehr Zeit zu generieren, sondern die zur Verfügung stehenden Stunden gut zu nutzen. Wichtig ist: Zeit ist eine fixe Größe. 
• Selbstmanagement: Im Vergleich dazu beschreibt die Definition von Selbstmanagement die Fähigkeit, die jeweiligen Aufgaben erfolgreich in der verfügbaren Zeit zu erledigen. Essenzielle Kompetenzen für Selbstmanagement sind neben gutem Zeitmanagement auch Organisation, Planung und Selbstmotivation. 

Somit hängen Selbstorganisation und Zeitmanagement eng miteinander zusammen. Ohne Zeitmanagement bringt Ihnen die beste Selbstorganisation nichts, umgekehrt gilt das genauso. Fürs Zeit- und Selbstmanagement gibt es verschiedene Methoden und Techniken, um Aufgaben zu meistern, Prioritäten zu setzen und die eigene Produktivität zu steigern.

Auch als Führungskraft sollte man gutes Selbst- und Zeitmanagement beherrschen. Nur so wird sicher, dass die Verantwortungsbereiche im Team sinnvoll verteilt und die personellen Ressourcen gut genutzt werden.

Fällt es Ihnen manchmal schwer, zu entscheiden, wo Sie anfangen sollen? Dann ist auch privates Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip genau das Richtige für Sie. Dafür bilden Sie ein Koordinatensystem, das auf den Achsen der Dringlichkeit und Wichtigkeit basiert. Die Aufgaben werden in vier Quadranten eingeteilt: 

• A-Aufgaben (dringend, wichtig): Aufgaben, die dringend und wichtig sind, sollten Sie sofort erledigen, um Probleme und Stress zu vermeiden. 

• B-Aufgaben (nicht dringend, wichtig): Ist etwas wichtig, aber nicht dringend, tragen Sie dafür einen Termin ein. An diesem Datum wird es zur A-Aufgabe. 

• C-Aufgaben (dringend, nicht wichtig): Zu den Zeitfressern gehören Angelegenheiten, die zwar dringend, aber nicht sonderlich wichtig sind – beispielsweise das Beantworten von E-Mails. Optimal ist es, wenn Sie diese an Mitarbeiter oder Kollegen delegieren. 

• D-Aufgaben (nicht dringend, nicht wichtig): Nicht wichtige und auch nicht dringende Aufgaben können Sie für die To-do-Liste ignorieren. 

Gut strukturiertes Zeitmanagement ist mit der ALPEN-Methode gut umzusetzen, um den Tag zu organisieren. Der Begriff ALPEN ist ein Akronym für die folgenden Ausdrücke: 

• A – Aufgaben aufschreiben: Schreiben Sie auf, welche To-dos anstehen und im Kopf herumschwirren. 

• L – Länge einschätzen: Jetzt versehen Sie jede Aufgabe mit einem geschätzten Aufwand. Haben Sie die in der Vergangenheit schon einmal durchgeführt, nehmen Sie die Erfahrung als Richtwert. 

• P – Pufferzeit einplanen: Gelegentlich dauern Dinge nicht nur länger, während des Tages kommen außerdem unvorhergesehene Anrufe, E-Mails und weitere Tätigkeiten dazwischen. Um Überstunden und Stress zu vermeiden, sollten Sie genug Pufferzeit einplanen – circa 40 Prozent der Arbeitszeit. 

• E – Entscheidungen treffen: Jetzt entscheiden Sie, was Sie heute erledigen möchten. Hierfür lässt sich das Eisenhower-Prinzip gut anwenden. 

• N – Nachkontrolle durchführen: Nach Feierabend kontrollieren Sie, was Sie geschafft haben. Die nicht erledigten Punkte werden für den Folgetag priorisiert, um so die Planung schrittweise zu optimieren. Bei Bedarf erstellen Sie für ein effektives Zeitmanagement einen Wochenplan, um nicht täglich aufs Neue zu strukturieren. 

Eine weitere beliebte Methode für effektives Zeitmanagement ist die SMART-Methode. Sie wird gerne in Unternehmensbereichen wie dem Projektmanagement angewandt. SMART ist ebenfalls ein Akronym und steht für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Ein Tages- oder Wochenplan sollte diese Punkte erfüllen, um effektiv zu sein. Wichtig ist hierbei jedoch sich realistisch Ziele zu setzen, um die eigene Produktivität und die Motivation nicht zu beeinträchtigen. 

Das Pareto-Prinzip liefert keine genauen Tipps für das Selbstmanagement. Vielmehr will es verdeutlichen, wie bedeutend die richtige Einschätzung der Aufgabenpriorisierung ist. Das Pareto-Prinzip besagt nämlich, dass mit 20 % der Zeit 80 % der Ergebnisse erzielt werden. Im Gegensatz dazu bedarf es für die restlichen 20 % ganze 80 % des Aufwands.  

Vereinfacht gesagt, geht es bei diesem Zeitmanagement-Modell darum, im ersten Schritt alle To-dos aufs Papier zu bringen. Ziel ist es dabei, den Kopf zu leeren und Hintergedanken zu eliminieren. Im Anschluss gehen Sie diese Liste durch und entscheiden, was Sie selbst erledigen müssen bzw. verschieben oder delegieren. Die reduzierte Liste ordnen Sie dann in verschiedene Kategorien wie „Besprechen“, „Erarbeiten“ und „Beantworten“ ein. Vor der Arbeit schauen Sie sich die Wochenübersicht noch einmal an und entscheiden, ob die integrierten Punkte sinnvoll sind. 

Eines der bekanntesten Tools für Zeitmanagement ist die ABC-Analyse. Hier schreiben Sie zunächst alle To-do's auf und versehen sie dann mit dem geschätzten Stundenaufwand sowie der Wichtigkeit von A bis C mit absteigender Relevanz. Im Idealfall verwenden Sie für die wichtigsten Aufgaben (A) etwa 60 % der Arbeitszeit, für die weniger wichtigen (B) circa 25 % und schließlich 15 % für die unwichtigen Aufgaben (C). In der Realität halten sich die meisten aber unverhältnismäßig viel mit den C-Aufgaben auf. Diese sollten idealerweise delegiert werden beispielsweise das Telefonieren und Bearbeiten von E-Mails. 

Diese Selbstmanagement-Methode lässt sich hervorragend mit anderen Zeitmanagement-Techniken kombinieren. Ziel ist es dabei, genügend Pausen in den Arbeitsprozess einzubinden, um die Konzentration und Produktivität auf einem konstanten Level zu halten. Haben Sie sich für eine Aufgabe entschieden, stellen Sie einen Timer für 25 Minuten und arbeiten daran ohne Unterbrechung und Ablenkung. Dann machen Sie fünf Minuten Pause, um durchzuatmen, sich ein wenig zu bewegen oder auf Toilette zu gehen. Wiederholen Sie anschließend diese Schritte viermal und gönnen sich dann eine 30-minütige Pause.

Bei der AMORE-Technik geht es darum, seine Ziele realistisch, aber dennoch ambitioniert zu formulieren. Die Buchstaben stehen dabei für Ambitioniert, Motiviert, Organisiert, Realistisch und Echt – alles Aspekte, die bei der Zielsetzung berücksichtigt werden müssen. Um die ambitionierten sowie realistischen Ziele zu erreichen, braucht es Motivation, eine gute Organisation und Echtheit, also dass Sie immer bei sich selbst bleiben und sich Ihrer Stärken bewusst sind. Die Schwierigkeit hierbei liegt darin, das richtige Gleichgewicht zu finden.

Beim Revue Ihrer Leistung und Ihres Selbstmanagements sollten Sie Antworten auf folgende Fragen finden: 

• Was ist Ihnen besonders gut gelungen? 

• An welchen Stellen können oder wollen Sie etwas verbessern? 

• Setzen Sie sich konkrete Unternehmensziele für die kommende Zeit.  

• Haben Sie sich auch bewusst die Zeit genommen, um private oder berufliche Erfolge zu genießen? 

• Haben Sie gehandelt, als Sie Gefahr liefen, ein Ziel nicht zu erreichen? 

Damit es in Zukunft noch besser für Sie läuft, setzen Sie sich möglichst konkrete berufliche und private Ziele. Halten Sie je 3-6 für Sie besonders wichtige Ziele schriftlich fest, und versuchen Sie, Messgrößen und Prüftermine zumindest für die beruflichen Ziele zu finden. Im Privaten sollten Sie hierauf verzichten, weil der Privatbereich möglichst nicht so streng geplant und kontrolliert werden soll wie die beruflichen Dinge. Selbstmanagement ist wichtig, sollte allerdings nicht in einen Zwang ausarten.

Wer wollte nochmal was und wann? Es gibt einige Hilfsmittel, mit denen solche Fragen gar nicht erst aufkommen. Diese müssen nicht einmal teuer sein. Wir haben ein paar Tools zusammengetragen, die Ihnen Ihren Arbeitsalltag direkt erleichtern:

• Digitale Kalender leisten wertvolle Dienste: Hier lassen sich Aufgaben tageweise einplanen und automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts in Vergessenheit gerät. Die meisten Kalender synchronisieren sich über mehrere Geräte hinweg, damit haben Sie Ihre Termine immer dabei.
• Kundentermine online vergeben: Ein erheblicher Teil Ihrer Zeit entfällt auf Terminabstimmungen mit Kunden? Dann ist ein Tool wie eTermin die smarte Lösung für Sie. So können Ihre Kunden bequem online einen Termin bei Ihnen buchen – ohne lange Abstimmung.

• Professionalisieren Sie Ihr Projektmanagement: Bei vielen unterschiedlichen Projekten können Sie schonmal den Überblick verlieren. Mit einem kostenlosen Tool wie Trello können Sie alle Prozesse in einem Board erfassen. Wenn Sie noch eine Schippe draufsetzen möchten, dann nutzen Sie ein Tool wie awork. Dies umfasst neben einer Zeiterfassung ein detailliertes Projektmanagement, mit dem Sie To-dos, Abstimmungen und vieles mehr zentral erfassen können.