Was ist eine Entgeltabrechnung?
In der Lohnabrechnung sehen Ihre Mitarbeiter, wie viel Sie ihnen abziehen und wie viel Sie auszahlen. Sie heißt auch Entgeltabrechnung oder Gehaltsabrechnung.
Diese Begriffe bedeuten das Gleiche. Die Lohn- oder Gehaltsabrechnung teilt sich dabei in zwei Bereiche:
- Als Dokument: Die Entgeltabrechnung enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben. Der Arbeitgeber speichert sie digital und stellt sie den Arbeitnehmern zur Verfügung. Außerdem übermittelt der Arbeitgeber die Abrechnung an das Finanzamt, da sie als steuerliches Dokument gilt.
- Als Prozess: Der Arbeitgeber berechnet und erstellt die Entgeltabrechnung für festgelegte Zeiträume. In der Praxis geschieht dies in der Regel monatlich.
Kurz gesagt erfüllt die Lohnabrechnung alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben. Sie bildet die Grundlage für Abzüge und Zahlungen.
Was ist der Unterschied zwischen Entgelt, Gehalt und Lohn?
Da Entgeltabrechnung sowie Gehalts-, Lohn- oder Verdienstabrechnung das Gleiche bezeichnen, erklären wir im Folgenden die Begriffe:
- Entgelt: Der Begriff meint jede Gegenleistung für Arbeit. Diese muss nicht zwingend aus Geld bestehen.
- Gehalt: Ursprünglich bezeichnete Gehalt einen festen monatlichen Betrag für Beamte oder Angestellte. Heute verwenden viele ihn gleichbedeutend mit Lohn.
- Lohn: Lohn meint meist einen Betrag, den der Arbeitgeber nach Stunden oder Leistung zahlt. Er kann jedoch auch fest vereinbart sein.
Trotz der Unterschiede gelten für alle Begriffe dieselben rechtlichen Anforderungen an das Dokument.
Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung?
Früher unterschied man zwischen Arbeitern (Lohn) und Angestellten (Gehalt) anhand der Entgeltform. Daher sprechen viele heute noch von Lohn, wenn der Arbeitgeber nach Arbeitsleistung oder Stückzahl zahlt. Gehalt meint dagegen immer eine feste monatliche Summe, die der Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag festlegt. Ob Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung, für Ihre Abrechnung spielt der Begriff keine Rolle. Viele Lohnabrechnungsprogramme verlangen jedoch, dass Sie bei der Eingabe zwischen Lohn und Gehalt unterscheiden.
Welche Möglichkeiten habe ich für die Lohnabrechnung?
Sie als Arbeitgeber müssen die Lohnabrechnung erstellen – so verlangt es § 108 der Gewerbeordnung. Der Abrechnungszeitraum ist der Kalendermonat. Wenn Sie die Entgeltabrechnung selbst erstellen, kostet das zwar Zeit, bringt aber vor allem für kleine und mittlere Unternehmen Vorteile.
Alternativ können Sie die Lohnabrechnung an einen Steuerberater oder ein externes Lohnbüro auslagern. Das gibt Sicherheit, kostet aber monatlich Geld – je nach Anbieter und Mitarbeiterzahl. Außerdem geben Sie sensible Mitarbeiterdaten weiter und müssen bei Rückfragen auf den Dienstleister warten. Wenn Sie Abrechnungen rein manuell und ohne Software erstellen, lohnt sich das nur bei sehr wenigen Mitarbeitern. Sie investieren viel Zeit und erhöhen mit jeder Abrechnung das Risiko für Fehler.
1. Wie ermittle ich das Gesamtbrutto?
Wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, müssen Sie zunächst das Gesamtbrutto des Arbeitsentgelts ermitteln. Dafür addieren Sie alle laufenden Bruttolohn- und Bruttogehaltszahlungen. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Gratifikationen rechnen Sie nach einem eigenen Schema ab. Zum Bruttoentgelt rechnen Sie weitere Arbeitgeberleistungen dazu:
Bruttolohn/ Bruttogehalt
+ Vermögenswirksame Leistung Ihres Unternehmens
+ steuerpflichtige Zuschläge und Zulagen (z.B. Schmutz- oder Lärmzulagen)
+ Geldwerte Vorteile aus Sachbezügen (z.B. die Privatnutzung eines Firmenwagens)
+ Pauschal versteuerte Lohnbestandteile
= Gesamtbrutto
Diese Rechnung nennt man Bruttorechnung.
Angenommen, Ihr Mitarbeiter Thomas Müller arbeitet als Bürokaufmann in Vollzeit. Er erhält ein Grundgehalt von 3.200 Euro. Zusätzlich zahlen Sie ihm 40 Euro vermögenswirksame Leistungen. Das Gesamtbrutto beträgt somit 3.240 Euro. Mit diesem Betrag rechnen Sie weiter.
2. Wie berechne ich die anfallenden Steuern aus dem Steuerbrutto?
Lohnsteuer, Kirchensteuer und ggf. Solidaritätszuschlag berechnen Sie nicht aus dem Gesamtbrutto. Stattdessen berechnen Sie zuerst das Steuerbrutto. Dafür ziehen Sie einige Posten vom Gesamtbrutto ab, beispielsweise:
1. Freibeträge, die als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) eingetragen sind
2. Gegebenenfalls Altersentlastungsbeträge
3. Gegebenenfalls Versorgungsfreibeträge und die Zuschläge zum Versorgungsfreibetrag
Das nennt man Nettorechnung.
Achtung: Einen Hinzurechnungsbetrag, der in den ELStAM eingetragen ist, müssen Sie addieren.
Welche Bezüge sind lohnsteuerfrei?
Bestimmte Entgeltbestandteile ziehen Sie nicht zur Lohnsteuerberechnung heran. Prüfen Sie diesen Punkt unbedingt, denn sonst ziehen Sie den Arbeitnehmern unter Umständen zu viel ab. Es handelt sich insbesondere um folgende Leistungen:
- Sonntags- Feiertags- und Nachtzuschläge bis zu einer bestimmten Höhe.
- Kindergartenzuschüsse, Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen, Gutscheine etc., pauschal besteuerte Lohnbestandteile
- Gesetzlich vorgeschriebene Zuschüsse zur privaten Kranken- oder Pflegeversicherung
Im Ergebnis erhalten Sie das steuerpflichtige Entgelt. Entsprechend der Besteuerungsmerkmale der ELStAM können Sie nun aus der aktuellen Lohnsteuertabelle die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag des Mitarbeitenden ablesen.
Zurück zu Thomas Müller: Er ist ledig (Steuerklasse I), kinderlos, 32 Jahre alt und evangelisch – ohne Freibeträge in den ELStAM. Die vermögenswirksamen Leistungen zählen nicht dazu.
| Abzug | Betrag |
|---|---|
| Lohnsteuer | 418,00 € |
| Kirchensteuer (9 %) | 37,62 € |
| Solidaritätszuschlag | 0,00 € |
| Gesamt Steuern | 455,62 € |
Werte selbst zu berechnen kostet Zeit – und führt schnell zu Nachforderungen vom Finanzamt. Lexware lohn+gehalt berechnet diese Werte automatisch, ruft die ELStAM ab und sendet die Lohnsteueranmeldung per ELSTER.
3. Wie berechne ich das SV-Brutto und die Beiträge?
Im Bereich der Sozialversicherung gibt es keine Freibeträge. Allerdings bleiben viele Entgeltbestandteile beitragsfrei. Diese müssen Sie vom Gesamtbrutto abziehen, bevor Sie die Beiträge berechnen.
Beispiele:
- Kindergartenzuschuss
- Zuwendungen auf Betriebsveranstaltungen
- Gutscheine
Gesetzlich vorgeschriebene Zuschüsse zur privaten Kranken- oder Pflegeversicherung bleiben beitragsfrei. Diesen Prozess nennt man Zahlungsrechnung.
Achtung
Beachten Sie die Beitragsbemessungsgrenzen bei der Entgeltabrechnung
Dieses Bruttoentgelt zählt für die Sozialversicherung nur bis zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze. Entgelt über dieser Grenze ist beitragsfrei.
Ausnahme: Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld können anders behandelt werden.
Beitragsbemessungsgrenzen 2026
| Versicherungszweig | Zeit | Ost | West |
|---|---|---|---|
| Renten-/Arbeitslosenversicherung (RV/AV) | jährlich | 101.400 Euro | 101.400 Euro |
| monatlich | 8.450 Euro | 8.450 Euro | |
| Knappschaftliche Rentenversicherung | jährlich | 124.800 Euro | 124.800 Euro |
| monatlich | 10.400 Euro | 10.400 Euro | |
| Kranken- und Pflegeversicherung | jährlich | 69.750 Euro | 69.750 Euro |
| monatlich | 5.812,50 Euro | 5.812,50 Euro |
Hinweis: Seit dem 1. Januar 2025 gelten erstmals auch in der Rentenversicherung bundeseinheitliche Beitragsbemessungsgrenzen.
Thomas Müllers SV-Brutto beträgt 3.240 Euro. Er ist gesetzlich krankenversichert (Zusatzbeitrag 2,5 %) und zahlt als Kinderloser über 23 den Pflegezuschlag.
| Versicherung | Satz | Betrag |
|---|---|---|
| Krankenversicherung | 8,55 % | 277,02 € |
| Rentenversicherung | 9,3 % | 301,32 € |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % | 42,12 € |
| Pflegeversicherung | 2,4 % | 77,76 € |
| Gesamt | 698,22 € |
Die Beitragssätze ändern sich jährlich – wer mit veralteten Werten rechnet, zahlt zu viel oder zu wenig und riskiert Nachforderungen. Lexware lohn+gehalt aktualisiert sie automatisch und sendet alle Meldungen fristgerecht an die Krankenkassen.
4. Wie ermittle ich das Nettoentgelt und den Auszahlungsbetrag?
Im letzten Schritt ziehen Sie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge vom Gesamtbrutto ab – so erhalten Sie das Nettogehalt. Je nach Fall ziehen Sie weitere Zahlungen ab oder addieren sie – so erhalten Sie den Auszahlungsbetrag.
Gesamtbrutto
- Lohnsteuer, Kirchensteuer (falls der Mitarbeiter einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehört – siehe ELStAM) und ggf. Solidaritätszuschlag – berechnet aus dem Steuerbrutto
- Arbeitnehmeranteil zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung (bei gesetzlicher Versicherung) – berechnet aus dem SV-Brutto
= Nettolohn/Nettogehalt
+ bei privater Krankenversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers
+ bei privater Pflegeversicherung: Beitragszuschuss des Arbeitgebers
+ ggf. Steuer- und beitragsfreie Reisekosten
- ggf. vermögenswirksame Anlage (Überweisungsbetrag)
- ggf. Vorschuss (nur bei entsprechender Gewährung)
- ggf. Sachbezug (geldwerter Vorteil)
- ggf. Lohn- bzw. Gehaltspfändung (bei Pfändungspfandrecht an der Entlohnungsforderung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin)
= Auszahlungsbetrag
Diesen Betrag überweisen Sie auf das Konto Ihres Mitarbeiters. Mit Lexware lohn+gehalt erledigen Sie die komplette Berechnung in wenigen Minuten – Dank des optionalen Online-Banking-Moduls sparen Sie Zeit und vermeiden Tippfehler – Sie überweisen die Gehälter direkt aus dem Lohnabrechnungsprogramm von Lexware.
Kann man die Entgeltabrechnung nachträglich korrigieren?
Arbeitgeber können die Entgeltabrechnung nachträglich korrigieren. Dabei müssen Sie allerdings bestimmte Fristen beachten:
- Sozialversicherung: Fehlende Beiträge müssen Sie innerhalb der nächsten drei Abrechnungen nachzahlen.
- Lohnsteuer: Sie müssen Korrekturen vornehmen, bevor Sie die Lohnsteuerbescheinigung ausstellen (spätestens Ende Februar des Folgejahres).
- Noch ausstehende Lohnsteuer können Sie bei der nächsten Zahlung einbehalten.
Können Sie einen Fehler nicht mehr korrigieren, müssen Sie ihn dem Finanzamt melden. Dieses fordert die Steuer direkt vom Arbeitnehmer ein.
Welche Entgeltbescheinigungen brauchen Ihre Mitarbeiter?
Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf eine schriftliche Lohnabrechnung. Sie können sie in Textform oder elektronisch übergeben. Sie muss zeigen, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt. Die Abrechnung ist ein wichtiges Dokument, das belegt, wie hoch das ausgezahlte Gehalt ist. Diese Pflicht entfällt nur, wenn sich seit der letzten Abrechnung nichts geändert hat. Diese Angaben gehören mindestens in die Entgeltabrechnung:
- Die gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) und
- der Auszahlungsbetrag.
Übrigens: Die Entgeltabrechnung unterliegt einer Aufbewahrungspflicht. Daher müssen Sie die Dokumente mindestens 6 Jahre aufbewahren. Aus Sicht der Nachweispflicht ist sogar eine Aufbewahrung von 10 Jahren empfohlen.
Info
Es gilt eine Holschuld
Die Lohnabrechnung zählt zu den Arbeitspapieren des Mitarbeitenden. Grundsätzlich handelt es sich um eine Holschuld, das heißt der oder die Beschäftigte muss die Bescheinigung bei Ihnen abholen.
Wie ist eine Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgebaut?
Wenn Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen, müssen Sie sich an einige inhaltliche Vorgaben halten. Diese regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) seit Juni 2013. So müssen Sie bestimmte Angaben zur Person und zum Unternehmen sowie Bezüge und Abzüge aufführen. Die Entgeltabrechnung gliedert sich in drei Teile:
1. Kopfteil: Hier geben Sie Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers an. Außerdem tragen Sie Sozialversicherungsnummer, Steuerdaten und Beschäftigungszeitraum ein. Urlaubstage und weitere Vertragsdaten führen Sie ebenfalls auf.
2. Hauptteil: In diesem Teil berechnen Sie nun das Entgelt. Das Ergebnis ist der eigentliche Auszahlungsbetrag, also das Nettogehalt.
3. Schlussteil: Er zeigt den Betrag, den Sie insgesamt zahlen. Außerdem muss hier die Kontoverbindung für die Zahlung stehen. Oft vermerken Sie zusätzlich, dass Sie die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 EBV erstellt haben.
Welche Pflichtangaben muss eine Lohnabrechnung enthalten?
Die Gewerbeordnung schreibt vor: „Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“
Somit zählen zu den Pflichtangaben:
- Abrechnungszeitraum
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name und Anschrift Arbeitnehmer
- Anzahl der steuerlich relevanten Kinder
- Steuerklasse des Arbeitnehmers
- Konfession
- Zu berücksichtigende Freibeträge
- Bruttolohn
- Art und Höhe von evtl. vorhandenen Zuschlägen für Nachtarbeit (bis zu 25 % des Grundlohns)
- Art und Höhe von evtl. vorhandenen Zuschlägen für Sonntagsarbeit (bis zu 50 % des Grundlohns)
- Art und Höhe von evtl. vorhandenen Zuschlägen für Feiertagsarbeit (bis zu 125 % des Grundlohns; an besonderen Feiertagen bis zu 150 %)
- Weitere Zulagen (Weihnachts- oder Urlaubsgeld)
- Art und Höhe einbehaltener Abzüge
- Nettolohn
Bei regulär beschäftigten Mitarbeitern geben Sie außerdem an:
- Lohnsteuer gemäß der Steuerklasse
- Kirchensteuer (sofern relevant)
- Solidaritätszuschlag (sofern relevant)
- Krankenversicherungsbeitrag
- Pflegeversicherungsbeitrag
- Rentenversicherungsbeitrag
Minijobber sind von den Versicherungsbeiträgen befreit. Manchmal zahlen sie jedoch Rentenversicherungsbeiträge – diese listen Sie dann ebenfalls auf. Wenn sich die Beschäftigten von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen, muss der Arbeitsvertrag dies festhalten. Auch für studentische Aushilfen zahlen Sie keine Sozialabgaben. Ihr Einkommen versteuern die Studenten aber selbst.
FAQ-Bereich
Welche Unterlagen brauche ich für die Lohnabrechnung?
Bevor Sie die erste Lohnabrechnung erstellen, sollten Sie folgende Unterlagen sammeln:
- Personalfragebogen mit persönlichen Daten des Mitarbeiters
- Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
- Sozialversicherungsausweis bzw. Sozialversicherungsnummer
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Arbeitsvertrag mit Angaben zu Gehalt, Arbeitszeit und Eintrittsdatum
- Bankverbindung des Mitarbeiters
- Falls vorhanden: Nachweise über Kinderfreibeträge oder andere Freibeträge
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) rufen Sie elektronisch über Ihre Lohnabrechnungssoftware oder das ELSTER-Portal ab.
Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung für Minijobber?
Bei Minijobbern gelten Sonderregeln. Ein Minijob liegt vor, wenn der Mitarbeiter maximal 603 Euro im Monat verdient (Stand 2026). Die wichtigsten Unterschiede zur regulären Abrechnung:
- Sie melden den Minijobber bei der Minijob-Zentrale an – nicht bei einer Krankenkasse.
- Sie zahlen pauschale Abgaben von ca. 28 % an die Minijob-Zentrale (Renten-, Krankenversicherung, Umlagen, Pauschsteuer).
- ELStAM brauchen Sie nicht, wenn Sie die Lohnsteuer pauschal mit 2 % abführen.
- Der Minijobber kann sich von der Rentenversicherungspflicht befreien – dann zahlen nur Sie den Pauschalbeitrag.
Die Minijob-Zentrale stellt Formulare und Rechner bereit, die Ihnen bei der Abrechnung helfen.
Welche typischen Fehler passieren bei der Lohnabrechnung – und wie vermeide ich sie?
Selbst erfahrene Arbeitgeber machen bei der Lohnabrechnung Fehler. Die häufigsten Stolperfallen sind:
- Falsche oder veraltete Steuerklasse: Wenn Mitarbeiter heiraten, sich scheiden lassen oder ein Kind bekommen, ändert sich oft die Steuerklasse. Prüfen Sie die ELStAM regelmäßig – so arbeiten Sie mit aktuellen Daten.
- Vergessene Freibeträge: Freibeträge wie Kinderfreibeträge oder der Behinderten-Pauschbetrag senken die Lohnsteuer. Übersehen Sie diese, zahlen Ihre Mitarbeiter zu viel Steuern.
- Falsche Beitragsbemessungsgrenzen: Die Grenzen ändern sich jährlich. Veraltete Werte führen zu falschen Sozialversicherungsbeiträgen.
- Fehlende Einmalzahlungen: Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Prämien müssen Sie gesondert abrechnen. Vergessen Sie diese, stimmen Steuer- und SV-Beiträge nicht.
- Falsch berechnete Zuschläge: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei. Berechnen Sie diese falsch, fordert das Finanzamt nach.
- Vergessene geldwerte Vorteile: Firmenwagen, Jobtickets oder Sachbezüge müssen Sie korrekt versteuern. Fehlen sie in der Abrechnung, zahlen Sie bei einer Betriebsprüfung nach.
So vermeiden Sie diese Fehler: Eine professionelle Lohnabrechnungssoftware wie Lexware lohn+gehalt aktualisiert Steuerklassen, Beitragssätze und Freibeträge automatisch. So vermeiden Sie Fehler und sparen Zeit.
Wer darf Gehaltsabrechnungen erstellen?
Verschiedene Stellen können die Lohnabrechnung übernehmen:
- Sie selbst als Arbeitgeber: Mit einer Lohnabrechnungssoftware können Sie die Abrechnung intern erledigen – auch ohne Vorkenntnisse.
- Steuerberater: Viele Unternehmen lagern die Lohnabrechnung an ihren Steuerberater aus. Das kostet zwar Geld, gibt aber Sicherheit.
- Externe Lohnbüros: Spezialisierte Dienstleister übernehmen die komplette Abrechnung für Sie.
Wichtig: Sie als Arbeitgeber bleiben immer verantwortlich – auch wenn ein Dienstleister Fehler macht. Daher lohnt sich eine Software, mit der Sie die Abrechnung selbst kontrollieren.
