Führen Sie das Kündigungsgespräch als Arbeitgeber selbst
Die Kündigung eines Arbeitnehmers muss immer schriftlich erfolgen. Oft wird im Vorfeld ein Rechtsanwalt hinzugezogen, um sich arbeitsrechtlich abzusichern.
Die Idee, ihn auch das Entlassungsgespräch führen zu lassen, ist naheliegend. Dennoch ist – zumindest in kleinen und mittleren Betrieben - davon abzuraten. Kleinere Betriebe haben den großen Vorteil, dass Sie jeden Mitarbeiter persönlich kennen. Vielleicht haben Sie schon jahrelang Seite an Seite vertrauensvoll zusammen gearbeitet. Vielleicht haben Sie sogar Privates mitbekommen. Sie schätzen sich und möchten sich auch in Zukunft ohne Groll begegnen können.
Bedenken Sie, dass Ihr Verhalten als Unternehmer bzw. Führungskraft Außenwirkung hat. Das gilt natürlich auch, wenn die Kündigung eines Arbeitnehmers z. B. wegen Auftragsmangels oder Insolvenz eines Auftraggebers unumgänglich ist. Verbleibende Mitarbeiter, Kunden und Außenstehende sehen, wie Sie mit dieser Situation umgehen und ziehen ihre Schlüsse daraus.
Entlassen Sie einen Mitarbeiter z. B., weil er im Zorn Arbeitsmittel zerstört oder einen Kollegen angegriffen hat, müssen Sie eventuell damit rechnen, dass die Kündigung zu weiteren unkontrollierbaren Wutanfällen führt. Dann kann es sinnvoll sein, das Gespräch mit einem Rechtsanwalt gemeinsam durchzuführen. Sprechen Sie dann mit ihm ab, welche Aufgaben Sie im Kündigungsgespräch übernehmen sollen und welche er übernimmt.
Bereiten Sie das Kündigungsgespräch gut vor
Ein Kündigungsgespräch mit Ihrem Arbeitnehmer zu führen, ist immer unangenehm - egal ob während der Probezeit oder nach vielen Jahren der Zusammenarbeit. Der Arbeitnehmer verliert seinen Arbeitsplatz, der Arbeitgeber muss die schlechte Botschaft überbringen. Letzterer hat den Vorteil, dass er das Gespräch wenigstens so angenehm wie möglich gestalten kann – für beide Seiten.
Dafür muss er wissen
- was vor dem Kündigungsgespräch zu klären ist,
- wie er das am besten macht,
- was er mit einem professionellen Gespräch erreichen kann und
- wie das im Einzelnen funktioniert.
Zeitpunkt des Kündigungsgesprächs
Zunächst ist zu überlegen, wann Sie als Vorgesetzter die Kündigung übergeben. Wenn möglich, sollte das am Anfang einer Woche geschehen. Der Arbeitnehmer kann so, anders als am Freitagnachmittag, umgehend z. B. einen Anwalt oder den Betriebsrat konsultieren, wenn er das möchte. Auf keinen Fall sollten Sie das Kündigungsgespräch am letzten Tag vor seinem Urlaub oder seiner sonstigen Abwesenheit führen.
Kündigen Sie nie am letztmöglichen Tag der Kündigungsfrist. Kommt etwas dazwischen, können Sie die Kündigung an diesem Tag vielleicht nicht mehr zustellen und das Ganze kann erst zu einem späteren Termin erfolgen. Vielleicht ahnt der Arbeitnehmer auch, was Sie vorhaben und ist dann einfach nicht zu erreichen.
Vor der Kündigung zu klären
Ist die Kündigung eines Arbeitnehmers aus betrieblichen Gründen notwendig, überlegen Sie, wie Sie ihm verdeutlichen können, warum es gerade ihn erwischt. Fragen Sie sich, welche Argumente Sie haben und wie Sie diese formulieren können.
Vor Übergabe der Kündigung ist auch zu entscheiden, ob
- der Mitarbeiter bis zum Ablauf der Kündigungsfrist weiter beschäftigt werden soll,
- Sie ihn lieber freistellen möchten,
- er noch Resturlaub oder offene Überstunden hat und wie mit diesen verfahren werden soll.
Info
Schriftliche Notizen im Vorfeld
Halten Sie die Ergebnisse Ihrer Überlegungen zumindest in Stichworten im Vorfeld schriftlich fest.
Kündigung und Freistellung
Wenn die Kündigungsfrist nicht besonders lang ist und der Arbeitnehmer noch größere Urlaubs- oder Freizeitansprüche hat, dürfen Sie ihn in der Kündigungsfrist normalerweise ohne seine Zustimmung freistellen. Je nach Sachlage kann das für die zurückbleibenden Mitarbeiter und/oder den gekündigten Arbeitnehmer die bessere Lösung sein. Selbstverständlich müssen Sie seinen Lohn während der Freistellung weiterzahlen.
Info
Rechtssichere Freistellung
Wenn Sie sich für eine Freistellung entscheiden, informieren Sie sich bitte, was Sie dabei beachten müssen und wie Sie sie rechtssicher formulieren können.
Belegschaft vor Kündigungen informieren
Müssen Sie in einem kleineren Betrieb mehreren Arbeitnehmern kündigen, sollten Sie möglich frühzeitig mit allen Mitarbeitern gemeinsam über die schwierige betriebliche Situation sprechen. Sonst besteht die Gefahr, dass einzelne Mitarbeiter etwas mitbekommen und unschöne Gerüchte entstehen. Das Betriebsklima kann darunter erheblich leiden. Die Kündigungsgespräche sollten Sie führen, sobald die betroffenen Mitarbeiter feststehen und alle Vorbereitungen erfolgt sind.
So sollte ein Kündigungsgespräch ablaufen
Zu den Aufgaben des Arbeitgebers gehört es, das Gespräch zu steuern. Er hat dafür zu sorgen, dass es strukturiert und geordnet abläuft.
Das Kündigungsgespräch muss ungestört verlaufen können. Es darf weder durch Telefonate noch durch andere Personen unterbrochen werden. Hat Ihr Büro einen Besprechungstisch, kann das Gespräch dort stattfinden. Vermeiden Sie es, sich hinter Ihren Schreibtisch zu setzen. Die dadurch entstehende Barriere erschwert die ohnehin schwierige Situation unnötig.
Sorgen Sie dafür, dass das Kündigungsgespräch ruhig und sachlich bleibt. Hat ein Arbeitnehmer nicht mit seiner Kündigung gerechnet, reagiert er möglicherweise völlig geschockt. Lassen Sie ihm die Zeit, sich ein bisschen zu sammeln, bevor Sie weitere Punkte ansprechen.
Kündigung: Schnell auf den Punkt kommen
Anders als bei anderen Mitarbeitergesprächen sollten Sie ein Kündigungsgespräch so führen, dass Sie schnell auf den Punkt - die Kündigung - kommen. Smalltalk ist hier fehl am Platz. Wenn Sie z. B. noch einige Worte zur schlechten Auftragslage sagen möchten, machen Sie das hinterher. Wenn Sie mögen, sagen Sie, dass Sie es bedauern, den Arbeitnehmer entlassen zu müssen, aber rechtfertigen Sie sich nicht.
Sagen Sie klar und deutlich, dass und zu welchem Termin Sie das Arbeitsverhältnis kündigen. Sie können auch von Entlassung oder Trennung sprechen, es muss nur unmissverständlich sein.
Lassen Sie sich auf keine Diskussion ein, wenn Sie ein Kündigungsgespräch führen. Diese ist nicht zielführend. Ihre Entscheidung ist getroffen. Besprechen Sie noch zu klärende Punkte, z. B. wann der Mitarbeiter seinen Resturlaub nehmen kann. Bei Bedarf bieten Sie ihm ein weiteres Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt zum Kündigungsgrund an.
Fragen Sie ihn, ob er die Kollegen selbst über die erfolgte Kündigung informieren möchte. Überlässt er es Ihnen, erledigen Sie das umgehend. Belassen Sie es aber bei der Mitteilung der Kündigung und den Punkten, die die Belegschaft wissen muss, z. B. dem Ausscheidungstermin. Rechtfertigungen und Gesprächsdetails gehören da nicht hin.
Auf die Kündigungen reagiert jeder anders
Mit der Kündigung konfrontiert zu werden, bringt den Arbeitnehmer in eine Ausnahmesituation, selbst wenn er damit rechnet. Zu erfahren, dass es wirklich ihn trifft, kann unterschiedlichste Emotionen hervorrufen:
- Ein Mitarbeiter ist vielleicht so geschockt, wenn Sie ein Kündigungsgespräch mit ihm führen, dass er kein Wort mehr herausbringt.
- Ein anderer wird wütend und macht Ihnen Vorwürfe.
- Einer versucht zu verhandeln.
- Einem anderen kommen die Tränen.
- Ein anderer nimmt die Kündigung sehr gelassen auf.
Jede dieser Reaktionen ist völlig normal.
Besonders, wenn Sie aus betrieblichen Gründen kündigen müssen, wird Ihnen daran liegen, das Kündigungsgespräch so erträglich wie möglich zu führen – für beide. Wichtig ist, dass Sie sachlich bleiben. Sie dürfen Verständnis zeigen. Aussagen wie „Kopf hoch“ oder „Das wird schon wieder“ lassen Sie besser.
Als Inhaber eines kleineren Betriebs kennen Sie Ihren Mitarbeiter persönlich und können vielleicht abschätzen, wie er reagieren wird. Dann können Sie vorher überlegen, wie Sie am besten vorgehen.
Kündigungsgespräch: So ist es leichter
Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen kündigen müssen, sagen Sie ihm, dass
- es nicht an seiner Leistung liegt.
- Sie ihn sehr schätzen und immer gerne mit ihm zusammengearbeitet haben.
Zeigen Sie kein übertriebenes Mitleid und geben Sie keine „guten“ Ratschläge. Machen Sie ihm keine übertriebenen Hoffnungen und versprechen Sie vor allem nichts, was Sie nicht halten können.
