Alles auf einen Blick – mit deiner Personalbogen-Vorlage
Am häufigsten dient der Personalbogen der Personalsachbearbeitung zur Sammlung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden. Neben diesen meist standardisierten Daten kannst du als Arbeitgeber jedoch jederzeit deine Personalbogen-Vorlage um weitere Informationen, die für dich oder deine Führungskräfte wichtig sind, erweitern. Mit unserem Muster zum Download ist es sehr einfach und bequem, einen Personalbogen zu erstellen.
Beispiele:
- Ausbildung und Berufserfahrung deiner Mitarbeitenden
- Sprach- und EDV-Kenntnisse
- gesundheitliche Einschränkungen
- etc.
Es gibt allerdings ein paar Fragen, die im Personalbogen unzulässig sind. Als Arbeitgeber darfst du das Persönlichkeitsrecht deiner Mitarbeitenden nicht verletzen. Wenn du einen Personalfragebogen ausfüllen lässt, noch bevor ein Arbeitsvertrag unterschrieben wurde, musst du außerdem das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz beachten.
Was sind zulässige und unzulässige Fragen im Personalbogen?
Wenn du in deinem Unternehmen ein Personalfragebogen-Muster nutzt, solltest du unbedingt darauf achten, dass hier ausschließlich gesetzlich zugelassene Fragen enthalten sind. Grundsätzlich gilt, dass die Fragen für dich als Arbeitgeber relevant sein müssen und – wie bereits erwähnt – das Persönlichkeitsrecht deiner Mitarbeiter nicht verletzen dürfen.
Zulässige Fragen für dein Personalbogen-Muster
- Persönliche Angaben: Name, Adresse, Alter, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Familienstand
- Beruflicher Werdegang: Ausbildung, Berufserfahrung
- Gesundheitszustand: Vor allem relevant im Gesundheitswesen, Fragen z. B. nach ansteckenden Krankheiten, Schwerbehinderung (erst nach Einstellung)
- Vermögensverhältnisse: Nur wenn die Person in einer Vertrauensposition in Verbindung mit dem Unternehmenskapital arbeitet oder arbeiten soll
- Vorstrafen: Wenn relevant für die berufliche Tätigkeit
- Angaben für die Lohnbuchhaltung (nach Einstellung): Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse, Bankverbindung, Krankenkasse, Konfession)
- Sonstiges: Führerschein, Wettbewerbsverbot
Tipp
Wahrheitswidrige Antworten im Fragebogen
Beantwortet ein Mitarbeitender rechtlich zulässige Fragen im Personalfragebogen falsch, kannst du dies laut Bundesarbeitsgericht als Kündigungsgrund geltend machen.
Unzulässige Fragen für einen Personalbogen-Vordruck
- Angaben bezüglich der Gesundheit, wenn nicht explizit für den Arbeitsplatz relevant
- Fragen zu Schwangerschaft, Kinderwunsch oder Heiratsplänen
- Fragen zur ethnischen Herkunft einer Person
- Vermögensverhältnisse (Ausnahme siehe oben)
- Bisherige Löhne und Gehälter
- Vorstrafen (Ausnahme siehe oben)
- Partei- oder Gesellschaftsmitgliedschaften (Ausnahme: Tendenzbetriebe)
Einige der unzulässigen Fragen können zulässig werden, wenn ein berechtigtes Interesse an den Informationen im Zusammenhang mit der (angestrebten) Position des Mitarbeiters besteht. Unter Umständen kannst du hierfür eine Einigung mit dem Betriebsrat finden. Ansonsten lohnt sich immer eine Nachfrage beim Experten für Arbeitsrecht.
Tipp
Was passiert bei unzulässigen Fragen im Personalbogen?
Wenn du als Arbeitgeber eine gesetzlich unzulässige Frage stellst, dürfen Bewerber und Mitarbeiter die Antwort verweigern oder sogar wahrheitswidrig antworten.
Wann legt man einen Personalbogen vor?
Wie bereits erwähnt, dient die Personalbogen-Vorlage dazu, wichtige Informationen über (potenzielle) Mitarbeitende zentral zu sammeln. Wann ist der richtige Zeitpunkt, um den Personalbogen auszuhändigen – vor oder nachdem du eine Person eingestellt hast?
Dies ist zum einen von der Stelle abhängig, die du in deinem Unternehmen besetzen möchtest, und zum anderen davon, welche Informationen du abfragen willst und musst. Soll eine Person zum Beispiel in einer Vertrauensposition in Verbindung mit dem Unternehmenskapital arbeiten, solltest du bereits vor der Unterschrift des Arbeitsvertrags klären, wie die Vermögensverhältnisse der Person aussehen, ob evtl. Lohn- oder Gehaltspfändungen vorliegen und ob die Person generell gewissenhaft mit Finanzen umgehen kann.
Ähnliches gilt für Positionen, für die gewisse Gesundheitsstandards erfüllt werden müssen (z. B. in der Gastronomie oder dem Gesundheitswesen) oder für die ein polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt werden muss. In all diesen Fällen kann es sinnvoll sein, wichtige Informationen vor der Einstellung mithilfe eines entsprechenden Fragebogens einzuholen.
Ganz wichtig dabei: Einige Fragen auf dem Personalbogen sind erst dann zulässig, wenn du eine Person bereits eingestellt hast. So darfst du die Konfession zum Beispiel erst nach Unterschreiben des Arbeitsvertrags abfragen. Sie darf kein Einstellungskriterium sein, ist aber essentiell, wenn du die Kirchensteuer für die Mitarbeitenden über die Lohnabrechnung abführst. Auch Angaben für die Lohnbuchhaltung (wie z. B. Krankenversicherung, Steuer-ID oder Sozialversicherungs- und Rentenversicherungsnummer) sind erst nach der Einstellung relevant und daher auch dann erst zulässig.
Tipp
Zustimmung durch den Betriebsrat
Wenn du planst, in deinem Unternehmen einen Personalbogen zu nutzen, bedarf es der Zustimmung durch den Betriebsrat, wenn es in deinem Unternehmen einen gibt. Das legt §94 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) fest.
Stimme die Fragen für deine Personalbogen-Vorlage also unbedingt mit dem Betriebsrat ab. Das ist nicht nur gesetzeskonform, sondern verhindert auch kostspielige Einigungsverfahren in der Zukunft.
FAQ: Personalbogen
Wozu braucht man einen Personalfragebogen?
Ein Fragebogen für Arbeitnehmer – auch für diejenigen, die einen Minijob ausüben – dient dazu, alle relevanten Angaben zur Person und zum Beschäftigungsverhältnis zu erfassen, die der Arbeitgeber benötigt.
Wie viele Stunden pro Woche darf man in einem Minijob arbeiten?
Die Anzahl der Stunden, die man in einem Minijob pro Woche arbeiten darf, hängt vom Stundenlohn ab. Bei einem Stundenlohn von 13,90 Euro (Mindestlohn seit 2025) und der monatlichen Verdienstgrenze von ###Minijob_Verdienstobergrenze_monatl### sind es ungefähr 10 Stunden pro Woche. Die Arbeitszeit kann jedoch flexibel gehandhabt werden, solange die monatliche Verdienstgrenze nicht überschritten wird.
Welche Fragen sollten in einem Personalbogen für einen Minijob enthalten sein?
Die folgenden Punkte sind wichtig und sollten in jedem Personalfragebogen für Minijobber enthalten sein:
- Angaben zum Unternehmen
- Daten zum Minijobber (Bankverbindung, Name, Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Steuer-ID, Sozialversicherung, Krankenkasse, Rentenversicherung)
- weitere Beschäftigung bei anderen Unternehmen
Was muss man beachten, wenn man einen Minijobber einstellt?
Beim Einstellen eines Minijobbers sind einige wichtige Aspekte zu beachten: Es ist notwendig, einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu erstellen, der Angaben zum Unternehmen, dem Minijobber, Beginn und Laufzeit, Arbeitszeit, Vergütung (inklusive Mindestlohn) und Sonderzuwendungen enthält.
Zudem muss der Minijob bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden, und es ist eine Betriebsnummer erforderlich, die bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden muss.
Außerdem ist zu klären, ob sich der Minijobber von der Rentenversicherungspflicht im Rahmen seines Minijobs befreien lassen möchte.
Personaldaten sicher erfragen mit der richtigen Vorlage
Nutze gerne unsere kostenlosen Personalbogen-Vorlagen, um relevante Infos zu deinen Mitarbeitern zu sammeln – ob für eine Vollzeitbeschäftigung oder eine geringfügige Beschäftigung wie einen Minijob. Diese dienen dir als Muster und sind individuell anpassbar. Es handelt sich nicht um ein Word-Dokument. Stattdessen lädst du dir einfach den Personalfragebogen als PDF-Vorlage herunter und füllst diesen entweder direkt digital aus oder nutzt ihn als Druckvorlage in deinem Unternehmen – auch für Mitarbeiter in Minijobs geeignet.
