Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?
Wenn ein Arbeitnehmer gegen seinen Arbeitsvertrag verstößt, sollte der Arbeitgeber rechtzeitig einschreiten. Der Grund: Benimmt sich der Mitarbeiter über längere Zeit pflichtwidrig, ohne dass der Arbeitgeber dagegen vorgeht, kann es dazu führen, dass das Verhalten langfristig geduldet werden muss. Das wiederum kann fatale Auswirkungen auf das Betriebsklima und somit auf die Mitarbeitermotivation haben, wenn sich der Arbeitgeber von einem Mitarbeiter „auf der Nase herumtanzen“ lässt – sei es durch Arbeitsverweigerung, vertragswidriges Verhalten, Unfreundlichkeit oder unangemessene Kommentaren gegenüber Kollegen und Vorgesetzten oder in anderer Weise.
Kommt es im schlimmsten Fall zu einer sogenannten verhaltensbedingten Kündigung, dann setzt dies grundsätzlich eine vorausgegangene Abmahnung voraus. Dies hat vor allem eine Warnfunktion. Denn der Arbeitnehmer muss die Möglichkeit eingeräumt bekommen, sein schwerwiegendes Verhalten nach dem Erhalt der Abmahnung zu überdenken und entsprechend zu ändern. Eine Kündigung kommt erst in Betracht, wenn der Mitarbeiter seine Pflichten erneut verletzt oder sich weiterhin den Anweisungen widersetzt. Ziel der Abmahnung ist es demnach:
- Mitarbeiter auf ihr Fehlverhalten hinzuweisen
- Deutlich zu machen, dass Sie das Verhalten nicht akzeptieren bzw. tolerieren
- Im Wiederholungsfall mit der Kündigung als Folge zu drohen
- Die Abmahnung als Beweismittel in einem arbeitsrechtlichen Prozess zu nutzen
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Bei diesen Verstößen kann der Arbeitgeber eine Abmahnung erteilen
Im Arbeitsrecht ist die Abmahnung eine privatrechtliche Disziplinarmaßnahme. Sie steht dem Arbeitgeber unter anderem als Reaktion auf folgende Verstöße zur Verfügung:
- Missachtung von Arbeits- und Dienstanweisungen
- Verletzung der Betriebsordnung
- Verstoß gegen die Arbeitspflicht
Auch im Kleinbetrieb, in dem das allgemeine Kündigungsschutzgesetz nicht greift, kann eine Abmahnung wegen Fehlverhaltens gegenüber Kollegen oder Vorgesetzten vor der Kündigung erforderlich sein. Daran ist etwa zu denken, wenn einem Mitarbeiter mit besonderem Kündigungsschutz, z. B. einer Schwangeren oder einem Schwerbehinderten, verhaltensbedingt gekündigt werden soll. Selbst bei einer außerordentlichen (fristlosen) Kündigung verlangt die Rechtsprechung oft, dass vorher erfolglos abgemahnt wurde. Nur in besonders schweren Fällen kann ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden.
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Abmahnung und Arbeitsrecht
Arbeitsrechtliche Grundlage für die Abmahnung ist laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) der § 314 II BGB. Er beschreibt insbesondere die Regelungen der Kündigung. Die Abmahnung stellt darin eine Wirksamkeitsvoraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung dar. Konkret heißt es:
„Besteht der wichtige Grund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag, ist die Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten Frist oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig.“ (§ 314 II BGB)
Wenn Sie einem Beschäftigten verhaltensbedingt kündigen möchten, ist die Abmahnung immer der erste Schritt. Eine Ausnahme stellen schwere Verstöße (z. B. tätliche Übergriffe) gegen die Betriebsordnung dar. In diesem Fall ist eine sofortige Kündigung möglich.
Abmahnung und Ermahnung: Was ist der Unterschied?
Wenn Sie einem Mitarbeiter weniger bestimmt sagen möchten, dass er ein unangemessenes Verhalten unterlassen soll, können Sie das auch in Form einer sogenannten Ermahnung tun. Anders als die Abmahnung muss eine Rüge weder eine bestimmte Form noch einen speziellen Inhalt haben. Es reicht, wenn Sie das Verhalten Ihres Arbeitnehmers schriftlich beanstanden. Eine Ermahnung kann deshalb nicht Grundlage einer Kündigung sein. Sie dient nur dazu, zu betonen, dass Sie mit dem Verhalten eines Mitarbeiters nicht einverstanden sind. Beispiel:
Vergreift sich ein bewährter Mitarbeiter zum ersten Mal im Ton, haben Sie mit der Ermahnung die Möglichkeit, angemessen einzugreifen, ohne gleich mit der Kündigung drohen zu müssen.
Form und Inhalte: Wie schreibe ich eine Abmahnung?
Damit eine Abmahnung rechtskräftig ist, muss sie bestimmte Inhalte aufweisen. Wenn nicht jeder Vorwurf exakt beschrieben und dokumentiert ist, hat der Arbeitnehmer das Recht, dass die Abmahnung aus seiner Personalakte entfernt wird. Als Grundlage für eine spätere Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist sie dann nicht zulässig.
Was muss eine rechtssichere Abmahnung beinhalten?
Der Inhalt einer Abmahnung ist klar vorgegeben. Folgende Punkte müssen immer enthalten sein:
- Vorwurf einer konkreten Pflichtverletzung
- Klarstellung der Pflicht, gegen die verstoßen wurde
- Aufforderung, sich zukünftig vertragsgemäß zu verhalten
- Hinweis, dass ein weiterer Pflichtverstoß das Arbeitsverhältnis gefährdet
In der Abmahnung muss das Fehlverhalten des Arbeitnehmers ganz genau beschrieben werden. Dazu gehört z. B. die Angabe von Datum, Ort und Uhrzeit.
Beispiele für ein Fehlverhalten:
- Am 02.04.2024 gegen 16 Uhr haben Sie auf eine Anweisung Ihres Vorarbeiters, Herrn Max Meier, Ihren Arbeitsplatz zu reinigen, geantwortet: „Mach doch Deinen Mist alleine. Ich gehe jetzt nach Hause.“
- Am 15.04.2024 haben Sie gegen 16:15 Uhr das Betriebsgelände verlassen. Im Hof begegnete Ihnen Herr Max Maier. Mit unterschiedlicher Wortwahl sagten Sie mehrfach sinngemäß: „Ich wünsche Ihnen ein Scheißwochenende.“
Wissen Sie Datum oder Uhrzeit nicht genau, sollten Sie beides so weit wie möglich eingrenzen. Pauschale Aussagen wie „Sie kamen wiederholt zu spät“ sind nicht ausreichend. Ziehen Sie im Zweifelsfall Zeugen hinzu.
In der Abmahnung muss festgehalten werden, gegen welche Pflicht verstoßen wurde. Schreiben Sie zum Beispiel: „Am 24.04.2024 um 16 Uhr sind Sie gegenüber Ihrem Vorgesetzten frech geworden“, ist nicht ersichtlich, ob das Fehlverhalten tatsächlich eine Abmahnung rechtfertigt. Zuspätkommen dürfte nicht ausreichen, wenn es sich z. B. nur um eine Minute handelt oder die Pausen im Betrieb nicht klar geregelt sind.
Beispiele für eine korrekte Dokumentation:
- „Sie haben sich damit geweigert, die nach Ihrem Arbeitsvertrag zu Ihren Aufgaben gehörende Reinigung Ihres Arbeitsplatzes durchzuführen.“
- „Die Mittagspause muss nach der betrieblichen Arbeitszeitvereinbarung spätestens um 13.30 Uhr beendet sein.“
Zum Inhalt der Abmahnung gehört, dass Sie den Mitarbeiter unmissverständlich auf Folgendes hinweisen:
- Dass Sie das beschriebene Verhalten nicht tolerieren
- Dass Sie erwarten, dass er sich zukünftig pflichtgerecht verhält
Mit dem letzten Punkt machen Sie dem Mitarbeiter deutlich, dass er im Falle einer Wiederholung mit der Kündigung rechnen muss. Mustervorlagen zur Erstellung von Abmahnungen sehen generell vor, dass dies auch für ähnliche Pflichtverletzungen angedroht wird. So kann die Abmahnung eine spätere Entlassung beispielsweise auch dann begründen, wenn der Mitarbeiter durch unterschiedliches Fehlverhalten aufgefallen ist.
Sie können Ihren Mitarbeiter grundsätzlich mehrfach abmahnen. Das kann aber die Warnfunktion beeinträchtigen. Die letzte Abmahnung vor der Kündigung sollte dann besonders eindringlich formuliert werden. Der Mitarbeiter muss begreifen, dass ihm beim nächsten Pflichtverstoß unweigerlich gekündigt wird.
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Muss eine Abmahnung schriftlich erfolgen?
Das Arbeitsgesetz schreibt nicht vor, dass eine Abmahnung schriftlich erfolgen muss. Aber: Wenn Ihr Mitarbeiter gegen diese vorgeht, müssen Sie beweisen können, dass sie korrekt war. Darum sollten Sie eine Abmahnung immer schriftlich erteilen, auch wenn das im Arbeitsrecht nicht vorgeschrieben ist. So sind Sie auf der sicheren Seite und können jederzeit den Beweis führen, dass Sie Ihren Mitarbeiter korrekt abgemahnt haben.
Wann ist eine Abmahnung ungültig?
Zweifelt Ihr Mitarbeiter die Rechtmäßigkeit der Abmahnung mit einer Gegendarstellung an, wird vor dem Arbeitsgericht geprüft, ob sie Bestand hat oder nicht. Folgende Gründe können dazu führen, dass Ihre Abmahnung als nicht rechtskräftig abgewiesen wird:
- Die Begründung ist unzureichend.
- Die Anschuldigungen sind nicht zutreffend oder ungerechtfertigt.
- Das Fehlverhalten ist nicht ausreichend dokumentiert.
Der Arbeitnehmer kann der Abmahnung widersprechen
Hält Ihr Mitarbeiter seine Abmahnung für unberechtigt, kann er sich mit verschiedenen Mitteln zur Wehr setzen:
- Er kann sich beim Personal- bzw. Betriebsrat beschweren.
- Er hat dann den Anspruch, dass die Abmahnung aus seiner Personalakte gelöscht wird.
- Er kann mit einer Klage gerichtlich gegen die Abmahnung vorgehen.
Entspricht der Vorwurf nicht in allen Punkten der Wahrheit, ist die Abmahnung nicht wirksam. Ihr Mitarbeiter kann dann verlangen, dass sie aus seiner Personalakte entfernt wird. Können Sie im Streitfall nicht beweisen, dass sich ein Vorfall genau wie beschrieben zugetragen hat, wird das Gericht die darauf beruhende Kündigung nicht gelten lassen können.
- Darum sollten Sie den Vorfall gründlich untersuchen, bevor Sie eine Abmahnung erteilen.
- Den abzumahnenden Mitarbeiter dürfen Sie zum Vorwurf anhören; vorgeschrieben ist es nicht.
Abmahnung mit Vorlage: So machen Sie keine Fehler
Damit die Abmahnung nicht an Kleinigkeiten scheitert, ist eine ordentliche und gewissenhafte Erstellung essenziell. Mit unserer Vorlage zur Abmahnung sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite. Alle wichtigen Punkte sind hier bereits berücksichtigt. Sie müssen nur noch das konkret zu beanstandende Fehlverhalten im Muster für die Abmahnung ergänzen. Anschließend sollten Sie auf Folgendes achten:
- Die Abmahnung sollten Sie richtig übergeben und sich deren Empfang am besten vom Arbeitnehmer unterschreiben lassen. Weigert er sich, können Sie einen Zeugen hinzuziehen.
- Bei der Abmahnung ist darauf zu achten, dass der Arbeitnehmer tatsächlich den Inhalt zur Kenntnis nimmt. Spricht Ihr Mitarbeiter nicht ausreichend Deutsch, muss sie übersetzt oder ein Mitarbeiter hinzugezogen werden, der beide Sprachen beherrscht.
- Die Rechtsprechung hat bestimmte Vorgaben zum Inhalt entwickelt. Wurde der abzumahnende Sachverhalt falsch, nur pauschal oder unklar formuliert, kann der Mitarbeiter die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen.
- Inhaltliche Fehler oder unzureichende Formulierungen können dazu führen, dass eine auf sie gestützte Kündigung vor Gericht durchfällt.
Am einfachsten ist es, wenn Sie diese Vorlage nutzen. Dann sind Sie, was die Gesetze betrifft, abgesichert.
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Gibt es Fristen, die bei einer Abmahnung eingehalten werden müssen?
Möchten Sie einen Mitarbeiter verhaltensbedingt fristlos kündigen, muss das mit einer Frist von zwei Wochen geschehen. Anders ist das bei einer Abmahnung. Hier gibt es keine gesetzlichen Fristen, die Sie einhalten müssen. Wenn Sie sich bezüglich einer Abmahnung unsicher sind, dann investieren Sie in eine Rechtsberatung durch Ihren Anwalt.
Abmahnungsgründe
Die Gründe für eine Abmahnung können vielfältig sein. Ein paar typische Beispiele:
- Alkoholkonsum während der Arbeitszeit (Ausnahme: der Arbeitnehmer ist Alkoholiker, was als Krankheit zählt und somit gesondert betrachtet werden muss)
- Tätlicher Angriff auf einen Kollegen oder Vorgesetzten
- Sexuelle Belästigung
- Mobbing
- Nichtbefolgen von Arbeitsanweisungen oder Arbeitsverweigerung
- Beleidigung eines Vorgesetzten
- Nichteinhalten der Kleiderordnung (z. B. Schutzkleidung)
- Ungepflegtes Äußeres
- Mutwillige Beschädigung von Betriebseigentum
- Verstoß gegen die Schweigepflicht
- Schlechte Arbeitsleistung
- Wiederholtes, unentschuldigtes Zuspätkommen/Fehlen
- Arbeitszeitbetrug
- Diebstahl und Betrug
Androhung einer Abmahnung setzt Verschulden voraus
Beruht das Fehlverhalten bzw. der Pflichtverstoß des Mitarbeiters auf nicht steuerbaren Gründen, sind die Voraussetzungen für den Ausspruch einer Abmahnung nicht gegeben. In diesem Fall wäre eine Rüge als Konsequenz sinnlos. Sie hat ja gerade den Zweck, dass der Arbeitnehmer seine Pflichten zukünftig erfüllt bzw. Ihr Vertrauen zurückzugewinnen sucht.
Beispiele: Keine Abmahnungsgründe liegen beispielsweise vor, wenn eine Erkrankung bei einem Arbeitnehmer zu starkem und unangenehmem Körpergeruch führt oder wenn Ihr Mitarbeiter wegen eines unerwarteten Streiks des Flugpersonals verspätet aus dem Urlaub kommt. In beiden Fällen darf keine Abmahnung erfolgen.
Alternative: Mündliche Verwarnung
Dabei ist jedoch zu beachten, dass teilweise mildernde Umstände gelten sollten. Überlegen Sie sich in diesen Fällen, ob Sie gleich eine Abmahnung schreiben oder zunächst eine mündliche Verwarnung aussprechen. Beispiele:
- Ihr Mitarbeiter arbeitet bereits seit 25 Jahren bei Ihnen und hat sich vorher nie etwas zuschulden kommen lassen.
- Der Arbeitnehmer entschuldigt sich nach einer Verfehlung (z. B. Beleidigung) umgehend.
- Der Betroffene hat psychische Probleme oder trägt privaten Ballast mit sich (z. B. Scheidung, Krankheit).
Bevor Sie also eine Abmahnung formulieren, sollten Sie jede Verfehlung als Einzelfall prüfen.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Abmahnung
Ist in der Probezeit eine Abmahnung erforderlich?
Grundsätzlich können Sie auch einem Mitarbeiter in der Probezeit eine Abmahnung erteilen. Erforderlich ist dies aber nicht. Denn während der Probezeit können Sie einem Arbeitnehmer ganz ohne Angabe von Gründen kündigen.
Kann ein Arbeitgeber die Abmahnung zurücknehmen?
Ja, eine Abmahnung können Sie zurücknehmen. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Ihnen nach Ihrer Entscheidung Beweise vorgelegt werden, die den Mitarbeiter entlasten. Sie wird dann aus der Personalakte des Arbeitnehmers gelöscht. Um eine solche Situation zu vermeiden, sollten Sie den Sachverhalt vorher eingehend prüfen.
Darf eine ungerechtfertigte Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?
Ist die Abmahnung nicht gerechtfertigt, darf der Mitarbeiter verlangen, dass sie aus seiner Personalakte entfernt wird. Nach längerem Zeitablauf darf er das auch, wenn die Abmahnung berechtigt war. Der rechtliche Hintergrund ist, dass die Beanstandung das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers behindern würde und das schutzwürdige Interesse des Arbeitgebers am Bestand der Abmahnung nicht unbegrenzt bestehen kann. Eine bestimmte Frist dafür gibt es nur in manchen Tarifverträgen.
Können Mitarbeiter die Entfernung der Abmahnung gerichtlich durchsetzen?
Der Arbeitnehmer kann die Entfernung der Abmahnung sogar vor dem Arbeitsgericht erstreiten. Das wird ihm auf jeden Fall gelingen, wenn die Abmahnung folgende Mängel zeigt:
- Sie genügt nicht den formellen Anforderungen.
- Sie beruht auf falschen Tatsachenbehauptungen.
- Die Verhältnismäßigkeit zum beanstandeten Fehlverhalten ist nicht gegeben.
Verjährt eine Abmahnung?
Nein, es gibt keine Frist, nach der eine Abmahnung verjährt.
Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?
Das lässt sich pauschal nicht sagen. Liegt ein erheblicher Verstoß vor, kann einem Mitarbeiter sofort verhaltensbedingt gekündigt werden. Bei einem leichten Vergehen wiederum ist eine einzige Abmahnung unter Umständen nicht ausreichend und Sie müssen ein zweites Mal abmahnen. Eine bestimmte Anzahl von Abmahnungen müssen Sie Ihrem Mitarbeiter vor einer Kündigung aber nicht aushändigen.
