Deine Privatrechnung ganz einfach und professionell nach Vorlage erstellen
Wenn du als Privatperson etwas verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen und eine Rechnung stellen möchtest, lohnt es sich, eine Vorlage zu verwenden, um auch keine der notwendigen Angaben zu vergessen. Meist fällst du dabei unter die Kleinunternehmerregelung und musst auf deiner Privatrechnung keine Mehrwertsteuer ausweisen. Gerade als Privatperson bist du oft darauf angewiesen, dass deine Leistungen so schnell wie möglich bei deinen Kunden abgerechnet werden und du dein Geld erhältst. Dabei ist essenziell, dass deine Rechnung auch alle relevanten Daten beinhaltet, sowohl für dich als auch für deinen Kunden.
Darunter fallen neben dem offenen Rechnungsbetrag auch Angaben, wie deine Bankinformationen, die geleisteten Aufwendungen und die Rechnungsnummer, die in deinen Unterlagen außerdem für mehr Überblick sorgt.
Wann muss eine Privatrechnung ausgestellt werden?
Grundsätzlich musst du bei einem Privatverkauf keine Rechnung schreiben. In bestimmten Fällen, z.B. wenn dein Kunde dies ausdrücklich wünscht, musst du diese allerdings trotzdem ausstellen. Dann ist es vorteilhaft für deine Privatrechnung eine entsprechende Vorlage zu verwenden, die bereits alle relevanten Posten beinhaltet. Diese kannst du anschließend sowohl an Unternehmen als auch an eine weitere Privatperson ausstellen.
Die Art der Lieferung und Zahlung, also zum Beispiel in Bar oder per Überweisung, ist dabei nicht von Bedeutung. Es gilt nur zu beachten, dass ein Verbot für Barzahlungen bei sogenannten haushaltsnahen Dienstleistungen sowie Handwerksleistungen besteht.
Gibt es genaue Vorgaben für eine Privatrechnung?
Bei einer Privatrechnung handelt es sich meist um eine einmalige Transaktion, daher musst du dafür kein Gewerbe anmelden und unterliegst auch nicht den Vorgaben, die eine gewerbliche Rechnung beinhalten muss. Auch ein Widerrufsrecht gibt es bei einem privaten Handel nicht. Deine Einnahmen aus einer solchen Transaktion gibst du einfach in deiner Steuererklärung an.
Solltest du allerdings regelmäßig Privatrechnungen für bestimmte Waren oder Dienstleistungen ausstellen, dann ist es notwendig, ein Gewerbe bei deinem Finanzamt anzumelden, zumindest als Freiberufler. Ansonsten musst du dich an das zuständige Gewerbe-/bzw. Ordnungsamt deiner Stadt oder Gemeinde wenden, um ein Gewerbe anzumelden.
Info
Wann sollte ein Gewerbe angemeldet werden?
Wann eine Regelmäßigkeit beim Verkauf von Waren bzw. Erbringen von Dienstleistungen besteht, ist oftmals sehr subjektiv und die Grenzen zwischen privat oder gewerblich oft fließend. Verkaufst du beispielsweise mehrere Waren auf einer Online-Plattform, bedeutet das nicht automatisch, dass eine Regelmäßigkeit besteht und du gewerblich handelst. Eine wichtige Rolle spielt hier auch die Gewinnerzielungsabsicht. Solltest du also beispielsweise gezielt Waren ein- und verkaufen, um einen Gewinn zu erzielen, handelst du wohl eher gewerblich. In diesem Fall giltst du als Gewerbetreibender und solltest auch ein Gewerbe anmelden.
Diese Angaben muss eine Privatrechnung beinhalten
Private Rechnungen unterliegen zwar nicht vielen Vorgaben, sie müssen aber dennoch bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören:
- Angaben zum Verkäufer: Kompletter Name und Anschrift
- Angaben zum Käufer: Kompletter Name und Anschrift
- Rechnungsdatum
- Datum des Verkaufs bzw. der erbrachten Dienstleistung
- Informationen zur verkauften Ware bzw. der abgerechneten Leistung, beispielsweise Menge oder Umfang
- Wenn von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht wird: Ein Hinweis auf darauf, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Sollte die verkaufte Ware Mängel aufweisen, informierst du deinen Kunden darüber und machst du auch dazu einen entsprechenden Vermerk auf deiner Privatrechnung.
Der angegebene Rechnungsbetrag der Privatrechnung in der entsprechenden Vorlage an sich unterliegt dabei keiner Obergrenze, allerdings gibt es eine Grenze für den Betrag, den du jährlich steuerfrei einnehmen darfst. Dieser liegt bei 600 EUR pro Jahr. Alle Einnahmen, die du darüber hinaus erwirtschaftest, musst du also versteuern.
Um sicherzustellen, dass wirklich alle wichtigen Informationen Gegenstand deiner Abrechnung sind, kannst du als Privatperson ein entsprechendes Muster verwenden. Diese Vorlage für eine Privatrechnung enthält bereits alle relevanten Posten und kann von dir individuell angepasst werden, beispielsweise in Word. Das ermöglicht eine übersichtliche Transaktion für dich und deinen Kunden.
Privatrechnung als Kleinunternehmer ausstellen
Wenn du eine Privatrechnung nach Vorlage schreibst, fällst du höchstwahrscheinlich unter die Kleinunternehmerregelung. Als Kleinunternehmer musst du bei deinem Finanzamt keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung einreichen und der Vorlage entsprechend auch keine Umsatzsteuer auf deinen Privatrechnungen ausweisen. Damit du als Privatperson diesbezüglich immer auf der sicheren Seite bist, wird dies auf der Rechnungsvorlage mit einem entsprechenden Hinweis angegeben. Diese Regelung gilt im Übrigen auch für Freiberufler, die mit ihren Einnahmen unter die Kleinunternehmerregelung fallen.
Du giltst als Kleinunternehmer, wenn dein Jahresumsatz im vergangenen Jahr unter 22.000 EUR liegt und du im laufenden Jahr voraussichtlich weniger als 50.000 EUR einnehmen wirst.
Da es sich bei einer Privatrechnung um einmalige bzw. einzelne Transaktionen handelt, fallen diese also in den allermeisten Fällen unter diese Regelung und du kannst die Vorlage ohne MwSt. verwenden.
