Risiken der Lagerhaltung
Lagerbestände bauen sich häufig langsam und nahezu unbemerkt auf. Ursache ist in vielen Fällen die Tatsache, dass sich die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht regelmäßig mit dem Thema auseinandersetzen. Am Lager geht man schnell vorüber – und wer weiß schon genau, welche Teile wann und in welcher Stückzahl benötigt werden? Aber:
- Jedes Lagerteil bindet Geld in Ihrem Betrieb. Denn Sie müssen Rohstoffe oder andere Materialien kaufen und bezahlen. Dieses Geld erhalten Sie in der Regel erst zurück, wenn Sie aus den Einzelmaterialien Produkte hergestellt und diese verkauft haben.
- Auch Fertigwaren, die Sie lagern, binden Ihr Geld, weil sie zunächst keinen Erlös/Umsatz bringen.
- Ein Lager braucht außerdem Platz: Mit Verschlankungsmaßnahmen können Sie evtl. Mietkosten sparen.
Wenn Sie den Lagerbestand sinnvoll reduzieren, führt das dazu, dass Ihre Liquidität steigt. Außerdem können Sie mit den freiwerdenden Geldmitteln an anderer Stelle arbeiten. Beispielsweise können Sie Kredite tilgen oder wichtige Investitionen stemmen, ohne zusätzliche Kredite aufnehmen zu müssen. Ein Liquiditätsplaner hilft Ihnen eine Übersicht über Ihre Finanzen zu bekommen.
Lagerbestände sinnvoll reduzieren: 7 Schritte zum Ziel
Für das Thema „Lager, Vorräte, Bestände“ sind Sie als Geschäftsführer zuständig. Sie müssen den Impuls dafür geben, dass die Mitarbeiter das Thema angehen. Gehen Sie dabei systematisch vor:
1. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Stellen Sie fest, ob und in welchem Umfang Handlungsbedarf besteht
Befassen Sie sich dazu mit Ihrem Betrieb und dessen Lagerstätten, z. B. mittels eines Rundgangs durch die Firma.
2. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Ermitteln Sie die aktuellen Bestände
Dies können Sie auf zwei Arten realisieren:
Bestehende Inventurdaten: Bilanzierende Unternehmen sind ohnehin gesetzlich verpflichtet, mindestens eine Inventur pro Jahr vorzunehmen, bei der Sie Ihre Lagerbestände einzeln erfassen müssen. Liegt der Inventurzeitpunkt noch nicht lange zurück, können Sie die Bestände anhand dieser Unterlagen ermitteln, ohne dass Sie die Waren tatsächlich zählen müssen.
Aufnahme der aktuellen Bestände: Wenn die letzte Inventur schon eine Weile zurückliegt, brauchen Sie aktuelle Daten. In diesem Fall kommen Sie nicht um eine ausführliche Bestandsaufnahme herum.
3. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Bewerten Sie die Bestände mit Preisen
Bewertung der Einkaufsteile: Hierzu gehen Sie Ihre Listen positionsweise durch und geben für jedes Material oder jeden Rohstoff den Einkaufspreis ein. Die Preise können Sie entweder den Preislisten Ihrer Lieferanten entnehmen oder den aktuellen Lieferantenrechnungen. Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitern im Einkauf und der Buchhaltung oder von Ihrem Steuerberater helfen.
Bewertung der Fertigwaren/Halbfabrikate: Zur Bewertung Ihrer Fertigwaren und Halbfabrikate genügt es, mithilfe der Kalkulation die Selbstkosten zu ermitteln.
4. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Entrümpeln Sie den Lagerbestand durch Aussortieren und Entfernen von Ladenhütern
Zwar werden Sie in vielen Fällen nur noch einen Bruchteil des Kauf- oder Herstellpreises bekommen, aber auch diese Beträge sichern Ihre Liquidität. Zudem schaffen Sie sich freie Lagerflächen und können Lagerräume schließen oder an den Vermieter zurückgeben.
Sie haben grundsätzlich vier Möglichkeiten, sich von Ihren Ladenhütern zu trennen:
- Verwertung
- Lieferantengutschrift
- Verkauf
- Sonderabschreibung und Verschrottung
Alle vier Maßnahmen eignen sich, um Lagerkosten zu senken.
5. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Optimieren Sie den Lagerbestand durch eine bedarfsgerechte Bestandsführung
Nach der Entfernung der “Ladenhüter“ können Sie die übrigen Bestände optimieren. Das bedeutet, dass die Materialien und Waren, die Sie regelmäßig benötigen, entsprechend ihrem Wert und ihrer Bedarfshäufigkeit bewerten:
- mit der ABC-Analyse klassifizieren,
- für wertvolle Teile Mindestmengen festlegen und
- das Bestellverhalten anpassen.
Tipp
Waren mit hohem Bestandswert loswerden
Vor allem bei Materialien und Waren mit hohem Bestandswert lohnt es sich, vergleichsweise viel Arbeit für die Bestandsoptimierung aufzuwenden. Denn hier haben bereits geringfügig höhere Lagerbestände zur Folge, dass sich Ihre Kapitalbindung erhöht.
Hier tut die Senkung der Lagerkosten also Not.
6. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Stellen Sie Ihr Bestellverhalten bei wertvollen Teilen um
Hohe Kapitaleinsparungen können Sie erzielen, wenn Sie für Materialien und Stoffe mit hohem Bestandswert die Bestellgewohnheiten ändern. Führen Sie die bedarfsgerechte Lieferung ein, also die Anlieferung von Materialien möglichst kurz vor dem Zeitpunkt ihrer Verwendung.
7. Schritt, um Lagerkosten zu senken: Verbessern Sie kontinuierlich die Konditionen für Ihren Einkauf
Bei den Beschaffungsteilen wird der Wert Ihrer Lagerbestände auch vom Einkaufspreis bestimmt. Daher sollten Sie in regelmäßigen Abständen prüfen, ob Sie nicht eine Verbesserung der Konditionen bei Ihren Lieferanten erreichen können.
Info
Dropshipping: Ein Business ohne Lager
Dropshipping bietet im modernen E-Commerce die einfache Möglichkeit, einen Online-Shop einzurichten. Auf ein Lager kann vollständig verzichtet werden. Darüber erfahren Sie mehr in unserem Artikel.
Lagerkosten senken: Beispiel aus der Praxis
Peter Lerch, Geschäftsführer eines Produktionsbetriebs, stellt bei regelmäßigen Rundgängen durch seine Firma fest, dass sich nicht nur in den Lagerräumen Rohstoffe und Fertigteile befinden, sondern auch in den Produktionshallen selbst zahlreiche Paletten mit Waren und Stoffen stehen. Er weiß zumindest von einem wichtigen Rohstoff, dass die Einkaufspreise pro Palette bei rund 4.000 Euro liegen und die Materialien pro Palette ausreichen, um die Produktion etwa 7 bis 8 Tage zu versorgen. Bei seinem letzten Rundgang hat er festgestellt, dass neben der gerade angebrochenen Palette in der Produktion im Lager 5 weitere Paletten mit diesem Material stehen.
Lerch berechnet für 6 Paletten einen Bestandswert von 24.000 EUR. Mit diesem Geld hätte er den neuen Firmenwagen bar bezahlen können, den er aktuell mit einem Zinssatz von 7,0 % über den Autohersteller finanziert.
Lerch stellt weiterhin fest, dass die Fertigwaren einen ganzen Lagerraum füllen und genügen, um einen Produktionsausfall von mindestens 5 Tagen zu überbrücken. In der Vergangenheit hat es aber keine Ausfallzeiten bzw. Verzögerungen von mehr als einem Tag gegeben. Lerch will wissen, wie hoch der Wert seiner Lagerbestände ist. Sein Ziel ist es, mit den frei werdenden Mitteln eine Sondertilgung auf ein Darlehen zu leisten.
Peter Lerch überlegt, wie er die aktuellen Bestände seiner Materialien ermitteln kann. Die letzte Inventur liegt bereits über ein halbes Jahr zurück. Da er keine elektronisch unterstützte Bestandsführung hat, will er auf die veralteten Werte nicht zurückgreifen. Es bleibt ihm nichts anderes übrig, als eine aktuelle Zählung vorzunehmen.
Der Mitarbeiter im Einkauf stellt unterdessen aus den vorhandenen Unterlagen Zahlen für die spätere Bewertung zusammen. Nicht vorhandene Unterlagen und Daten fordert er von den Lieferanten an.
Peter Lerchs Produktionsmitarbeiter hat derweil die Bestandsliste durchgesehen und alle Teile, die nicht mehr verwendbar sind, markiert. Auch diese Informationen werden in die Tabellenkalkulation übertragen.
Peter Lerchs Befürchtungen bewahrheiten sich. Die Arbeiten bestätigen sein "Bauchgefühl": Die Bestände sind über längere Zeit stark angewachsen.
Aufgrund der ermittelten Daten ergreift Peter Lerch folgende Maßnahmen, um die Lagerkosten zu senken:
- Einkaufstopp für Materialien, deren Bestand für mehr als 2 Wochen Produktion ausreicht.
- Er lässt für alle regelmäßig verwendeten Teile die Bedarfsmengen für 2 Wochen und die entsprechenden Bestellwerte ermitteln. Diese Zahl gibt er an seinen Einkäufer weiter, der die Bestellungen zukünftig danach ausrichtet.
- Bedarfsgerechte Lieferung für sehr teure Materialien. Dazu schließt Lerch Rahmenverträge ab, die dem Lieferanten ein planbares Mengengerüst für das Jahr zur Verfügung stellen.
- Nachverhandlung der Konditionen für teure Teile und Teile mit hohem Einkaufsvolumen.
- Die nicht mehr benötigten Bestände lässt Peter Lerch in einem abgegrenzten Teil des Lagers zusammenfassen. Hier entscheidet er über die weitere Verwendung der Teile.
Wenn alle Maßnahmen greifen, kann Peter Lerch seinen Lagerhaltungskosten um 25 % senken. Bei einem bisherigen Bestandswert von rund 260.000 EUR bedeutet dies eine Liquiditätserhöhung um etwa 65.000 EUR.
