Zusammenfassung
Die ABC-Analyse im Überblick
- Die ABC-Analyse ist ein Verfahren, um verschiedene Untersuchungsgegenstände wie Kunden, Materialien oder Produkte in die Klassen A, B und C einzuteilen und so eine Klassifizierung vorzunehmen.
- Idee und Zweck der ABC-Analyse sind, die untersuchten Objekte zu priorisieren und so weitere Maßnahmenableiten zu können.
- Die Analyse lässt sich hinsichtlich untersuchter Objekte und Kennzahlen frei gestalten undsomit vielseitig anwenden.
Definition
Was ist die ABC-Analyse?
Die ABC-Analyse ist laut Definition eine Methode, um bestimmte Objekte, beispielsweise das Zeitmanagement, zu analysieren und in die Klassen A, B und C (daher die Bezeichnung ABC-Analyse) einzuteilen und somit eine Klassifizierung vorzunehmen. Bei den Kenngrößen ist A die höchste und C die niedrigste Klasse. Die relevanten Objekte können je nach Fokus der ABC-Analyse beispielsweise Kunden eines Unternehmens, vertriebene Güter, Produkte, Personal und mehr sein.
Prioritäten und Prozente: Bedeutung der ABC-Analyse
Durch die ABC-Analyse ist es möglich, Objekte nach ihrer Wichtigkeit fürs eigene Unternehmen zu ordnen, zu priorisieren und daraus mögliche Handlungsstrategien zu gewinnen. Anschließend kannst du für jede der Klassen individuell passende Maßnahmen festlegen. Die ABC-Analyse basiert auf dem sogenannten Paretoprinzip (benannt nach seinem Erfinder Vilfredo Pareto), das besagt: 80 Prozent der Gesamtergebnisse werden über 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht. Die übrigen 20 Prozent der Ergebnisse benötigen dagegen 80 Prozent des Aufwandes und damit deutlich mehr Anstrengung.
Sinn und Zweck der ABC-Analyse sind leicht erklärt: In der Regel geht es darum, ein Unternehmen wirtschaftlicher zu machen und weiter in die Zukunft planen zu können. Je nach Anwendungsgebiet lassen sich außerdem Optimierungspotenziale absehen, Prozesse anpassen, Risiken abschätzen und Maßnahmen zur Rationalisierung ableiten. Durch die Einteilung in A, B und C kannst du mit der Methode für jede Klasse Erklärungen für bedarfsgerechte Optimierungsschritte finden.
Wofür kannst du eine ABC-Analyse verwenden?
Das klassische Beispiel ist die ABC-Kundenanalyse: Wenn du deine Kunden nach erwirtschaftetem Umsatz in Klassen einteilst, erkennst du schnell, wer dir am meisten Geld bringt. Auf dieser Basis kannst du deine Kundschaft in ABC-Kunden einteilen und beispielsweise entscheiden, zukünftig mehr in deine A-Kundinnen und -Kunden zu investieren – sei es in Form von besserem Service, aufwändigeren Abgabematerialien oder speziellen Aktionen. So vermeidest du, Kapital in Kontakte zu stecken, von denen dein Business nicht profitiert. Du kannst die ABC-Analyse aber beispielsweise auch für eine bessere Planung der Beschaffung bestimmter Güter verwenden.
Info
Unterschied zwischen ABC-Analyse und XYZ-Analyse
Obwohl gewissermaßen miteinander verwandt (bei beiden teilst du bestimmte Objekte in drei Klassen ein) sind ABC- und XYZ-Analyse nicht zu verwechseln: Die XYZ-Analyse findet ausschließlich Anwendung in der Materialwirtschaft und bezieht sich auf den Verbrauch von beziehungsweise auf den Bedarf an Materialien. In die X-Klasse fallen dabei Materialien, die du ständig benötigst, d.h., regelmäßig verbraucht werden. Materialien der Y-Klasse unterliegen dagegen einem gewissen Trend und Z-Klasse-Materialien sind absolut unberechenbar. Verbräuche sind jederzeit möglich, sie können aber auch ausbleiben. Bei der ABC-Analyse kannst du die Kriterien, nach denen du die untersuchten Objekte in Klassen einteilst, dagegen komplett frei wählen. Somit ist die ABC-Analyse als Organisationsuntersuchung vielseitiger und auf mehr Bereiche anwendbar. Du kannst aber auch beide Auswertungsverfahren kombinieren und deine Beschaffungsstrategie mit einer ABCXYZ-Analyse noch detaillierter und fundierter gestalten.
So funktioniert’s: ein Beispiel für die ABC-Analyse
Ein großer Vorteil der ABC-Analyse ist, dass du diese im Prinzip sehr einfach umsetzen kannst. Du benötigst zur Berechnung weder allzu tiefgehende mathematische noch betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Gehe folgendermaßen vor:
1. Lege das Kriterium für deine ABC-Analyse fest!
Bevor du mit der Analyse startest, solltest du dir überlegen, was du mit welcher Absicht auswerten möchtest. Suche passende Daten zusammen und definiere die Maßstäbe für die ABC-Analyse genau. Angenommen, du möchtest Kundinnen und Kunden, die dir besonders viel Umsatz bringen, einen noch besseren Support bieten und dein Unternehmen hat 5 Kunden mit den folgenden Werten, kannst du daran eine Priorisierung vornehmen:
| Erwirtschafteter Umsatz | |
|---|---|
| Kunde 1 | 20.000 € |
| Kunde 2 | 60.000 € |
| Kunde 3 | 15.000 € |
| Kunde 4 | 100.000 € |
| Kunde 5 | 5.000 € |
2. Definiere die Grenzen für die einzelnen Klassen!
Anschließend legst du Grenzen für die Klassen A, B und C fest. Wo du diese ziehst, ist stark abhängig vom Ziel der ABC-Analyse und den aus den Ergebnissen abgeleiteten Maßnahmen – eine häufige Einteilung ist beispielsweise in 80, 15 und 5 Prozent. Möchtest du zum Beispiel deinen A-Kunden zukünftig für den Support einen gesonderten Ansprechpartner zur Verfügung stellen, ist das nur im Rahmen deiner budgetären und personellen Mittel möglich. Der Einfachheit halber greifen wir auf das Pareto-Prinzip zurück und definieren die Klassengrenzen in der Kundensegmentierung folgendermaßen:
- Klasse A = Kunden, die (zusammen) 75-80 Prozent deines Umsatzes ausmachen
- Klasse B = Kunden, die (zusammen) 15-20 Prozent deines Umsatzes ausmachen
- Klasse C = Kunden, die (zusammen) 5-10 Prozent deines Umsatzes ausmachen
3. Berechne den Wertanteil der einzelnen Kunden!
Addiere nun alle Umsätze, um den Gesamtumsatz zu erhalten. In unserem Beispiel beträgt dieser Gesamtwert dann 200.000 Euro. Im nächsten Schritt der ABC-Analyse berechnest du den Anteil der einzelnen Kunden am Gesamtumsatz (multipliziere dazu den jeweiligen Einzelumsatz mit 100 und teile diesen Wert durch den Gesamtumsatz). Durch die Berechnung kommst du in unserem Beispiel zu folgendem Ergebnis für deine ABC-Analyse:
| Eingebrachter Umsatz | Anteil am Gesamtumsatz | |
|---|---|---|
| Kunde 1 | 20.000 € | 10 % |
| Kunde 2 | 60.000 € | 30 % |
| Kunde 3 | 15.000 € | 7,5 % |
| Kunde 4 | 100.000 € | 50 % |
| Kunde 5 | 5.000 € | 2,5 % |
4. Sortiere und kumuliere die Werte!
Ordne die Kunden anschließend absteigend nach deinem Gesamtwert. Kumuliere die Anteile anschließend. Im konkreten Fall der ABC-Analyse ist damit gemeint, die verschiedenen Wertanteile nacheinander (beziehungsweise in der Reihenfolge vom höchsten zum niedrigsten Wertanteil) miteinander zu summieren.
| Eingebrachter Umsatz | Anteil am Gesamtumsatz | Kumulierter Wertanteil | |
|---|---|---|---|
| Kunde 4 | 100.000 € | 50 % | 50 % |
| Kunde 2 | 60.000 € | 30 % | (50+30=) 80 % |
| Kunde 1 | 20.000 € | 10 % | (80+10=) 90 % |
| Kunde 3 | 15.000 € | 7,5 % | (90+7,5=) 97,5 % |
| Kunde 5 | 5.000 € | 2,5 % | (97,5 +2,5=) 100 % |
5. Ordne die Objekte den Klassen zu!
Der kumulierte Wert ist ausschlaggebend für die Klassifizierung der untersuchten Objekte, also in diesem Fall der Kunden. Du erkennst, dass Kunde 4 und Kunde 2 gemeinsam 80 Prozent deines Umsatzes ausmachen. Sie fallen damit in Klasse A, denn hier haben wir die Grenze auf 80 Prozent Umsatzanteil festgelegt. Auch ohne Kumulation ist schnell erkannt, dass Kunde 5 in Klasse C fällt: Sein Anteil liegt unter den definierten 5 Prozent. Die Kunden 1 und 3 machen damit Klasse B der ABC-Analyse aus.
Info
Visualisierung der ABC-Analyse via Lorenzkurve
Die Lorenzkurve ist ein Instrument der Statistik. Ihre Darstellung zeigt an, inwiefern bestimmte Anteile einer Gesamtmenge ungleich verteilt sind – zum Beispiel Einkommen in der Bevölkerung. Du kannst die Lorenzkurve nutzen, um das Ergebnis deiner ABC-Analyse zum Schluss grafisch darzustellen und die Verteilung der ausgewerteten Objekte innerhalb deines Unternehmens auf einen Blick erkennen.
Praktische Einteilung: Einsatzbereiche der ABC-Analyse
Du kannst die ABC-Analyse auf eine Vielzahl an Kategorien, Unternehmenskennzahlen und Objektarten anwenden. Du kannst zum Beispiel:
- Logistik und Lagermanagement verbessern, indem du eine Kategorisierung der Warenein- und -ausgänge von ABC-Gütern vornimmst und Produkte gemäß ihrer Umschlaghäufigkeit im Lager positionierst.
- Ermitteln, welche Lieferanten welche Lieferdauer benötigen und so dein Bestellmanagement optimieren.
- Verbrauch und Bedarf in Sachen Materialwirtschaft analysieren – wie schon erwähnt besonders in Verbindung mit einer XYZ-Analyse.
- Das Kundenmanagement nicht nur auf Grundlage von Umsätzen, sondern auch von Faktoren wie Zufriedenheit gestalten.
- Mithilfe der ABC-Analyse Aufgaben oder Termine nach deinem Aufwand und deiner Dringlichkeit ordnen und so deine Zeiteinteilung verbessern.
- Auch ganze Projekte hinsichtlich Zeit-, Ressourcen- und Kostenaufwand auswerten und so dein Projektmanagement auf ein neues Level bringen.
- Ermitteln, welche Produktgruppen und Leistungen wirklich relevant für deinen Umsatz sind und was es sich in welchem Umfang zu bewerben lohnt.
- Mitarbeitende in deinem Betrieb im Rahmen des Personalmanagements hinsichtlich Leistung und Kosten bewerten und fundiert über Gehaltserhöhungen entscheiden.
Vor- und Nachteile der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein praktisches, unkompliziertes und vielfältig einsetzbares Tool, um schnelle Übersichten zu bekommen. Allerdings hat auch die ABC-Analyse Vor- und Nachteile. Bedenke zum Beispiel, dass die ABC-Analyse immer nur ein begrenztes und sehr vereinfachtes Bild einer Situation zeichnet. Bestimmte qualitative Aspekte bezieht die Auswertung nicht mit ein, z.B. Kaufhäufigkeiten oder Zahlungsverhalten von Kunden. Auch ist die ABC-Analyse nur sinnvoll, wenn eine gewisse Menge an Objekten vorliegt und sich die betrachteten Kenngrößen genügend unterscheiden. Faustregel: ab ca. 100-150 Untersuchungsobjekten. Eine ABC-Analyse von nur wenigen Kundinnen und Kunden, die alle nahezu denselben Anteil an deinem Gesamtumsatz haben, ist nicht wirklich zielführend.
Die Nachteile der ABC-Analyse auf einen Blick:
- Nur wenn die Einteilung in ABC auf ausreichend diversen Kennzeichen oder -zahlen beruht, liefert die Analyse brauchbare Ergebnisse.
- Da die Kennzahlen oft schwer zu erfassen sind, stützt sich die ABC-Analyse eher auf Annahmen als auf exakte Informationen.
- Die ABC-Analyse beschränkt sich auf den Status qQuo – zu möglichen Entwicklungen in der Zukunft liefert die Analyse keine Auskunft.
- Auch Aspekte wie die Qualität oder unternehmenspolitische Überlegungen finden keine Berücksichtigung.
- Die Analyse selbst führt zu keinen Handlungsempfehlungen, weshalb du dein weiteres Vorgehen eigenständig ableiten musst.
Die Vorteile der ABC-Analyse auf einen Blick:
- Der Aufwand hält sich in Grenzen und die übersichtliche Trennung ist ausreichend, um mehrwertige Erkenntnisse zu gewinnen.
- Du kannst die ABC-Analyse von Personal, über Produkte bis zu Kunden in den unterschiedlichsten Bereichen einsetzen.
- In vergleichsweise kurzer Zeit und ohne zusätzlichen Aufwand erhältst du Ergebnisse, die sich vielseitig nutzen lassen.
- Die ABC-Analyse beziehungsweise ihre Ergebnisse sind eine hervorragende Grundlage zum Erhöhen der Wirtschaftlichkeit.
