Was ist BYOD?
Den eigenen Laptop im Netzwerk eines Unternehmens nutzen? Für viele Angestellte ist dies zur Selbstverständlichkeit geworden. Corona und Home-Office haben dafür gesorgt, dass in manchen Firmen pragmatische Lösungen gefunden werden mussten. Mobiles Arbeiten liegt im Trend. Die Bedeutung von BYOD oder „Bring your own device“ bedeutet übersetzt „Bringe dein Endgerät mit“ – und das liegt schon seit Jahren im Trend.
Durch die Pandemie hat BYOD massiv an Bedeutung gewonnen. Auf den ersten Blick sieht es wie eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten aus: Arbeitgeber sparen die Anschaffungskosten für das digitale Equipment und die Mitarbeiter arbeiten hochmotiviert mit den Geräten, die sie immer nutzen und bestens kennen. Das kann auch bei KMU sehr gut funktionieren und für smarte Prozesse sorgen. Wird das Thema aber falsch angepackt, kann Bring your own device durchaus in einem Desaster enden.
Welche Zugriffsebene bietet Bring your own device?
Per Definition ist BOYD also eine Möglichkeit für Mitarbeiter, eigene Geräte im Arbeitsumfeld zu nutzen. Es ist dabei meistens der Fall, dass sie genauso umfassenden Zugriff auf Unternehmensressourcen haben wie etwa Kollegen, die von der Firma gestellte Technik verwenden.
Ausnahmen stellen Umgebungen dar, in denen besonders sensible Daten verwaltet werden.
Bei diesen sollte Bring your own device mit Blick auf Datenschutz-Richtlinien und im Interesse des Unternehmens eingeschränkt werden. Stattdessen bieten sich reine Unternehmensgeräte an, die von der IT-Abteilung gestellt werden.
Bring your own device: Welche Vorteile und Nachteile bietet das Konzept?
Wie beschrieben, kann BYOD für Unternehmen eine enorme Erleichterung bedeuten. Doch gilt es grundsätzlich Chancen und Risiken bei der Umsetzung abzuwägen.
Was ist BYOD: Die Vorteile
Ein „Bring your own device“-Konzept birgt besonders für kleine und mittlere Unternehmen lukrative Vorteile. Dazu zählen:
Mehr Flexibilität: Egal ob Homeoffice-Regelung oder Arbeitsauftrag während einer Geschäftsreise: Mit BYOD kann Remote Work schnell und flexibel umgesetzt werden
Spürbare Kostensenkung: Nicht nur bei der Anschaffung der Hardware, Support und Reparaturen wird gespart, auch der Schulungsaufwand für neue Geräte entfällt
Produktivität wird gesteigert: Produktivität kann steigen, da Mitarbeiter mit gewohntem Equipment arbeiten
Was ist BYOD: Die Nachteile
Abgesehen von den Chancen gibt es auch einige, oft komplexe Risiken, die nicht unterschätzt werden sollten. Folgendes sollten Sie im Hinterkopf behalten:
- BYOD birgt Risiken für die Datensicherheit und den Datenschutz: zum Beispiel erhöht es die Gefahr einer Infiltration des Firmennetzwerkes durch Schadsoftware
- Es können Komplikationen mit Lizenz- und Urheberrechten drohen: Beispielsweise dürfen manch private Anwendungen nicht für gewerbliche Zwecke genutzt werden, was vielen Nutzern aber gar nicht bewusst ist
- Berufliche und privaten Sachverhalte müssen auf den Endgeräten der Mitarbeiter klar getrennt werden: Dies kann in der Regel über Datencontainer gelöst werden, aber die klare Trennung wirklich aller Inhalte ist schwer überprüfbar
- Administrativer Aufwand: Elektronische Dokumente müssen verschlüsselt abgelegt werden und der Zugriff auf Unternehmensdaten darf nur mit Authentifizierung erfolgen, für offene potenziell unsicher WLAN-Netze müssen Sicherheitsmechanismen etabliert werden
- Anforderungen der GoBD: Gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) müssen unter Umständen Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen eingehalten werden
- Es muss sichergestellt werden, dass geschäftliche Inhalte auf dem Gerät des Mitarbeiters gelöscht werden, wenn dieser das Unternehmen verlässt: Dies kann schriftlich vereinbart werden, ist jedoch nur schwer nachprüfbar
- Fernlöschung muss sichergestellt werden: Bei Verlust oder Diebstahl muss Arbeitgeber eine Fernlöschung der geschäftlichen Daten vornehmen können, auch dafür sind in der Regel zusätzliche Software-Lösungen Lösungen nötig (z.B. Mobile Device Management (MDM))
- Zusätzlicher Aufklärungs- und Schulungsbedarf: Die Angestellten müssen über ihre Rechte und Pflichten ebenso aufgeklärt werden wie in Bezug auf die Sicherheit ihrer Geräte und Anwendungen sowie auf die einzuhaltenden BYOD-Vereinbarungen und Richtlinien
Info
BYOD-Richtlinie zwingend nötig
Die vielfältigen Risiken legen nahe, ein BYOD-Konzept mit klaren Richtlinien im Unternehmen zu etablieren – und zwar bevor die Geräte der Mitarbeiter im Netzwerk des Unternehmens eingebunden werden. Damit ein BYOD-Konzept sicher umgesetzt werden kann, sollte darin genau festgeschrieben werden, welche Geräte im Unternehmen erlaubt sind. Dabei sollte insbesondere darauf geachtet werden, Inkompatibilitäten zu vermeiden - unsicheren Geräten sollte der Zugang verwehrt werden.
Auch ist es ratsam, in den Bring-your-own-device-Richtlinien festzulegen, welche Apps und Anwendungen für den geschäftlichen Einsatz genutzt werden dürfen. Also muss eine zusätzliche Sicherheitsvorkehrung definiert werden, wie die Authentifizierung erfolgt, welche Sicherheitsstandards einzuhalten sind und auf welche Unternehmensressourcen die Mitarbeiter mit ihren privaten, mobilen Geräten zugreifen dürfen.
Auch die Kosten für Datentarife oder das Aufladen von Akkus können in solche Unternehmensrichtlinien einfließen. Nichtzuletzt müssen sich die gesetzlichen Regelungen – zum Beispiel die DSGVO – in den Richtlinien zu Bring your own device niederschlagen, die für das jeweilige Unternehmen in seiner Branche und für die Art des jeweiligen Datenzugriffs relevant sind.
Alternativen zu Bring your own device
Wem die Risiken eines BYOD-Konzepts zu komplex sind, kann auf clevere Mischformen setzen. Sie können im Einzelfall eine gute Alternative zu „Bring your own device“ sein – mit zwar abgeschwächten Vorteilen, aber auch deutlich geringeren Risiken. Drei Konzepte haben sich etabliert:
COPE – Geräte werden vom Unternehmen gestellt und zugewiesen
COPE steht für „corporate owned, personally enabled“. Die Endgeräte gehören in diesem Fall dem Unternehmen und werden den Angestellten lediglich zur Verfügung gestellt. Das unternehmenseigene Gerät darf privat genutzt werden.
Der Vorteil: Sowohl Gerät als auch das Betriebssystem können vom Unternehmen so ausgewählt werden, dass sie mit dem Mobile Device Management (MDM)- oder Enterprise Mobility Management (EMM)-Lösung des Unternehmens absolut kompatibel sind.
CYOD – Beschäftigte können sich Endgeräte aussuchen
Choose Your Own Device (CYOD) kombiniert BYOD und COPE. Das Unternehmen stellt seinen Mitarbeitern eine Auswahl von Geräten und Betriebssystemen zusammen, aus denen sich die Mitarbeiter ein Gerät aussuchen dürfen – für die geschäftliche Nutzung. Als zusätzliche Mitarbeitermotivation darf das Gerät auch privat genutzt werden. Diese Strategie ist beispielsweise sinnvoll, wenn Mitarbeiter keine privaten Geräte besitzen und eine Bring-your-own-device-Strategie gar nicht umsetzbar ist.
COBO – Geräte für die ausschließlich berufliche Nutzung
Wie der Name schon sagt, ist bei „corporate owned, business only“ COBO die private Nutzung ausgeschlossen. Das Unternehmen besitzt das Gerät und stellt es seinen Mitarbeitern für die geschäftliche Nutzung zur Verfügung. Um die Akzeptanz zu erhöhen, kann das Konzept in ein CYOD erweitert werden.
Darauf sollten Sie bei der Umsetzung eines Bring-your-own-device-Konzeptes achten
Was BYOD heißt, haben wir mittlerweile geklärt – aber wie funktioniert die Umsetzung? Um Bring your own device erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu etablieren, sollten Sie die wichtigsten Eckpunkte niederschreiben.
- Klären Sie Mitarbeiter über Rechte und Pflichten und die BYOD-Richtlinien zur Sicherheit und Benutzung auf
- Stellen Sie regelmäßige Aktualisierung von Betriebssystemen und Anwendungen sicher
- Regeln Sie unbedingt, welche Anwendungen für den Unternehmenseinsatz verwendet werden dürfen, um Lizenzrechtsverstöße auszuschließen
- Um Bring your own device zu administrieren, ist der Einsatz eines Mobile Device Managements oder Enterprise Mobility Managements hilfreich
- Schärfen Sie kontinuierlich das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiter für die Bedeutung der IT-Sicherheit
