Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: So senken Sie die Kosten

Bereits durch die Entlastung der Steuerkanzlei von Routinetätigkeiten sparen Sie Ihrem Steuerberater Zeit und sich selbst unnötige Kosten.
Das können Sie tun:

• Vorsortieren von Belegen: Sortieren Sie Ein- und Ausgangsrechnungen in Absprache mit Ihrem Steuerberater nach dessen Bedürfnissen (zum Beispiel nach Datum, Sachkonten, Rechnungsnummer etc.).
• Zahlungsvorgänge selbst buchen: Dank günstiger Software-Lösungen können Sie beispielsweise Zahlungsvorgänge schnell und einfach selbst im Unternehmen buchen.
• Umsatzsteuervoranmeldung allein erledigen: Umsatzsteuervoranmeldungen sind kein Hexenwerk. Mit der ELSTER-Software, die das Finanzamt kostenlos zur Verfügung stellt, können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung problemlos allein bewältigen.
• Betriebsinterne Gehaltsabrechnung organisieren: Erledigen Sie die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Meldung der Sozialversicherungsbeiträge und die Erstattungsanträge für Lohnfortzahlung betriebsintern. Moderne Lohnabrechnungsprogramme helfen Ihnen dabei.

Wenn Sie sich mit dem Steuerberater auf ein Modell zur Arbeitsteilung geeinigt haben, sollten Sie alle Absprachen schriftlich festhalten. Gleiches gilt für Honorarvereinbarungen, vor allem bei Pauschalen.
Einige Tipps zum Thema:

• Bei Honorarvereinbarungen sollten Sie immer darauf achten, dass Leistungsumfang und Honorarrahmen schriftlich festgelegt werden. So sind die Steuerberaterkosten stets übersichtlich, kalkulierbar und transparent.
• Kostencheck nicht vergessen. Sowohl bei der Lohnabrechnung als auch bei der Buchhaltung müssen Sie die Kosten für interne/externe Mitarbeiter und Software den Steuerberaterkosten gegenüberstellen. Erfahrungswerte zeigen, dass die Kosten für kleinere Betriebe bei der Lohnabrechnung häufig ähnlich hoch sind, wie die Honorarforderung des Steuerberaters, während sich bei den Buchhaltungstätigkeiten oft deutliche die Kosten senken lassen.
• Achtung bei Pauschalen. Die Steuerberatergebührenverordnung bietet die Möglichkeit der Pauschalvereinbarung anstelle der Einzelabrechnung ausdrücklich an. Wichtig: Eine Pauschalvergütung muss schriftlich für einen Zeitraum von einem Jahr abgeschlossen werden und ist nur auf laufend auszuführende Tätigkeiten wie Buchhaltung, Steuererklärungen und Beratung anzuwenden. Es handelt sich hierbei nicht um eine eigenständige Gebührenart, sondern lediglich um eine Vereinfachungsregelung.

Die selbstständige Unternehmerin Birgit Hauser betreibt mit 3 Angestellten einen Online-Shop und verkauft monatlich mehrere 100 Produkte. Bislang ließ sie alle Abrechnungen und steuerlichen Vorgänge bis zur Erstellung des Jahresabschlusses durch ihr Steuerberaterbüro erledigen. Als sich die Steuerberatungskosten mit steigendem Umsatz zu einem bedeutenden Kostenblock summieren, spricht Birgit Hauser mit ihrem Steuerberater. Folgendes wurde deutlich:  

• Gemeinsam finden sie heraus, dass die vielen einzelnen Buchungsvorgänge für die erhebliche Kostensteigerung verantwortlich sind; die Gehaltsabrechnung der 3 Mitarbeiter fällt dagegen kaum ins Gewicht. 

• Die Kosten für den Steuerberater würden sich bereits durch das Vorsortieren der Belege deutlich senken lassen. Frau Hauser entscheidet sich zur Anschaffung einer eigenen Buchhaltungssoftware, in die sie die Daten wöchentlich selbst eingibt. 

• Durch die Übernahme dieser buchhalterischen Leistungen lassen sich die Kosten fast halbieren, denn die Steuerberatergebühren für die Finanzbuchhaltung machen rund 50 % der laufenden Kosten aus. Die andere Hälfte fällt für Jahresabschluss und Steuererklärungen an, die sich ebenfalls ganz leicht mit einer Steuersoftware selbst erledigen lassen.