Definition
Was ist ein Verrechnungskonto?
Unter einem Verrechnungskonto versteht man ein Hilfskonto der Buchhaltung, das genutzt wird, um finanzielle Transaktionen innerhalb eines Unternehmens übersichtlich zu erfassen und zuzuordnen. Es dient dazu, Zahlungsvorgänge transparenter zu machen, indem Beträge vorübergehend darauf verbucht und anschließend miteinander verrechnet werden. Dabei handelt es sich nicht um ein tatsächliches Bankkonto, sondern lediglich um eine buchhalterische Zwischenstation.
Ein solches Konto wird meist in Verbindung mit einem echten Bankkonto geführt. Es hilft, Geschäftsvorfälle vorübergehend zu erfassen, bevor die endgültige Buchung erfolgt. Der Kontostand sollte regelmäßig ausgeglichen werden, sodass keine offenen Beträge darauf bleiben. Geld lässt sich auf ein Verrechnungskonto übrigens nicht überweisen.
Wozu dient das Verrechnungskonto?
Der Hauptnutzen liegt in der besseren Nachvollziehbarkeit von Zahlungsströmen. Unternehmen erfüllen damit die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), indem sie steuerlich relevante Vorgänge vollständig dokumentieren. Dies erleichtert eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt, da sich ausgehende und eingehende Zahlungen klar nachvollziehen lassen.
Zusätzlich dient das Anlegen eines Verrechnungskontos als Kontrollinstrument, um Fehler in der Buchführung frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
Die GoBD-konforme Buchhaltung mit Lexware Office
Die Buchhaltungssoftware Lexware Office unterstützt Verrechnungskonten, um finanzielle Transaktionen transparent zu erfassen. Das ist besonders nützlich, wenn Geld zwischen zwei Geschäftskonten transferiert wird oder Löhne und Gehälter verbucht werden. Dadurch bleibt die Buchhaltung nachvollziehbar und entspricht automatisch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Die Verantwortung dafür bleibt beim Unternehmen selbst. Die Einhaltung der Vorschriften muss Sie daher stets selbst sicherstellen.
Verrechnungskonto: Typisches Beispiel aus der Praxis
Der GmbH-Gesellschafter betankte im Januar für 300 Euro ein Dienstfahrzeug der GmbH und bewirtete Geschäftspartner der GmbH für 600 Euro. Diese Zahlungen leistete er von seinem Privatkonto. Diese Zahlungen im Januar vom privaten Konto des GmbH-Gesellschafters werden auf dem Verrechnungskonto als Verbindlichkeit der GmbH gegenüber ihrem GmbH-Gesellschafter verbucht.
Ein weiteres Beispiel für die Verwendung eines Verrechnungskontos in der Buchhaltung ist, dass ein Mitarbeiter Ausgaben für das Unternehmen vorstreckt, die eine Geschäftsreise betreffen. Das Verrechnungskonto dient dabei als Nachweis und zeigt genau, wer das Geld erhalten hat und aus welchem Grund. Dadurch lässt sich nachvollziehen, ob Unternehmensmittel möglicherweise für private Zwecke genutzt wurden.
Ein typischer Buchungsvorgang könnte in dem Beispiel der Geschäftsreise also so aussehen:
| Beschreibung | Datum | Betrag |
|---|---|---|
| Zugticket München – Frankfurt Re-Nr. 01-22-0033, ausgelegt von Else Mustermann | 28.3.2024 | 134,50 Euro |
| Hotel Frankfurt, Re-Nr. 12-4405, ausgelegt von Else Mustermann | 28.3.2024 | 145,50 Euro |
| Reisekostenerstattung an Else Mustermann | 28.3.2024 | -280,00 Euro |
Wichtig ist vor allem, dass Sie die Vorgänge möglichst genau beschreiben. Es muss deutlich erkennbar sein, welcher Zweck, welches Datum und welcher Empfänger betroffen sind. Am Ende muss das Konto ausgeglichen sein.
Steuerlich steht die „Verzinsung“ im Visier
Bei der Bearbeitung der Körperschaftsteuererklärung oder bei Betriebsprüfungen gilt ein strenger Blick der Finanzbeamten stets der Verzinsung des Verrechnungskontos. Diese müssen fremdüblich vereinbart sein. Erhält der GmbH-Gesellschafter fremdübliche Vorteile – z. B. in Form eines zinslosen Darlehens – nimmt das Finanzamt in aller Regel eine verdeckte Gewinnausschüttung an.
Eine verdeckte Gewinnausschüttung bei Verrechnungskonten kann nur vermieden werden, in dem die GmbH und der GmbH-Gesellschafter eine Vereinbarung (hier Darlehensvertrag) treffen und Aussagen zur Tilgung und zur Verzinsung treffen.
Darlehen an GmbH und Darlehen von GmbH sind zu unterscheiden
Besteht auf dem Verrechnungskonto ein Saldo zu Gunsten der GmbH, so hat die GmbH eine Forderung an ihren GmbH-Gesellschafter. Wird diese Forderung nicht angemessen verzinst, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Bei der angemessenen Verzinsung orientieren sich die Sachbearbeiter und die Prüfer der Finanzämter an den marktüblichen Zinsen für vergleichbare Darlehensverhältnisse.
Besteht nicht nur ein Verrechnungskonto für einen GmbH-Gesellschafter zu Gunsten der GmbH, sondern gleichzeitig ein Darlehen vom GmbH-Gesellschafter an die GmbH, sind diese beiden Darlehen getrennt zu beurteilen. Das kann zu einem fatalen Ergebnis führen, wie das folgende Praxisbeispiel verdeutlicht.
Tipp
Praxis-Empfehlung
Stößt ein Prüfer tatsächlich auf ein unverzinsliches Verrechnungskonto und setzt eine verdeckte Gewinnausschüttung in Höhe des Zinsvorteils an, sollte der GmbH-Gesellschafter darauf pochen, dass auch Zinsen von Online-Anbietern von Darlehen als Vergleichsmaßstab für die marktübliche Verzinsung herangezogen werden. Dadurch kann sich die Höhe der verdeckten Gewinnausschüttung deutlich mindern.
Beispiel zur gegenseitigen Darlehensgewährung
Hans Huber ist zu 100% an der XY-GmbH beteiligt. Ein Verrechnungskonto weist einen Saldo zu Gunsten der XY-GmbH in Höhe von 90.000 Euro auf. Diese Forderung der GmbH an ihren GmbH-Gesellschafter ist unverzinslich. Gleichzeitig gewährt Hans Huber der GmbH ein Gesellschafterdarlehen in Höhe von 150.000 Euro, ebenfalls unverzinslich.
Folge: Das Finanzamt beurteilt die beiden Darlehen getrennt voneinander. Da das Verrechnungskonto nicht verzinst ist, liegt in Höhe des Zinsvorteils eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Dadurch erhöht sich das zu versteuernde Einkommen der GmbH um diese verdeckte Gewinnausschüttung und Hans Huber muss in gleicher Höhe Kapitalerträge versteuern. Dass auch das Darlehen von Hans Huber an die GmbH unverzinslich ist, spielt für das Vorliegen einer verdeckten Gewinnausschüttung keine Rolle. Diese zugegebenermaßen kuriose Sichtweise hat der Bundesfinanzhof bereits vor zig Jahren bestätigt (BFH, Urteil v. 28.2.1990, Az. IR 83/87).
Ausweg: Dieses Ergebnis lässt sich nur verhindern, wenn die GmbH und ihr GmbH-Gesellschafter einen Vorteilsausgleich vereinbaren. Zu diesem Zweck müssen die beiden Darlehen in einer Vereinbarung rechtlich miteinander verknüpft werden.
Fazit: Um steuerlich auf der sicheren Seite zu stehen, sollte für Verrechnungskonten zwischen GmbH und ihrem GmbH-Gesellschafter stets eine Vereinbarung zur Tilgung und zur Verzinsung bestehen.
Das Gesellschafter-Verrechnungskonto
Ein Gesellschafter-Verrechnungskonto ist ein spezielles Konto innerhalb einer GmbH, das finanzielle Transaktionen zwischen dem Unternehmen und seinen Gesellschaftern erfasst. Es kommt zum Einsatz, wenn Gesellschafter der GmbH Geld leihen oder umgekehrt die GmbH Zahlungen für die Gesellschafter übernimmt. Statt direkte Geldflüsse zu nutzen, werden diese Beträge miteinander verrechnet.
Beispiel: Ein Gesellschafter zahlt das Geschäftsessen für 120 Euro, während die GmbH eine private Versicherungsrate von 90 Euro übernimmt. Beide Beträge werden auf dem Verrechnungskonto gegengerechnet, sodass am Ende ein Saldo von 30 Euro zugunsten des Gesellschafters entsteht.
Steht das Konto jedoch im Soll, muss dieser Betrag verzinst werden. Andernfalls könnte das Finanzamt dies als verdeckte Gewinnausschüttung werten. Der Zinssatz liegt dabei in der Regel bei 6 % und wird auf den durchschnittlichen Jahreswert berechnet. Die anfallenden Zinsen können direkt auf dem Verrechnungskonto verbucht werden.
Verrechnungskonto für das Aktiendepot
Ein Verrechnungskonto für ein Aktiendepot ist unerlässlich, wenn man Wertpapiere kaufen oder verkaufen möchte. Es dient als Schnittstelle zwischen dem Depot und dem regulären Bankkonto und erfasst sämtliche Transaktionen.
Ein normales Girokonto kann diese Funktion nicht übernehmen, da der Kontoinhaber keine direkte Möglichkeit hat, vom Verrechnungskonto Geld auf das Depot zu überweisen oder Aktienverkäufe dort abzuwickeln. Stattdessen muss ein Referenzkonto angegeben werden, auf das nach einem Aktienverkauf automatisch Geld zurücküberwiesen wird. Meist handelt es sich dabei um ein Girokonto.
Da das Verrechnungskonto nicht für den allgemeinen Zahlungsverkehr genutzt werden kann, muss das Geld zunächst auf das Referenzkonto überwiesen werden, bevor es für Wertpapierkäufe zur Verfügung steht.
Das Verrechnungskonto und die Bilanz
Oft sind Unternehmen und Selbstständige zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. In der Bilanz werden Einnahmen und Ausgaben erfasst, einschließlich der Abschreibungen auf Wirtschaftsgüter.
In der Buchhaltung spielen die Begriffe Soll und Haben eine zentrale Rolle, auch bei Kontokorrentkonten. Soll steht für Verbindlichkeiten oder Belastungen, während Haben das Guthaben darstellt. Ein Verrechnungskonto funktioniert so, dass einem Sollkonto immer ein entsprechendes Habenkonto gegenüberstehen muss.
Diese Konten sind besonders wichtig für den Soll-Haben-Ausgleich, etwa bei der Umsatzsteuer. Sie helfen, die gezahlte Vorsteuer und die fällige Umsatzsteuer zu erfassen. Die Differenz daraus ergibt die Umsatzsteuerzahllast, die an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Das Verrechnungskonto dient hier dazu, Zahlungsströme transparent zu machen und Fehler zu vermeiden. Es hilft der Buchhaltung, offene Forderungen und Zahlungen zu überwachen und sicherzustellen, dass keine Außenstände übersehen werden.
