Was ist Umsatzsteuer: Alles Wissenswerte für Unternehmer einfach erklärt

Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine Steuer auf Umsätze, die als Gemeinschaftsteuer sowohl dem Bund als auch den Ländern zusteht. Die Umsatzsteuer auf Lieferungen und Leistungen zahlt der private Endverbraucher an den Unternehmer und dieser führt die vereinnahmte Umsatzsteuer ans Finanzamt ab. Die Erhebung der Umsatzsteuer betrifft, bis auf wenige Ausnahmen, alle Konsumabgaben. Das bedeutet, diese Steuerart gilt sowohl für produzierte Waren als auch für erbrachte Dienstleistungen.

Wird Ihnen als Unternehmer von einem anderen Betrieb Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, bekommen Sie als Waren- bzw. Leistungsempfänger unter bestimmten Voraussetzungen die Vorsteuer vom Finanzamt erstattet. Die gezahlte Umsatzsteuer wird hier als Vorsteuer bezeichnet, da Sie sozusagen in Vorleistung gehen. Hintergrund für die Vorsteuererstattung bzw. den Vorsteuerabzug: Nur private Endverbraucher sollen mit der Umsatzsteuer wirtschaftlich belastet werden.

Sie können die Vorsteuer entweder im Rahmen der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuererklärung dem Finanzamt melden. Bei diesem Prozess geht man folgendermaßen vor:

• Die Finanzbeamten errechnen die Differenz zwischen der Umsatzsteuer, die Sie dem Finanzamt zahlen müssen, und der Vorsteuer, die Sie vom Finanzamt erhalten.
• Ist der Differenzbetrag positiv, erhalten Sie eine Rückerstattung auf Ihr Konto.
• Ist er hingegen negativ, müssen Sie den Betrag dem Finanzamt überweisen.

Somit sind Unternehmen, die für eingekaufte Güter Umsatzsteuer (also Vorsteuer) bezahlen, im gleichen Zug vorsteuerabzugsberechtigt.

In Verbindung mit der Umsatzsteuervoranmeldung müssen alle Unternehmen - vom Einzelunternehmer bis hin zum Großunternehmen - ihre Umsatzsteuerzahllast berechnen. Diese Kalkulation tritt ein, sobald Produzenten oder Einzelhändler Waren sowie Rohstoffe einkaufen und danach wieder verkaufen.

Ein fiktives Beispiel soll diesen Prozess verdeutlichen:

• Einzelhändlerin Erika Eifrig kauft vom Hersteller „Candle-Star“ eine Duftkerze für 10 Euro, um diese in Ihrem hochwertigen Deko-Geschäft zu verkaufen.
• Die Duftkerze erhält einen Aufschlag von 19 % Umsatzsteuer.
• In diesem Teil des Warenverkehrs muss Erika Eifrig also 11,90 Euro für die Duftkerze bezahlen. 1,90 Euro entsprechen in diesem Fall dem Umsatzsteuersatz.
• Im Folgendenden verkauft Erika Eifrig die Duftkerze für 23,80 Euro in Ihrem Design-Laden an die Privatkundin Patrizia Prätentiös. 20 Euro sind die Bemessungsgrundlage, 3,80 Euro die Umsatzsteuer.
• Gegen Monatsende bereitet Erika Eifrig Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vor. Dabei müsste sie eigentlich die Umsatzsteuer von 3,80 Euro, die sie von Patrizia Prätentiös erhalten hat, an das Finanzamt abgeben.
• Nachdem Erika Eifrig bei Ihrem Einkauf der Duftkerze bereits 1,90 Euro Umsatzsteuer bezahlt hat, darf sie diese von den 3,80 Euro abziehen und einbehalten.
• Ihre Umsatzsteuerzahllast an die Finanzbehörde umfasst daher 1,90 Euro, die Erika Eifrig im Zuge Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt.

Innerhalb des Rechnungswesens müssen Sie bei eingehendem sowie ausgehendem Warenverkehr daher die Umsatzsteuer immer sowohl bei Einkäufen als auch bei Verkäufen beachten.

Umsatzsteuerpflichtig sind Unternehmer, die in Deutschland Warenlieferungen oder sonstige Leistungen ausführen und dafür ein Entgelt berechnen. Umsatzsteuerpflichtig ist also jeder Unternehmer, unabhängig davon, in welcher Rechtsform er sein Geschäft betreibt. Es genügt für die Umsatzsteuerpflicht, dass Sie eine selbstständige Tätigkeit ausüben. 

Unternehmer bekommen vom Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag eine Umsatzsteuer-ID zugewiesen. Die Beantragung ist in 3 Fällen notwendig:

• Wenn Warenlieferungen mit Geschäftspartnern in EU-Mitgliedsstaaten erfolgen.
• Wenn statt der normalen Umsatzsteuernummer in der Rechnung nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben wird.
• Im Onlinehandel, wenn Sie Waren über einen elektronischen Marktplatz oder eine Plattform verkaufen.

Ihre Umsatzsteuernummer bekommen Sie auf 2 möglichen Wegen:

• Beim Finanzamt: Sie können im Gründungsfragebogen die Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Diesen Fragebogen müssen Sie bei der Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit ans Finanzamt übermitteln. Dieses informiert das Bundeszentralamt für Steuern, das dem Unternehmer die USt-IdNr. zusendet.
• Beim Bundeszentralamt für Steuern: Beantragen Sie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern nicht bereits im Gründerfragebogen beim Finanzamt, müssen Sie dies über ein amtliches Formular direkt beim Bundeszentralamt für Steuern nachholen. Den Antrag können Sie nicht telefonisch stellen.

Eine Warenlieferung ins Ausland an einen Unternehmer mit Ansässigkeit in einem EU-Mitgliedsstaat ist nur dann umsatzsteuerfrei (= sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung), wenn die vom ausländischen Geschäftspartner genannte USt-IdNr. zulässig ist. Die Zulässigkeit der Umsatzsteuer muss durch eine Online-Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern geprüft und dokumentiert werden.

Das Thema Umsatzsteuer kann für viele Unternehmer herausfordernd sein. Im Zweifel finden Sie ausführliche Informationen in folgenden Gesetzen und Umsatzsteuerrichtlinien: 

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) enthält die Gesetzestexte, an die sich Unternehmen bei Ausführung von Lieferungen und Leistungen orientieren müssen. Nicht nur Unternehmer, sondern auch die Finanzverwaltung sowie Gerichte sind an ans UStG gebunden. Im Umsatzsteuergesetz finden Sie auch die Voraussetzungen für Unternehmer, die die Umsatzsteuer als so genannte Vorsteuer zurückerstattet bekommen möchten, die ihnen in Rechnung gestellt wurde. 

Neben dem Umsatzsteuergesetz finden Sie ausführliche Infos zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Lieferungen und Leistungen auch in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Bei der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung handelt es sich um eine Rechtsverordnung, deren Ziel es ist, Detailfragen zum Umsatzsteuerrecht zu beantworten und die einheitliche Rechtsanwendung durch Finanzverwaltung und Rechtsprechung bei der Umsatzsteuer zu gewährleisten. 

Neben dem Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung beantwortet der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) viele Zweifelsfragen zum aktuellen Umsatzsteuerrecht. Bei diesem Anwendungserlass handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung, an die grundsätzlich nur die Finanzverwaltung gebunden ist. 

Die Umsatzsteuer in Deutschland ist und war aufgrund der Corona-Krise eines der meistdiskutierten Themen überhaupt. Im Rahmen der Mehrwertsteuerreform hatte der Gesetzgeber eine zeitlich beschränkte Reduzierung der Umsatzsteuer beschlossen.

In Deutschland gibt es den Regel-Umsatzsteuersatz, für bestimmte Lieferungen und Leistungen den ermäßigten Umsatzsteuersatz sowie steuerfreie Umsätze:

• Der Regel-Umsatzsteuersatz beträgt 19 %.
• Der ermäßigte Umsatzsteuersatz beträgt 7 %.
• Der Umsatzsteuersatz von 0 % gilt nur für ausgewählte Waren und Dienstleistungen, wie z. B. Versicherungen oder Kreditvermittlungen.

Grundsätzlich muss der Endverbraucher für ausgeführte Lieferungen und Leistungen bei der Umsatzsteuer den Regelsteuersatz von 19 % bezahlen. Das steht schwarz auf weiß in § 12 Abs. 1 UStG.  

§ 19 Abs. 2 UStG listet Ausnahmen dieses Grundsatzes auf. Danach wird unter anderem bei den folgenden Lieferungen und Leistungen nur der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % fällig: 

• Bei Leistungen aus der Tätigkeit als Zahntechniker 
• Bei orthopädischen Hilfsmitteln
• BeiderEintrittsberechtigung (wie Tickets) für Theater, Konzerte und Museen, sowie die den Theatervorführungen und Konzerten vergleichbaren Darbietungen ausübender Künstler 
• Bei Kunstgegenständen
• Bei der Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält 
• Bei schriftstellerischen Leistungen 
• Bei Büchern, Zeitungen und Zeitschriften

• Bei lebenden Tieren

• Bei den meisten Lebensmitteln

• Bei Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen

• Beim Personennahverkehr

Im Rahmen der Umsatzbesteuerung gibt es noch zwei Unternehmensformen, deren Güter einen außergewöhnlichen Steuersatz unterliegen:

• Für landwirtschaftliche Erträge gilt eine Umsatzsteuer von 9,0 %.
• Auf forstwirtschaftliche Erzeugnisse ist eine Umsatzsteuer von 5,5 % zu verrechnen.

Voraussetzung für diese Regelung ist, dass der gesamte Umsatz des land- bzw. forstwirtschaftlichen Betriebes im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 600.000 Euro ausmachte.

Nicht alle Umsätze, die ein Unternehmer erbringt, sind umsatzsteuerpflichtig. Welche Umsätze umsatzsteuerfrei sind, verrät ein Blick in § 4 des Umsatzsteuergesetzes. Einige Beispiele sind:

• Immobilienverkäufe
• Vermietung
• Schul- und Bildungsleistungen
• Heilbehandlungen von Ärzten, Krankenhäuser etc.
• Bank- und Finanzgeschäfte

• Auslandslieferungen

• Innergemeinschaftliche Lieferungen

• Seeschifffahrt

• Luftverkehr

Die meisten dieser Steuerbefreiungen sind sogenannte „unechte Steuerbefreiungen“. Bei solchen Umsätzen haben Sie keinen Anspruch auf eine Vorsteuererstattung.

Es gibt sogenannte „echte Umsatzsteuerbefreiungen“. Hier erhalten Sie für die damit zusammenhängenden Ausgaben aus Eingangsrechnungen einen Vorsteuerabzug. Dazu zählen zum Beispiel Ausfuhrlieferungen, die grenzüberschreitend in ein Land außerhalb oder in ein anderes Land innerhalb der EU gehen.

Die Umsatzsteuer ist in der Umsatzsteuervoranmeldung ausgehend vom Entgelt (= Nettopreis) für die ausgeführte Lieferung oder Leistung zu berechnen.

Beispiel:
Ein Unternehmer verkauft Waren für einen Nettopreis von 1.000 Euro. Je nachdem, um welche Gegenstände es sich handelt und wann der Umsatz ausgeführt wird, löst das folgenden Umsatzsteuerausweis in der Rechnung und Umsatzsteuerzahlung ans Finanzamt aus. 

Zeitraum:

• ab 1.1.2021

Regelsteuersatz:

• 190 Euro (Entgelt 1.000 Euro x 19 %)

Ermäßigter Umsatzsteuersatz:

• 70 Euro (Entgelt 1.000 Euro x 7 %)

Sie als Unternehmer sind dazu verpflichtet, in Ihrer Buchführung für die Umsatzsteuer ein entsprechendes Konto einzurichten. Was ist nun bei der Umsatzsteuer zu beachten? Folgende Buchungen finden auf diesem Umsatzsteuerkonto statt: 

• Verkäufe auf Rechnung: Gerade im Versandhandel ist es Gang und Gebe, dass Kunden Ihre Lieferungen auf Rechnung bestellen. Nach Erhalt der Ware bezahlen sie die offenen Forderungen. 
• Verkäufe in bar: Im Einzelhandel findet der Verkauf mit Bargeld statt. 
• Reklamationen: Sowohl im stationären als auch im Online-Handel hat es sich mittlerweile eingebürgert, unerwünschte Ware zu reklamieren. Im Rahmen dessen kommt es zu einer Rückbuchung des Betrags und selbstverständlich auch der Umsatzsteuer. 
• Preisnachlässe: Wenn Sie Umsatzsteuer buchen, kommen Sie auch mit nachträglichen Preisnachlässen in Berührung. 

Zur Berechnung der Umsatzsteuer können Sie einen Umsatzsteuerrechner benutzen oder einfach diese Faustregel anwenden: 

Umsatzsteuer = Nettowert x Steuersatz 

Selbst wenn ein Unternehmer oder Freiberufler grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig ist, kann es sein, dass er trotzdem keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen muss. Dies gilt für den Fall, dass Sie sich beim Finanzamt als Kleinunternehmer nach § 19 UStG registrieren lassen, also von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Sie gelten als Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz aus dem Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betragen hat und Ihr Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro hinausgehen wird.

Unternehmen, die keine Umsatzsteuer zahlen, haben es deutlich leichter, wenn es um die Buchhaltung geht. Die Umsatzsteuerpflicht kann aber auch Vorteile mit sich bringen.

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, profitieren Sie beispielsweise vom Vorsteuerabzug: Für Investitionen, die in Ihrem Betrieb anfallen, dürfen Sie sich die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Mit dieser Regelung bekommen Sie die Umsatzsteuer, die Sie auf Anschaffungen zahlen, zu 100 % vom Finanzamt erstattet.

Sie müssen die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ans Finanzamt übermitteln. Bei einer monatlichen Abgabepflicht ist dies dann zum Beispiel der 10. des Monats. Ist dieser Tag kein Werktag (also ein Samstag, Sonntag oder ein Feiertag), dürfen Sie auch erst bis zum Ablauf des nächsten Werktags die Voranmeldung übermitteln.

Im Umsatzsteuerrecht gilt der Grundsatz, dass die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten ans Finanzamt abgeführt werden muss. Das bedeutet im Klartext: Sobald ein Umsatz als ausgeführt gilt, wird er zur Zahlung ans Finanzamt fällig - unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Begleichung der Rechnung durch den Kunden. Das kann bei großen Auftragsvolumen zu einer echten finanziellen Belastung für den Unternehmer werden, der die Lieferungen oder Leistungen ausführt. Denn er muss bis zur Bezahlung der Rechnung in Vorleistung treten. 

Beispiel 1:
Ein Unternehmer führt einen Umsatz im Juli aus. Die Rechnung über 100.000 Euro zzgl. 19.000 Euro Umsatzsteuer wird wegen der Urlaubszeit erst im September gestellt und nach zwei Mahnungen im November vom Kunden beglichen. Folge: Da im Umsatzsteuerrecht der Grundsatz der Besteuerung nach „vereinbarten Entgelten“ gilt, muss der Unternehmer die Umsatzsteuer in Höhe von 19.000 Euro bereits am 10. August in seiner Umsatzsteuervoranmeldung anmelden und ans Finanzamt überweisen. Und das, obwohl er die Umsatzsteuerzahlung vom Kunden erst im November erhält. Schlimmstenfalls muss der Unternehmer also ein Darlehen aufnehmen, um die Umsatzsteuer pünktlich ans Finanzamt zahlen zu können. 

Beispiel 2:
Es gelten die Bedingungen von Beispiel 1 mit dem Unterschied, dass der Unternehmer die Voraussetzung für die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten erfüllt und das beim Finanzamt beantragt hat. Folge: Der Unternehmer muss bei Zahlung der Rechnung im November die Umsatzsteuer erst im Voranmeldungsverfahren am 10. Dezember anmelden und ans Finanzamt abführen. 

Ja, bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine als Betriebsausgabe abziehbare Steuer. Abziehbar sind damit auch Nebenleistungen wie Zinsen oder Säumniszuschläge, die im Zusammenhang mit der Festsetzung der Umsatzsteuer angefallen sind.