Rückwirkende Rechnungskorrektur: So gehen Sie richtig vor

Bereits im Jahr 2016 hat der Europäische Gerichtshof klargestellt, dass Unternehmer das Recht auf eine „rückwirkende Rechnungsberichtigung“ haben. Das bedeutet im Klartext: Fischt der Prüfer des Finanzamts aus den Buchhaltungsunterlagen zum Forderungsmanagement eine fehlerhafte Eingangsrechnung heraus und möchte den Vorsteuerabzug kürzen, kann eine rückwirkende Rechnungskorrektur helfen. Denn legt der Unternehmer dem Prüfer noch während der Prüfung eine korrigierte Rechnung vor, spielt die Vorsteuerkürzung bei der Prüfung keine Rolle mehr. Doch dazu müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Stellt der Prüfer des Finanzamts im Rahmen einer Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung fest, dass Rechnungen und Gutschriften fehlerhaft sind, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

• Lassen Sie sich bereits während der laufenden Prüfung vom Prüfer schriftlich mitteilen, welche Rechnungen bzw. Gutschriften fehlerhaft sind.
• Berichtigen Sie die betreffenden Rechnungen/Gutschriften.
• Versuchen Sie, die Berichtigung der Rechnungen/Gutschriften unbedingt noch während der Prüfung über die Bühne zu bekommen.
• Im Zweifel sollten Sie versuchen, die Außenprüfung bis zur Vorlage der berichtigten Rechnungen hinauszuzögern.
• Lehnt das Finanzamt die rückwirkende Rechnungsberichtigung ab und beharrt auf die Festsetzung von Nachzahlungszinsen nach § 233a AO, legen Sie Einspruch gegen nachteilige Umsatzsteuerbescheide und gegen die Zinsfestsetzung ein.
• Beantragen Sie zudem mit Hinweis auf die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs, das Einspruchsverfahren ruhen zu lassen.
• Legen Sie die berichtigten Rechnungen anschließend im Einspruchsverfahren vor und die Voraussetzungen für eine rückwirkende Rechnungsberichtigung sind erfüllt, dann sind sowohl die Rückzahlung der Vorsteuern als auch Steuerzinsen vom Tisch.

Wichtig: Mit der rückwirkenden Rechnungsberichtigung klappt es allerdings nur, wenn die fehlerhafte Rechnung einige Mindestangaben enthält (siehe nachfolgende Ausführungen). Fehlen diese Mindestangaben, muss man die Vorsteuerkürzung im Rahmen der Betriebs- bzw. Umsatzsteuerprüfung leider hinnehmen. Die Vorsteuererstattung gibt es dann erst für das Steuerjahr, in dem die berichtigten Rechnungen vorliegen. Unter dem Strich bleiben Sie hier auf den Nachzahlungszinsen sitzen.

Das Finanzamt stellt bei einer Prüfung fest, dass die Eingangsrechnungen keine Leistungsbeschreibung bzw. eine zu schwammige Leistungsbeschreibung ausweisen. Steuerliche Konsequenz: Kürzung des Vorsteuerabzugs in Höhe von 32.000 Euro und Nachzahlungszinsen von 2.112 Euro. Der Unternehmer bekommt vom Rechnungsaussteller korrigierte Rechnungen mit einer aussagekräftigen Leistungsbeschreibung und legt diese dem Prüfer des Finanzamts noch während der Prüfung vor.

Folge: Da die Leistungsbeschreibung eine der fünf Mindestangaben ist, die eine Rechnung ausweisen muss, führt die Rechnungskorrektur nicht zu einer Rückwirkung.

Das bedeutet im Klartext: Das Finanzamt fordert in einem geänderten Umsatzsteuerbescheid die Vorsteuer in Höhe von 32.000 Euro zurück und setzt zusätzlich Nachzahlungszinsen in Höhe von 2.112 Euro fest. Die Vorsteuer in Höhe von 32.000 Euro bekommt der Unternehmer in dem Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum, in dem er die korrigierten Rechnungen bekommen hat. Auf den Nachzahlungszinsen bleibt er finanziell jedoch sitzen.

Fehler in Rechnungen lassen sich nicht einfach per handschriftlicher Änderung oder nachträglichem Vermerk auf dem Dokument beheben. Damit eine Korrektur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, gibt es zwei gängige Methoden:

1. Berichtigungsrechnung

• Falls lediglich kleinere Fehler wie Tippfehler oder fehlende Pflichtangaben korrigiert werden müssen, genügt eine Berichtigungsrechnung.
• Diese wird unter Bezug auf die ursprüngliche Rechnung erstellt und enthält die korrekten Angaben.
• Wichtig ist, dass das Ursprungsdokument eindeutig identifizierbar bleibt und auch die Rechnungskorrektur mit neuer Rechnungsnummer auf die fehlerhafte Ausgangsrechnung verweist.

2. Stornorechnung und Neuausstellung

• Wurde eine Rechnung bereits verbucht oder enthält gravierende Fehler (z. B. falscher Rechnungsbetrag oder falscher Leistungsempfänger), muss sie storniert werden.
• Dafür wird eine Stornorechnung mit negativem Betrag ausgestellt, die den ursprünglichen Beleg vollständig aufhebt.
• Anschließend wird eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellt.

Falls eine Rechnung noch nicht verbucht oder bezahlt wurde, ist eine formelle Rechnungskorrektur nicht unbedingt erforderlich. Stattdessen kann eine neue Rechnung mit derselben Rechnungsnummer erstellt werden, die die korrekten Angaben enthält.

Alternativ kann ein separates Korrekturdokument genutzt werden, um die Fehler zu berichtigen. Dieses Dokument sollte zusammen mit der ursprünglichen Rechnung aufbewahrt werden. Damit die Korrektur eindeutig zugeordnet werden kann, muss sie folgende Angaben enthalten:

Die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum

Eine genaue Beschreibung der korrigierten Fehler

Den Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers

Wird der Fehler bemerkt, bevor die Rechnung versendet wurde, kann die Korrektur auch direkt auf dem Dokument erfolgen – beispielsweise durch eine handschriftliche Änderung. In diesem Fall ist es notwendig, die Korrektur mit einer Unterschrift zu bestätigen und eine Kopie der geänderten Rechnung für die eigenen Unterlagen zu erstellen.

Eine fehlerhafte Rechnung kann auch storniert werden. Doch hier ist Vorsicht geboten. Denn die Stornierung kann bedeuten, dass die Rückwirkung wegfällt. Denn eine stornierte und anschließend korrekt ausgestellte Rechnung ist in den Augen des Finanzamts dann keine Rechnungskorrektur. Es ist stattdessen eine völlig neue Rechnung, für die es erstmals bei Erhalt einen Vorsteuerabzug gibt und nicht rückwirkend.

Wichtig zu wissen: Der Begriff „Gutschrift“ darf seit einigen Jahren nicht mehr für eine Rechnungskorrektur verwendet werden. Im Steuerrecht gibt es eine klare Trennung zwischen beiden Vorgängen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten stattdessen die Begriffe Rechnungskorrektur oder Stornorechnung genutzt werden.

Während eine Rechnungskorrektur dazu dient, Fehler in einer ausgestellten Rechnung zu berichtigen, wird eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne von der Kundenseite erstellt. Im kaufmännischen Bereich ist der Begriff häufig mit einer Warenrückgabe verbunden.

Beanstandet das Finanzamt den Vorsteuerabzug aus fehlerhaften Gutschriften, sollte der Aussteller der Gutschrift bei einer Berichtigung folgendermaßen vorgehen:

• Stellen Sie eine neue Gutschrift mit den erforderlichen Inhalten nach § 14 Abs. 4 UStG mit neuem Datum aus und schicken Sie diese dem Gutschriftempfänger.
• In dieser neuen Gutschrift weisen Sie darauf hin, dass diese Gutschrift die bisherige Gutschrift ersetzt. Sie dürfen die damalige Gutschriftnummer verwenden (Abschnitt 14.11 Abs. 1 Satz 4 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Erfüllen Sie die Voraussetzungen für eine rückwirkende Rechnungskorrektur, sollten Sie möglichst schnell handeln. Am besten legen Sie korrigierte Rechnungen noch vor Versand des Prüfungsberichts und der geänderten Umsatzsteuerbescheide vor.

Zwar können die Vorsteuerkürzung und die Nachzahlungszinsen auch noch durch Vorlage der Rechnungskorrektur im Einspruchs- oder Klageverfahren verhindert werden. Manko dabei: Bis zur Vorlage der Rechnungskorrektur müssen die fälligen Steuern und Nachzahlungszinsen vorerst ans Finanzamt bezahlt werden. Es ist also Eile geboten, um nicht kurzfristig in finanzielle Engpässe zu geraten.

Um eine fehlerfreie Korrektur durchzuführen, können eine standardisierte Vorlage oder ein Muster zur Rechnungskorrektur hilfreich sein. Das sorgt dafür, dass alle relevanten Angaben enthalten sind und die Korrektur rechtlich sauber erfolgt. Wer regelmäßig Rechnungen ausstellt, sollte eine solche Vorlage zur Rechnungskorrektur bereithalten, um im Fall eines Fehlers schnell handeln zu können.