Was bedeutet „Buchhaltung machen“?
Buchhaltung bedeutet, alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens systematisch zu erfassen. Dazu zählen insbesondere Rechnungen sowie Einnahmen und Ausgaben, die im Rahmen deiner unternehmerischen Tätigkeit anfallen. Ziel der Buchhaltung ist es, jederzeit einen Überblick über Umsatz, Kosten und Finanzen zu behalten und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Für Einzelunternehmen, Freiberufler und Kleinunternehmer heißt das: du musst deine Buchungen sauber sortieren und alle Informationen lückenlos erfassen.
Im ersten Schritt solltest du Rechnungen und Belege nach bestimmten Vorgaben sortieren und aufbewahren. Das ist die Voraussetzung für eine solide Buchführung. Anschließend wird jeder einzelne Beleg nach bestimmten Eingaberegeln in der Buchhaltungssoftware erfasst. Erst dann hast du, dein Steuerberater oder auch dein Buchhalter einen Überblick über alle notwendigen Informationen und die aktuellen Zahlen.
Mehr Details zu den Grundlagen der Buchhaltung und welche Schritte dabei wirklich wichtig sind, siehst du in diesem Video:
Kann ich die Buchhaltung wirklich selbst machen?
Natürlich! Die eigene Buchhaltung zu erledigen, ist heute einfacher denn je – vorausgesetzt, du nutzt die richtigen Tools. Während früher umfangreiches Fachwissen nötig war, übernehmen moderne Buchhaltungsprogramme die komplexen Aufgaben automatisch:
- Sie erkennen Belege automatisch per Foto
- Sie ordnen Geschäftsvorfälle richtig zu
- Sie berechnen die Umsatzsteuer korrekt
- Sie bereiten alle Daten für deine EÜR oder Bilanz auf
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Für wen ist es sinnvoll, die Buchhaltung selbst zu machen?
Die eigenständige Buchhaltung eignet sich besonders für:
- Einzelunternehmer und Freiberufler mit überschaubarem Belegaufkommen
- Kleinunternehmer, die ihre Finanzen im Blick behalten möchten
- Gründer, die Kosten für den Steuerberater reduzieren wollen
Auch Selbstständige profitieren davon, ihre Geschäftsvorfälle direkt selbst zu erfassen – schließlich kennen sie ihre Belege am besten.
Weniger geeignet ist dieser Weg jedoch für Unternehmen mit komplexer Bilanzierung oder vielen Mitarbeitern sowie für Branchen mit sehr speziellen steuerlichen Anforderungen.
Welche Vor- und Nachteile hat es, die Buchhaltung selbst zu machen?
| Vorteile | Nachteile | |
|---|---|---|
| Kosten sparen | Du sparst jeden Monat die Honorare für externe Buchhaltung. | Zeitaufwand: Gerade am Anfang investierst du mehr Zeit, um dich einzuarbeiten. |
| Volle Kontrolle | Du behältst jederzeit den Überblick über deine Finanzen und alle Geschäftsvorfälle. | Fehlerpotenzial: Ohne Fachwissen kannst du Fehler machen, wenn du Belege erfasst. |
| Entwicklungen früh erkennen | Du kennst deine Zahlen aus erster Hand und kannst schneller reagieren. | Fristendruck: Du musst selbst dafür sorgen, dass du Fristen einhältst. |
| Flexibilität | Du arbeitest unabhängig von festen Terminen. | Gesetzliche Änderungen: Du musst dich selbst über neue Vorgaben informieren. |
Die meisten Nachteile lassen sich mit der richtigen Buchhaltungssoftware deutlich reduzieren: Moderne Programme führen dich Schritt für Schritt durch deine Buchungen, erinnern an Fristen, minimieren Fehlerquellen und sorgen stets für eine rechtssichere Buchführung.
Welche gesetzlichen Pflichten und Fristen muss ich beachten?
Wenn du deine Buchhaltung selbst machst, musst du auch dafür sorgen, dass du gesetzliche Vorgaben einhältst. Das klingt erstmal einschüchternd, ist aber überschaubarer als gedacht.
Die wichtigsten gesetzlichen Pflichten
- Aufbewahrungspflicht: Belege, Rechnungen und Buchungsunterlagen musst du 8 Jahre lang aufbewahren – digital oder in Papierform.
- Vollständigkeit: Du musst jeden Geschäftsvorfall dokumentieren, dabei gilt: keine Buchung ohne Beleg.
- GoBD-Konformität: Deine digitale Buchhaltung muss unveränderbar, vollständig archiviert und nachvollziehbar sein.
- Trennung privat und geschäftlich: Private und betriebliche Ausgaben musst du sauber trennen, am besten mit einem separaten Geschäftskonto.
Diese Fristen musst du im Blick behalten
- Jährlich bis 31. Juli: Steuererklärung inklusive EÜR oder Jahresabschluss
- Monatlich oder quartalsweise: Umsatzsteuer-Voranmeldung
- Bis 10. des Folgemonats: Fälligkeit der Umsatzsteuer bei monatlicher Abgabe
Die passende Buchhaltungssoftware unterstützt dich dabei, gesetzliche Pflichten und Fristen zuverlässig einzuhalten. Sie erinnert an Abgabetermine, prüft Buchungen auf Vollständigkeit und hilft, Belege korrekt zu archivieren.
Buchhaltung selbst machen mit diesen 5 Schritten
Du möchtest deine Buchhaltung selbst machen, weißt aber nicht, wo du anfangen sollst? Diese 5 Schritte bringen dich vom Einstieg bis zur fertigen EÜR.
- Die richtige Buchhaltungssoftware wählen
Finde ein Buchhaltungsprogramm, das zu deinen Anforderungen und deiner Unternehmensform passt. Außerdem solltest du darauf achten, dass du eine einsteigerfreundliche Software wählst, die du intuitiv bedienen kannst und die GoBD-konform arbeitet. - Geschäftskonto anlegen und verknüpfen
Damit du deine privaten und geschäftlichen Finanzen ohne großen Aufwand trennen kannst, lohnt es sich, ein extra Geschäftskonto anzulegen. Verknüpfe dieses Konto anschließend mit deiner Buchhaltungssoftware – so importiert das Programm alle Umsätze automatisch und ordnet sie den passenden Einnahmen oder Ausgaben zu.
Bei Lexware kannst du dein Geschäftskonto online eröffnen und anschließend direkt mit der Buchhaltungssoftware verknüpfen – ohne manuelle Schnittstellen. - Belege organisieren
Sammle alle Belege zu deinen Einnahmen und Ausgaben und bringe diese in eine strukturierte Form. Viele moderne Buchhaltungsprogramme unterstützen dich mit Funktionen zur digitalen Belegverwaltung, wie beispielsweise einer automatischen Belegerkennung und einer digitalen Archivierung. - Einnahmen und Ausgaben prüfen
Kontrolliere die zugeordneten Geschäftsvorfälle. Wenn etwas unklar ist, bieten die meisten Programme Hilfestellungen an und sorgen dank automatischer Zuordnung für Durchblick. - Mit dem Steuerberater abstimmen
Übermittle deine Daten regelmäßig an deinen Steuerberater. Er prüft deine Arbeit, gibt Feedback und übernimmt ggf. am Jahresende die EÜR sowie deine Steuererklärungen. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, kannst du die Voranmeldungen ebenfalls selbst erstellen oder ebenfalls vom Steuerberater erledigen lassen.
Welche Software eignet sich am besten für Einsteiger?
Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware entscheidet darüber, ob du die Buchhaltung selbst machen kannst – oder ob du frustriert aufgibst. Mittlerweile sind Buchhaltungsprogramme so aufgebaut, dass du dich als Einsteiger schnell zurecht findest.
Buchführung selbst machen ist kein Hexenwerk
Eine Software für die Buchhaltung oder eine Cloud-Lösung zu bedienen, die du komplett online benutzen kannst, ist reine Übungssache. Und da die meisten Belege – Kundenrechnungen, Eingangsrechnungen, Abbuchungen oder Tankquittungen – sehr häufig anfallen, bekommst du sehr schnell Routine.
Mit der Software kannst du die Zahlen jederzeit problemlos an deinen Steuerberater übermitteln. So kann er deine Eingaben gegebenenfalls kontrollieren und hat deine Zahlen im Blick. Das sind die besten Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit.
Wie arbeiten Buchführungsprogramme?
Jede Software oder Cloud für die Buchhaltung hat eigene Eingabemasken, aber alle verlangen von dir mindestens, dass du Folgendes angibst:
Für jeden Beleg musst du zwei Kontonummern (eine im „Soll“ und eine im „Haben“), den Umsatzsteuersatz, einen Buchungstext sowie den Betrag inklusive Umsatzsteuer eingeben. Außerdem solltest du darauf achten, dass du die beiden Konten in einer bestimmten Reihenfolge erfasst. Dann erledigt die Buchhaltungssoftware im Hintergrund alles andere automatisch. Sie öffnet die erforderlichen Konten, ermittelt die Salden, schließt die Konten wieder und speist die neuen Daten auch direkt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Einnahmen-Überschussrechnung ein.
Darauf solltest du bei der Software-Wahl achten
Nicht jede Buchhaltungssoftware ist für Einsteiger geeignet. Achte auf diese Kriterien, um Zeit und Frust zu sparen:
- Du kannst die Software intuitiv bedienen und sie bietet verständliche Sprache
- Wiederkehrende Aufgaben im Alltag erledigt die Software automatisch
- Steuerberater-Zugang beispielsweise über eine DATEV-Schnittstelle
- Die Software arbeitet GoBD-konform und archiviert rechtssicher und revisionssicher
- Guter Support hilft dir direkt bei Fragen per Telefon, Chat oder E-Mail.
Viele moderne Buchhaltungsprogramme bündeln diese Anforderungen in einer Lösung. Anbieter wie Lexware Office richten sich dabei gezielt an Einsteiger, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und komplexe Buchungsschritte vereinfachen. So behältst du deine Finanzen im Blick, ohne dich intensiv mit buchhalterischen Details beschäftigen zu müssen.
Info
Mit diesen Funktionen unterstützt Lexware Office, wenn du deine Buchhaltung selbst machst
Buchhaltungssoftware nimmt dir viele Routineaufgaben ab und sorgt dafür, dass du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Lexware Office unterstützt dich dabei konkret mit folgenden Funktionen:
- Belege per App automatisch erfassen und speichern
- Bankumsätze automatisch importieren und passenden Buchungen zuordnen
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen und Daten mit wenigen Klicks mithilfe unseres Partners smartsteuer in ELSTER übertragen
- Integriertes Kassenbuch
- Immer rechtssicher arbeiten
- Alle Buchhaltungsdaten per übersichtlichem Dashboard im Blick behalten
Du greifst von überall auf deine Daten zu dank cloudbasierter Software nach höchsten Sicherheitsstandards
Die Rolle des Steuerberaters
Doch auch mit der besten Software stellt sich die Frage: Was macht eigentlich der Steuerberater, wenn ich die Buchhaltung selbst mache?
Es gibt Pflichten, die ein Steuerberater erfüllen muss, etwa:
- die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Laufe des Jahres
- die Gewinnermittlung/der Jahresabschluss am Jahresende
Diese Aufgaben haben absoluten Vorrang, weil du Probleme mit dem Finanzamt bekommst, wenn du bestimmte Informationen nicht oder nicht rechtzeitig weitergibst. In der Regel wird sich dein Steuerberater darum kümmern, dass deine Buchführung in diesen Punkten keine Lücken aufweist.
Es gibt aber auch die Kür, die darin besteht, dass der Steuerberater oder Buchhalter dich berät. Anhand deiner Zahlen kann er kreativ werden und dir frühzeitig Tipps geben und Fragen beantworten. Und er kann mit dir eine Strategie erarbeiten, wie du möglichst wenig Steuern zahlst.
Dafür gibt es im deutschen Steuerrecht erhebliche, völlig legale Gestaltungsspielräume, die man allerdings kennen muss, um davon zu profitieren. Nicht zuletzt auch deshalb, weil manche – auf den ersten Blick positive – steuerliche Gestaltungen sich an anderer Stelle negativ auswirken können.
Das Gesamtpaket aus Pflicht und Kür kostet in der Regel viel Geld. Viele Unternehmer verhandeln mit dem Steuerberater und kaufen anschließend nur die Buchhaltung – und verzichten gänzlich darauf, dass er sie berät. Das ist schade, denn im Grunde ist der umgekehrte Weg meist der bessere. Die Pflichtaufgaben sind lästig, aber meist nicht sehr anspruchsvoll. Außerdem erfordern sie in der Regel weniger ausgeprägtes fachliches Know-how. Die Beratungsleistung eines guten Steuerberaters ist dagegen häufig viel mehr Wert – und vor allem nicht durch den Unternehmer selbst zu leisten.
Ein einfacher Vergleich zeigt, warum diese Aufgabenteilung sinnvoll ist:
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Dein Know-how für deine Buchführung einbringen
Stell dir vor, du beauftragst eine Webagentur, dir einen Internetshop einzurichten. Die Stärke des Programmierers oder Webdesigners ist es, den Shop einfach und übersichtlich zu gestalten. Doch wer soll die Produkte einpflegen? Der Programmierer? Wäre es nicht viel einfacher, wenn du das selbst machst? Du hast den Überblick, kennst deine Produkte, die Preise und kannst sofort erkennen, was wohin passt. Du kannst dir sicher vorstellen, wie viele Fragen der Programmierer stellen wird, bis er alle Produkte eingepflegt hat. Von den Kosten mal ganz abgesehen.
Genauso ist es in der Buchführung, wenn du deine Belege sortierst und erfasst. Es sind deine Belege aus deinem Unternehmen und keiner kennt diese so gut wie du selbst. Die Mitarbeiter des Steuerbüros müssen immer wieder nachfragen:
- Ist die Rechnung tatsächlich noch offen oder wurde sie bereits bar bezahlt?
- Handelt es sich bei dem Einkauf um Material, das du verarbeitest oder um Ware, die du weiterverkaufst?
- Ist die Versicherung für das Unternehmen oder für private Zwecke?
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Lass dir zeigen, wie die Belege zu sortieren sind, und informiere dich, wie eine Buchführungssoftware funktioniert. So läuft die Zusammenarbeit ab:
- Kontrolliert lernen: Sobald du deine ersten Belege erfasst hast, kannst du die Daten an den Steuerberater übermitteln. Er kann deine Eingaben kontrollieren und dir Feedback geben. Sind alle Eingaben korrekt, kannst du selbst mit der Software oder Cloud-Lösung die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln.
- Routine entwickeln: Du wirst sehen: Schon nach kurzer Zeit bist du in der Lage, die regelmäßigen Pflichtaufgaben selbstständig zu erledigen.
- Lass dich laufend beraten: Wenn du deinem Steuerberater weiterhin regelmäßig deine Zahlen übermittelst, kann er dich rechtzeitig beraten und auf deine Fragen fundiert antworten.
- Jahresabschluss vom Profi: Am Jahresende kann der Steuerberater aus deinen Buchführungsdaten den Jahresabschlussund die Steuererklärungen erstellen. Wenn du bei der Buchführung sauber gearbeitet und alle wichtigen Informationen übermittelt hast, ist der Aufwand dafür überschaubar.
Fazit: Buchhaltung selbst machen kann sich lohnen
Buchhaltungsprogramme machen es Einzelunternehmern, Freiberuflern und Kleinunternehmern heute leicht, die laufende Buchhaltung selbst zu übernehmen. Du sparst Kosten, behältst den Überblick über deine Finanzen und kannst deinen Steuerberater gezielt für Beratung und Jahresabschluss einsetzen.
Bereit anzufangen? Lexware Office richtet sich gezielt an Einsteiger und unterstützt dich dabei, deine Buchhaltung Schritt für Schritt aufzubauen. Du kannst die Software 30 Tage kostenlos testen – ohne automatische Verlängerung.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Buchhaltung selbst machen
Wie fange ich mit der Buchhaltung an, wenn ich keine Erfahrung habe?
Wenn du deine Buchhaltung zukünftig selbst machen möchtest, gehst du am besten so vor:
- Einsteigerfreundliche Software wählen
Nutze kostenlose Testversionen und achte darauf, dass du die Software intuitiv bedienen kannst und guten Support erhältst. - Erstgespräch mit dem Steuerberater
Lass dir zeigen, wie Belege zu sortieren sind und welche Besonderheiten in deiner Branche gelten. - Mit einfachen Buchungen starten
Beginne mit häufigen Geschäftsvorfällen wie Kundenrechnungen oder Materialausgaben. - Erste Buchungen prüfen lassen
Übermittle nach dem ersten Monat deine Daten zur Kontrolle an den Steuerberater.
Nach 2-3 Monaten bist du routiniert, arbeitest schneller und musst nicht mehr so oft Rücksprache mit dem Steuerberater halten.
Wie erkenne ich, ob ich meine Buchführung selbst machen kann oder professionelle Hilfe brauche?
Du schaffst deine Buchführung in der Regel selbst, wenn dein Belegaufkommen überschaubar bleibt, du regelmäßig buchst und mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest, die dich Schritt für Schritt unterstützt. Auch wenn du deine Einnahmen und Ausgaben nachvollziehen kannst und Fristen zuverlässig einhältst, spricht vieles dafür, die Buchhaltung selbst zu übernehmen.
Professionelle Hilfe lohnt sich, wenn deine Geschäftsvorfälle komplexer werden, du unsicher bei steuerlichen Fragen bist oder dir die Zeit für eine saubere Buchführung fehlt. In vielen Fällen bewährt sich auch ein Hybrid-Modell: Du erledigst die laufende Buchhaltung selbst und ziehst für Kontrolle, Beratung oder den Jahresabschluss einen Steuerberater hinzu.
Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?
Sobald du Bargeschäfte tätigst, musst du ein Kassenbuch führen und alle Bareinnahmen und -ausgaben lückenlos dokumentieren.
Wenn du allerdings alle Zahlungen über ein Geschäftskonto abwickelst, benötigst du kein Kassenbuch.
Wie verhindere ich, dass sich private und betriebliche Buchführung vermischen?
Um private und betriebliche Buchführung sauber zu trennen, solltest du von Anfang an klare Strukturen schaffen. Das erleichtert die laufende Buchhaltung und vermeidet Rückfragen durch das Finanzamt.
- Separates Geschäftskonto nutzen: Wickle alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben über ein eigenes Konto ab. So könnt du und das Finanzamt alle Geschäftsvorfälle eindeutig zuordnen.
- Belege zeitnah erfassen: Buche Einnahmen und Ausgaben regelmäßig und vermeide Sammelbuchungen.
- Private Ausgaben konsequent trennen: Bezahle private Ausgaben auch ausschließlich über dein privates Konto.
- Überschneidungen sauber kennzeichnen: Lassen sich private und betriebliche Zahlungen nicht vermeiden, trenne und dokumentiere diese eindeutig.
Ist Buchhaltung einfach für Anfänger?
Es ist für Anfänger gut möglich, ihre Buchhaltung selbst zu machen, wenn das Unternehmen überschaubar bleibt und sie mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten, die sie durch die einzelnen Schritte führt. Du musst kein tiefes Fachwissen mitbringen, sondern dich vor allem mit den Grundlagen auseinandersetzen und regelmäßig buchen, um eine Routine zu entwickeln.
Wird das Belegaufkommen größer oder die Buchführung komplexer, steigt auch der Aufwand. In diesem Fall solltest du dir zunächst von einem Steuerberater helfen lassen oder auf ein Hybrid-Modell setzen.
