Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Darum geht es
Wird in einem Unternehmen ein elektronisches Kassensystem eingesetzt, müssen alle Einzeldaten und Transaktionen der Kasse unveränderbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Um Manipulationen an diesen Grundaufzeichnungen zu verhindern, wurde vom Bundesfinanzministerium im September 2017 die Kassensicherungsverordnung erlassen. Laut diesem Beschluss sollen die Kassendaten durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden (§ 146a Abs. 1 Satz 2 Abgabenordnung).
Die Finanzbehörde ist mit der TSE in der Lage, mit speziell geschulten Kassenprüfern den Kassenspeicher auszulesen und mögliche Manipulationen zu lokalisieren. Damit soll sichergestellt werden, dass die Kassendaten nicht nachträglich verändert werden.
Aufrüstung der Kasse mit der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Vorgaben und Fristen
Ursprüngliche Frist: Ursprünglich sollte jedes elektronische Kassensystem bis zum 1. Januar 2020 mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz der Daten aufgerüstet werden. Im Rahmen dieser Vorgänge sollten Unternehmer ob bereits mit oder immer noch ohne TSE ihre Kasse beim Finanzamt anmelden.
Nichtbeanstandungsregelung I: Da die Hersteller der TSE nicht sicherstellen konnten, die Nachfrage zur Aufrüstung der elektronischen Aufzeichnungssysteme bis zum 1.1.2020 zu bedienen, beschloss das Bundesfinanzministerium eine sogenannte Nichtbeanstandungsregelung. Demnach hatte es steuerlich keine negativen Konsequenzen, wenn elektronische Aufzeichnungssysteme bis zum 30. September 2020 noch nicht über die TSE verfügten (BMF, Schreiben v. 6.11.2019, Az. IV A 4 – S 0319/19/10002:001).
Nichtbeanstandungsregelung II: Nachdem das Bundesfinanzministerium eine über den 30.9.2020 hinausgehende Nichtbeanstandungsregelung abgelehnt hatte, hatten 15 Bundesländer (ohne Bremen) eine weitere Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 beschlossen. Begründung der Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung:
- Die Verzögerungen in Herstellung
- Auftragsvergabe
- Installation der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgrund der Corona-Krise
- fehlende Möglichkeit, die Daten der TSE in einer Cloud zu speichern
- unklare Richtlinien in Zusammenhang mit der TSE-Zertifizierung
Damit dieser erneute Aufschub zur Anwendung kam, mussten allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Nichtbeanstandungsregelung III: Aufgrund der Corona-Pandemie und aufgrund von technischen Schwierigkeiten bei cloud-basierten TSE-Lösungen konnten Unternehmer unter bestimmten Voraussetzungen für die Umrüstung eine Fristverlängerungbis zum 30. September 2021 beantragen.
Übergangsfrist für nicht mit der TSE aufrüstbare Kassen
Wurden elektronische Registrierkassen nach dem 26.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft, die zwar den Anforderungen des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 entsprachen, aber bauartbedingt nicht um das Sicherheitsmodul aufgerüstet werden konnten, galt hinsichtlich der TSE bei diesen Kassen eine Übergangsfrist für 2022. Unternehmer durften diese Kassen ausnahmsweise ohne TSE bis einschließlich 31.12.2022 weiterverwenden. In Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung von 2017 müssen Kassenhersteller gewährleisten, dass neu produzierte Kassen die TSE-Pflicht erfüllen.
Wichtig: Seit dem 1. Januar 2023 dürfen elektronische Kassen nicht mehr ohne TSE verwendet werden!
Hintergründe zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Um finanzielle Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können, müssen Registrierkassen finanzamtkonform ausgestattet sein. Grundsätzlich muss eine solche zertifizierte Ausrüstung folgende Komponenten beinhalten:
- Ein Sicherheitsmodul zur lückenlosen Erfassung aller Kassenvorgänge.
- Ein Speichermedium, um alle digitalen Prozesse nachvollziehbar zu sichern.
- Ein kompatibles, digitales Programm zwischen dem Kassensystem und dem zugehörigen Finanzamt.
Drüber hinaus sind für einen reibungslosen Ablauf der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) noch zwei weitere elektronische Bestandteile notwendig: eine SMA (Secure Module Application) sowie ein CSP (Crypto Service Provider). Der Ablauf lässt sich folgendermaßen erklären:
- Eingetragene Daten fließen aus der Kasse in die TSE.
- Über die TSE wandern die Daten weiter an die SMA (Secure Module Application), worin die Datensicherung abläuft.
- Der CSP (Crypto Service Provider) formuliert eine Signatur, die wiederum an die SMA geht.
- Abschließend werden die erfassten Daten mit Signatur werden im Speichermedium gesichert.
Abgesehen davon gibt es zwei Möglichkeiten, wie Unternehmer die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) kaufen und implementieren können:
- (I) Als TSE-Hardware Lösung, die sich in Form eines Microchips in Drucker integrieren lässt. Diese Version eignet sich für offline-Kassensysteme.
- (II) Als Cloud TSE-Lösung. Diese Variante ist für Kassensysteme geeignet, die als Software auf einem Rechner installiert sind und gewährleisten sowohl Zugriff als auch Speicherplatz über die Cloud.
Wie viel kostet mich die Aufrüstung meiner Kasse um die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Natürlich sind mit der TSE-Umrüstung Kosten verbunden. Wieviel die Umrüstung des elektronischen Aufzeichnungssystems um die TSE kostet, hängt davon ab, um welches ursprüngliche Kassensystem es sich handelt. Doch durchschnittlich müssen mit Umrüstkosten von ca. 300 EUR je elektronischem Kassensystem kalkuliert werden. Nutzen Sie in Ihrem Betrieb also zehn elektronische Kassen, müssen Sie in die Umrüstung ca. 3.000 EUR investieren.
Wie werden die Kosten der erstmaligen Implementierung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) steuerlich behandelt?
Dazu, wie die Kosten der erstmaligen Implementierung der TSE steuerlich behandelt werden, hat das Bundesfinanzministerium klare Vorstellungen. Nach einem Schreiben vom 21.8.2020 gilt hinsichtlich der Kosten Folgendes:
Vereinfachungsregelung: Sofortabzug aller Kosten für die Implementierung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Es wird vom Bundesfinanzministerium nicht beanstandet, wenn Sie die Kosten für die nachträgliche Aufrüstung Ihrer Kassensysteme mit einer TSE und die Kosten der Schnittstelle für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen.
Machen Sie von dieser Ausnahmeregelung – aus welchen Gründen auch immer – keinen Gebrauch, gilt steuerlich bezüglich der anfallenden Kosten im Zusammenhang mit der TSE Folgendes:
Steuerliche Behandlung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) als USB-Stick/micro SD-Karte
Wird die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehenden TSE als USB-Stick oder als (micro)-SD-Karte angeboten, handelt es sich hierbei um ein eigenständiges Wirtschaftsgut, dessen Anschaffungskosten auf drei Jahre verteilt abgeschrieben werden müssen. Ein Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut scheidet aus, weil die TSE ohne das Kassensystem nicht eigenständig nutzbar ist.
Steuerliche Behandlung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) mit festem Einbau
Wird die TSE direkt als Hardware fest in das Kassensystem eingebaut, handelt es sich bei den Kosten um nachträgliche Anschaffungskosten der Kasse. Ist die Kasse noch nicht vollständig abgeschrieben, sind die Kosten der TSE dem Restbuchwert der Kasse hinzu zu aktivieren und als Abschreibung unter Berücksichtigung der Restnutzungsdauer zu betrachten.
Weitere Kosten im Zusammenhang mit der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Laufende Zahlungen für sogenannte Cloud-Lösungen dürfen sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden. Kosten für die Implementierung der digitalen Schnittstelle stellen Anschaffungsnebenkosten der TSE dar und sind abzuschreiben.
Beginn der Mitteilungsverpflichtung ab 2025
Eigentlich sollten Unternehmer dem Finanzamt bereits seit 2020 eine Mitteilung übermitteln, wenn sie elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen oder außer Betrieb nehmen (siehe dazu BMF, Schreiben v. 6.11.2019, Az. IV A 4 – S 0319/19/10002:001). Das war technisch bisher aber nicht möglich.
Ab dem 1. Januar 2025 steht das elektronische Mitteilungsverfahren nun jedoch zur Verfügung (BMF, Schreiben v. 28.6.2024, Az. IV D 2 – S 0316-a/19/10011:009). Die Betriebe haben allerdings Zeit bis zum 31. Juli 2025, dass sie ihre bis zu diesem Zeitpunkt angeschafften oder außer Betrieb genommenen elektronischen Aufzeichnungssysteme melden.
Bei Anschaffung oder Außerbetriebnahme nach dem 1. Juli 2025 erwartet das Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung die Mitteilung.
