Nachträgliche Steuervo­r­a­uszahlungen - Insolvenzrisiko

Eine Pleite durch nachträgliche Steuernachzahlungen ist leider gar nicht unwahrscheinlich, denn mit dem Finanzamt lässt sich kaum oder selten verhandeln. Was an Zahlungen fällig ist, muss fristgerecht geleistet werden. Unser Steuersystem mit seinem Mix aus Steuern, Vorauszahlungen von Steuern und Anpassungen von Vorauszahlungen basierend auf Schätzungen nach ermittelten Steuern ist verwirrend, unübersichtlich und eine buchstäbliche Angstmaschine.

Es ist nur menschlich, den Gedanken daran möglichst zu verdrängen – aber auch so riskant wie ungesund, denn unvorbereitet sollte niemand eine nachträgliche Steuervorauszahlung leisten müssen.  

Selbstständige zahlen entweder eine, zwei oder drei Einkommensteuerarten. Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer zahlen Einkommensteuer, es sei denn, sie entscheiden sich freiwillig gegen die Umsatzsteuerbefreiung. Freiberufler zahlen Einkommensteuer und immer dann Umsatzsteuer, wenn sie keine umsatzsteuerlichen Kleinunternehmer sind. Gewerbliche Selbstständige zahlen Einkommensteuer, Gewerbesteuer und immer dann Umsatzsteuer, wenn sie keine umsatzsteuerlichen Kleinunternehmer sind.

Mit einem erfolgreichen Gewerbe hast du also gleich drei Steuerarten, die du im Blick behalten musst:

• Umsatzsteuer
• Einkommensteuer (oder Körperschaftsteuer bei einer GmbH oder UG)
• ggf. Gewerbesteuer (gilt nicht für Freiberufler)

Für jede Steuerart musst du eine Steuererklärung erstellen und deine Umsätze und Gewinne angeben. Anschließend bekommst du für Gewerbesteuer und Einkommensteuer einen Steuerbescheid, mit dem dir das Finanzamt mitteilt, wie viel Geld du zu zahlen hast. Das Finanzamt möchte aber nicht bis zum Ende des Steuerjahres warten, deswegen leistest du vierteljährliche nachträgliche Steuervorauszahlungen. Diese Vorauszahlungen beginnen aus Einfachheitsgründen nicht bei null Euro, sondern erst, wenn du bestimmte Umsatz- oder Einkommensgrenzen überschreitest. 

Bei einer jährlichen Umsatzsteuerschuld von unter 2.000 Euro musst du gar keine nachträgliche Steuervorauszahlungen leisten. Bei einer Umsatzsteuerschuld von 2.000 bis 9.000 Euro pro Jahr sind quartalsweise Vorauszahlungen fällig. Erst bei einer Umsatzsteuerschuld von über 9.000 Euro pro Jahr musst du monatlich einen Betrag an das Finanzamt überweisen. Mit der Buchhaltungssoftware Lexware Office erledigst du deine Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks.

Einzig die Kleinunternehmerregelung kann dich von der Umsatzsteuer befreien. Das ist nur möglich, wenn du durchgehend Umsätze von unter 25.000 Euro pro Jahr hast, also kein gutes langfristiges Ziel, nur um den Voranmeldungen zu bekommen. Abgesehen vom organisatorischen Aufwand hat es nämlich nur Vorteile, Umsatzsteuer verrechnen zu können.

Nachträgliche Steuervorauszahlungen auf die Einkommensteuer müssen gezahlt werden, wenn die Steuerschuld mindestens 400 Euro pro Jahr beträgt. Durch den Grundfreibetrag kannst du etwa 1.000 Euro im Monat verdienen, ohne Einkommensteuer zahlen zu müssen (der exakte Betrag ist abhängig von deinen persönlichen Merkmalen und Kosten).

Körperschaftsteuer ist die „Einkommensteuer für Kapitalgesellschaften“, grundsätzlich gelten die gleichen Regelungen wie für die Einkommensteuer. Mit der Ausnahme, dass es keinen Grundfreibetrag gibt und bereits der erste Euro Gewinn versteuert werden muss.

Stark vereinfacht kann man zum Thema Gewerbesteuer Folgendes sagen. Gewerbesteuer muss von Selbstständigen erst ab einem Gewinn von 24.500 Euro gezahlt werden (der sogenannte Gewerbesteuerfreibetrag). Übersteigt dein Gewinn diese Grenze, müssen auch hier quartalsweise Steuervorauszahlungen geleistet werden.

Bei Kapitalgesellschaften gibt es keinen Freibetrag. Wie bei der Körperschaftsteuer muss ab dem ersten Euro Gewinn Gewerbesteuer gezahlt werden.

Nach Abgabe der jährlichen Steuererklärung folgt in der Regel eine Abschlusszahlung. Die kommt zu den geleisteten nachträglichen Steuervorauszahlungen noch dazu. Die Steuerarten und Zahlungen addieren sich auf, das kann so verwirrend wie belastend sein.

Es kann durchaus vorkommen, dass du am 10. September 2025 die Umsatzsteuer-Vorauszahlung für August 2025, die dritte Einkommensteuer-Vorauszahlung für 2025, die Gewerbesteuer-Jahresabschlusszahlung 2024 und die Nachzahlung auf die Einkommensteuer für 2022 leistest.

Das Beispiel allein zeigt schon, wie wichtig es sein kann, dass du immer einen Überblick über deine Zahlungen hast. Du solltest natürlich auch immer wissen, welche Steuerart du für welches Jahr gerade zahlst.

Thomas hat sich im Jahr 2023 selbständig gemacht. Steuerlich war er bis Juni 2025 nicht beraten. Steuererklärungen hat Thomas für die Jahre 2023 bis 2024 noch nicht abgegeben, obwohl in das Finanzamt bereits mehrmals gemahnt hat.

Gibt Thomas endlich für die Jahre 2023 und 2024 Steuererklärungen ab und muss Steuern nachzahlen, kann das folgende Konsequenzen haben:

• Neben den Steuernachzahlungen für 2023 und 2024 kann das Finanzamt Verspätungszuschläge festsetzen.
• Die Steuererklärung für 2025 kann trotz der Beauftragung eines Steuerberaters bereits vorab angefordert werden.
• Kommt es zu Nachzahlungen für die Jahre 2023 und 2024, kann das Finanzamt nachträgliche Vorauszahlungen für 2025 festsetzen.

Tipp:
Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es zum einen ist, seine steuerlichen Pflichten (insbesondere die Abgabepflicht für Steuererklärungen) zu erfüllen und zum anderen, dass es notwendig ist, finanzielle Rücklagen für Steuernachforderungen zu bilden. Noch besser ist es natürlich, laufende Vorauszahlungen zu leisten, um erst gar nicht in finanzielle Schwierigkeiten wegen Steuerzahlungen zu kommen.
 

Existenzängste sind vorprogrammiert, wenn du dich der Herausforderung nicht stellst und dir eine Lösung holst, die dich und deine Abläufe entlasten. Alle Themen rund ums Geld und wann es gefährlich knapp werden könnte, sind in Deutschland tabu. Wie bei allen Sachen, die man am liebsten geheim halten möchte, besteht Gefahr von Verdrängung und Verschleppung – das ist ein sehr typisches Selbstständigenproblem.