Definition
Was ist eine Kalkulation?
Laut allgemeiner Definition ist eine Kalkulation erst einmal eine Berechnung. In der Betriebswirtschaft und im kaufmännischen Bereich – genauer gesagt im Rechnungswesen – bezieht sich diese Berechnung auf die Ermittlung und Auswertung von Kosten. Dabei geht es vor allem darum, Hersteller- und Selbstkosten (beispielsweise für aufzuwendende Ressourcen und Leistungen) abzubilden und einzelnen Kostenträgern übersichtlich zuzuordnen. Zusammen mit der Buchhaltung bildet die Kalkulation die Kostenrechnung und ist für Unternehmen von großer Bedeutung, um den eigenen finanziellen Spielraum abzustecken und wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.
In größeren Unternehmen übernimmt in der Regel das Controlling Aufgaben rund um die Kalkulation. Als Freiberufler und Einzelunternehmer können Sie sich jedoch auch selbstständig und ohne tiefgehendes Fachwissen darum kümmern: Dank entsprechender Software lassen sich Kalkulationen schnell und einfach durchführen und Kosten verlässlich berechnen.
Grundlagen schaffen: Aufgaben und Ziel der Kalkulation
Vereinfacht gesagt hat die Kalkulation vor allem einen Zweck: ermitteln, ob und in welchem Umfang ein Produkt oder Service Gewinn bringt. Ein solches Produkt beziehungsweise einen solchen Services bezeichnet die Betriebswirtschaftslehre als Kostenträger – ein Synonym für die Kalkulation ist daher auch Kostenträgerstückrechnung.
Weil jedes Unternehmen maximal wirtschaftlich arbeiten und eine möglichst hohe Gewinnmarge erzielen möchte, müssen sich die für die Angebotsleistung notwendigen Kosten in einem gewissen Rahmen halten. Mit der Kalkulation bewerten Sie, inwiefern dies bei einzelnen Kostenträgern der Fall ist.
Info
Was bedeutet „Einheit“ bei Kalkulationen?
Mit der Kalkulation ermitteln Sie die Kosten einzelner Einheiten bestimmter Kostenträger. Bitte bedenken Sie dabei: Mit „Einheit“ ist nicht zwingend ein Stück gemeint. Sie können auch die Kosten für Chargen, Partien oder ganze Aufträge berechnen.
Angebots- und Verkaufspreis: per Kalkulationen berechnen
Angenommen, ein Kunde möchte von Ihnen erfahren, wie viel eine bestimmte Leistung kostet. Um eine Preisaussage für den Auftrag zu treffen, erstellen Sie eine Kalkulation. In dieser berücksichtigen Sie allerdings nicht nur die konkreten Kosten für die Kernleistung – zum Beispiel die reinen Materialkosten für ein Produkt. Vielmehr beziehen Sie in Ihre Berechnung alles mit ein, was im Zusammenhang mit der gewünschten Leistung Kosten verursacht (zumindest anteilig). Dazu können Gemeinkosten für Personal oder externe Dienstleister, Geschäftsräume, einen Fuhrpark und vieles mehr gehören. So erhalten Sie einen Überblick über Ihren eigenen Aufwand, aus dem Sie dann wiederum einen Preisvorschlag für Ihren Kunden ableiten. Vor allem wenn Ihr Business sich in der Anfangsphase befindet oder wenn Sie es umstrukturieren möchten, ist eine Kalkulation nützlich, um zum Beispiel einen Stundensatz zu berechnen und festzulegen.
Kostenkalkulation: Aufwände einzuschätzen und Kosten optimieren
Doch eine Kalkulation kann auch andersherum funktionieren: beispielsweise, wenn Sie wissen möchten, ob Sie eine bestimmte (Vor)Leistung selbst erbringen oder lieber auf einen Dienstleister zurückgreifen möchten. Auch, um das Preisniveau von Produkten und Services oder die Wirtschaftlichkeit eigener Ressourcen zu bewerten, sind Kalkulationen unabdingbar. Besonders im direkten Vergleich mit Konkurrenzunternehmen hilft eine Kalkulation außerdem, den schmalen Grat zwischen zu hohen und zu niedrigen Preisen zu meistern.
Verschiedene Verfahren: Welche Arten der Kalkulation gibt es?
Das Grundprinzip einer Kalkulation ist recht leicht verständlich. Eine – zumindest auf den ersten Blick – kleine Herausforderung stellen für Nicht-BWLer gegebenenfalls die vielen unterschiedlichen Kalkulationsarten und Kalkulationsverfahren dar. Denn Kalkulation ist nicht gleich Kalkulation.
Zuschlagskalkulation
Bei der Zuschlagskalkulation unterteilen Sie die Gesamtkosten in Einzel- und Gemeinkosten, um so einen Angebots- oder Verkaufspreis zu ermitteln.
Preiskalkulation
Die Preiskalkulation bezieht sich – wie der Name vermuten lässt – ganz allgemein auf eine Kalkulation, um einen Verkaufspreis festzulegen.
Rückwärtskalkulation
Die Rückwärtskalkulation dient zur Findung eines optimalen Einkaufspreises. Dazu ziehen Sie die beabsichtigte Gewinnmarge und anfallende Kosten vom Verkaufspreis ab.
Vorwärtskalkulation
Die Vorwärtskalkulation ist wie die Rückwärtskalkulation nur andersherum. Hier gehen Sie vom Einkaufspreis aus und rechnen zu diesem alle relevanten Kosten und Zuschläge hinzu.
Divisionskalkulation
Bei der Divisionskalkulation definieren Sie Selbstkosten und Herstellerkosten. Diese Art der Kalkulation spielt eine Rolle, wenn Sie sich auf die Fertigung von nur einem Produkt konzentrieren oder nur einen Service anbieten.
Nachkalkulation
Wichtig für die Kontrolle einer Kostenkalkulation ist die Nachkalkulation: Mit ihr gleichen Sie vorab berechnete und tatsächliche Kosten einer Leistung ab.
Vorkalkulation
Die Vorkalkulation (auch: Angebotskalkulation) wiederum erstellen Sie, bevor Sie die jeweilige Leistung erbringen. Daher können Sie nur die erwarteten Kosten einbeziehen.
Vollkostenkalkulation
Im Zuge der Vollkostenkalkulation verrechnen Sie sämtliche Kosten, die eine Leistung verursacht beziehungsweise voraussetzt.
Teilkostenkalkulation
Im Gegensatz zur Vollkostenkalkulation berücksichtigt die Teilkostenkalkulation nur ausgewählte Kosten. Dabei werden zum Beispiel Gemeinkosten ausgegrenzt.
Bezugsgrößenkalkulation
Bei der Bezugsgrößenkalkulation setzen Sie Kosten in Relation zu einer bestimmten Bezugsgröße – beispielsweise dem Stundensatz einer Maschine.
Importkalkulation
Mit der Importkalkulation können Sie den Bezugspreis bestimmen, wenn Sie Leistungen aus dem Ausland einkaufen.
Exportkalkulation
Die Exportkalkulation kommt zur Anwendung, wenn Sie Leistungen ins Ausland verkaufen. Wie bei der Importkalkulation berücksichtigen Sie dabei unter anderem Zölle und ähnliche Gebühren.
Sie sehen: Welches Kalkulationsverfahren für Sie infrage kommt, hängt von der Art Ihrer Unternehmung ab. Grundsätzlich laufen die Berechnungen ähnlich ab, unterscheiden sich jedoch durch einzelne Details. So nutzen beispielsweise Fertigungsunternehmen bei der Zuschlagskalkulation ein anderes Kalkulationsschema (quasi die Formel, mit der Sie per Kalkulationszuschlag oder Kalkulationsfaktor einen Endpreis bestimmen) als reine Handelsunternehmen.
Info
Manchmal sind mehrere Kalkulationen nötig
Die einzelnen Kalkulationsarten funktionieren nicht zwangsläufig voneinander losgelöst. Es kann zum Beispiel sinnvoll sein, einer Vorkalkulation eine Nachkalkulation folgen zu lassen.
Schritt für Schritt: Wie funktioniert eine Preiskalkulation?
Ein einheitliches Vorgehen gibt es aus dem oben genannten Grund der Verfahrensvielfalt natürlich nicht. Doch der Kerngedanke ist bei allen Kalkulationsarten gleich. Am Ende möchten Sie einen Betrag ermitteln, der die Wirtschaftlichkeit von Kosten und Aufwänden im Verhältnis zu einem Endpreis widerspiegelt. Daher lassen sich die groben Abläufe der verschiedenen Kalkulationsverfahren zumindest teilweise auf andere Kalkulationsarten übertragen. Eine Preiskalkulation kann zum Beispiel so funktionieren:
- Analysieren Sie den Markt!
Im ersten Schritt ist Marktforschung angesagt. Finden Sie heraus, was Ihre (potenziellen) Kunden bereit sind, für eine Leistung zu zahlen. Stellen Sie dem die Angebote Ihrer Mitbewerber gegenüber und dokumentieren Sie die aufgerufenen Preise. Dadurch erhalten Sie eine Preisspanne, an der sich Ihr Endpreis orientieren kann. - Kennen Sie Ihre Kosten!
Als nächstes gilt es, Ihre eigenen Aufwände aufzulisten. In manchen Fällen können Sie dabei auf konkrete Zahlen zurückgreifen – so lassen sich zum Beispiel Materialkosten für ein Produkt recht genau festlegen. In anderen Fällen kann es jedoch schwierig sein, Kosten exakt vorauszusagen. Dann können Sie auf Schätzungen und Erfahrungswerte zurückgreifen, die sich natürlich möglichst nah an der aktuellen Situation orientieren sollten. - Rechnen Sie Ihre Kosten zusammen!
Bieten Sie nur ein einziges Produkt beziehungsweise einen einzigen Service an, ist die Preiskalkulation selbst recht einfach. Sie addieren dann einfach alle Aufwände. Komplizierter wird es, wenn ihr Angebotsportfolio vielfältig und heterogen ist. Spätestens in einem solchen Fall sollten Sie auf Software zurückgreifen, um die Kalkulation korrekt durchzuführen. - Überprüfen Sie Ihr Ergebnis nachträglich!
Märkte sind ständig in Bewegung. Deshalb ist es nur sinnvoll, Preise und Angebote regelmäßig zu kontrollieren und gegebenenfalls neu oder nach zu kalkulieren. Nur so bleiben Sie dauerhaft wettbewerbs- und zukunftsfähig.
Info
Kalkulationsfehlern sind selten vermeidbar
Kalkulationen sind nicht immer – oder besser gesagt eher selten – genau. Außerdem kann es vorkommen, dass Sie sich verrechnen oder verschätzen, was zu einem sogenannten Kalkulationsirrtum führt. Die rechtliche Situation ist hier schwierig und eventuell nachteilig für Sie als Angebotssteller. Sichern Sie sich daher entsprechend ab, um Fehler bei der Kalkulation zu vermeiden.
Mit Sicherheit: bei Kalkulationen auf Tools zurückgreifen
Kalkulationen sind nicht nur etwas für Mathe-Nerds oder Vollzeit-BWLer: Nahezu jeder Unternehmer vom Solo-Selbständigen bis zum Mittelständler muss sich früher oder später mit dem Thema auseinandersetzen. Die gute Nachricht: Im Zeitalter der Digitalisierung nehmen Ihnen clevere Softwareanwendungen auch diese Aufgabe zum größten Teil ab. Mit solchen Lösungen erstellen Sie Kalkulationen nicht nur innerhalb weniger Klicks, sondern auch fehlerfrei und zu Ihrem Unternehmensprofil passend. Denn ob Sie Zahlen mögen oder nicht: Bekanntermaßen lügen diese nicht – weshalb Kalkulationen eine verlässliche Basis für die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens und der von Ihnen angebotenen Leistungen sind.
