Definition
Was ist ein Kassensystem?
Bei einem Kassensystem steht die Kombination aus einer geeigneten Kassensoftware mit kompatibler Hardware im Fokus. Der Begriff „Kassensoftware“ steht für ein digitales Computerprogramm, das Sie auf einem Endgerät installieren. Bei diesem Endgerät handelt es sich meistens um einen PC, ein Tablet oder ein Smartphone. Moderne Kassensysteme bieten oft auch integrierte Funktionen für Warenwirtschaftssysteme, die die Verwaltung von Lagerbeständen erheblich erleichtern. Für ein vollständiges, zeitgemäßes Kassensystem kommen außerdem noch folgende elektronische Geräte zur Kassenhardware hinzu:
- Bondrucker
- Barcodescanner
- Kartenlesegerät
Eine Ladenkasse ist besonders für kleinere Einzelhandelsgeschäfte geeignet, die keine umfassenden Funktionen benötigen, aber dennoch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen müssen.
Wofür benötigen Sie Kassensysteme?
Neben der Frage, welche Kassensysteme es gibt, gilt es auch zunächst zu klären, wofür Sie überhaupt ein Kassensystem benötigen. Wenn Sie mit Ihrer Geschäftsidee täglich zahlreiche Bargeschäfte abwickeln müssen, werden Sie in Zeiten der Digitalisierung um ein modernes Registrier-Kassensystem nicht herumkommen. Das ist zwar anfangs mit Investitionen für Hard- und Software verbunden, erleichtert Ihnen aber eindeutig Ihre Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt. Einige Kassensysteme bieten auch Funktionen zur Kundenverwaltung, die dabei helfen, Kundendaten effizient zu speichern und zu nutzen. Zudem sollten sie unbedingt die Möglichkeit der Kartenzahlung bieten, um den Kundenkomfort zu erhöhen.
Wie bei den meisten digitalen Produkten auf dem Markt gibt es bei Kassensystemen unterschiedliche Arten. Wenn Sie sich gerade mit den Varianten unterschiedlicher Anbieter von Kassensystemen und deren IT-Lösungen beschäftigen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Favorit Ihnen die Integration einer sogenannten „zertifizierten TSE“ garantieren kann. Dann sind Sie auf jeden Fall auf der rechtssicheren Seite. Kassenterminals bieten neben der klassischen Zahlungsabwicklung auch erweiterte Funktionen wie die Integration von Kundenkarten und Treueprogrammen. Folgendes sollten Sie zudem wissen, wenn Sie der Frage nachgehen, welche Kassensysteme es gibt:
Kassensicherungsverordnung
Wichtige Informationen können Sie in der sogenannten „Kassensicherungsverordnung“ (KassenSichV) nachlesen, die das Finanzministerium erlassen hat. Dieses Regelwerk schreibt für alle Registrierkassen bzw. Kassensysteme in Deutschland neue Sicherheitsstandards vor. Damit möchte der Gesetzgeber Manipulationen der erfassten Daten und somit Steuerhinterziehung entgegenwirken. Wesentlich sind vor allem zwei Neuerungen:
- Belegausgabepflicht: Für jede Kassentransaktion müssen Sie einen Beleg erstellen und dem Kunden aushändigen (Kassenbon-Pflicht).
- TSE-Zertifikat: Alle Betriebe, die mit Registrierkassen arbeiten, müssen belegen, dass diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind.
Wichtig ist, dass Ihr Kassensystem stets finanzamtkonform arbeitet, um unangenehme Überraschungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
Nachrüstungspflicht per Gesetz
Wenn Sie sich eine Kasse von vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben und sich diese mit Blick auf die neue Verordnung nicht nachrüsten lässt, müssen Sie unbedingt eine neue, regelkonforme Registrierkasse oder ein neues Kassensystem kaufen. Bis Dezember 2022 hatte man dafür noch Zeit. Da jetzt allerdings die Übergangsfrist abgelaufen ist, drohen Ihnen bei Verstoß Probleme und Bußgelder.
Falls der Aufbau Ihres neuen Geschäfts noch voll im Gange ist, sollten Sie also von vornherein darauf Wert legen, in ein TSE-zertifiziertes Kassensystem zu investieren, das – im besten Fall – mit Ihrer Buchhaltungssoftware kompatibel ist. Seriöse Kassenhersteller erklären Ihnen, welche Software-Updates und erweiterte Funktionen für ein Online-Kassensystem zur Verfügung stehen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen genügen als auch Ihre individuellen Betriebsabläufe verbessern. Sprechen Sie am besten zusätzlich mit anderen Unternehmern Ihrer Branche und lassen Sie sich von deren Erfahrungen mit modernen Registrierkassen und Kassensystem-Arten berichten. So erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Kassensysteme es gibt und Sie können vielleicht noch schneller die richtige Entscheidung treffen.
Info
Was sind Kassensysteme und POS?
Kassensysteme sind die nächste Generation von Registrierkassen. Häufig treffen Sie auch auf die englische Abkürzung POS, was im Zusammenhang mit einem Kassensystem „Point of Sale“ bedeutet. Gemeint ist der Ort, wo der Zahlungsvorgang stattfindet. POS-Kassensysteme eint der Vorteil, eine Fülle von Berichten, Protokollen und Analysen liefern zu können.
Kassensystemtypen und ihre Vor- und Nachteile
Es gibt verschiedene Typen von Kassensystemen, die je nach Geschäftsmodell und Branche unterschiedliche Vor- und Nachteile bieten. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der gängigsten Kassensystemtypen sowie deren spezifische Stärken und Schwächen:
| Kassensystemtyp | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Stationäre Kassensysteme | Hohe Zuverlässigkeit, umfangreiche Funktionen, robust | Hohe Anschaffungskosten, wenig flexibel |
| Mobile Kassensysteme | Flexibel, ideal für den Außeneinsatz, kostengünstig | Weniger Funktionen, oft abhängig von einer stabilen Internetverbindung |
| Cloud-basierte Kassensysteme | Zugriff von überall, automatische Updates, einfache Skalierbarkeit | Abhängigkeit von Internetverbindung, Datenschutzbedenken |
| Tablet-Kassensysteme | Geringe Anschaffungskosten, intuitive Bedienung, mobil einsetzbar | Geringere Robustheit, begrenzte Funktionalität im Vergleich zu stationären Systemen |
Nutzerbranchen: Was müssen Geschäftsinhaber wissen?
Wer mit elektronischen Kassensystemen und Registrierkassen arbeitet, ist stets von der Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) betroffen. Das gilt unter anderem für folgende Branchen:
- Handwerk
- Reisegewerbe
- Gesundheitswesen
- Dienstleistungsgewerbe
- Gastronomie
- Handel, z. B. Einzelhandel
Info
Kassenbuchpflicht
Wenn Sie mit einer offenen oder analogen Kasse, die ohne jegliche Elektronik auskommt, arbeiten, sind Sie durch die gesetzlichen Neuerungen nicht betroffen. Jene Kassenarten sind zwar nicht mehr zeitgemäß, aber dennoch in Deutschland erlaubt. In Konsequenz müssen Firmeninhaber bzw. deren Angestellte dann ein lückenloses Kassenbuch führen, in dem alle Geschäftsvorgänge und Beträge eingepflegt sind. Diese Vorgaben sollten Sie auf jeden Fall berücksichtigen, wenn Sie sich die Frage stellen, welche Kassensysteme es gibt und welches davon für Sie infrage kommt.
TSE und was dahinter steckt
Die technische Sicherheitseinrichtung – kurz TSE genannt – muss folgende Anforderungen der KassenSichV erfüllen:
- Sie sichert alle Transaktionen von modernen Registrierkassen oder Kassensystem-Arten.
- Dazu protokolliert und speichert das TSE-System all Ihre Eingaben und verhindert gleichzeitig, dass Sie diese unbemerkt löschen oder willentlich ändern.
- So können auch manipulative Absichten ihrer Besitzer durchkreuzt werden.
- Beispielsweise gelingt es diesen nicht mehr, Umsätze am Ende des Tages zu fälschen, um beispielsweise weniger Steuern zu zahlen. Besser ist es stattdessen, Steuertipps zu beachten, um auf legalem Weg Steuern zu sparen.
Ein TSE-System arbeitet mit einem internen Speicher, der für jeden Verkauf einen bestimmten Code generiert und diesen wieder an das Kassensystem zurückliefert. Diese Codes sind auf jedem Kassenbon aufgedruckt und in einem TSE-Protokoll zu sehen. Weil das Protokoll gleichzeitig exportierbar ist – und zwar an die Adresse des Finanzamts – kann die Behörde fast in Echtzeit überprüfen, ob in Ihrem Betrieb alle Umsätze korrekt erfasst wurden. Dazu muss nur der Kassenbon mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware verglichen werden. Alle Geschäftsvorfälle müssen korrekt und lückenlos dokumentiert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Dabei hilft Ihnen z. B. ein ordnungsgemäßer Tagesabschluss – so behalten Sie den Überblick über Ihre täglichen Einnahmen und haben einen geringeren Aufwand in der Buchhaltung.
Übrigens: Eine gute Kassensoftware sollte über Schnittstellen zu anderen Systemen wie der Buchhaltungssoftware verfügen. Bei der Wahl des richtigen Kassensystems kann Ihnen auch ein spezialisierter Dienstleister beratend zur Seite stehen, der Ihnen Modelle mit Kassenfunktionen zeigt, die für Ihren Betrieb relevant sind.
Info
Was ist die Kassennachschau durch das Finanzamt?
Das Finanzamt darf jene „digitale Kassennachschau“ ohne Ankündigung durchführen. Falls trotz vorhandenem TSE-Systems Unregelmäßigkeiten auffallen, darf die Behörde entweder eine Steuerschätzung für Ihr Unternehmen vornehmen oder sogar eine Betriebsprüfung anberaumen - für Betriebseigner oft eine unangenehme und zeitraubende Erfahrung!
Es bestehen zum Thema „Rechtskonformität“ noch weitere Anforderungen an Geschäftsbetreiber:
Wenn Sie zum Beispiel mit einem digitalen Kassensystem für Einzelhändler arbeiten, muss die von Ihnen verwendete Software stets GoBD-konform funktionieren. Das heißt, es muss sichergestellt sein, dass die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie der Datenzugriff (GoBD)“ beachtet und umgesetzt werden.
Setzen Sie sich also unbedingt vor dem Kauf mit der Frage auseinander, welche Kassensysteme es gibt und informieren Sie sich beim Hersteller Ihrer Wahl, ob Hard- und Softwarefunktionen Ihres favorisierten Kassensystems jene rechtlichen Vorgaben erfüllen.
