Welche Kassensysteme gibt es?

Wichtige Informationen können Sie in der sogenannten „Kassensicherungsverordnung“ (KassenSichV) nachlesen, die das Finanzministerium erlassen hat. Dieses Regelwerk schreibt für alle Registrierkassen bzw. Kassensysteme in Deutschland neue Sicherheitsstandards vor. Damit möchte der Gesetzgeber Manipulationen der erfassten Daten und somit Steuerhinterziehung entgegenwirken. Wesentlich sind vor allem zwei Neuerungen:

• Belegausgabepflicht: Für jede Kassentransaktion müssen Sie einen Beleg erstellen und dem Kunden aushändigen (Kassenbon-Pflicht).
• TSE-Zertifikat: Alle Betriebe, die mit Registrierkassen arbeiten, müssen belegen, dass diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind.

Wichtig ist, dass Ihr Kassensystem stets finanzamtkonform arbeitet, um unangenehme Überraschungen bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Wenn Sie sich eine Kasse von vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben und sich diese mit Blick auf die neue Verordnung nicht nachrüsten lässt, müssen Sie unbedingt eine neue, regelkonforme Registrierkasse oder ein neues Kassensystem kaufen. Bis Dezember 2022 hatte man dafür noch Zeit. Da jetzt allerdings die Übergangsfrist abgelaufen ist, drohen Ihnen bei Verstoß Probleme und Bußgelder.

Falls der Aufbau Ihres neuen Geschäfts noch voll im Gange ist, sollten Sie also von vornherein darauf Wert legen, in ein TSE-zertifiziertes Kassensystem zu investieren, das – im besten Fall – mit Ihrer Buchhaltungssoftware kompatibel ist. Seriöse Kassenhersteller erklären Ihnen, welche Software-Updates und erweiterte Funktionen für ein Online-Kassensystem zur Verfügung stehen, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen genügen, als auch Ihre individuellen Betriebsabläufe verbessern. Sprechen Sie am besten zusätzlich mit anderen Unternehmern Ihrer Branche und lassen Sie sich von deren Erfahrungen mit modernen Registrierkassen und Kassensystem-Arten berichten. So erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Kassensysteme es gibt und Sie können vielleicht noch schneller die richtige Entscheidung treffen.

Bei elektronischen Registrierkassen müssen Sie aber die Anforderungen unveränderlicher Aufzeichnungen nach GoBD erfüllen, das geschieht z. B. in Form von zertifizierter Sicherheitstechnologie. So soll Steuerbetrug verhindert werden.

Sollte Ihr Kassensystem nicht über eine nicht veränderbare fortlaufende Aufzeichnung verfügen, verstoßen Sie direkt gegen die Vorschriften, und das Finanzamt ist dazu berechtigt, Ihre Buchführung nicht anzunehmen und Ihre Einkünfte zu schätzen. 

• Tischreservierung: Mit Ihrem Kassensystem behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Tischkapazitäten. Reservierungen werden online über das System abgewickelt, sodass Ihre Gäste bequem Tische auswählen können. Für spezielle Anlässe lassen sich individuelle Tischlayouts erstellen, die das System ebenfalls verwaltet. Nach erfolgreicher Reservierung erhält Ihr Gast automatisch eine Bestätigung. Im Unternehmen selbst ermöglicht die Übersicht über alle Reservierungen eine effiziente Planung und Organisation.
• Werbung: Nutzen Sie Ihr Kassensystem, um gezielt mit Ihren Stammkunden in Kontakt zu treten. Haben Gäste ihre Zustimmung für die digitale Kommunikation gegeben, können Sie diese beispielsweise per E-Mail, WhatsApp oder SMS über Neuigkeiten, besondere Angebote oder spezielle Aktionen informieren. Dies bietet Ihnen eine ideale Möglichkeit, die Kundenbindung zu stärken und auf Ihre Angebote aufmerksam zu machen. 

• Intuitive Bedienbarkeit: Bei der Auswahl eines mobilen Kassensystems setzen Sie auf einfache und intuitive Bedienbarkeit. Ihre Mitarbeiter, darunter oft auch Aushilfen, sollten das System ohne mühsame Schulungen verstehen und effizient nutzen können.
• Digitale Bestellübermittlung: Die Funkbonierung revolutioniert die Kommunikation zwischen Gästen und Ihrer Küche. Sobald Bestellungen von den Gästen aufgegeben werden, werden diese unmittelbar ins Kassensystem eingetragen. Von dort aus werden die Aufträge digital und direkt an Theke und Küchenpersonal gesendet.
• Erstellen der Abrechnung: Das mobile POS-Kassensystem erleichtert Ihren Servicekräften die Abrechnung erheblich. Fehler bei der Kalkulation gehören der Vergangenheit an, da der Prozess vollautomatisch erfolgt. Belege können direkt am Gasttisch ausgedruckt werden, und auch das Aufteilen der Rechnung bei Gruppenbestellungen verläuft einfach und unkompliziert.
• Kassieren direkt am Tisch: Mobile Kassensysteme bieten den großen Vorteil, dass die Abrechnung unmittelbar beim Gast stattfinden kann. Mit Zusatzmodulen wird die Kartenzahlung direkt am Tisch zur Selbstverständlichkeit. Auch Barzahlungen lassen sich auf diese Weise problemlos und sicher abwickeln.

• Automatisierte Bestellprozesse: Gerade in größeren Gastronomiebetrieben mit Lagerhaltung profitieren Sie von einer Kassensoftware mit Warenwirtschaft. Wenn Bestellungen über das automatisierte Kassensystem erfasst werden, wird der entsprechende Lagerbestand sofort aktualisiert. Sofern ein vordefinierter Mindestbestand erreicht wird, garantiert das System automatisch, dass ein neuer Beschaffungsauftrag erstellt wird. Nachbestellungen erfolgen damit rechtzeitig, ohne dass Sie sich manuell darum kümmern müssen.
• Individuelle Kundenprofile: Nutzen Sie die Möglichkeit, Kundenprofile zu erstellen, um Ihren Service und Ihre Planung auf ein neues Level zu heben. Besonders für größere Gastronomiebetriebe zahlt sich diese Funktion aus: Anhand von Tischreservierungen können Sie nachvollziehen, welche Gäste sich zu bestimmten Zeiten bei Ihnen aufhalten und welche Speisen oder Getränke sie bevorzugen. Dadurch lassen sich optimierte Beschaffungslisten erstellen, die exakt zu den Vorlieben Ihrer Gäste passen. 

• Automatische Kassenbücher: Erfüllen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten mühelos durch den Einsatz einer Kasse mit einem integrierten digitalen Kassenbuch. Alle Transaktionen werden automatisch dokumentiert und sicher in der Cloud gespeichert. Mit nur einem Klick können Sie dem Finanzamt alle erforderlichen Dokumente bereitstellen. Zudem ermöglicht Ihnen diese Technologie, stets den aktuellen Stand Ihrer Bargeldreserven im Blick zu behalten.
• Auswertung und Statistiken: Wissen Sie, welches Getränk Ihre Gäste bevorzugt zu bestimmten Speisen bestellen? Oder welches Ihrer Gerichte am populärsten ist? Durch die detaillierte Auswertung Ihrer Kassendaten können Sie nicht nur die Beliebtheit einzelner Produkte feststellen, sondern auch deren Profitabilität genauer analysieren. Ob es darum geht zu ermitteln, welcher Cocktail zu welcher Tageszeit der Renner ist oder wie gefragt der Schweinebraten wirklich ist – das Kassensystem bietet Ihnen wertvolle Einsichten, die Sie zur Optimierung Ihres Angebots nutzen können.

• Stundennachweise und Gehaltsabrechnung: Sorgen Sie für eine einfache und effiziente Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Mit einer mobilen Kasse, die jedem Teammitglied zugeteilt werden kann, wird der tägliche Login zum Standard. Damit werden Arbeitszeitnachweise ganz automatisch erstellt, und Sie können die Gehaltsabrechnung auf Basis dieser präzisen Daten zeitsparend erledigen.
• Optimierte Personalplanung: Nutzen Sie die Informationen aus Tischreservierungen, um Ihren Personalbedarf zuverlässig vorherzusagen. Sie können exakt planen, zu welchen Uhrzeiten an welchen Tagen eine erhöhte Arbeitsbelastung in der Küche oder im Gastbereich zu erwarten ist. Mithilfe dieser Daten lässt sich Ihr Team optimal einsetzen, und selbst individuelle Arbeitsleistungen Ihrer Kellner können in die Planung einfließen.

• Feedback einholen: Positive Bewertungen sind in der Gastronomie ein wertvolles Kapital. Um Ihre Gäste gezielt zu einer Bewertung zu motivieren, können Sie nach einer Reservierung automatisiert ein Feedback per E-Mail einholen. Mit einem professionellen Kassensystem haben Sie die Möglichkeit, den Prozess der Gästerückmeldungen effizient zu steuern und Ihre Gäste idealerweise zu einer positiven Rezension auf gut besuchten Plattformen zu animieren.
• Gutscheine, Coupons, Kundenkarten: Ihre Stammgäste sind in der Gastronomie von unschätzbarem Wert. Fördern Sie die Kundenbindung gezielt durch Rabattaktionen, Gutscheine, Coupons oder Kundenkarten. Ein modernes Kassensystem bietet Ihnen die Funktion, solche Angebote mühelos zu integrieren und mithilfe einer aktiven Kundenansprache einzusetzen. 

Um die Integrität Ihrer Buchführung zu wahren, müssen Kassenvorgänge unveränderlich sein. Diese Schutzmaßnahme verhindert jegliche Manipulation und erleichtert den Finanzbehörden die Nachprüfung – in Ihrem Sinne eine transparente Geschäftsführung.

Elektronisch erfasste Kassendaten müssen zehn Jahre lang gesichert, jederzeit abrufbar und direkt lesbar sein. Dies kann über integrierte Speichersysteme oder Cloudlösungen im Kassensystem realisiert werden.

Sobald Sie ein elektronisches Kassensystem nutzen, sind Sie verpflichtet, einen Beleg über den Geschäftsvorfall zu erstellen, welchen Kunden jedoch ablehnen dürfen. Auf einem korrekten Beleg sind folgende Informationen zu finden:

• Name und Adresse Ihres Unternehmens
• Datum und Uhrzeit des Vorgangs
• Menge und Art der gekauften Artikel oder Dienstleistungen
• Transaktionsnummer
• Gesamtbetrag inklusive Steuer und den einzelnen Steuersätzen
• Seriennummer der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Wenn Sie zum Beispiel mit einem digitalen Kassensystem für den Einzelhandel arbeiten, muss die von Ihnen verwendete Software stets GoBD-konform funktionieren. Das heißt, Sie müssen sicherstellen, dass die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie der Datenzugriff (GoBD)“ beachtet und umgesetzt werden.

Setzen Sie sich also unbedingt vor dem Kauf mit der Frage auseinander, welche Kassensysteme es gibt, und informieren Sie sich beim Hersteller Ihrer Wahl, ob Hard- und Softwarefunktionen Ihres favorisierten Kassensystems jene rechtlichen Vorgaben erfüllen.

Beantworten Sie für sich folgende Fragen:

• Welche Zahlungsarten werden unterstützt?
• Ist eine Aufteilung von Zahlungen möglich?
• Lässt sich der Touchscreen individuell konfigurieren?
• Können Preise direkt am Kassensystem geändert werden?
• Gibt es eine einfache Funktion für Kassenabschlüsse?
• Bestehen Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware?
• Sind detaillierte Auswertungen über Umsätze, Verkäufer oder Kunden möglich?
• Ist eine Zeiterfassung integriert?
• Gibt es Verbindungen zur Lohnbuchhaltung, zu Lieferanten oder zu Behörden?

Viele Kassensysteme sind speziell auf bestimmte Branchen zugeschnitten. Es wird generell zwischen Einzelhandel (mit und ohne E-Commerce), Dienstleistungen und Gastronomie unterschieden. Je nach Branche sollten Sie spezielle Features wie Anbindungen an große Marktplätze, Kunden-Terminvereinbarungen, Integration in die Warenwirtschaft oder besondere Funktionalitäten für die Gastronomie überprüfen.

Überlegen Sie, ob das Kassensystem bei Werbemaßnahmen unterstützen soll. Denn moderne Kassensysteme legen nicht nur die Basis für eine schnellere Bezahlung, sondern können auch die Kundenbindung stärken. Beispielsweise durch Funktionen wie Kundenhistorienverwaltung, Treueprogramme, Gutscheinsysteme oder Schnittstellen zum E-Mail-Marketing direkt am POS.

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Hard- und Software eines Kassensystems. Wichtige Fragen sind hier, welche Geräte der Anbieter bereitstellt und ob diese das Tagesgeschäft effizient unterstützen. Dazu zählen Scanner, Kartenlesegeräte, Küchenmonitore oder tragbare Bon-Drucker. Besonders die Nutzung auf mobilen Endgeräten kann für einige Geschäftsmodelle von großer Bedeutung sein.

Der Preis spielt bei der Wahl eines Kassensystems natürlich eine wesentliche Rolle. Hierbei sollten Sie zwischen Anschaffungs- und laufenden Kosten unterscheiden. Während Anschaffungskosten hauptsächlich die benötigte Hardware umfassen und stark variieren können, beschreiben die laufenden Kosten die monatlichen Ausgaben für die Softwarenutzung, die durchschnittlich zwischen 20 und 90 EUR liegen.

Die Rechtssicherheit eines Kassensystems ist eine Selbstverständlichkeit. Meistens erfüllen die verbreiteten Systeme alle rechtlichen und steuerlichen Anforderungen. Doch bei Anbietern aus dem Ausland können rechtliche Unterschiede auftreten, daher sollten Sie die Rechtssicherheit vor dem Kauf überprüfen, um späteren Problemen mit dem Finanzamt vorzubeugen.