Kassenbuch führen: Darauf müssen Sie achten

Damit das Finanzamt keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, müssen Sie auch beim Kassenbuch Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften einhalten. Dies betrifft vor allem die Ordnungsmäßigkeit und die Beweiskraft der Buchführung. Nur wenn Sie die Kasse „ordnungsgemäß“ führen, ist das Finanzamt grundsätzlich dazu verpflichtet, den vom Unternehmen erklärten Gewinn zur Besteuerung zu veranlagen. Wird gegen die Steuerspielregeln zur Kassenbuchführung verstoßen, kann das Finanzamt den Gewinn schätzen – was meistens nicht zugunsten des Unternehmens ausfällt.

Durch die Führung eines Kassenbuchs dokumentieren Sie jeden Bargeschäftsvorfall Ihres Unternehmens. Der Kassenbericht hingegen stellt die Ermittlung der Bareinnahmen in der Kasse eines betreffenden Tages dar (auch Tageslosung genannt). Dabei gehen Sie nach folgendem Schema vor:

Das Kassenbuch ist hingegen weiter gefasst. Hier werden die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend verbucht. Die Begriffe Kassenbuch und Kassenbericht sind also keine Synonyme.

Damit das Finanzamt bei der Betriebsprüfung keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, müssen Sie das Kassenbuch ordnungsgemäß und GoBD-konform führen. Wir erklären Ihnen im Folgenden, welche Anforderungen das Finanzamt an die Kassenführung stellt.

Sie können das Kassenbuch elektronisch oder klassisch in Papierform führen. Allerdings akzeptiert das Finanzamt nur Varianten, welche die gesetzlichen Vorgaben vollständig erfüllen.

Gerade kleinere Unternehmen verwenden nach wie vor auf ein Kassenbuch in Papierform. Dies ist grundsätzlich legitim. Wenn Sie jedoch ein Kassenbuch handschriftlich führen und ausfüllen wollen, ist es Ihre Pflicht, folgende Dinge zu beachten:

• Alle Eintragungen müssen „unveränderbar“ vorgenommen werden. Kugelschreiber sind ratsam, Bleistifte hingegen nicht zulässig.
• Fehlerhafte Einträge dürfen Sie nicht löschen oder schwärzen. Markieren Sie solche Einträge lieber und nehmen Sie zusätzlich einen korrekten Eintrag vor.

Wenn Sie sich an diese Vorschriften halten, dürfen Sie ein Kassenbuch auch analog führen.

Ein Kassenbuch mittels Excel zu führen, ist nicht zulässig. Der Grund: Sie können jederzeit Änderungen vornehmen, die nicht nachvollziehbar sind. Es gibt aber Excel-Vorlagen für ein Kassenbuch, die Sie ausdrucken und handschriftlich befüllen können.

Die zweifellos komfortabelste Art, ein Kassenbuch zu führen, ist mit Hilfe einer modernen Kassenbuch-Software. Gegenüber einem Kassenbuch in Papierform bietet diese Variante folgende Vorteile:

• keine losen Blätter
• alle Geschäftsvorfälle werden erfasst
• alle Stornierungen sind nachvollziehbar
• das Kassensystem kann in weitere betriebliche Systeme (Warenwirtschaft, Banksoftware, Buchführung) eingebunden werden
• Übertragungsarbeiten und -fehler entfallen
• die Buchungen können sofort für statistische Zwecke oder Planungen ausgewertet werden

Achtung: Bei der Wahl der richtigen Kassenbuch-Software müssen Sie aber darauf achten, dass diese auch wirklich alle Anforderungen erfüllt. Ein GoBD-konformes, elektronisches Kassenbuch-Programm speichert alle Daten unveränderbar, kennzeichnet Änderungen und ermöglicht es Ihnen, die Daten im Handumdrehen auszulesen und maschinell auszuwerten.

Wie in der Buchhaltung üblich, müssen Sie bei einem Kassenbuch darauf achten, dass Sie keine der nötigen Angaben vergessen. Damit dies nicht geschieht, hier ein Überblick über die relevanten Inhalte, um ein Kassenbuch adäquat zu führen, anhand von Beispielen:

Jede Buchungszeile muss folgende Angaben enthalten:

• Datum
• Art des Geschäfts (Einnahme, Ausgabe für Schreibmaterial etc.)
• Belegnummer
• Betrag
• Bestand
• Kennzeichnung als Einnahme oder Ausgabe

Zum Tagesabschluss müssen Sie den rechnerischen Kassenbuchbestand mit dem tatsächlichen – durch Zählen ermittelten – Kassenbestand abgleichen. Am Ende der der Eintragungen vermerken Sie Ihren Namen und bestätigen die Richtigkeit mit Ihrer Unterschrift. Wenn Sie ein Kassenbuch führen, müssen Sie dies täglich erledigen.

Um einen Nachweis vorzulegen, dass Sie den Kassenbestand tatsächlich durch Zählen ermittelt haben, sollten Sie z. B. ein Zählprotokoll führen.

Um ein Kassenbuch korrekt zu führen, muss jeder Kassenbucheintrag stimmen. In diesem Beispiel sehen Sie, wie in einem Kassenbuch die Buchungen von Belegen eines Tages aussehen können:

Selbstverständlich können Sie bei Bedarf weitere Spalten hinzufügen, z. B. den Umsatzsteuersatz von 7 % bzw. 19 %.

Auch Privatentnahmen oder -einlagen müssen Sie im Kassenbuch vermerken, sofern Sie eins führen. Hier gilt ebenfalls der Grund: Keine Buchung ohne Beleg! Da Sie in diesem Fall keinen externen Beleg erhalten, müssen Sie einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Dieser kann beispielsweise so aussehen:

Alle Korrekturen oder Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Radierungen oder sonstiges Unkenntlichmachen sind nicht gestattet. Damit Ihr Kassenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, führen Sie es am besten so, dass Sie alte Buchungen stornieren (umgekehrt buchen) und diese neu eintragen.

Beispiel für eine korrekte Stornierung im Kassenbuch:

Die tatsächlichen Einnahmen belaufen sich auf 600,23 Euro. Versehentlich wurden 60.023,00 Euro eingetragen.

Die Einhaltung der gesetzlichen Kassenvorschriften wird immer wichtiger. Seit Einführung der „Kassen-Nachschau“ im Jahr 2018 ist es dem Finanzamt möglich, ohne Voranmeldung die Kasse auszulesen und einen Kassensturz zu machen. Ist das Kassenbuch fehlerhaft, kann dies zu Hinzuschätzungen und Strafen führen. Seit 2020 gelten zudem weitere Verschärfungen bei der Kassenführung. Es wird demnach noch wichtiger, dass Sie Ihr Kassenbuch korrekt führen.

Beim Führen des Kassenbuchs können verschiedene Fehler passieren. Diese kommen besonders häufig vor:

• Das Kassenbuch wird nicht täglich geführt.
• Belegdatum und Eintragsdatum im Kassenbuch stimmen nicht überein.
• Es werden nicht alle Belege ins Kassenbuch eingetragen.
• Der gezählte Kassenbestand weicht vom Buchbestand ab.
• Es ergibt sich rechnerisch ein negativer Kassenbestand (= Kassenfehlbetrag).
• Das Kassenbuch wird in Excel und nicht mit einer zertifizierten Kassenbuch-Software geführt.
• Im Kassenbuch wird ein Fehler falsch korrigiert.
• Die Beträge laut Beleg (z. B. PC-Kasse) bzw. Kassenauslesung weichen von den Eintragungen im Kassenbuch ab.

Auch bei der Kassen-Nachschau gilt es, Fehler zu vermeiden. Hier sind folgende Aspekte wichtig:

• Beim Auslesen müssen sämtliche Einzeldaten (d. h. alle Eingaben in die Kasse) vorhanden und Storni nachvollziehbar sein.
• Programmierunterlagen, die Bedienungsanleitung elektronischer Kassen und sämtliche vom System generierten Eintragungen (z. B. Aufzeichnungen des Trainingsspeichers) müssen vorgelegt werden.
• Beim Kassensturz wird der tatsächliche Kassenbestand gezählt und mit dem Buchbestand laut Kassenbuch bzw. PC-Bestand abgeglichen. Diese müssen übereinstimmen. Ist dies der Fall, haben Sie keine Probleme, das Kassenbuch richtig zu führen und somit auch keinen Ärger mit dem Prüfer.

Was Sie sonst noch über die Kassen-Nachschau wissen müssen, haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengefasst:

Nicht nur dann, wenn Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich führen, sind Fehler schnell passiert. Auch bei digitalen oder online Kassenbüchern kann es immer wieder zu Fehlern kommen. Wichtig ist, dass Sie dann richtig reagieren. Denn bei Fehlern oder falsch durchgeführten Korrekturen wird das Finanzamt schnell misstrauisch – und das wollen Sie vermeiden, sonst droht unter Umständen eine Betriebsprüfung.

So können Sie bei Fehlern im Kassenbuch vorgehen:

1. Handschriftliches Kassenbuch: Wenn Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich führen, haben Sie natürlich ebenfalls die Pflicht, sich an die gesetzlichen Vorgaben und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu halten. Ein handschriftliches Kassenbuch verleitet dabei vielleicht eher dazu, Korrekturen schnell zu erledigen. Genau das sollten Sie aber nicht tun. Wenn Sie einen Fehler in einem handschriftlichen Kassenbuch entdecken, müssen Sie den Fehler zunächst deutlich markieren. Nochmal: Verändern dürfen Sie an der Buchung nichts. Im Gegenteil: Der Fehler muss auch nach der Markierung noch lesbar sein. Danach schreiben Sie den korrekten Vorgang auf. Und zwar so, dass das Finanzamt ohne Probleme die zu korrigierende Stelle und die Korrektur nachvollziehen kann.
2. Digitales Kassenbuch: Hin und wieder gibt es bei digitalen oder online Lösungen eine Funktion, die Korrekturen erlaubt. Hier wird dann die fehlerhafte Stelle festgehalten und Sie haben die Möglichkeit, die korrigierte Buchung ebenfalls im Kassenbuch festzuhalten.

Machen Sie als Unternehmer einen der oben genannten Fehler, kann dies teuer werden. So wird bei Kassenfehlbeträgen (negativer Kassenbestand) mindestens der Negativbetrag zugeschätzt. Liegen weitere Fehler vor, kann es zu Hinzuschätzungen kommen. Dabei wird der erklärte Gewinn um einen Prozentsatz oder einen bestimmten Betrag erhöht.

Wenn Sie Ihr Kassenbuch nicht korrekt führen, kann es im Extremfall zur Vollschätzung kommen. Das heißt: Ihre Buchführung bzw. Ihre Aufzeichnungen werden „verworfen“ und das erklärte Ergebnis (Gewinn) wird durch eine Kalkulation des Finanzamts ersetzt.

Zusätzlich kann je nach Schwere der Fehler und Höhe der steuerlichen Auswirkungen ein Bußgeld festgesetzt werden. Bei Steuerhinterziehung wird eine Geldstrafe (360 Tagessätze) oder Freiheitsstrafe verhängt (bis zu 5 Jahre).

Seit 2020 gelten durch das sogenannte Kassengesetz verschiedene Neuregelungen. Sie betreffen vor allem die eingesetzten Kassensysteme. Im Folgenden haben wir Ihnen die Neuerungen übersichtlich zusammengefasst.

Seit dem 1. Oktober 2020 müssen alle Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein. Ursprünglich sollte diese Vorschrift bereits zum 1. Januar 2020 gelten. Allerdings wurde eine Übergangsfrist bis Oktober festgesetzt, da es bis November 2019 nur erste Prototypen der technischen Sicherheitseinrichtung gab und eine flächendeckende Umsetzung für die Unternehmen bis zum Jahresende somit nicht möglich war.

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, um ein Kassenbuch zu führen, besteht aus drei Bestandteilen und umfasst:

• ein Sicherheitsmodul
• ein Speichermedium
• eine digitale Schnittstelle für das Auslesen der Kassendaten durch das Finanzamt

Wichtig: Neu erworbene Kassen müssen diese Einrichtung seit dem 1. Oktober 2020 von Haus aus haben. Alte Kassen mussten bis zum 31. Dezember 2022 nachgerüstet werden.

Obwohl das Bundesfinanzministerium (BMF) klargestellt hat, dass es eine Verlängerung der Übergangsfrist für die Implementierung einer TSE ablehnt, wurde diese in den meisten Bundesländern trotzdem bis zum 31.3.2021 verlängert. In einigen Bundesländern galt diese Nichtbeanstandungsfrist unter bestimmten Voraussetzungen sogar bis zum 30. September 2021.

Da auch diese letzte Frist nun abgelaufen ist, wird das Finanzamt nun wohl Strafen verhängen, falls ein Unternehmen noch keine TSE implementiert hat.

Seit dem 1. Januar 2020 besteht eine Belegausgabepflicht. Das heißt: Sofern Sie mit einem PC-Kassensystem arbeiten, muss jeder Kunde über seinen Einkauf bzw. die erhaltene Dienstleistung einen Beleg erhalten.

Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
• das Datum der Belegausstellung
• die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
• den Einnahmebetrag
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag sowie den Umsatzsteuersatz

Seit dem 1. Oktober 2020 muss die Liste zusätzlich um folgende Zertifizierungsangaben erweitert werden, wenn Sie Ihr Kassenbuch korrekt führen wollen:

• die Transaktionsnummer
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls
• die Seriennummer des TSE-Systems
• Signaturzähler
• Prüfwert

Erwerben Sie als Unternehmer eine neue Kasse, müssen Sie dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitteilen, welches Kassensystem Sie benutzen.