Was ist ein Kassenbuch?
Auch wenn Kartenzahlungen immer weiter auf dem Vormarsch sind, finden natürlich weiterhin Barzahlungen statt. Ob beim Bäcker, am Kiosk oder beim Friseur – es gibt zahlreiche Orte, in denen Bargeld noch häufig im Umlauf ist.
In einem Kassenbuch hältst du all diese Geschäftsvorfälle schriftlich fest. Demnach finden sich hier sämtliche Einnahmen und Ausgaben in bar und schließlich der Kassenbestand am Ende des jeweiligen Zeitraums.
Mit unserer Kassenbuch-Vorlage ist die Kassenbuchführung schnell und unkompliziert gemacht.
Warum gibt es Kassenbücher?
Für das Finanzamt ist es schwieriger, Bargeldtransaktionen nachzuvollziehen. Dieses Problem besteht bei Geschäftsvorfällen auf einem Konto in einem wesentlich geringeren Ausmaß. Hinzu kommt, dass Unternehmer oftmals Bargeldzahlungen dazu nutzen, um Umsätze zu unterschlagen (also dem Finanzamt nicht anzuzeigen). Ein geringerer Umsatz hat für sie den Vorteil, dass sie weniger versteuern und folglich weniger Abgaben zahlen müssen.
Aus diesem Grund sind gewisse Unternehmen und Selbstständige dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Gehörst du ebenfalls zu dieser Kategorie, kannst du die PDF- oder Excel-Vorlage zum Führen deines Kassenbuchs online kostenlos downloaden - für Kleinunternehmer geeignet. Die PDF-Kassenbuch-Seite ist optimal zum Ausdrucken geeignet, was gegebenenfalls für die eigene Sicherheit sinnvoll sein kann.
Info
Wann ist ein Kassenbuch Pflicht?
Du bist dir unsicher, ob du ein Kassenbuch - oder auch Kassenbuch-Heft - führen musst? Das Handelsgesetzbuch (HGB) hat drei Kriterien definiert. Die besagen, ob ein Unternehmen zum Kassenbuch verpflichtet ist:
- Unternehmen mit Pflicht zur doppelten Buchführung
- Unternehmen und Kaufleute mit Eintrag im Handelsregister
- Unternehmen, die nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Betrieb erfordern (unter anderem abhängig von Faktoren wie Umsatz, Anzahl der Mitarbeiter und Standorte)
Ermittelst du deinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs.3 EStG, bist du also nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Es kann jedoch Sinn machen, auch bei der Einnahmen-Überschussrechnung freiwillig ein Kassenbuch zu führen. Denn nur so können Einnahmen-Überschussrechner bei Zweifeln des Finanzamts plausibel nachweisen, dass alle Bareinnahmen brav erfasst wurden.
Was sollte ein Kassenbuch enthalten?
Damit das Finanzamt deine ausgefüllte Kassenbuch-Vorlage akzeptiert, muss sie ordnungsgemäß geführt werden. Ist dies nicht so, ist das Finanzamt dazu berechtigt, deine Gewinne selbst zu schätzen. Das solltest du vermeiden, da die Schätzung in den meisten Fällen zum Nachteil des Unternehmens ausfällt. Jede Eintragung im Kassenbuch muss die folgenden Punkte beinhalten:
- Name des Unternehmens bzw. des Unternehmers
- Monat und Jahr des jeweiligen Zeitraums aller Geschäftsvorfälle
- Datum des Geschäftsvorfalls
- Art des Geschäftsvorfalls (bspw. Einnahme aus Alltagsgeschäft oder Ausgabe für Büroausstattung)
- Kennzeichnung als Einnahme oder Ausgabe
- Belegnummer
- Betrag der Einnahme oder Ausgabe
- Höhe des aktuellen Kassenbestands
Info
Kassenbericht ist nicht gleich Kassenbuch
Der Kassenbericht dient dazu, die Bareinnahmen eines jeweiligen Tages zu ermitteln und darzustellen. Dementsprechend unterscheidet sich die Vorlage eines Kassenberichts von der Vorlage eines Kassenbuchs. Mehr zu diesem Thema und zur korrekten Führung eines Kassenbuchs findest du in unserem Artikel „Kassenbuch führen“.
Kassenbuchführung in verschiedenen Branchen
In den folgenden Branchen musst du deine Einnahmen zwingend einzeln aufzeichnen:
- Freiberufler und Handwerker: Dir sind deine Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt, weshalb du zur Einzelaufzeichnung verpflichtet bist.
- Hotel- und Beherbergungsgewerbe: Um alle Gäste tagesgenau identifizieren zu können, besteht eine Meldepflicht. Deshalb musst du deine Einnahmen täglich aufzeichnen.
- Autoreparaturwerkstätten: Gewährleistungsregelungen erfordern, dass du die Reparaturen nach Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und Kundendaten erfassen musst.
- Restaurants: Hier sind dir die Vertragspartner für Veranstaltungen und Events namentlich bekannt.
- Taxi: Du musst deine Einnahmen aus den einzelnen Fahrten festhalten.
Lade dir für die einfache Erfassung deiner Einnahmen und Ausgaben unsere Kassenbuch-Vorlage herunter.
Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht
In Unternehmen, in denen Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft wird, ist es nicht erforderlich, die Bareinnahmen für jedes einzelne Geschäft im Kassenbuch aufzuzeichnen (Beispiele: Handel von Lebensmittel (z.B. Bäckerei), Tabak, Schreibwaren, Kurzwaren, Marktstände, Stehbierhallen, usw.). Diese Ausnahmen gelten aber nur für die Bareinnahmen – nicht für die Barausgaben.
In welchen zeitlichen Abständen muss ich meine Geldbewegungen im Kassenbuch, für das wir dir eine kostenlose Vorlage anbieten, festhalten?
Nach dem Gesetz musst du Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zwar täglich festhalten, jedoch gibt es hier wie immer Ausnahmen. In den nachfolgenden Fällen ist es weniger schlimm, wenn du in deinem Kassenbuch nicht täglich alle Einnahmen und Ausgaben sowie die Quittungen und Kassenzettel erfasst:
- Bareinnahmen und Barausgaben machen nur einen geringen Anteil des Umsatzes aus.
- Die Kassengeschäfte werden gelegentlich mit einer Verzögerung von einem Tag erfasst oder die Aufzeichnungen erfolgen bei einer kurzzeitigen Urlaubsabwesenheit des Betriebsinhabers erst nach seiner Rückkehr.
Können die Kassengeschäfte aus zwingenden geschäftlichen Gründen nicht am selben Tag verbucht werden, darf dies auch noch am folgenden Geschäftstag nachgeholt werden.
Darauf solltest du beim Führen deines Kassenbuchs achten
Neben den korrekten Eintragungen gibt es noch einige weitere Punkte, die du bei deinem Kassenbuch beachten solltest. Diese helfen dir ebenfalls dabei, Fehler und eine potenzielle Ablehnung vom Finanzamt zu vermeiden.
- Vollständige Angaben: Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege sind zwei der obersten Gebote bei einem Kassenbuch. Stelle sicher, dass du sämtliche Einnahmen und Ausgaben darin vermerkst. Dazu zählen unter anderem Verkäufe, Einkäufe sowie Einlagen und Privatentnahmen. Die kostenlose Kassenbuch-Vorlage dient als Tabelle für deine Einnahmen und Ausgaben.
- Chronologische Eintragung: Du bist dazu verpflichtet, das Muster deines Kassenbuchs chronologisch auszufüllen. Du ersparst dir eine Menge Arbeit, wenn du jede Buchung unmittelbar einträgst. Außerdem minimierst du auf diese Weise Fehler und riskierst es nicht, das Kassenbuch immer wieder neu beginnen zu müssen. Wir empfehlen dir, deine Einträge täglich vorzunehmen. So gewöhnst du dich an den Prozess und du lässt ihn zur Routine werden.
- Passende Belege: Jede Buchung, die du im Kassenbuch einträgst, muss mit einem passenden Beleg nachweisbar sein. Kauft beispielsweise ein Kunde bei dir ein, muss es dazu eine Quittung geben. Kaufst du neues Druckerpapier für das Büro, gibt es auch hier einen Kassenbon. Dafür gibt es den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“.
- Kein negativer Kassenbestand: Merk dir, dass dein Kassenbestand niemals negativ sein kann. Es darf daher kein Geld aus der Kasse fehlen und du darfst dir folglich keines ausleihen. Insbesondere bei einer Kassen-Nachschau, bei der ein Kassenprüfer des Finanzamts unangekündigt auftaucht, geben die Prüfer die Kassendaten in ihren Laptop ein und bekommen so auf Knopfdruck die Info, ob zu irgendeinem Zeitpunkt ein negativer Kassenbestand ausgewiesen wurde. Wenn ja, wird der Prüfer eine umfassende Betriebsprüfung anordnen.
- Keine nachträglichen Änderungen: Das Finanzamt legt großen Wert darauf, dass du die Kassenbuch-Vorlage in unveränderlicher Form einreichst. Das bedeutet, dass das Erstellen eines Kassenbuchs mit Word- und Excel-Vorlagen nicht gestattet ist. Das Finanzamt ist bei der Kassenführung in Excel und Word nicht in der Lage, nachträgliche Änderungen nachzuvollziehen. Dazu gehört auch, dass du keine Leerzeilen zwischen den einzelnen Eintragungen lässt. Entscheidest du dich für ein Kassenbuch in Papierform, solltest du zu einem Kugelschreiber greifen. Alternativ steht dir unsere Kassenbuchsoftware Lexware Kassenbuch Verfügung. Damit bist du auf der sicheren Seite und kannst jeden Zahlungseingang und -ausgang schnell und unkompliziert erfassen.
