Was ist die Kassenbon-Pflicht?
Die Verpflichtung, bei Nutzung einer elektronischen Kasse für jeden Geschäftsvorfall einen Kassenbon ausstellen zu müssen, findet sich in § 146a Abs. 2 Abgabenordnung (AO). Keine Belegausgabepflicht besteht dagegen für Kleinunternehmer, die eine offene Ladenkasse verwenden. Konkretisiert werden die gesetzlichen Vorgaben zur Belegausgabepflicht durch die Kassensicherungsverordnung und durch FAQs des Bundesfinanzministeriums.
Achtung
Ein Kassenbon muss immer ausgestellt werden
In § 146a Abs. 2 AO wird klargestellt, dass für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg „auszustellen” und dem Kunden zur Verfügung zu stellen ist. Es besteht damit zwar keine Mitnahmepflicht für den Kunden. Doch selbst wenn der Kunde verneint, „muss” ein Bon ausgestellt werden.
Seit wann gilt die Kassenbon-Pflicht?
Die Verpflichtung, den Kunden einen Kassenbon auszustellen, gilt ohne Wenn und Aber für alle Branchen seit dem 1.1.2020! Zwar gab es eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31.3.2021. Doch diese galt nur für die eigentlich zum 1.1.2020 fällig gewesene Aufrüstung elektronischer Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), nicht für die Kassenbon-Pflicht.
Was ist das Ziel der Kassenbon-Pflicht?
Das Ziel der Kassenbon-Pflicht dürfte klar sein. In bargeldintensiven Branchen, bei denen elektronische Registrier- oder PC-Kassen zum Einsatz kommen, entsteht dem Staat durch Steuerbetrug jedes Jahr ein Schaden von mehreren Milliarden Euro. Wird für jeden einzelnen Geschäftsvorfall, der über die Kasse läuft, ein Kassenzettel ausgestellt, ist dieser nur schwer wieder aus dem Speicher der Kasse zu entfernen. Mit anderen Worten: Die Pflicht soll vor allem vor Steuerbetrug im Bargeschäft schützen und diesen erschweren. In Branchen mit viel Barumsatz, wie der Gastronomie oder dem Einzelhandel, ist die Bonpflicht daher besonders wichtig, weil Einnahmen oft nicht korrekt erfasst werden.
Unternehmen, bei denen ein elektronisches Kassensystem zum Einsatz kommt, müssen mit verstärkten Kontrollen von besonders geschultem Personal der Finanzämter rechnen. Diese Kassenprüfer lesen die Kassenspeicher aus und sind somit sofort darüber im Bild, ob ein Unternehmer sich seit 1.1.2020 konsequent an die Kassenbon-Pflicht hält oder ob er die Ausgabe von Kassenbons unterdrückt.
Ob wirklich für jeden Geschäftsvorfall über die Kasse ein Beleg ausgestellt wurde, dürfte das Finanzamt zunächst im Rahmen einer Kassen-Nachschau überprüfen. Im Rahmen der Kassen-Nachschau darf der Kassenprüfer unangekündigt im Betrieb auftauchen und die Herausgabe der elektronischen Kassendaten sowie den Zugriff auf die Kasse fordern. Stellt der Prüfer bei der Kassen-Nachschau fest, dass die Bon-Pflicht nicht eingehalten wird oder dass andere Kassenmängel vorliegen, wird eine umfassende Betriebsprüfung eingeleitet.
Welche Pflichtangaben müssen auf dem Kassenbon stehen?
Welche Anforderungen der auszustellende Beleg erfüllen muss, kann der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entnommen werden. Nach Paragraf 6 dieser Verordnung muss der ausgestellte Bon folgende Pflichtangaben aufweisen:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens (= Aussteller des Belegs)
- Datum der Belegausstellung und Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie Zeitpunkt der Beendigung des Vorgangs
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
- Transaktionsnummer
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung in einem Betrag sowie den anzuwendenden Umsatzsteuersatz – im Falle einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis in den Bon aufzunehmen
- Betrag je Zahlungsart
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und Seriennummer des Sicherheitsmoduls
- Prüfwert
- Fortlaufender Signaturzähler
Einige dieser Angaben werden bereits durch die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) in Ihrem Kassensystem automatisch vorgenommen.
Wichtig ist hier auch die Frage, wie breit ein solcher Kassenbeleg ist. Die Größe des Kassenbons ist nicht definiert. Ein gängiger Kassenbeleg hat jedoch meist eine Breite von 57 mm.
Tipp: QR-Codes sind zwar nicht verpflichtend, vereinfachen aber das elektronische Lesen von Kassenbons. Gerade bei größeren Kassenbelegen kann es sinnvoll sein, diese zu integrieren.
Weshalb gibt es Kritik an der Kassenbon-Pflicht?
Die Kritik an der Belegausgabepflicht ist vielfältig. Betroffene Unternehmen bemängeln die zusätzliche Bürokratie, die gestiegenen Ausgaben für Kassenrollen und dass in bestimmten Branchen wie im Bäckerei- oder Metzgerhandwerk für Centbeträge Kassenbons gedruckt werden müssen. Sie befürchten Papierberge, die meist noch vor Ort im Papierkorb landen.
Umweltbewusste Unternehmer und Kunden kritisieren die vielen unnötig erstellten Papierbelege und den damit steigenden Papiermüll, weil die wenigsten Privatkunden die Kassenzettel benötigen bzw. aufbewahren. In der Kritik steht auch die gesundheitsschädigende Tinte auf Thermobelegen, denen das Kassenpersonal verstärkt ausgesetzt ist. Kunden befürchten außerdem, dass Unternehmer die Mehrkosten für Papier und Tinte über Preissteigerungen an sie weiterbelasten.
Gibt es die Möglichkeit, sich von der Kassenbon-Pflicht befreien zu lassen?
In § 146a Abs. 2 Satz 2 Abgabenordnung findet sich tatsächlich eine Regelung nach der das Finanzamt auf die Belegausgabepflicht verzichten kann. In dieser Gesetzesvorschrift heißt es: „Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 Abgabenordnung aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 Satz 1 AO befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.“
Hinweis: Die Bonpflicht entfällt lediglich bei offenen Ladenkassen, die über keine elektronischen Aufzeichnungssysteme verfügen.
Tipp
Befreiung bei der Belegausgabepflicht
Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem und Laufkundschaft (vielen unbekannten Kunden) sollten nach dieser Vorschrift einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen. Lehnt das Finanzamt ab – was derzeit der Regelfall sein dürfte – sollten Unternehmer dagegen Einspruch einlegen. Eine Flut an Anträgen und Einsprüchen könnte zu einem Umdenken in der Finanzverwaltung und zu Erleichterungen führen.
Beachten Sie allerdings, dass trotz einer Befreiung die technische Sicherheitseinrichtung Ihrer Kasse nicht beeinträchtigt oder umgangen werden darf.
Offene Ladenkasse vs. Elektronisches Kassensystem
Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem nutzen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu verwenden und für jeden Verkauf einen Kassenbon auszustellen. Trotz dieser Vorgaben ist in Deutschland aber auch weiterhin die offene Ladenkasse erlaubt, bei der keine Bonpflicht besteht. Beide Systeme haben Vor- und Nachteile, die Sie gut abwägen sollten.
Die offene Ladenkasse
Die offene Ladenkasse eignet sich vor allem für kleinere Betriebe, die hauptsächlich bar kassieren. In Deutschland gibt es da auch grundsätzlich keine Registrierkassenpflicht. Allerdings verlangt sie disziplinierte Buchführung und ist anfällig für Unstimmigkeiten, was das Interesse des Finanzamts wecken kann.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Keine Pflicht zur Bon-Ausgabe | Strikte Pflicht zur täglichen Führung eines Kassenbuchs |
| Technisch unkompliziert, keine Anschaffungskosten | Höheres Risiko für Fehler bei der Dokumentation |
| Sehr mobil und flexibel einsetzbar (z.B. auf Märkten) | Kartenzahlungen müssen gesondert festgehalten werden |
Elektronisches Kassensystem
Diese Option ist ideal für moderne und umsatzstarke Betriebe, die effizient arbeiten und mehrere Zahlungsarten anbieten möchten.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Automatisierte Erfassung von Verkäufen, Rabatten und Lagerbeständen | Bonpflicht |
| Einfachere Steuerberechnungen und bessere Übersicht | Höhere Anschaffungs- und Wartungskosten |
| Integration von EC-/Kreditkartenzahlung möglich | Schulungsaufwand möglich |
| Abhängigkeit von Strom und Internet | |
| Technische Störungen möglich |
Sieht die Kassenbon-Pflicht zwingend die Ausgabe von Papierbelegen vor?
In der Regel werden bei der Belegausgabepflicht seit 1.1.2020 Papierbelege ausgestellt. Doch nach § 6 Satz 3 KassenSichV dürfen anstatt von Papierbelegen auch digitale Belege erstellt und dem Kunden zugeleitet werden. Die digitalen Belege im Datenformat JPG, PNG oder PDF könnten dem Kunden per E-Mail oder Whatsapp zugesandt oder via Bluetooth direkt aufs Smartphone gespielt werden. Hier findet sich auch ein umweltfreundlicher Ansatz, der die Menge an Müll reduzieren kann. Sowohl für Unternehmen als auch für Kunden kann das daher eine praktische Alternative sein.
Bei der Ausstellung digitaler Belege ist jedoch darauf zu achten, dass die Grundsätze zur Datenschutzgrundverordnung zu beachten sind. Daran dürfte die digitale Belegausgabepflicht für unbekannte Laufkundschaft scheitern. Auch muss die Papierform weiterhin erhältlich sein, wenn der Kunde dies einfordert.
Welche Strafen drohen, wenn die Kassenbon-Pflicht missachtet wird?
Nach derzeitigem Stand gibt es zumindest keine gesetzlichen Sanktionen, wenn ein Unternehmer eine elektronische Registrierkasse nutzt und die Belegausgabepflicht seit 1.1.2020 nicht beachtet. In § 379 Abs. 1 Abgabenordnung wurden Sanktionen für Verstöße gegen die Kassenbon-Pflicht vergessen.
Doch das Finanzamt hat andere Mittel und Wege, einen Unternehmer zu bestrafen, der seinen steuerlichen Pflichten nicht nachkommt. Wird die Belegausgabepflicht bewusst nicht angewandt, dürften Prüfer das als Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) einstufen.
Folge: Die vollständige Aufzeichnung der Kasseneinnahmen wird in Frage gestellt, was letztlich zu Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn und damit im Endeffekt zu Steuernachzahlungen führt.
