Definition
Was bedeutet Entnahme?
Zwar findet sich für Entnahmen keine Definition im Steuerrecht, doch handelt es sich hierbei grob um jegliche betriebliche Mittel, die betriebsfremd genutzt werden. Deshalb sind Entnahmen von Bedeutung für den Jahresabschluss, da sie den Wert des Betriebsgewinns im Wirtschaftsjahr beeinflussen.
Das sind typische Entnahmen im Unternehmen
Bei der Ermittlung Ihres Gewinns unterstellt das Finanzamt in vielen Fällen automatisch Entnahmen. Tauchen dazu keine Gewinnkorrekturen in Ihrem Jahresabschluss auf, kann das eine Betriebsprüfung zur Folge haben. Das Finanzamt erwartet eine Liste der Entnahmen und Einlagen von Kleinunternehmern sowie etablierten Konzernen. Folgende Entnahmen gehören dazu:
- Pkw-Nutzung: Die Lebenserfahrung spricht dafür, dass Sie als Unternehmer und Ihre Familie Fahrzeuge des betrieblichen Fuhrparks auch privat nutzen. Ist das nicht der Fall, müssen Sie glaubhaft nachweisen, dass keine Entnahme (Nutzungsentnahme) getätigt wurde. Solche zu versteuernden Privatnutzungsanteile werden entweder nach der 1%-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt.
- Telefonnutzung: Auch bei den betrieblichen Telefonrechnungen erwartet das Finanzamt eine Korrektur des Gewinns wegen Entnahmen. Denn es ist klar, dass Sie als Unternehmer auch einmal privat vom Büro oder mit dem betrieblichen Handy telefonieren. Fällt das im Jahresabschluss unter den Tisch, schätzt das Finanzamt die Höhe der Entnahme.
- Lebensmittel: Arbeiten Sie mit Lebensmitteln (Herstellung, Gastwirtschaft), müssen Sie für sich und Ihre Familie Ihrem Gewinn zwingend Entnahmen hinzurechnen. Hier lässt das Finanzamt nicht mit sich verhandeln und veröffentlicht jedes Jahr fixe Entnahmewerte. Fehlen Korrekturen im Jahresabschluss, wird das Finanzamt aktiv.
Tipp
Steuertipp: Gewinnschätzung bei Entnahmen vermeiden
Um zusätzliche Gewinnschätzungen durch das Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie zu den gängigsten Entnahmen in Ihrer Gewinnermittlung Stellung beziehen. Treffen Sie überhaupt keine Aussagen bzw. Korrekturen, wird das Finanzamt aktiv. Und das wird meist teurer.
So vermeiden Sie Nachfragen des Finanzamts zu Ihren Entnahmen
Um Rückfragen zum Jahresabschluss oder sogar eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie bei Aufstellung Ihres Jahresabschlusses das vergangene Jahr noch einmal Revue passieren lassen und Privatentnahmen aus dem Anlagevermögen aufzeichnen. Das erfolgt in 2 Schritten:
Schritt 1: Checkliste zu Entnahmen erstellen
Halten Sie schriftlich fest, wann Sie betriebliche Gegenstände oder Geld vom Betriebskonto privat genutzt oder verbraucht haben. Orientieren Sie sich für die Entnahme von Gegenständen und sonstigen Leistungen an unserem Schema:
- Anlagevermögen:
- Datum der Entnahme
- Was hätte ein Fremder dafür zahlen müssen
- Waren, Lebensmittel:
- Datum der Entnahme
- Was hätte ein Fremder dafür zahlen müssen
- Leistungen (Pkw, Telefon, etc.):
- Datum der Entnahme
- Was hätte ein Fremder dafür zahlen müssen
Schritt 2: Ermittlung der Gewinnkorrektur und Umsatzsteuer
Anhand der Checkliste sollten Sie nun Gewinnkorrekturen und Umsatzversteuerung im Jahresabschluss vornehmen. Für jede Entnahme – ausgenommen für die bloße Geldentnahme – muss Umsatzsteuer gezahlt werden (s.o.). Das bedeutet: Auch in der Umsatzsteuererklärung muss sich ein Hinweis auf die nichtunternehmerische Nutzung finden.
Je nachdem, um welche Gegenstände es sich bei der Entnahme handelt, gelten folgende Regeln:
Entnahme von Anlagevermögen
Schenken Sie Ihrer Tochter einen PC aus dem Betriebsvermögen oder verwenden Sie einen betrieblichen Pkw nur noch privat, handelt es sich um eine Entnahme. Die Höhe bemisst sich nach dem Wert, den ein Fremder beim Kauf des gesamten Betriebs anteilig für diesen Gegenstand bezahlen würde (sog. Teilwert) abzüglich des noch vorhandenen Buchwerts. So errechnet sich beispielsweise der Entnahmewert eines PKWs ins Privatvermögen mit dem aktuellen Verkaufspreis des Wagens auf dem Markt. Auf diesen Teilwert wird die Umsatzsteuer erhoben.
Entnahme von Dienstleistungen
Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter für sich privat arbeiten lassen, liegt eine Entnahme vor. In diesem Fall müssen Sie den Gewinn im Jahresabschluss um den Wert erhöhen, den ein Fremder für diese Leistung hätte bezahlen müssen. Die Umsatzsteuer wird auf die angefallenen Selbstkosten (ohne Gewinnaufschlag) berechnet; dabei werden nur die Kosten einbezogen, für welche Vorsteuer gezogen werden konnte.
Nutzungsentnahmen
Bei Entnahmen durch die private Nutzung betrieblicher Gegenstände (z. B. Telefonkosten) müssen Sie entweder detaillierte Aufzeichnungen zur Privatnutzung im Rahmen einer Art Tagebuch führen oder Sie schätzen die durch die Privatnutzung entstandenen Kosten und addieren diese im Jahresabschluss als Entnahme zu Ihrem Gewinn. Umsatzsteuerpflichtig ist der Entnahmewert.
Steuertipp: Für die Entnahme durch die private Pkw-Nutzung gibt es spezielle Vorgaben. Die Gewinnkorrektur bemisst sich entweder nach der 1-%-Regelung oder nach den Aufzeichnungen eines Fahrtenbuchs. Ist die 1%-Regelung nicht anzuwenden (kein Nachweis, dass der Pkw zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wurde) und liegt kein Fahrtenbuch vor, schätzt das Finanzamt eine Privatentnahme. In der Regelung wird eine Privatnutzung von 70 Prozent unterstellt. Mehr zur Privatnutzung des Firmenwagens lesen Sie in unserem Beitrag zum Thema Firmenwagen.
Entnahme von Waren
Entnehmen Sie Waren Ihres Betriebs zum privaten Verbrauch, müssen Sie als Entnahme die Beträge erfassen, die ein Fremder dafür hätte bezahlen müssen. Umsatzsteuer wird auf den Entnahmewert erhoben. Beim Handel mit Lebensmitteln müssen Sie keine Aufzeichnungen zu den Entnahmen führen (s.u.).
Entnahme von Lebensmitteln
Stellen Sie Lebensmittel her oder vertreiben diese, unterstellt das Finanzamt, dass Sie, Ihr Ehegatte und Ihre Kinder einen Teil dieser betrieblichen Lebensmittel essen - sprich entnehmen. Für die Entnahme von Lebensmitteln und Getränken veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jedes Jahr feste Beträge, die Sie als Korrekturbeträge und zur Ermittlung der Umsatzsteuer berücksichtigen müssen. Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben betragen 2023:
| Gewerbe | Jahreswert für eine Person ohne Umsatzsteuer vom 01.01.2023 bis 31.12.2023 | ||
|---|---|---|---|
| Ermäßigter Steuersatz (in Euro) | Voller Steuersatz (in Euro) | Insgesamt (in Euro) | |
| Bäckerei | 1.537 | 197 | 1.734 |
| Fleischerei/Metzgerei | 1.368 | 522 | 1.890 |
| Gaststätten aller Art | |||
| Mit kalten Speisen | 1.678 | 579 | 2.257 |
| Mit warmen und kalten Speisen | 2.919 | 762 | 3.681 |
| Getränkeeinzelhandel | 113 | 254 | 367 |
| Café und Konditorei | 1.481 | 550 | 2.031 |
| Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier | 663 | 0 | 663 |
| Nahrungs- und Genussmittel | 1.284 | 339 | 1.623 |
| Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln | 353 | 156 | 509 |
Entnahmen und Geldverkehrsrechnung
Entnehmen Sie Ihrem Betrieb Geld zum Bestreiten Ihres privaten Lebensunterhalts, rechnet das Finanzamt die Summe als private Kosten (= Verbuchung auf Privatkonto) und nicht als Betriebsausgaben. Es überschlägt hier im Zweifel, ob die Entnahmen ausreichen, um Ihre privaten Kosten zu decken (sogenannte Geldverkehrsrechnungen). Bei zu niedrigen Entnahmen unterstellt das Finanzamt, dass Sie nicht alle betrieblichen Einnahmen in der Gewinnermittlung erfasst haben.
Tipp
Wann ist die Geldverkehrsrechnung als Schätzungsgrundlage nicht geeignet?
Fehlen bei dieser Geldverkehrsrechnung die Anfangs- und Endbestände, ist sie als Schätzungsgrundlage nicht geeignet. Denn bei den Anfangs- und Endbeständen handelt es sich um existentielle Bestandteile einer jeden Geldverkehrsrechnung (FG Münster, Urteil v. 29. März 2017).
Steuertipp: So weisen Sie die Höhe der Entnahmen im Jahresabschluss nach
Wenn gegenüber dem Finanzamt – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung – die Höhe der Entnahmen nicht mehr belegt werden kann, gibt es Probleme.
In den meisten Fällen wird der Betriebsprüfer dann den Gewinn im Jahresabschluss nach oben korrigieren. Um das zu vermeiden, empfiehlt sich bei der Aufstellung des Jahresabschlusses folgendes Vorgehen:
- Bei Waren halten Sie schriftlich fest, was Kunden im Zeitpunkt der Entnahme bezahlen mussten. Bei Anlagevermögen suchen Sie in Internetportalen nach dem niedrigsten Angebot und drucken dieses aus.
- Bewahren Sie die Nachweise zur Höhe der Entnahmen 10 Jahre bei Ihren Buchhaltungsunterlagen zum Jahresabschluss auf.
- Schätzen Sie die Entnahmen für die Telefonnutzung und geben im Jahresabschluss nur einen sehr geringen Betrag an, müssen Sie das begründen (mehrere private Telefonanschlüsse, Privat-Handy).
Häufig gestellte Fragen zu Entnahmen
Wann liegt eine Entnahme vor?
Nach § 4 Abs. 4a EstG spricht man von einer Entnahme, wenn Firmenmittel oder Leistungen eines Unternehmens privat genutzt werden. Rechtlich gesehen wandern Wirtschaftsgüter und Dienstleistungen bei einer Entnahme vom Betriebsvermögen in ein Privatvermögen ein.
Gelten Entnahmen rechtlich als Einnahmen?
Zwar sind für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) Barentnahmen nicht prägnant, doch werden Sach-, Nutzungs- und Leistungsentnahmen automatisch wie Betriebseinnahmen erfasst. Notieren Sie akribisch Entnahmehandlungen, um Unklarheiten mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Was bewirkt die Entnahme eines Grundstücks aus dem Betriebsvermögen?
Wenn ein Unternehmen Gebäude auf dem Grundstück umbaut oder einreißt, bleibt der Nutzen bestehen. Sobald sich dieser ändert, bspw. durch Vermietung der Fläche an Dritte, wandert ein Grundstück vom Betriebsvermögen in das Privatvermögen.
