Homeoffice-Pauschale für Unternehmer: Voraussetzungen und steuerliche Vorteile

Unternehmer, die von zu Hause arbeiten, profitieren von der Homeoffice-Pauschale. Seit 2023 können Sie 6 Euro pro Tag im Homeoffice, doch maximal 1.260 Euro pro Jahr als Betriebsausgabe absetzen. Im Jahr 2022 lag die Pauschale bei 5 Euro pro Tag, und es konnten 600 Euro geltend gemacht werden. Von dieser Homeoffice-Pauschale profitieren vor allem Unternehmer, die zu Hause keinen Raum, also kein häusliches Arbeitszimmer, besitzen.

Die Voraussetzungen, um diese Homeoffice-Pauschale vom Gewinn abziehen zu dürfen, sind überschaubar. Es muss jedoch zwischen den Steuerspielregeln zur Homeoffice-Pauschale bis Ende 2022 und ab 1. Januar 2023 unterschieden werden. Folgende Unterschiede sind dabei zu erwähnen:

Das Gesetz schränkt den Betriebsausgabenabzug im Rahmen der Homeoffice-Pauschale nicht auf Werktage ein. Das bedeutet im Klartext: Wer am Wochenende, im Urlaub oder an einem Feiertag 5 Minuten oder eine Stunde betrieblich zu Hause arbeitet, dem steht für diesen Tag grundsätzlich die Homeoffice-Pauschale zu.

Zwar erwartet das Finanzamt keine Nachweise zur Höhe der Ausgaben für die Arbeit im Homeoffice. Unternehmer sollten bei Abzug der Homeoffice-Pauschale jedoch Aufzeichnungen darüber führen, an welchen Tagen im Homeoffice gearbeitet wurde, und diese zusammen mit den Steuerunterlagen aufbewahren.

Insbesondere, wenn seit 2023 am selben Tag im Homeoffice und bei Kunden gearbeitet wurde, sollten Nachweise zur Dauer der jeweiligen Tätigkeiten geführt werden. Die Pauschale gibt es seit 2023 nämlich nur dann, wenn die Arbeit im Homeoffice an solchen Tagen mehr als 50 Prozent beträgt.

Durch diese Aufzeichnungen verhindern Unternehmer, dass ihre Gewinnermittlung unplausibel wird. Denn macht ein Unternehmer in einem Jahr die Homeoffice-Pauschale in Höhe von 1.260 Euro geltend (bedeutet 210 Tage ausschließliche Arbeit im Homeoffice) und beantragt gleichzeitig für 140 Tage im Jahr eine Verpflegungspauschale, weil er an diesen Tagen mehr als acht Stunden bei Kunden vor Ort gearbeitet hat, dürfte das Finanzamt die gesamte Buchführung anzweifeln.

Für die Strecke zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte können Sie 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Entfernungskilometer von der Steuer absetzen. Dies wird als Entfernungspauschale bezeichnet. Das gilt aber nur für die Fahrten, die Sie auch tatsächlich machen. Wenn Sie aus dem Homeoffice arbeiten, können Sie die Entfernungspauschale somit nicht geltend machen. Grundsätzlich gilt also: Entweder Homeoffice-Pauschale oder Entfernungspauschale.

Seit 2023 gibt es jedoch Ausnahmen: Arbeiten Sie an einem Tag im Homeoffice und fahren dann noch zu einem Kundentermin, können Sie unter Umständen beide Pauschalen absetzen. Entscheidende Voraussetzung ist dabei, dass Sie länger im Homeoffice waren, als die berufliche Auswärtstätigkeit gedauert hat.

Steht Ihnen für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Sie seit 2023 die Kosten für das Homeoffice auch dann zusätzlich zur Entfernungspauschale absetzen, wenn Sie an einem Tag nicht überwiegend im Homeoffice waren, sondern mehr Zeit an der ersten Tätigkeitsstätte verbracht haben.

Beispiel 1: Homeoffice und Kundenbesuche an einem Tag

Sie arbeiteten im Jahr 2023 an 220 Tagen im Homeoffice. An 60 Tagen besuchten Sie zudem Kunden. Die Arbeiten zu Hause betragen an diesen Tagen mehr als 50 Prozent der Arbeitszeit.

Folge: In diesem Fall dürfen Sie Fahrtkosten plus die Pauschale für die Arbeit im Homeoffice absetzen. Hier empfiehlt es sich dringend, Aufzeichnungen zum Tagesablauf zu führen und diese dem Finanzamt im Zweifel vorzulegen.

Beispiel 2: Homeoffice und Fahrten zur Arbeit an einem Tag

Sie bieten Sprachunterricht in Ihren betrieblichen Räumen an. Sie haben die betrieblichen Räumlichkeiten wie in einer Schule eingerichtet: mehrere Klassenräume und ein Lehrerzimmer.

Folge: In diesem Fall haben Sie keinen anderen Arbeitsplatz, an dem Sie die Korrektur- und Vorbereitungsarbeiten erledigen können. Deshalb steht Ihnen ausnahmsweise – ohne anderen Arbeitsplatz – auch an Tagen, an denen Sie teils im Betrieb und teils zu Hause arbeiten, die Homeoffice-Pauschale zu.

Unternehmer müssen wissen, dass mit der Homeoffice-Pauschale von 1.260 Euro pro Jahr längst nicht alle Ausgaben abgegolten sind. Zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale dürfen Sie die Aufwendungen für Arbeitsmittel oder für die Ausstattung des Homeoffice als Betriebsausgaben absetzen.

Kauft ein Unternehmer also für sein Homeoffice ein Regal für die betrieblichen Ordner, einen Schreibtisch für die Arbeitsecke, einen PC oder einen Bürostuhl, auf dem man einen ganzen Arbeitstag ohne Rückenprobleme sitzen kann, können diese Ausgaben on top steuerlich geltend gemacht werden.

Je nach Höhe der Netto-Anschaffungskosten der betrieblichen Arbeitsmittel winkt im Jahr des Kaufs zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale folgender Betriebsausgabenabzug:

• Kaufpreis netto bis 800 Euro: Für angeschaffte Möbel und Arbeitsmittel mit einem Netto-Preis von maximal 800 Euro winkt der Sofortabzug als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
• Kaufpreis netto zwischen 800 Euro und 1.000 Euro: Für Arbeitsmittel in diesem Preissegment kann die Abschreibung im Rahmen der Sammelpostenmethode gewählt werden (Abschreibung auf fünf Jahre). Manko: Wird die Sammelpostenmethode gewährt, scheidet für alle GWG mit einem Netto-Preis von mehr als 250 Euro und 800 Euro der Sofortabzug aus.
• Kaufpreis netto über 1.000 Euro: Liegen die Anschaffungskosten für betriebliche Arbeitsmittel im Homeoffice netto über 1.000 Euro, sind diese Aufwendungen im Rahmen der linearen oder degressiven Abschreibung auf mehrere Jahre verteilt abzuschreiben.

Telefon- und Internetkosten umfassen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Telefon- und Internetdiensten anfallen. Dazu zählen nicht nur die monatlichen Gebühren für Festnetz, Internetanschluss und Mobilfunk, sondern auch weitere damit verbundene Aufwendungen wie die Kosten für die nötige Hardware sowie Anschluss-, Bereitstellungs- und Reparaturkosten. Wie bei den beruflichen Arbeitsmitteln ist der Abzug von Telefon- und Internetkosten zu Hause zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale als gewinnmindernde Betriebsausgabe möglich. Diese führen Sie als Aufwendung für Telekommunikation in der Anlage EÜR auf.

In der Praxis gibt es dafür zwei Möglichkeiten:

• Pauschale: Wie bei Arbeitnehmern können Sie hier pauschal 20 Prozent der Telefon- und Internetrechnung, maximal jedoch 20 Euro pro Monat bzw. 240 Euro im Jahr als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.
• Einzelnachweis für Telefon- und Internetkosten: Liegen die Kosten deutlich über 20 Prozent, empfiehlt es sich, den tatsächlichen Wert zu ermitteln. Dazu müssen Sie den beruflichen Anteil der Telefonkosten ermitteln, also für jeden Anruf vermerken, ob es sich um einen privaten oder betrieblichen Anruf handelt. Hilfreich ist es, wenn Sie Belege wie Rechnungen und Verträge aufbewahren. Am besten lassen Sie sich eine detaillierte Auflistung von Ihrer Telefongesellschaft aushändigen, anhand derer Sie die tatsächlichen Kosten für das gesamte Jahr berechnen können. Einen Maximalwert, der eingehalten werden muss, gibt es hier nicht.

Ändert sich der Betrag Ihrer Telefon- bzw. Internetrechnung, haben Sie die Möglichkeit, drei aufeinanderfolgende Rechnungen für die Berechnung heranzuziehen und diese aufs Jahr hochzurechnen.

Beispiel:

• August: 67 Euro
• September: 72 Euro
• Oktober: 81 Euro

Zusammengerechnet kommen Sie auf 220 Euro, im Monatsdurchschnitt sind dies 70 Euro. Für diese 70 Euro berechnen Sie 20 Prozent, die Sie dann mit 12 (für das gesamte Jahr) multiplizieren.

• 70 Euro x 20 % = 14 Euro
• 14 Euro x Monate = 168 Euro

Folglich können Sie 168 Euro steuerlich absetzen.

Als Unternehmer oder Selbstständiger können Sie auch die Kosten für Ihr Handy als Werbungskosten oderals Betriebsausgaben absetzen.

Voraussetzung dafür ist die betriebliche Nutzung. Diese müssen Sie durch Belege beim Finanzamt nachweisen. Wird das Handy zu über 90 Prozent beruflich genutzt, darf es in voller Höhe abgesetzt werden. Ist dies nicht der Fall, hängt die Höhe der Erstattung vom Umfang der beruflichen Nutzung ab.

Liegt der Anschaffungspreis des Handys nicht über 800 Euro netto, kann es als geringwertiges Wirtschaftsgut im Anschaffungsjahr in voller Höhe abgeschrieben werden. Liegt der Kaufpreis darüber, müssen Sie die Anschaffungskosten über die gewöhnliche Nutzungsdauer von fünf Jahren abschreiben.

Die laufenden Kosten  können Sie ebenfalls absetzen. Dafür geben sie die Nettokosten als Betriebsausgaben an. Wie bei den Telefon- und Internetkosten sind die Handykosten in der Anlage EÜR aufzuführen.

Hinweis: Auch die gezahlte Vorsteuer der Handyrechnung kann geltend gemacht werden, sofern Sie nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen.

Wenn Sie Ihren Dienst- bzw. Firmenwagen auch privat nutzen, müssen Sie dies entsprechend versteuern. Meist geschieht dies durch die sogenannte 1-Prozent-Regelung. Danach müssen Sie monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstwagens versteuern. Hinzu kommen 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Dabei geht das Finanzamt pauschal davon aus, dass Sie mindestens 15-mal im Monat mit dem Dienstwagen zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pendeln.

Ist dies nicht der Fall, beispielsweise weil Sie regelmäßig aus dem Homeoffice arbeiten, entsteht Ihnen ein finanzieller Nachteil. Dann lohnt es sich, eine steuerliche Einzelbewertung Ihrer Fahrten vorzunehmen. In diesem Fall rechnen Sie Ihre Fahrten nicht pauschal ab, sondern versteuern jede Fahrt einzeln mit einem Berechnungssatz von 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises Ihres Dienstwagens pro Entfernungskilometer.

Ein Sonderfall liegt vor, wenn Sie keine erste Tätigkeitsstätte haben. In diesem Fall wird Ihr Dienstwagen nur nach der 1-Prozent-Regelung versteuert. Eine zusätzliche Versteuerung pro Entfernungskilometer entfällt.

Die Homeoffice-Pauschale ist als Betriebsausgabe in der Anlage EÜR einzutragen. Sie wird dabei unter den „übrigen beschränkt abziehbaren Betriebsausgaben“ erfasst. Die konkrete Zeilennummer kann sich je nach Steuerjahr ändern – ein Blick in die jeweils aktuelle Version der Anlage EÜR ist daher ratsam.