Homeoffice-Pauschale für Unternehmer: Voraussetzungen und steuerliche Vorteile

Unternehmer, die wegen der Corona-Pandemie zu Hause arbeiten, profitieren von der Homeoffice-Pauschale. Abziehbar als Betriebsausgaben sind ab 2023 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro pro Jahr. Im Vorjahr lag die Pauschale bei 5 Euro pro Tag, 600 Euro konnten geltend gemacht werden. Von dieser Homeoffice-Pauschale profitieren vor allem diejenigen Unternehmer, die zu Hause keinen Raum, also kein häusliches Arbeitszimmer, nutzten.

Die Voraussetzungen, um diese Homeoffice-Pauschale vom Gewinn abziehen zu dürfen, sind überschaubar. Es muss jedoch zwischen die Steuerspielregeln zur Homeoffice-Pauschale bis Ende 2022 und ab 1. Januar 2023 unterschieden werden. Folgende Unterschiede sind dabei zu erwähnen:

Seit Ende 2022 ist die Homeoffice-Pauschale entfristet. Eingeführt wurde die Pauschale wegen der Corona-Pandemie eingeführt, als viele Unternehmer dadurch zur Arbeit im Homeoffice gezwungen waren. Die Homeoffice-Pauschale kann für die Steuerjahre ab 2020 geltend gemacht werden. Die Betriebsausgaben-Pauschale steht auch allen Unternehmern zu, die unabhängig von Corona einen Großteil ihrer Arbeit zu Hause im Wohnzimmer oder in der Arbeitsecke erledigen bzw. erledigt haben.

Nutzt ein Unternehmer zuhause einen Raum, der die steuerlichen Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt, kann trotzdem die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag als Betriebsausgabe abgezogen werden. Das bietet sich an, wenn der Unternehmer keine Lust hat, die anteiligen Ausgaben für sein Arbeitszimmer aufwändig zu ermitteln oder wenn die anteiligen auf das Arbeitszimmer entfallenden Aufwendungen unter 1.260 Euro pro Jahr liegen.

Das Gesetz schränkt den Betriebsausgabenabzug im Rahmen der Homeoffice-Pauschale übrigens nicht auf Werktage ein. Das bedeutet im Klartext: Wer am Wochenende, im Urlaub oder an einem Feiertag 5 Minuten oder eine Stunde betrieblich zu Hause arbeitet, dem steht für diesen Tag grundsätzlich die Homeoffice-Pauschale zu.

Zwar erwartet das Finanzamt keine Nachweise zur Höhe der Ausgaben für die Arbeit im Homeoffice. Unternehmer sollten bei Abzug der Homeoffice-Pauschale jedoch Aufzeichnungen darüber führen, an welchen Tagen im Homeoffice gearbeitet wurde, und diese zusammen mit den Steuerunterlagen aufbewahren.

Insbesondere, wenn seit 2023 am selbst Tag im Homeoffice und bei Kunden gearbeitet wurde, sollten Nachweise zur Dauer der jeweiligen Tätigkeiten geführt werden. Die Pauschale gibt es ab 2023 nämlich nur dann, wenn die Arbeit im Homeoffice an solchen Tagen mehr als 50 Prozent beträgt.

Durch diese Aufzeichnungen verhindern Unternehmer, dass ihre Gewinnermittlung unplausibel wird. Denn macht ein Unternehmer in einem Jahr die Homeoffice-Pauschale in Höhe von 1.260 Euro geltend (bedeutet 210 Tage ausschließliche Arbeit im Homeoffice) und beantragt gleichzeitig für 140 Tage im Jahr eine Verpflegungspauschale, weil er an diesen Tagen mehr als acht Stunden bei Kunden vor Ort gearbeitet hat, dürfte das Finanzamt die gesamte Buchführung anzweifeln.

Die Homeoffice-Pauschale kann übrigens selbst dann abgezogen werden, wenn ein Unternehmer zusätzlich noch Büroräume oder ein Ladengeschäft hat. Die strengen Abzugsvoraussetzungen wie beim häuslichen Arbeitszimmer geltend hier nicht.

Es spielt bei der Homeoffice-Pauschale also keine Rolle, ob ein anderer Arbeitsplatz vorhanden ist.

Unternehmer müssen wissen, dass mit der Homeoffice-Pauschale von 1.260 Euro pro Jahr längst nicht alle Ausgaben abgegolten sind. Zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale dürfen die Aufwendungen für Arbeitsmittel oder für die Ausstattung des Homeoffice als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Kauft ein Unternehmer also für sein Homeoffice ein Regal für die betrieblichen Ordner, einen Schreibtisch für die Arbeitsecke, einen PC oder einen Bürostuhl, auf dem man einen ganzen Arbeitstag ohne Rückenproblemen sitzen kann, können diese Ausgaben on top steuerlich geltend gemacht werden.

Je nach Höhe der Netto-Anschaffungskosten der betrieblichen Arbeitsmittel winkt im Jahr des Kaufs zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale folgender Betriebsausgabenabzug:

• Kaufpreis netto bis 800 Euro: Für angeschaffte Möbel und Arbeitsmittel mit einem Netto-Preis von maximal 800 Euro winkt der Sofortabzug als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
• Kaufpreis netto zwischen 800 Euro und 1.000 Euro: Für Arbeitsmittel in diesem Preissegment kann die Abschreibung im Rahmen der Sammelpostenmethode gewählt werden (Abschreibung auf fünf Jahre). Manko: Wird die Sammelpostenmethode gewährt, scheidet für alle GWG mit einem Netto-Preis von mehr als 250 Euro und 800 Euro der Sofortabzug aus.
• Kaufpreis netto über 1.000 Euro: Liegen die Anschaffungskosten für betriebliche Arbeitsmittel im Homeoffice netto über 1.000 Euro, sind diese Aufwendungen im Rahmen der linearen oder degressiven Abschreibung auf mehrere Jahre verteilt abzuschreiben.

Wie bei den beruflichen Arbeitsmitteln ist der Abzug von Telefonkosten bei Telefonaten vom privaten Telefonanschluss zu Hause zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale als gewinnmindernde Betriebsausgaben möglich.

In der Praxis gibt es für Unternehmer zwei Möglichkeiten, die Telefonkosten für betriebliche Telefonate vom privaten Anschluss als Betriebsausgaben abziehen zu können:

• Möglichkeit 1: Es werden die tatsächlichen Kosten anhand der Einzelverbindungsnachweise ermittelt. Hier müsste jedoch zu jeder angerufenen Telefonnummer vermerkt werden, ob es sich um einen privaten oder einen betrieblichen Anruf handelt.
• Möglichkeit 2: Alternativ dazu können wie bei Arbeitnehmern pauschal 20 Prozent der Telefonrechnung, maximal jedoch 20 Euro pro Monat, als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

In den Steuerformularen für 2020 und 2021 finden sich noch keine Hinweise auf die Homeoffice-Pauschale. Die Homeoffice-Pauschale sollte bei Ermittlung des Gewinns nach der Einnahmen-Überschussrechnung in der Anlage EÜR bei den „übrigen beschränkt abziehbaren“ Betriebsausgaben abgezogen werden. In der Anlage EÜR 2022 soll die Homeoffice-Pauschale in Zeile 70 eingetragen werden. In der Anlage EÜR 2023 ist dazu die Zeile 63 zu verwenden.

Die Homeoffice-Pauschale sollte aus Sicherheitsgründen jedoch unbedingt getrennt von allen anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet bzw. auf ein eigenes Konto gebucht werden. Denn für Aufwendungen im Sinn des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG sieht das Einkommensteergesetz in § 4 Abs. 7 EStG die getrennte Aufzeichnung vor. Wird nicht getrennt gebucht, kann es passieren, dass das Finanzamt den pauschalen Betriebsausgabenabzug nach dem Wortlaut des Gesetzes versagt.

Zur Homeoffice-Pauschale 2023 (Tagespauschale) finden Sie ausführliche Infos im BMF-Schreiben vom 15.8.2023 (Az. IV C 6 - S 2145/19/10006 :027).