Ein Geschäftskonto – was ist das eigentlich?
Mit einem Geschäftskonto wickeln Sie Ihren geschäftlichen Zahlungsverkehr ab und trennen private und geschäftliche Ausgaben klar voneinander. Ein Geschäftskonto funktioniert dabei grundsätzlich wie ein privates Girokonto.
Ein Geschäftskonto für Freiberufler und Selbstständige ist also ein zweites Konto, über das alle Zahlungsein- und -ausgänge Ihrer Selbstständigkeit laufen. Das Finanzamt erwartet, dass Sie alle Vorgänge und Kontobewegungen klar nachvollziehen können.
Privatkonto vs. Geschäftskonto
Die meisten Banken unterscheiden zwischen Privat- und Geschäftskonto. In der Regel haben Arbeitnehmer automatisch nur ein Privatkonto. Darauf erhalten sie ihr Gehalt und bezahlen damit alle anfallenden Rechnungen.
Geschäftskonten für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer haben im Gegensatz zum Privatkonto weitere Merkmale:
- Das Geschäftskonto läuft in der Regel auf den Namen des Unternehmens.
- Sie können mehrere Kontobevollmächtigte einrichten.
- Nicht alle Banken bieten Geschäftskonten an.
Darüber hinaus unterliegt ein Geschäftskonto nicht dem gleichen Verbraucherschutz wie ein Privatkonto. So muss die Bank bei Privatkonten etwa strengere Transparenzpflichten einhalten. Mit einem Geschäftskonto nutzen Sie Funktionen wie Lastschriftverfahren, Kundengutschriften oder Kartenzahlungen. Sie müssen die Kontoauszüge zehn Jahre aufbewahren, da sie zur Buchführung gehören. Bei Privatkonten entfällt diese Pflicht.
Auch wenn Sie als Freiberufler kein Geschäftskonto brauchen, unterscheiden sich beide Kontoarten in wichtigen Punkten. Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede auf einen Blick:
| Kriterium | Privatkonto | Geschäftskonto |
|---|---|---|
| Gesetzliche Pflicht | Nein | Nur für Kapitalgesellschaften |
| Kontoführungsgebühren | Oft kostenlos | Meist kostenpflichtig (steuerlich absetzbar) |
| Verbraucherschutz | Voller Schutz | Eingeschränkter Schutz |
| Buchungskosten | Meist inklusive | Oft pro Buchung bepreist |
| Lastschrifteinzug bei Kunden | Nicht vorgesehen | SEPA-Firmenlastschrift möglich |
| Kontobevollmächtigte | In der Regel nur einer | Mehrere möglich |
| Aufbewahrungspflicht Kontoauszüge | Keine | 10 Jahre (als Teil der Buchführung) |
| Buchhaltungssoftware-Anbindung | Möglich, aber nicht optimiert | Oft nativ integriert |
| Steuerliche Absetzbarkeit | Nur 16 € Pauschale/Jahr | Alle Kosten voll absetzbar |
| Außenwirkung | Privat | Professionell |
Info
Einlagensicherung
Die gesetzliche Einlagensicherung in Deutschland schützt Bankguthaben von Privat- und Firmenkunden bis zu einem Betrag von 100.000 Euro pro Person und Bank.
Diese Kosten fallen bei einem Geschäftskonto an
Je nach Bank oder Dienstleister zahlen Selbstständige und Freiberufler unterschiedliche Gebühren für ihr Geschäftskonto. Dazu gehören beispielsweise:
- Monatliche Grundgebühren
- Kosten für Abhebungen oder Einzahlungen von Bargeld
- Zinsen für den Dispokredit
- Kosten für Transaktionen
- Kosten für Beratungsleistungen
Vergleichen Sie die Angebote verschiedener Anbieter, um das passende Geschäftskonto zu finden. Dabei sollten Sie nicht nur die bloßen Kosten im Blick haben. Überlegen Sie genau, welche weiteren Leistungen Sie benötigen.
Für wen ist das Geschäftskonto Pflicht?
Gesetzlich sind in Deutschland nur Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG, KGaA, eG, eV) dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen. Denn diese Unternehmensformen sind juristische Personen, die eigenständig rechts- und geschäftsfähig sind. Gründer, die als Einzelunternehmer starten, sollten ebenfalls frühzeitig über ein Geschäftskonto nachdenken. Auch ohne gesetzliche Pflicht empfiehlt sich ein Geschäftskonto besonders für Personengesellschaften Wenn mehrere Gesellschafter, etwa in einer GbR, gemeinsam ein Privatkonto nutzen, verlieren sie schnell den Überblick, geraten in interne Konflikte oder bekommen Probleme mit der Bank. Viele Banken schließen in ihren AGB die geschäftliche Nutzung von Privatkonten durch Personengesellschaften aus. In solchen Fällen bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, ein Geschäftskonto zu eröffnen.
Achtung
Keine Geschäftskonto-Pflicht für Freiberufler
Als Selbstständiger, Freiberufler oder Kleinunternehmer müssen Sie kein Geschäftskonto führen. Das Finanzamt beanstandet es nicht, wenn Sie Ihr Privatkonto geschäftlich nutzen. Wenn Sie also überlegen, ein Privatkonto in ein Geschäftskonto umzuwandeln, sollten Sie prüfen, ob Ihre Bank dies erlaubt. Wenn Sie Ihr Privatkonto als Geschäftskonto nutzen, sollten Sie außerdem alle Buchungen lückenlos dokumentieren.
Was sind die Vorteile eines Geschäftskontos für Freiberufler?
Der Hauptvorteil eines Geschäftskontos liegt darin, dass es die Buchhaltung deutlich erleichtert. Sie haben einen besseren Überblick über Ihren Zahlungsverkehr und Ihre Finanzen. Außerdem können Sie Ihre Buchungen eindeutig zuordnen. Kurzum sorgt ein Geschäftskonto für eine klare und saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Zahlungen. Denn wer ein Geschäftskonto und ein Privatkonto zusammen nutzt, riskiert Unklarheiten bei der Buchführung. Das kann bei der Steuer oder im Rahmen einer Betriebsprüfung schnell zum Nachteil werden.
Die Vorteile im Überblick:
- Private und berufliche Umsätze trennen: Wenn Sie private und berufliche Umsätze trennen, behalten Sie einen besseren Überblick über Ihre Finanzen.
- Geschäftskonto mit Buchhaltungssoftware verknüpfen: So behalten Sie Betriebseinnahmen und -ausgaben immer im Blick. Die Software bucht alle Ausgaben direkt und legt die notwendigen Dokumente für das Finanzamt automatisch ab.
- Professionalität zeigen: Mit einem Geschäftskonto signalisieren Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern, dass Sie ein etabliertes und seriöses Unternehmen betreiben.
- Steuererklärung einfach erstellen: Ein Geschäftskonto erfasst alle geschäftlichen Transaktionen an einem Ort. So erstellen Sie Ihre Steuererklärung schneller, weil Sie private und geschäftliche Zahlungen nicht erst sortieren müssen.
- Besserer Überblick: Sie haben Geschäftseinnahmen und -ausgaben jederzeit im Blick und können auf dieser Grundlage präzisere Entscheidungen treffen
- Rechtliche Sicherheit: Wenn Sie Ihr privates und geschäftliches Konto trennen, vermeiden Sie Zuordnungsfehler und rechtliche Probleme. Bei einer Betriebsprüfung erkennt das Finanzamt Angaben möglicherweise nicht an, wenn alle Buchungen über ein privates Konto laufen.
- Kosten und Aufwand bei einem Kontowechsel: Wer sich erst später für ein Geschäftskonto entscheidet, muss mit zusätzlichem Aufwand und Kosten rechnen (z. B. für die Änderung der SEPA-Lastschriftmandate).
- Weitere Funktionen: Manche Funktionen können Sie nur mit einem Geschäftskonto nutzen.
Info
Wie ein fehlendes Geschäftskonto die Steuererklärung erschwert
Lisa arbeitet als freiberufliche Grafikdesignerin und wickelt anfangs alles über ihr Privatkonto ab. Als sie ihre Steuererklärung vorbereitet, muss sie über 200 Buchungen manuell durchgehen und private von geschäftlichen Ausgaben trennen. Mit einem Geschäftskonto hätte sie sich diesen Aufwand gespart. Dort hätte sie alle Betriebseinnahmen und -ausgaben automatisch an einem Ort gehabt und direkt in ihre Buchhaltungssoftware übernehmen können.
Info
Kontoführungsgebühren sind Betriebsausgaben
Die gesamten Kontoführungsgebühren für ein Geschäftskonto können Sie als Freiberufler oder Selbstständiger als Betriebsausgaben verbuchen und damit bei der Steuer geltend machen.
Tipp
Das Lexware Geschäftskonto vereint alle Vorteile für Freiberufler
Mit dem Lexware Geschäftskonto wird Ihre Buchhaltung zum Kinderspiel. Per Browser oder App, und damit ganz ohne Papierkram, können Sie Ihren Zahlungsverkehr zeitsparend und komfortabel managen. Das Beste daran: Sie arbeiten nur noch auf einer Plattform und müssen nichts mehr mit anderen Anwendungen synchronisieren.
Eröffnen Sie in wenigen Minuten ein Lexware Geschäftskonto und profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:
- Klarer Überblick über private und geschäftliche Finanzen
- Girokonto mit deutscher IBAN
- Eine App, ein Login: Konto, Karte und Buchhaltung an einem Ort vereint
- Keine Verzögerungen mehr: Banking und Buchhaltung in Echtzeit synchronisiert
- Inkl. VISA Debitkarte
- Kostenlose Echtzeitüberweisungen
- Kontaktlos bezahlen und Bargeld abheben
- Unbegrenzte Daueraufträge
- Unbegrenzte SEPA- & Terminüberweisungen
- Automatische Belegzuordnung
- Push-Benachrichtigungen beim Zahlungseingang
- Smart Split zur Rücklagenbildung
Was sind die Nachteile eines Geschäftskontos?
Ein Nachteil von Geschäftskonten sind die Kontoführungsgebühren. Private Girokonten sind teilweise kostenlos. Bei Geschäftskonten zahlen Sie dagegen meist monatliche Gebühren, und selbst einzelne Buchungen kosten oft extra. Mittlerweile bieten allerdings einige Anbieter, vor allem Online-Banken, gebührenfreie Geschäftskonten für Freiberufler und Selbstständige an.
Nicht alle Geschäftskonten haben einen Dispokredit. Informieren Sie sich zunächst bei Ihrer Bank, bevor Sie sich gegen ein Geschäftskonto entscheiden. Manchmal können Sie als Selbstständiger auch ein zweites Privatkonto oder ein kostenfreies Unterkonto eröffnen und für Ihren geschäftlichen Zahlungsverkehr nutzen.
Info
Was bei Problemen mit dem Geschäftskonto tun?
Passt Ihr aktuelles Konto nicht mehr zu Ihrem Geschäftsmodell, etwa wegen hoher Gebühren, fehlender Funktionen oder mangelndem Support? Dann lohnt es sich, das bestehende Geschäftskonto zu kündigen und das Geschäftskonto zu wechseln. Ein Wechsel ist in der Regel unkompliziert und Sie können ein Konto wählen, das besser zu Ihren Anforderungen passt.
Wo können Sie ein Geschäftskonto eröffnen?
Als Freiberufler oder Selbstständiger haben Sie drei Möglichkeiten, ein Geschäftskonto zu eröffnen:
- Sie gehen klassisch in die Filiale einer Bank.
- Sie eröffnen ein Konto bei einer Online-Bank.
- Sie entscheiden sich für eine FinTech-Bank.
Welches Konto für Sie am besten geeignet ist, hängt zum größten Teil von Ihren Anforderungen und Ihrer Tätigkeit ab. Wenn Sie z. B. häufig mit Bargeld arbeiten, wählen Sie am besten eine Bank mit Filiale in Ihrer Nähe. Dort können Sie Bargeld direkt einzahlen. Auch Ihre Tätigkeit selbst kann beeinflussen, welches Geschäftskonto am besten zu Ihnen passt.
Info
Geschäftskonto einrichten
Sie können Ihr Geschäftskonto ganz einfach online eröffnen und einrichten. Erstellen Sie dafür bei Ihrer bevorzugten Bank ein Konto und legen Sie fest, welche weiteren Personen darauf zugreifen können. Danach müssen Sie Ihre Identität bestätigen – entweder in der jeweiligen Geschäftsstelle oder per Videolegitimation.
Tipp
Prüfen Sie die AGB Ihrer Bank
Bevor Sie Ihr Privatkonto geschäftlich nutzen, sollten Sie einen Blick in die AGB Ihrer Bank werfen. Denn manche Banken verbieten in ihren AGB, dass Kunden geschäftliche Zahlungen über ihr privates Konto abwickeln. Ist das der Fall, wenden Sie sich an Ihren Bankberater, denn dann dürfen Sie Ihr Privatkonto nicht als Geschäftskonto nutzen.
Bedingungen für die Eröffnung eines Geschäftskontos für Freiberufler
Was braucht man für ein Geschäftskonto? Bevor Sie ein Geschäftskonto eröffnen, sollten Sie die Bedingungen dafür bei Ihrer Wunschbank prüfen. Hier gibt es ganz unterschiedliche Kriterien. Um ein Firmenkonto zu eröffnen, brauchen Sie in der Regel:
- Identitätsausweis z. B. Personalausweis
- Bonitätsauskunft der Schufa
- Gewerbeanmeldung (gilt nur für Gewerbetreibende und nicht für Freiberufler)
- Ggf. bestehende Kontenbewegungen anhand von Kontoauszügen
- Steuernummer / Steuer-ID
Welche Leistungen sollte Ihr Geschäftskonto abdecken?
Die Angebote für Geschäftskonten für Freiberufler und Selbstständige können sehr unterschiedlich ausfallen – Sie haben gewissermaßen die Qual der Wahl. Damit Sie das beste Geschäftskonto für Ihre Bedürfnisse finden, haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt:
- Faire Preise und Konditionen: Viele Banken bieten diese Modelle gestaffelt an – je nachdem, wie viel Umsatz Sie erwarten. Lassen Sie sich dazu persönlich beraten.
- Kostenfreie Buchungsposten: Viele Banken vergeben eine Anzahl von kostenfreien, beleglosen Überweisungen pro Monat.
- Optionale Unterkonten: Einige Anbieter ermöglichen Ihnen, Unterkonten einzurichten. Das erleichtert die Organisation Ihrer Finanzen deutlich.
- Transparente Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, besonders dann, wenn Sie Ausgaben für Marketing, Investitionen etc. trennen möchten.
- Bezahlkarten neben der klassischen EC-Karte (Debitkarte), beispielsweise Kreditkarten oder Business-Debitkarten.
- Angemessener Dispokredit
- Online-Banking für schnellen und flexiblen Zugriff auf Ihre Konten.
- Ein- und Auszahlung von Bargeld
Moderne Geschäftskonten, insbesondere von FinTech-Anbietern, bieten darüber hinaus zusätzliche digitale Funktionen. Dazu zählen physische und virtuelle VISA-Business-Debitkarten, die Integration mit Google Pay oder Apple Pay, automatische Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware sowie die Möglichkeit, Belege direkt mit Buchungen zu verknüpfen. Dazu zählen:
- physische und virtuelle VISA-Business-Debitkarten
- Google Pay oder Apple Pay
- automatische Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware
- die Möglichkeit, Belege direkt mit Buchungen zu verknüpfen.
Darf ich ein Privatkonto geschäftlich nutzen?
Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit oder nebenberuflichen Tätigkeit fragen sich viele, ob nicht auch ein bestehendes Privatkonto genügt. Manche Banken gestatten dies grundsätzlich. Andere schließen in ihren AGB ausdrücklich aus, dass Sie es geschäftlich nutzen. Sie sind Freiberufler und daher gesetzlich nicht zu einem Geschäftskonto verpflichtet? Trotzdem kann Ihre Bank darauf bestehen, dass geschäftliche Transaktionen ausschließlich über ein separates Konto laufen. Vor allem wenn der geschäftliche Anteil zu hoch wird, kann die Bank Maßnahmen ergreifen:
- die Bank kann Sie ermahnen
- sie kann Sie zur Eröffnung eines Geschäftskontos auffordern
- sie kann Ihr Konto automatisch auf ein Geschäftskonto umstellen, häufig mit rückwirkender Gebührenberechnung
- sie kann sogar im Extremfall Ihr Konto kündigen.
Nutzen Sie ein Privatkonto geschäftlich, kann es zudem schnell unübersichtlich werden, etwa bei der Buchhaltung, Steuererklärung oder bei Rückfragen vom Finanzamt. Kommen dann noch Privateinlagen ohne betrieblichen Anlass hinzu, wird eine saubere Trennung zusätzlich schwieriger. Ein separates Geschäftskonto bietet hier klare Strukturen, Rechtssicherheit und professionalisiert den Außenauftritt.
Info
Wie ein Geschäftskonto die Betriebsprüfung erleichtert
Marco eröffnet direkt zu Beginn seiner freiberuflichen IT-Beratung ein Geschäftskonto und verknüpft es mit seiner Buchhaltungssoftware. Jede Zahlung wird automatisch erfasst und dem richtigen Posten zugeordnet. Als nach zwei Jahren seine erste Betriebsprüfung ansteht, kann er dem Finanzamt alle Belege und Kontobewegungen auf Knopfdruck vorlegen – sauber getrennt von seinen privaten Finanzen.
Zusammenfassung
Geschäftskonto für Selbstständige: Das Wichtigste zusammengefasst
- Geschäftskonten sind das Gegenstück zu herkömmlichen Privatkonten.
- Als Freiberufler oder Selbstständiger brauchen Sie nicht zwingend ein Geschäftskonto. Das ist nur für bestimmte Unternehmensformen gesetzlich verpflichtend.
- Je nach Anbieter variieren Kosten und Leistungen für Geschäftskonten. Vergleichen lohnt sich.
- Geschäftskonten erleichtern Ihnen als Freiberufler die Buchhaltung.
- Ein Geschäftskonto können Sie bei Direkt-, Online- oder FinTech-Banken eröffnen.
- Mit unserer Checkliste finden Sie im Handumdrehen Ihr ideales Geschäftskonto.
FAQ-Bereich
Wie zahle ich mir als Freiberufler ein Gehalt vom Geschäftskonto aus?
Als Freiberufler oder Einzelunternehmer können Sie sich kein klassisches Gehalt auszahlen. Stattdessen überweisen Sie regelmäßig einen festen Betrag von Ihrem Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto – das nennt sich Privatentnahme. Diesen Betrag buchen Sie als solche in Ihrer Buchhaltung. Wichtig: Privatentnahmen sind keine Betriebsausgabe und mindern nicht Ihren Gewinn. Planen Sie den Betrag so, dass genug Geld auf dem Geschäftskonto bleibt – insbesondere für Steuervorauszahlungen, Krankenversicherung und laufende Betriebskosten.
Tipp: Legen Sie einen festen monatlichen Betrag als „Gehalt" fest und überweisen Sie diesen immer zum gleichen Zeitpunkt. So behalten Sie den Überblick und vermeiden unkontrollierte Entnahmen.
Welche Geschäftskonto-Kosten kann ich steuerlich absetzen?
Wenn Sie ein separates Geschäftskonto führen, können Sie sämtliche Kontokosten als Betriebsausgaben in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) geltend machen.
Absetzbar sind unter anderem:
- Monatliche Kontoführungsgebühren
- Gebühren für Überweisungen, Lastschriften und Buchungen
- Kosten für EC-Karten, Debitkarten und Kreditkarten
- Gebühren für Kontoauszüge und Auslandsüberweisungen
- Zinsen für betrieblich genutzte Kredite und Dispokredite
Sie tragen diese Ausgaben in der Anlage EÜR unter „Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben" (Zeile 66) ein. Als Nachweis reichen Ihre Kontoauszüge. Nutzen Sie hingegen nur ein Privatkonto, können Sie lediglich eine Pauschale von 16 Euro pro Jahr als Werbungskosten ansetzen
Brauche ich als nebenberuflich Selbstständiger ein Geschäftskonto?
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Geschäftskonto auch bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit nicht. Solange Ihre Buchungen überschaubar bleiben, tolerieren viele Banken, dass Sie Ihr Privatkonto geschäftlich nutzen. Sobald jedoch die Anzahl der geschäftlichen Transaktionen steigt oder regelmäßig höhere Beträge eingehen, kann Ihre Bank eine Umstellung verlangen. Ein eigenes Geschäftskonto lohnt sich vor allem dann, wenn Sie regelmäßig Rechnungen stellen, Umsatzsteuer abführen oder Ihre Buchhaltung mit einer Software verknüpfen möchten. Gerade wenn Sie planen, die nebenberufliche Tätigkeit langfristig auszubauen, sparen Sie sich mit einem frühzeitig eingerichteten Geschäftskonto später den aufwendigen Kontowechsel.
Von welchem Konto zahle ich Steuern – Geschäfts- oder Privatkonto?
Das hängt von der Steuerart ab:
| Steuerart | Zahlung von | Grund |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer / Vorauszahlung | Geschäftskonto | Betriebliche Steuer |
| Gewerbesteuer | Geschäftskonto | Betriebliche Steuer |
| Einkommensteuer / Vorauszahlung | Privatkonto | Private Steuer (betrifft Gesamteinkommen) |
| Steuerberater (betrieblicher Anteil) | Geschäftskonto | Betriebsausgabe |
| Steuerberater (privater Anteil) | Privatkonto | Keine Betriebsausgabe |
Wenn Sie die Einkommensteuer dennoch vom Geschäftskonto überweisen, müssen Sie den Betrag als Privatentnahme verbuchen. Eine saubere Trennung erleichtert Ihnen die Buchhaltung und vermeidet Rückfragen vom Finanzamt.
Wirkt sich die Eröffnung eines Geschäftskontos auf die Schufa aus?
Das kommt auf die Bank und die Art der Abfrage an. Die reine Eröffnung eines Geschäftskontos ohne Kreditrahmen wirkt sich in der Regel nicht negativ auf Ihren Schufa-Score aus. Bei der Kontoeröffnung führen Banken meist eine sogenannte Konditionsanfrage durch – diese ist schufaneutral. Erst wenn Sie einen Dispokredit, eine Kreditkarte oder einen Kreditrahmen beantragen, handelt es sich um eine Kreditanfrage, die Ihren Score kurzfristig beeinflussen kann. Einige Online-Banken und FinTech-Anbieter verzichten vollständig auf eine Schufa-Prüfung – bieten dann allerdings meist keinen Kreditrahmen an.
Wie viele Konten brauche ich als Freiberufler?
Mindestens zwei: ein Privatkonto und ein Geschäftskonto. In der Praxis empfiehlt es sich, zusätzlich Unterkonten für verschiedene Zwecke einzurichten:
| Konto | Zweck |
|---|---|
| Geschäftskonto (Hauptkonto) | Einnahmen, Betriebsausgaben, Zahlungsverkehr |
| Unterkonto Steuerrücklagen | Fester Anteil jedes Zahlungseingangs für Einkommensteuer und Umsatzsteuer |
| Unterkonto Rücklagen | Rücklagen für größere Anschaffungen oder Engpässe |
| Privatkonto | Privatentnahmen, persönliche Ausgaben |
Tipp: Überweisen Sie bei jedem Zahlungseingang sofort einen festen Prozentsatz (z. B. 30–40 %) auf Ihr Steuerrücklagen-Konto. So vermeiden Sie Liquiditätsengpässe, wenn das Finanzamt Vorauszahlungen oder Nachzahlungen fordert. Für die meisten Freiberufler reichen ein Geschäftskonto mit ein bis zwei Unterkonten plus das Privatkonto völlig aus.
