Finanzbuchhaltung: Die wichtigsten Grundlagen, Aufgaben und Ziele

Per Definition handelt es sich bei der Finanzbuchhaltung (kurz: Fibu) um einen Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, die Vermögensverhältnisse eines Unternehmens und deren Veränderungen zu dokumentieren und am Ende jedes Wirtschaftsjahres das Gesamtergebnis in Form des Jahresabschlusses zu ermitteln. Der Jahresabschluss setzt sich aus Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie der Bilanz zusammen. Die Finanzbuchhaltung wird auch als externes Rechnungswesen bezeichnet, da sie sich hauptsächlich nach außen richtet: Sie informiert externe Dritte, wie Investoren, Banken oder das Finanzamt, über die Vermögensverhältnisse eines Unternehmens.

Im Grunde wird das betriebliche Rechnungswesen in zwei Buchhaltungsbereiche unterteilt:

1. Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen: lückenlose Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle im Unternehmen zur Gewinnermittlung)
2. Betriebsbuchhaltung (internes Rechnungswesen: Kosten- und Leistungsrechnung zur Analyse und Steuerung betrieblicher Prozesse)

Die Fibu repräsentiert die Vermögenslage nach außen hin und ist für viele Unternehmen gesetzlich verpflichtend. Die Abgrenzung der Finanzbuchhaltung zur Betriebsbuchhaltung liegt darin, dass Letztere in erster Linie für den internen Nutzen erstellt wird. Sie umfasst innerbetriebliche Vorgänge und ist nicht verpflichtend. Wird jedoch häufig zur Kostenrechnung und Kostenkalkulation genutzt.

Die Buchungen aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens bilden die Grundlage der Finanzbuchhaltung. Die Erfassung muss in chronologischer Reihenfolge und in sachlicher Ordnung nach Art des unternehmerischen Vorgangs erfolgen. Gewährleistet wird dies durch das Buchen auf Konten und durch die Verwendung von Standard- sowie branchenspezifischer Kontenrahmen.
Rechtliche Grundlagen der Finanzbuchhaltung sind:

• die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
• das Handelsgesetzbuch (HGB)

Um dies zu verstehen, müssen Sie zunächst zwischen Bilanz, Jahresabschluss sowie GuV unterscheiden.

1. Bilanz: Hierbei werden die einzelnen Posten in Aktiva und Passiva gegenübergestellt. Auf der Aktiva-Seite stehen unter anderem das Anlagevermögen und das Umlaufvermögen; auf der Passiva-Seite das Eigenkapital und das Fremdkapital.
2. GuV: Im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung werden alle anfallenden Aufwendungen den Erträgen gegenübergestellt und miteinander verrechnet. Daraus ergibt sich entweder ein Überschuss oder ein Verlust.
3. Jahresabschluss: Am Ende jedes Wirtschaftsjahres erstellen Sie den Jahresabschluss. Die sogenannte Abschlussbilanz besteht aus der Bilanz und der GuV und ist notwendig, um Auskunft über alle Geschäftsvorfälle zu geben.

Im Grunde dient die Fibu einzig und allein der Ermittlung der Vermögensverhältnisse eines Unternehmens im Laufe einer Rechnungsperiode. Diese beträgt den Zeitraum zwischen zwei Abschlüssen. Weiterhin ist sie relevant für das Finanzamt, da sie ebenfalls als Besteuerungsgrundlage dient.  Anhand der Finanzbuchhaltung wird demnach ersichtlich, wie hoch die Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer und die Gewerbesteuer ausfällt. Die Finanzbuchhaltung hat zudem eine Informationsfunktion gegenüber Gläubigern, Anteilseignern und sonstigen externen Dritten.

Alle buchführungspflichtigen Unternehmen sind zur doppelten Buchführung im Rahmen der Finanzbuchhaltung verpflichtet und somit zur Offenlegung ihrer finanziellen Situation gegenüber Gläubigern oder Anteilseignern. Dazu zählen:

• Aktiengesellschaften (AG)
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Offene Handelsgesellschaften (oHG)
• Kommanditgesellschaften (KG)

Hinzu kommen Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind und jährlich weniger als 80.000 Euro Gewinn oder weniger als 800.000 Euro Umsatz erweirtschaften.

Eine Art der Gewinnermittlung eines Unternehmens ist die doppelte Buchführung. Hierbei wird der betriebliche Erfolg zweifach ermittelt: durch die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Außerdem werden alle Geschäftsvorfälle doppelt erfasst: durch die Buchung auf ein Konto und ein Gegenkonto. Mehr dazu finden Sie in unserem Ratgeber-Artikel zur doppelten Buchführung:

Wie der Name schon sagt, ist diese Form der Buchhaltung sehr simpel gehalten. Die einfache Buchführung, auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung genannt, gilt für Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer, die von der Buchführungspflicht befreit sind. Hierbei müssen Sie lediglich die Einnahmen und Ausgaben einander gegenüberstellen. Die Differenz ergibt Ihren Gewinn bzw. Ihren Verlust. Vergessen Sie aber nicht, welche Anforderungen Sie als Kleinunternehmer erfüllen müssen!

Den Sinn und Zweck der Finanzbuchhaltung haben wir Ihnen bereits erklärt. Doch welche Aufgaben hat sie eigentlich?

• Dokumentation: Alle Geschäftsvorfälle müssen Sie lückenlos dokumentieren. Hierbei dient die Finanzbuchhaltung als Nachweis.
• Bilanzaufstellung: Um die Bestände zu ermitteln, stellen Sie die Schulden dem Vermögen gegenüber.
• Bestandsveränderungen: Im Rahmen der Finanzbuchhaltung ermitteln Sie, inwiefern sich Ihr Bestand verändert hat – sowohl positiv als auch negativ.
• Erfolgsermittlung: Das Ergebnis zählt. Wenn Sie alle Posten einander gegenübergestellt haben, wird ersichtlich, ob das Geschäftsjahr für Sie gut oder schlecht verlaufen ist.
• Besteuerungsgrundlage: Wie bereits erwähnt, dient die Finanzbuchhaltung als Grundlage für die Besteuerung.

Die Finanzbuchhaltung stellt nicht unbedingt eine Aufgabe dar, um die sich Unternehmer reißen. Oftmals mangelt es sowohl an Lust als auch an Know-how, obwohl selbstverständlich jedem der Sinn hinter der Tätigkeit klar ist. Trotzdem stellt sich oft die Frage, ob man die Finanzbuchhaltung nicht an einen Finanzbuchhalter auslagern kann.

Wenn Sie die Finanzbuchhaltung an einen Experten outzusourcen wollen, haben Sie diese Möglichkeiten:

1. Steuerberater: Dieser nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Denn er kann nicht nur Ihre komplette Buchführung übernehmen, sondern auch die Kommunikation mit dem Finanzamt – inklusive Übermittlung der nötigen Daten. Wichtig ist hierbei aber: Der Steuerberater ist trotzdem auf Ihre Mithilfe angewiesen. Denn ohne Ihre Belege funktioniert es nicht. Daher ist es immer ratsam, diese gut sortiert zu übermitteln. Dann fallen die Kosten auch nicht so hoch aus.
2. Buchhaltungsbüro: Auch das Buchhaltungsbüro kann Ihre Finanzbuchhaltung übernehmen, Sie allerdings nicht hinsichtlich steuerlicher Themen beraten. Es erfolgt lediglich eine Dokumentation und Auswertung Ihrer Unterlagen. Bei steuerlichen Fragen müssen Sie sich dennoch an einen Experten, wie einen Steuerberater, wenden.

Wenn Sie über wenig Know-how und Expertise verfügen, empfiehlt sich durchaus ein Fachmann für Steuerrecht. Haben Sie aber ausreichend Grundwissen, spricht eigentlich nichts dagegen, die Buchhaltung selber zu machen – zum Beispiel mit einer entsprechenden Software.