Das Fahrtenbuch führen: Richtiges Vorgehen

Damit das Fahrtenbuch von den Behörden anerkannt wird, muss es in seiner Form einige Anforderungen erfüllen:

• Zeitnahe Dokumentation: Sie müssen die einzelnen Fahrten unmittelbar nach der Fahrt erfassen.
• Geschlossene Form: Nachträgliche Korrekturen im Fahrtenbuch müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein. Wird das Fahrtenbuch in Papierform geführt, muss es gebunden sein, damit keine Einzelblätter ausgetauscht werden können.
• Fortlaufender Zusammenhang: Sie müssen alle Fahrten mit dem Firmenwagen lückenlos erfassen, damit das Finanzamt diese nachvollziehen kann.
• Unveränderbarkeit: Grundsätzlich dürfen Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich verändert werden. Sind dennoch Änderungen notwendig, müssen Sie diese dokumentieren, sodass die Nachvollziehbarkeit im Fahrtenbuch für das Finanzamt erhalten bleibt.

Ganz gleich ob Sie ein digitales oder manuelles Fahrtenbuch führen, sind die Finanzbeamten auf bestimmte Auskünfte angewiesen. Deswegen muss jedes Fahrtenbuch – ob handschriftlich oder elektronisch geführt –  diese grundlegenden Infos enthalten:

• Amtliches Kennzeichen des Firmenwagens
• Kilometerstand des Fahrzeugs am 01.01. und 31.12. des dokumentierten Jahres bzw. für den Zeitraum zwischen Kaufdatum und Verkaufsdatum des Firmenwagens

Des Weiteren sind für jede Fahrt bestimmte Mindestangaben erforderlich, damit das Finanzamt alle Einträge im Fahrtenbuch nachvollziehen bzw. überprüfen kann. Je nach Art der Fahrt (Betriebsfahrt, Privatfahrt) werden unterschiedliche Informationen verlangt. Betriebliche Fahrten sind genauer aufzuzeichnen als Privatfahrten mit dem Firmenwagen.

Damit das Führen eines Fahrtenbuchs für berufsbedingte Vielfahrer nicht zu aufwendig wird, wurden für einige Berufsgruppen Erleichterungen geschaffen. In diesen Fällen muss nur notiert werden, welche Kunden an welchem Ort besucht wurde. Werden stets die gleichen Kunden besucht,  können Sie eine Kundenliste anlegen. Dann wird nur die jeweilige Listennummer als Ziel ins Fahrtenbuch des Firmenwagens eingetragen. Diese Regelung gilt für folgende Berufsgruppen:

• Handelsvertreter
• Kurierdienstfahrer
• Taxifahrer
• Fahrlehrer
• Andere Berufsgruppen, die beruflich regelmäßig große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen.

Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt unabhängig von der Form nicht anerkannt, wenn es nicht ordnungsgemäß geführt ist und der Fahrtenbuchauflage widerspricht. Das ist z. B. der Fall, wenn es

• Lücken aufweist, also unvollständig ist.
• nicht fortlaufend und chronologisch geführt ist.
• rückwirkend erstellt wurde, z. B. weil es verloren gegangen ist.
• nicht schlüssig ist, etwa wenn für einen bestimmten Tag eine Tankquittung als Buchungsbeleg existiert, die in einem Ort ausgestellt wurde, der aber laut Fahrtenbuch gar nicht an dem Tag besucht wurde (Beispiel: Im Fahrtenbuch ist für den 3.5.2020 als Ort Berlin ausgewiesen, aber die Tankquittung stammt von einer Tankstelle in Hannover).
• pro Fahrt nicht den jeweiligen Fahrer oder die jeweilige Fahrerin ausweist, wenn der Firmenwagen von mehreren Fahrern genutzt wird.

Ein schriftliches Fahrtenbuch ist nicht finanzamtkonformund widerspricht der Fahrtenbuchauflage, wenn es

• unleserlich ist.
• viele verschiedene Handschriften aufweist, weil Eintragungen z. B. von dem Assistenten, Ehepartner oder einer sonstigen Drittperson stammen, was nicht unbedingt für eine zeitnahe Erfassung spricht und daher oft kritisch gesehen wird.
• nicht in geschlossener Form vorliegt, beispielsweise einzeln abgeheftete Tabellenblätter (z. B. Excel-Tabellen) abgegeben wurden.
• nicht manipulationssicher ist, d. h. Änderungen müssen gut lesbar, nachvollziehbar sein.

Ein digitales Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht anerkannt, wenn es die Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch nicht erfüllt sind. Das trifft z. B. in folgenden Fällen zu:

• Neben ergänzenden Daten zur jeweiligen Fahrt (z. B. ob es sich um eine private oder betriebliche Fahrt gehandelt hat), können weitere Änderungen hinzugefügt werden – auch nachträglich.
• Der GPS-Tracker zeichnet zwar Bewegungsdaten und Zeiten auf. Diese können jedoch im Nachhinein geändert oder bearbeitet werden.

Manchen Unternehmern sind die regelmäßigen Eintragungen lästig, weshalb sie sich direkt für die 1-Prozent-Regelung entscheiden. Doch treffen gewissen Faktoren zu, kann ein Fahrtenbuch um einiges profitabler sein. Wenn Sie überlegen, ob Sie ein Fahrtenbuch für Ihren Geschäftswagen heranziehen oder eher zu 1-Prozent-Regelung tendieren, sollten Sie einige Aspekte abwägen.

Bei den folgenden Bedingungen ist es lukrativer, für Ihren Dienstwagen ein Fahrtenbuch zu führen:

• Es handelt sich um ein Fahrzeug mit hohem Listenpreis. Wichtig: Je teurer der Pkw ist, desto höher ist im Rahmen der 1-Prozent-Regelung auch der geldwerte Vorteil, den Sie versteuern müssen.
• Sie planen, einen Gebrauchtwagen als Dienstfahrzeug einzusetzen.
• Sie nutzen das Firmenauto wenig für private Fahrten.
• Sie legen eine weite Strecke zwischen Ihrer Wohnung und Ihrem Arbeitsplatz zurück.
• Die Unterhaltungskosten wie Benzin, Kfz-Steuer und Versicherung, die Sie als Betriebsausgaben absetzen können, sind niedrig.
• Der Arbeitgeber bzw. Fahrzeughalter kann mit der Bilanz nachweisen, dass das Firmenauto bereits vollständig abgeschrieben ist.

Trifft eines oder mehrere Kriterien aus dieser Liste auf Sie zu, ist es rentabler, ein Fahrtenbuch zu führen. Sollte sich nach einigen Monaten herausstellen, dass sich die Ersparnisse in Relation zum Aufwand nicht viel unterscheiden, ist die Zeit des Fahrtenbuches dennoch absehbar: Bis zum Ende des Kalenderjahres müssen Sie das Fahrtenbuch führen, danach könnten Sie zur 1-Prozent-Regelung wechseln. Innerhalb des laufenden Kalenderjahres können Sie nicht von einer Variante zur anderen wechseln. Die Entscheidung für das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung gilt immer vom 01.01.-31.12 bzw. vom Datum des Kaufs bis zum Verkaufsdatum des Dienstwagens.