Definition: Was ist ein Fahrtenbuch?
In einem Fahrtenbuch wird jede einzelne Fahrt mit dem dienstlich genutzten Pkw protokolliert. So kann das Finanzamt bei einer Prüfung der Steuererklärung die tatsächlichen Nutzungsanteile betrieblicher und privater Fahrten nachvollziehen. Damit dieses Nachweisdokument vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Sie das Fahrtenbuch richtig führen. Hierfür gibt es allerdings einige Anforderungen, die Sie in Bezug auf Form und Inhalt erfüllen sollten.
Achtung
Strenger Maßstab des Finanzamts
Das Finanzamt ist bei der Überprüfung des Fahrtenbuchs sehr streng. Sobald Indizien dafür vorliegen, dass das Fahrtenbuch Mängel aufweist, wird es steuerlich als unbrauchbar eingestuft und der Privatanteil nach der 1-Prozent-Regelung oder im Rahmen einer sehr fiskalischen Schätzung ermittelt. Deshalb gilt: Wenn Sie sich schon die Mühe machen, ein Fahrtenbuch zu führen, sollten Sie unbedingt die folgenden Vorgaben beherzigen.
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Damit das Fahrtenbuch von den Behörden anerkannt wird, muss es in seiner Form einige Anforderungen erfüllen:
- Zeitnahe Dokumentation: Sie müssen die einzelnen Fahrten unmittelbar nach der Fahrt erfassen.
- Geschlossene Form: Nachträgliche Korrekturen im Fahrtenbuch müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein. Wird das Fahrtenbuch in Papierform geführt, muss es gebunden sein, damit keine Einzelblätter ausgetauscht werden können.
- Fortlaufender Zusammenhang: Sie müssen alle Fahrten mit dem Firmenwagen lückenlos erfassen, damit das Finanzamt diese nachvollziehen kann.
Unveränderbarkeit: Grundsätzlich dürfen Fahrtenbucheinträge nicht nachträglich verändert werden.
Werden die Anforderungen nicht erfüllt und kommt es zu einer Betriebsprüfung, kann der private Nutzungsanteil mit der 1-Prozent-Regelung berechnet werden. Ein Fall, den Sie unbedingt vermeiden möchten.
Welche Fahrten sind im Fahrtenbuch zu unterscheiden?
Sobald Sie ein Geschäftsauto erhalten und dieses auch aktiv nutzen, kann für Sie die Führung eines Fahrtenbuches relevant werden. Da Sie den gleichen Wagen jedoch für verschiedene Zwecke nutzen können, müssen Sie für den Nachweis per Fahrtenbuch folgende Fahrten mit dem Firmenfahrzeug unterscheiden und im Fahrtenbuch dokumentieren:
- betriebliche Fahrten
- private Fahrten
- Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
- Familienheimfahrten (bei doppelter Haushaltsführung)
Pflichtangaben im Fahrtenbuch
Ganz gleich, ob Sie ein digitales oder manuelles Fahrtenbuch führen, sind die Finanzbeamten auf bestimmte Auskünfte angewiesen. Deswegen muss jedes Fahrtenbuch – ob handschriftlich oder elektronisch geführt – diese grundlegenden Infos enthalten:
- Amtliches Kennzeichen des Firmenwagens
- Kilometerstand des Fahrzeugs am 01.01. und 31.12. des dokumentierten Jahres bzw. für den Zeitraum zwischen Kaufdatum und Verkaufsdatum des Firmenwagens
Des Weiteren sind für jede Fahrt bestimmte Mindestangaben erforderlich, damit das Finanzamt alle Einträge im Fahrtenbuch nachvollziehen bzw. überprüfen kann. Je nach Art der Fahrt (Betriebsfahrt, Privatfahrt) werden unterschiedliche Informationen verlangt. Betriebliche Fahrten sind genauer aufzuzeichnen als Privatfahrten mit dem Firmenwagen.
Pflichtangaben bei betrieblichen Fahrten
Wenn Sie mit Ihrem Firmenwagen beruflich unterwegs sind, müssen Sie folgende Informationen für die Dienstwagenbesteuerung festhalten:
- Datum
- Kilometerstand vor Abfahrt und bei Ankunft
- Reiseziel (Ort, Straße, Hausnummer) und Grund der Fahrt
- bei Umwegen die Reiseroute
- Reisezweck
- Bei Umwegen: Begründung
Angaben für Privatfahrten
Privatfahrten mit dem Firmenwagen müssen nicht so ausführlich dokumentiert werden. Folgende Angaben sind notwendig, wenn Sie aus privaten Gründen Ihr Geschäftsauto nutzen und Fahrtenbuch führen:
- Datum
- Kilomenterstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt
Da im Rahmen der Privatnutzung auch Ihre Privatsphäre geschützt sein soll, sind Angaben zum Reisezweck nicht erforderlich.
Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen
Damit das Führen eines Fahrtenbuchs für berufsbedingte Vielfahrer nicht zu aufwendig wird, wurden für einige Berufsgruppen Erleichterungen beim Detailgrad der Aufzeichnungen geschaffen. Diese Regelung gilt für folgende Berufsgruppen:
- Handelsvertreter
- Kurierdienstfahrer
- Andere Berufsgruppen, die beruflich regelmäßig große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen.
Zusammenfassung
Das Fahrtenbuch ist die genaueste Lösung!
Ein Fahrtenbuch richtig zu führen, verlangt viel Disziplin. Anhand der im Fahrtenbuch erfassten Daten können Sie jedoch genau ermitteln, zu welchem Prozentsatz Sie den Firmenwagen privat genutzt haben. Dies ist wichtig, um den privaten Anteil an den Gesamtkosten des Dienstwagens zu berechnen.
Steuerliche Vergünstigung für Elektro-Firmenwagen
Wenn Sie sich einen Elektro-Firmenwagen (100 % elektronisch oder Plug-in Hybrid) zulegen, profitieren Sie von Steuervorteilen. Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, reduzieren sich beim reinen E-Auto die Gesamtkosten um drei Viertel der PKW-Abschreibung bzw. der Leasingraten und beim Hybrid (sofern begüstigt)um die Hälfte. Mehr zu den Vergünstigungen lesen Sie hier.
Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Fahrtenbuch zu führen, um den Firmenwagen abzusetzen: handschriftliche Fahrtenbücher oder elektronische Fahrtenbücher.
Doch Achtung: Das Finanzamt achtet bei der Prüfung von Fahrtenbüchern vor allem auf vollständige und unveränderbare Fahrtenbuch-Einträge. Nicht jede Form von Fahrtenbuch erfüllt diese Bedingung. Wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch des Firmenwagens wegen fehlender Angaben oder falscher Führung nicht anerkennt, wird für die Besteuerung der Privatfahrten alternativ die 1-%-Regel angewandt.
- Excel-Fahrtenbücher: Excel-Tabellen werden als Fahrtenbücher nicht vom Finanzamt anerkannt, da die Einträge keinen Zeitstempel haben und die Unveränderbarkeit somit nicht gewährleistet werden kann.
- Fahrtenbuch-Hefte: Wer Fahrtenbücher für seinen Firmenwagen in Papierform führt, muss darauf achten, dass Änderungengrundsätzlich nicht möglich sein dürfen und nur in Ausnahmefällen erlaubt sind. Das Fahrtenbuch darf keine Leerzeilen enthalten. Außerdem ist hier auf eine gebundene Form zu achten – Einzelblätter sind nicht zulässig!
- Elektronische Fahrtenbücher: Der Vorteil elektronischer Fahrtenbücher ist die automatische Aufzeichnung der Fahrten mit dem Firmenwagen. Die intelligente Software nimmt Ihnen viel Arbeit ab. Wer sein Fahrtenbuch elektronisch führen möchte, sollte jedoch den Anbieter gut auswählen. Hier können auch die Kosten eines elektronischen Fahrtenbuchs variieren. Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf die Konformitätserklärung des Anbieters. Elektronische Fahrtenbücher sind vom Finanzamt anerkannt, wenn Änderungen technisch ausgeschlossen sind bzw. im Programm dokumentiert werden. Führen Sie Updates des Softwareherstellers regelmäßig durch. Elektronische Fahrtenbücher funktionieren meist mit einer App, die Sie auf Ihr Smartphone herunterladen können.
Wann wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt?
Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt unabhängig von der Form nicht anerkannt, wenn es nicht ordnungsgemäß geführt ist. Das ist z. B. der Fall, wenn es
- Lücken aufweist, also unvollständig ist.
- nicht fortlaufend und chronologisch geführt ist.
- rückwirkend erstellt wurde, z. B. weil es verloren gegangen ist.
- nicht schlüssig ist, etwa wenn für einen bestimmten Tag eine Tankquittung als Buchungsbeleg existiert, die in einem Ort ausgestellt wurde, der aber laut Fahrtenbuch gar nicht an dem Tag besucht wurde (Beispiel: Im Fahrtenbuch ist für den 3.5.2025 als Ort Berlin ausgewiesen, aber die Tankquittung stammt von einer Tankstelle in Hannover).
Ein schriftliches Fahrtenbuch ist nicht finanzamtkonform, wenn es
- unleserlich ist.
- Leerzeichnen oder Leerseiten enthält
- nicht in geschlossener Form vorliegt, beispielsweise einzeln abgeheftete Tabellenblätter (z. B. Excel-Tabellen) abgegeben wurden.
- nicht manipulationssicher ist
Ein elektronisches Fahrtenbuchwird vom Finanzamt nicht anerkannt, wenn die Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch nicht erfüllt sind. Das trifft z. B. in folgenden Fällen zu:
- Neben ergänzenden Daten zur jeweiligen Fahrt (z. B., ob es sich um eine private oder betriebliche Fahrt gehandelt hat), können weitere Änderungen hinzugefügt werden – auch nachträglich.
- Der GPS-Tracker zeichnet zwar Bewegungsdaten und Zeiten auf. Diese können jedoch im Nachhinein geändert oder bearbeitet werden.
Info
Wie lange sollten Sie Fahrtenbücher aufbewahren
Da Fahrtenbücher als Nachweisdokumente für Betriebsausgaben herangezogen werden, müssen diese auch für eine bestimmte Zeit zurückverfolgt werden können. Ganz gleich, ob Sie sich für ein Fahrtenbuch-Heft oder ein elektronisches Fahrtenbuch entscheiden: Wie die meisten steuerlichen Unterlagen müssen Sie das Fahrtenbuch 10 Jahre aufbewahren. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Fahrtenbuch vorgenommen wurde.
Diesen Fehler sollten Sie vermeiden
Vor einer Betriebsprüfung des Finanzamts schreiben viele Unternehmer ihr Fahrtenbuch neu und ordentlich nach, damit der Prüfer die Aufzeichnungen wegen der unordentlichen Schrift steuerlich nicht verwirft. Doch das ist ein fataler Fehler: Denn bekommt der Prüfer des Finanzamts Wind vom Nachschreiben des Fahrtenbuchs für Ihren Firmenwagen, wird es definitiv nicht anerkannt. Es fehlt dann an den „zeitnahen“ Aufzeichnungen. Oftmals bemerken die Prüfer am Einband, dass ein Papier-Fahrtenbuch nachträglich erstellt wurde. Der Grund: Kaufen Unternehmer z.B. 2025 ein Papierfahrtenbuch, um das Fahrtenbuch 2023 erneut und ordentlich nachzuschreiben, können die Prüfer am Einband schnell feststellen, dass das Fahrtenbuch in dieser Auflage im Jahr 2023 noch gar nicht auf dem Markt war.
Elektronisches Fahrtenbuch von Lexware
Mit dem elektronischen Fahrtenbuch von Lexware inklusive App sparen Sie sich nicht nur eine Menge Papierkram, sondern auch bares Geld. Das System besteht aus einem kleinen Stecker für Ihr Auto und einer App. So werden alle Fahrten automatisch erfasst, sicher gespeichert und lassen sich einfach verwalten.
Das Fahrtenbuch ist gerade für Selbstständige ein hilfreiches Programm. Die Vorteile:
Steuern sparen: Wer sein Auto auch privat nutzt, kennt die 1 %-Regelung. Mit einem korrekt geführten Fahrtenbuch können Sie hier oft deutlich günstiger wegkommen.
Kein manuelles Schreiben: Das Gerät übernimmt für Sie die Dokumentation. Durch dieses automatische Fahrtenbuch sparen Sie sich Aufwand und Zeit.
Finanzamt-konform: Alle Anforderungen vom Finanzamt werden erfüllt, auch was Manipulationsschutz und Nachvollziehbarkeit angeht. Auch die zum Fahrtenbuch gehörige App ist finanzamttauglich.
So funktioniert das elektrische Fahrtenbuch
Die Frage, wie ein elektronisches Fahrtenbuch funktioniert, ist simpel zu beantworten: Sie stecken den Fahrtenbuchstecker ganz einfach in die entsprechende Schnittstelle in Ihrem Auto. Sobald Sie parken, überträgt dieser die Daten direkt an die App. Diese können Sie auf Ihrem Smartphone, Tablet oder PC downloaden. Sie ist sowohl füriOS als auch für Android kostenfrei erhältlich. Dort können Sie nun mit wenigen Klicks festlegen, ob es sich um eine Privatfahrt, eine Geschäftsreise oder eine gemischte Fahrt handelt.
Vergessen Sie, eine Fahrt zu bearbeiten, wird diese automatisch als Privatfahrt erfasst. So wird sichergestellt, dass Ihr Fahrtenbuch lückenlos bleibt. Die Software des elektronischen Fahrtenbuchs verschlüsselt Ihre Daten anschließend mit SSL und speichert diese für 10 Jahre.
Welche Vorteile bringt es, ein Fahrtenbuch zu führen?
Manchen Unternehmern sind die regelmäßigen Eintragungen lästig, weshalb sie sich direkt für die 1-Prozent-Regelung entscheiden. Doch treffen gewisse Faktoren zu, kann ein Fahrtenbuch um einiges profitabler sein. Wenn Sie überlegen, ob Sie ein Fahrtenbuch für Ihren Geschäftswagen heranziehen oder eher zur 1-Prozent-Regelung tendieren, sollten Sie einige Aspekte abwägen.
Bei den folgenden Bedingungen ist es lukrativer, für Ihren Dienstwagen ein Fahrtenbuch zu führen:
- Es handelt sich um ein Fahrzeug mit hohem Listenpreis. Wichtig: Je teurer der Pkw ist, desto höher ist im Rahmen der 1-Prozent-Regelung auch der geldwerte Vorteil, den Sie versteuern müssen.
- Sie planen, einen Gebrauchtwagen als Dienstfahrzeug einzusetzen.
- Sie nutzen das Firmenauto wenig für private Fahrten.
- Sie legen eine weite Strecke zwischen Ihrer Wohnung und Ihrem Arbeitsplatz zurück.
- Die Unterhaltungskosten wie Benzin, Kfz-Steuer und Versicherung, die Sie als Betriebsausgaben absetzen können, sind niedrig.
- Das Fahrzeug ist bereits voll abgeschrieben.
Trifft eines oder mehrere Kriterien aus dieser Liste auf Sie zu, ist es rentabler, ein Fahrtenbuch zu führen. Sollte sich nach einigen Monaten herausstellen, dass sich die Ersparnisse in Relation zum Aufwand nicht viel unterscheiden, ist die Zeit des Fahrtenbuches dennoch absehbar: Bis zum Ende des Kalenderjahres müssen Sie das Fahrtenbuch führen, danach könnten Sie zur 1-Prozent-Regelung wechseln. Innerhalb des laufenden Kalenderjahres können Sie nicht von einer Variante zur anderen wechseln. Die Entscheidung für das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung gilt immer vom 01.01.-31.12 bzw. vom Datum des Kaufs bis zum Verkaufsdatum des Dienstwagens.
Tipps für eine regelkonforme Führung des Fahrtenbuchs
Mit einigen Tipps gelingt es, das Fahrtenbuch gemäß allen Anforderungen zu führen. Die folgenden Punkte geben Ihnen die nötige Struktur:
Tragen Sie tägliche Fahrten einzeln in das Fahrtenbuch ein.
Führen Sie Ihr Fahrtenbuch unmittelbar nach der Fahrt.
Fassen Sie mehrere Ziele nicht zusammen, sondern listen Sie diese einzeln auf.
Achten Sie auf eine genaue Bezeichnung von Ortsnamen.
Nennen Sie einen klar formulierten Reisegrund.
Führen Sie ggf. die Namen der Ansprechpartner auf.
Vermeiden Sie Abkürzungen.
Halten Sie sich an eine klare Trennung zwischen beruflichen und privaten Fahrten und listen Sie diese einzeln auf.
