Die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung: Verhandlungsspielraum und Rechtsmittel

Als Unternehmer haben Sie Anspruch auf eine abschließende Schlussbesprechung im Anschluss an eine Betriebsprüfung, bei der noch einmal alle Feststellungen durch die Teilnehmer zur Sprache kommen. Die Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung ist stets empfehlenswert, weil es sich hier um eine der letzten Möglichkeiten handelt, den Prüfer von Ihrer Sichtweise zu überzeugen und die Aufnahme bestimmter Feststellungen in den Abschlussbericht zu verhindern. Hier gibt es Verhandlungsspielraum – und diese Chance sollten Sie nutzen.

Insbesondere in Zeiten von Corona sind persönliche Treffen oftmals nicht ganz einfach zu organisieren. Deshalb bieten die Prüfer des Finanzamts auch Schlussbesprechungen per Telefon oder Online an. Dazu haben die Prüfer auch das Recht. Das bedeutet im Klartext: Bietet der Prüfer eine Online- oder Telefonschlussbesprechung an und Sie lehnen ab, ist das wie ein Verzicht auf die Schlussbesprechung auszulegen (siehe dazu auch die Website des Bundesfinanzministeriums). Eine Betriebsprüfung ohne Schlussbesprechung nimmt Ihnen jedoch die Chance im Nachhinein Prüfungsfeststellungen neu zu verhandeln.

Händigt Ihnen der Prüfer seine schriftlich mit Fundstellen begründeten Feststellungen und die sich hieraus ergebenden steuerlichen Konsequenzen aus, sollten Sie und Ihr Steuerberater sich Zeit nehmen, diese genau zu lesen. Die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung sollte also frühestens 2-3 Wochen nach Erhalt der Feststellungen des Prüfers stattfinden – zumindest dann, wenn es sich um zahlreiche oder um schwierig zu verstehende Feststellungen handelt.

Während dieser Phase empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

• Legen Sie die Feststellungen Ihrem Steuerberater vor.
• Gehen Sie Punkt für Punkt mit Ihrem Steuerberater durch; fragen Sie ihn, an welcher Stelle sich Gegenwehr lohnt und wo nicht.
• Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welche entlastenden Unterlagen Sie nach der Betriebsprüfung bis zur Schlussbesprechung noch heraussuchen können.
• Klären Sie mit Ihrem Steuerberater die Taktik, mit der Sie in die Schlussbesprechung gehen – und spielen Sie dieses Szenario mindestens einmal theoretisch durch.

Eine ausführliche Vorbereitung auf die Schlussbesprechung ist die halbe Miete dafür, dass Sie mit dem Prüfer des Finanzamts einen für beide Seiten akzeptablen Kompromiss finden. Schließlich sind beide Seiten an einer schnellen Beendigung der Betriebsprüfung ohne zeitaufwändiges Einspruchsverfahren interessiert.

Schlussbesprechungen einer Betriebsprüfung sind häufig Verhandlungssache, an deren Ende meist ein für beide Seiten annehmbarer Kompromiss steht. Der Prüfer seinerseits wird selbst die schwächsten Feststellungen präsentieren, die er im Zweifel vor Gericht nur schwer durchsetzen kann. Diese Feststellungen wird er im Rahmen der Schlussbesprechung „großzügig“ fallen lassen, wenn Sie dafür andere Feststellungen akzeptieren.

Doch auch Sie und Ihr Steuerberater sollten in der Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung vorbereitet sein: Sagen Sie dem Prüfer, wenn Sie mit einer bestimmten Prüfungsfeststellung im Prüfungsbericht überhaupt nicht einverstanden sind und dass Sie gegen diese auf jeden Fall Einspruch einlegen oder sogar klagen werden. Wenn Sie überzeugend genug sind, sieht sich der Prüfer schon am Schreibtisch Stellungnahmen schreiben und vor Gericht als Zeuge aussagen. Dabei geht auch für ihn viel Zeit verloren – Zeit, die der Prüfer nach Abschluss der Prüfung eigentlich nicht hat.

Jetzt kann sich auch Ihr Steuerberater einmischen und dem Prüfer vom Finanzamt anstatt eines zeitraubenden Einspruchs- oder Klageverfahrens nach der Betriebsprüfung einen Kompromiss vorschlagen, der zu einer signifikanten Reduzierung der Nachzahlungen führt. Im Gegenzug lassen Sie den Einspruch gegen eine bestimmte Feststellung fallen.

Ist die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung beendet, wird der Prüfer sich daran machen, die Feststellungen in einem Prüfungsbericht zusammenzuführen. In diesem Prüfungsbericht werden dann die steuerlichen Konsequenzen sichtbar, die einzelne Feststellungen auslösen. Bitten Sie den Prüfer um eine Einwendungsfrist zu diesem Prüfungsbericht.

Diese Einwendungsfrist (auf die Sie einen gesetzlichen Anspruch haben) beträgt zwischen 2 und 4 Wochen. Sollten Sie noch Änderungswünsche oder Probleme haben, können Sie dem Prüfer diese während dieser Einwendungsfrist mitteilen. Er kann seinen Bericht dann noch ändern.

Ist die Einwendungsfrist gegen den Prüfungsbericht abgelaufen, wird der Prüfer den Bericht an die Veranlagungsstelle schicken, die für die Bearbeitung der Steuererklärungen Ihres Unternehmens zuständig sind. Der Sachbearbeiter im Finanzamt wertet dann den Bericht aus und erstellt anschließend die geänderten Steuerbescheide auf Basis der Feststellungen des Betriebsprüfers.

Gegen diese Änderung der Steuerbescheide nach der Betriebsprüfung können Sie mit einem Einspruch vorgehen. Das ist selbst dann erlaubt, wenn Sie im Rahmen der Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung zu einem für beide Seiten annehmbaren Kompromiss gekommen sind. Sie sind an diesen Kompromiss nicht gebunden. Ein Einspruch gegen einen (nach einer Betriebsprüfung geänderten) Steuerbescheid kann folgende Konsequenzen haben:

• Der Betriebsprüfer wird vom Sachbearbeiter im Finanzamt über den Einspruch informiert und dazu aufgefordert, eine Stellungnahme abzugeben.
• Durch den Einspruch ist der Steuerfall wieder offen. Kommt es dadurch wider Erwarten zu einer noch höheren Steuernachzahlung, können Sie die zusätzliche Nachzahlung nur durch Rücknahme des Einspruchs verhindern.
• Ziehen Sie den Einspruch nicht zurück und es ist keine Einigung mit dem Prüfer in Sicht, geht der Streitfall in die Rechtsbehelfsstelle im Finanzamt. Kann auch hier keine Einigung erzielt werden, hilft gegen eine Einspruchsentscheidung nur noch die Klage beim Finanzgericht.

Haben Sie für den Prüfungszeitraum einen für Sie günstigen Kompromiss mit dem Prüfer des Finanzamts zu einem schwer ermittelbaren Sachverhalt erzielt (z. B. Zuschätzungen zum Gewinn und Umsatz wegen Mängeln in der Buchführung bzw. Kassenführung), sollten Sie diesen Kompromiss möglichst auch auf andere, bereits abgelaufene Geschäftsjahre ausdehnen, die nicht Teil der Prüfung waren. Möglich wird das durch die sogenannte „tatsächliche Verständigung“. Diese Sonderform der Einigung für schwer ermittelbare Sachverhalte ist in einem BMF-Schreiben aus dem Jahr 2008 geregelt (BMF, Schreiben v. 30.7.2008, Az. IV A 3 - S 0223/07/10002). Für grenzüberschreitende Sachverhalte gelten die Regelungen zur tatsächlichen Verständigung im BMF-Schreiben vom 23.6.2023 (Az. IV D 1 - S 0223/20/10001 :003).

Beispiel: Ein Betriebsprüfer stellt die Buchführung der Jahre 2019 bis 2021 wegen Mängeln infrage und nimmt nach einem Kompromiss mit dem Unternehmer Zuschätzungen zum Gewinn in Höhe von 10 Prozent pro Jahr vor. Die Prüfung endete im Juni 2022. Da der Unternehmer den Kompromiss als für sich günstig einschätzt und Rechtssicherheit haben will, bittet er für die bereits abgelaufenen und noch nicht geprüften Geschäftsjahre - also für die Jahre 2022 bis 2024 um eine tatsächliche Verständigung. Damit würde er erreichen, dass das Finanzamt auch für die noch nicht geprüften Jahre den Gewinn um die ausgehandelten 10 Prozent erhöht. Ohne tatsächliche Verständigung riskiert er, dass ein anderer Betriebsprüfer zu einem späteren Zeitpunkt zu einem für ihn deutlich schlechteren Ergebnis kommt.