Was bedeutet „Buchhaltung machen“?
Im ersten Schritt sollten Sie Rechnungen und Belege nach bestimmten Vorgaben sortieren und aufbewahren. Das ist die Voraussetzung für eine solide Buchführung. Anschließend wird jeder einzelne Beleg nach bestimmten Eingaberegeln in der Buchhaltungssoftware erfasst. Erst dann haben Sie, Ihr Steuerberater oder auch Ihr Buchhalter einen Überblick über alle notwendigen Informationen und die aktuellen Zahlen.
Die Rolle des Steuerberaters
Es gibt Pflichten, die zu erfüllen sind: etwa die Umsatzsteuer-Voranmeldung im Laufe des Jahres oder die Gewinnermittlung/der Jahresabschluss am Jahresende. Diese Aufgaben haben absoluten Vorrang, weil Sie Probleme mit dem Finanzamt bekommen, wenn Sie bestimmte Informationen nicht oder nicht rechtzeitig weitergeben. In der Regel wird sich Ihr Steuerberater darum kümmern, dass Ihre Buchführung in diesen Punkten keine Lücken aufweist.
Es gibt aber auch die Kür, nämlich die Beratung durch den Steuerberater oder Buchhalter. Anhand Ihrer Zahlen kann er kreativ werden und Ihnen frühzeitig Tipps geben und Fragen beantworten. Und er kann mit Ihnen eine Strategie erarbeiten, wie Sie möglichst wenig Steuern zahlen. Dafür gibt es im deutschen Steuerrecht erhebliche völlig legale Gestaltungsspielräume, die man allerdings kennen muss, um davon zu profitieren. Nicht zuletzt auch deshalb, weil manche - auf den ersten Blick positive - steuerliche Gestaltungen an anderer Stelle negative Auswirkungen haben können.
Das Gesamtpaket aus Pflicht und Kür kostet in der Regel viel Geld – und viele Unternehmer, die mit dem Steuerberater verhandeln, kaufen anschließend nur die Pflichterfüllung (also die Buchhaltung) und verzichten gänzlich auf die Beratung. Das ist schade, denn im Grunde ist der umgekehrte Weg meist der bessere. Die Pflichtaufgaben sind lästig, aber meist nicht sehr anspruchsvoll. Außerdem erfordern sie in der Regel weniger ausgeprägtes fachliches Know-how. Die Beratungsleistung eines guten Steuerberaters ist dagegen häufig viel mehr Wert - und vor allem nicht durch den Unternehmer selbst zu leisten.
Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie beauftragen eine Webagentur, Ihnen einen Internetshop einzurichten. Die Stärke des Programmierers oder Webdesigners ist es, den Shop einfach und übersichtlich zu gestalten. Doch wer soll die Produkte einpflegen? Der Programmierer? Wäre es nicht viel einfacher, wenn Sie das selbst machen? Sie haben den Überblick, kennen Ihre Produkte, die Preise und können sofort erkennen was wohin passt. Sie können sich sicher vorstellen, wie viele Fragen der Programmierer stellen wird, bis alle Produkte eingepflegt sind. Von den Kosten mal ganz abgesehen.
Genauso ist es in der Buchführung mit der Sortierung und der Erfassung Ihrer Belege. Es sind Ihre Belege aus Ihrem Unternehmen und keiner kennt diese so gut wie Sie selbst. Die Mitarbeiter des Steuerbüros müssen immer wieder nachfragen. Ist die Rechnung tatsächlich noch offen oder wurde sie bereits bar bezahlt? Handelt es sich bei dem Einkauf um Material zur Verarbeitung oder um eine Ware zum Verkauf? Ist die Versicherung für das Unternehmen oder für private Zwecke?
Buchführung selbst machen ist kein Hexenwerk
Die Bedienung einer Software für die Buchhaltung oder einer Cloud-Lösung, die Sie komplett online benutzen können, ist reine Übungssache. Und da die meisten Belege – Kundenrechnungen, Eingangsrechnungen, Abbuchungen oder Tankquittungen – sehr häufig anfallen, bekommen Sie sehr schnell Routine.
Mit der Software können Sie die Zahlen jederzeit problemlos an Ihren Steuerberater übermitteln. So kann er Ihre Eingaben gegebenenfalls kontrollieren und hat Ihre Zahlen im Blick. Das sind die besten Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Lassen Sie sich zeigen, wie die Belege zu sortieren sind, und informieren Sie sich, wie eine Buchführungssoftware funktioniert. Sobald Sie Ihre ersten Belege erfasst haben, können Sie die Daten an den Steuerberater übermitteln. Er kann Ihre Eingaben kontrollieren und Ihnen Feedback geben. Sind alle Eingaben korrekt, können Sie selbst mit der Software oder Cloud-Lösung die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln. Sie werden sehen: Schon nach kurzer Zeit sind Sie in der Lage, die regelmäßigen Pflichtaufgaben selbstständig zu erledigen. Wenn Sie Ihrem Steuerberater weiterhin regelmäßig Ihre Zahlen übermitteln, kann er Sie rechtzeitig beraten und auf Ihre Fragen fundiert antworten. Am Jahresende kann der Steuerberater aus Ihren Buchführungsdaten den Jahresabschluss und die Steuererklärungen erstellen. Wenn Sie bei der Buchführung sauber gearbeitet und alle wichtigen Informationen übermittelt haben, ist der Aufwand dafür überschaubar.
Wie arbeiten Buchführungsprogramme?
Jede Software oder Cloud für die Buchhaltung hat eigene Eingabemasken, aber alle verlangen von Ihnen mindestens folgende Angaben:
Für jeden Beleg müssen Sie zwei Kontonummern (eine im „Soll“ und eine im „Haben“), den Umsatzsteuersatz, einen Buchungstext sowie den Betrag inklusive Umsatzsteuer eingeben. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die beiden Konten in einer bestimmten Reihenfolge erfasst werden. Dann erledigt die Buchhaltungssoftware im Hintergrund alles andere automatisch. Sie öffnet die erforderlichen Konten, ermittelt die Salden, schließt die Konten wieder und speist die neuen Daten auch direkt in die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Einnahmen-Überschussrechnung ein.
