Buchhaltung & Finanzen

Betriebsprüfung durch den Zoll: Das wird geprüft

Eine Betriebsprüfung durch den Zoll erfolgt für jedes Unternehmen, das am Außenwirtschaftsverkehr teilnimmt, regelmäßig. Die Häufigkeit hängt vom Umfang des Außenhandels ab. In der Regel sollte eine Betriebsprüfung etwa alle zwei Jahre stattfinden, weil die Verjährungsfrist für gezahlte Zölle drei Jahre beträgt. Aber auch kürzere Abstände sind möglich, wenn das Unternehmen besondere Zollverkehre (wie z. B. Zolllager) betreibt.

Zuletzt aktualisiert am 17.06.2024
Von Lexware Redaktion
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Gründe für eine Betriebsprüfung durch die Zollbehörde

Gründe für Betriebsprüfungen des Zolls sind aber nicht nur die Kontrollen der Abgabenhöhen für Zölle und Verbrauchsteuern, sondern auch die Einhaltung anderer Außenhandelsvorschriften wie

  • Verbote,
  • Beschränkungen,
  • Ursprungsregelungen usw.
  • sowie evtl. die Einhaltung statistischer Meldevorschriften.

Zudem verstehen sich die Behörden auch als Dienstleister. Zitat von der Zoll-Website: „Die Experten des Zolls sind aber nicht nur Prüfer, sondern zugleich auch sachverständige Helfer für die Unternehmen. Sie geben den Unternehmen im Rahmen des rechtlich Möglichen Hinweise, wo Schwachstellen bei der Im- oder Exportabwicklung liegen oder Kommunikationsketten unterbrochen sind, wie Zollverfahren vereinfacht, beschleunigt und damit kostengünstiger als bisher gestaltet werden können.“

Betriebsprüfung durch den Zoll: Das wird beim Export geprüft

Unter Export ist sowohl die Versendung innerhalb der EU (Intrahandel) als auch die Ausfuhr in Drittländer (Extrahandel) zu verstehen. Exportsendungen sind grundsätzlich von Verbrauch- und Umsatzsteuern befreit.

Intrahandel

Beim Intrahandel wird im Prinzip nur geprüft,

  • ob die Rechnungen die Umsatzsteuer-Identifikations-Nummern (USt-ID-Nr.) der Käufer enthalten und
  • ob ein Nachweis der Verbringung in ein anderes EU-Land vorliegt, z.B. die Bescheinigung für Umsatzsteuerzwecke, Frachtbrief oder ähnliches.

Ggf. wird geprüft, ob das Unternehmen statistisch meldepflichtig ist (ab 500.000 EUR p.a.).

Extrahandel

Im Extrahandel sind erheblich mehr Kontrollpunkte zu berücksichtigen, weil hier auch internationale Vereinbarungen zu berücksichtigen sind.

Folgende Sachverhalte können geprüft werden:

1. Nach dem Außenwirtschaftsrecht:

War für die Ware eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich? Es gibt für eine Reihe von Gütern (Güterliste, Dual-use-VO, CWÜ, CITES usw.) Ausfuhrbeschränkungen. Vor deren Ausfuhr ist beim Bundesamt für Wirtschaft und Außenhandel (BAFA) bzw. beim Bundesamt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) eine Ausfuhrgenehmigung zu beantragen.

Besteht ein Embargo gegen das Bestimmungsland bzw. den Empfänger der Ware? Auch dies ist bei der BAFA zu erfahren bzw. es muss eine Ausfuhrgenehmigung beantragt werden.

2. Nach dem Steuerrecht:

Hier ist wie beim Intrahandel der Ausfuhrnachweis zu erbringen, damit die Sendung von Steuern befreit ist (Bescheinigung für USt-Zwecke, Frachtbrief usw.).

Für Marktordnungswaren, für die Ausfuhrerstattungen bezahlt werden, ist ein T5 nachzuweisen.

3. Nach dem Ursprungsrecht:

Wurden für die Ausfuhrsendung Ursprungszeugnisse oder Warenverkehrsbescheinigungen EUR.1 bzw. Ursprungserklärungen auf der Handelsrechnung erstellt, können die Behörden die Richtigkeit der Erklärungen prüfen. Dazu gehört, dass sie vorherige Einfuhren, die Produktionsverfahren und die Zahlungen kontrollieren können. Falschbeurkundungen können zu Bußgeldern oder Strafen führen.

4. Nach dem Statistikrecht:

Für Sendungen ab 1.000 EUR Warenwert ist eine statistische Meldung mit dem Ausfuhrbegleitdokument (ABD) erforderlich. Dies wird in der Regel schon bei der konkreten Ausfuhr überprüft.

Ausführliche Informationen zur Statistik finden Sie in einem Leitfaden des Bundesamts für Statistik. 

Betriebsprüfung durch den Zoll: Das wird beim Import geprüft

Unter Import ist der Eingang aus anderen EU-Staaten (Intrahandel) und die Einfuhr aus Drittländern (Extrahandel) zu verstehen.

Intrahandel

Bei der Kontrolle von Eingängen kann kontrolliert werden, ob die „Steuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb“ in die Umsatzsteueranmeldung aufgenommen und ggf. entrichtet wurde. Zudem hat auch hier ab einem Umsatz von 500.000 EUR p.a. eine Intrastat-Meldung zu erfolgen. 

Extrahandel

Bei Einfuhren, die zum freien Verkehr abgefertigt wurden, kann geprüft werden,

  • ob die Einfuhrabgaben in richtiger Höhe errechnet und entrichtet wurden. Dies beinhaltet auch eine Kontrolle der richtigen Einreihung (Tarifierung) mit der richtigen Warennummer und die Kontrolle der Zollwertberechnungen.
  • ob die Voraussetzungen für eine Zollvergünstigung vorhanden waren. Dies beinhaltet z.B. die Prüfung der vorgelegten Warenverkehrsbescheinigungen (EUR.1, Form A) bzw. der Ursprungserklärungen auf den Handelsrechnungen. Oder die Kontrolle, ob zum Zeitpunkt des Antrages Kontingente offen waren (Windhundverfahren).
  • ob bestimmte Auflagen aus Genehmigungen für Vereinfachungsverfahren (z.B. Sammelzollverfahren) eingehalten wurden.

Abfertigung zu besonderen Zollverfahren

Wurden dem Unternehmen besondere Zollverfahren genehmigt (Versand, Zolllager, Verwendung, Veredelung), kann es zu häufigeren Betriebsprüfungen kommen, um die Einhaltung der in der Genehmigung erteilten Auflagen zu kontrollieren.

Bei Versandverfahren kann beim „zugelassenen Versender“ geprüft werden,

  • ob eventuelle Fristen zwischen Anmeldung und tatsächlichem Versand eingehalten wurden.
  • ob ordnungsgemäße Nämlichkeitssicherungen (z.B. Plomben) verwendet werden und diese buchhalterisch kontrolliert werden.

Beim „zugelassenen Empfänger“ kann geprüft werden,

  • ob die Versandverfahren ordnungsgemäß beendet wurden und den Behörden Dokumente und entfernte Plomben innerhalb der Frist eingereicht wurden.
  • ob nach Beendigung des Versandverfahrens ein anderes Zollverfahren folgte (Abfertigung zum freien Verkehr oder ein anderes besonderes Zollverfahren).

Beim Zolllager wird regelmäßig geprüft,

  • ob die Lagerbestände körperlich vorhanden sind und mit der buchhalterischen Erfassung übereinstimmen.
  • ob in den freien Verkehr entnommene Ware zur Zahlung angemeldet wurde.
  • ob für die Überführung in besondere Zollverfahren die erforderlichen Dokumente vorliegen.

Bei Verwendungsverkehren wird geprüft,

  • ob bei vorübergehender Verwendung die Fristen der Wiederausfuhr eingehalten wurden. Sollten die Waren benutzt worden sein (z.B. Baufahrzeuge) auch, ob die dann erforderlichen Einfuhrabgaben entrichtet wurden (3% pro Monat der anfallenden Einfuhrabgaben).
  • ob bei Endverwendung der Waren diese auch zu dem in der Genehmigung erlaubten Zweck verwendet wurden (Produktionskontrollen).

Bei Veredelungsverkehren wird geprüft,

  • ob bei einer aktiven Veredelung die Wiederausfuhrfrist eingehalten wurde und ggf. ob dabei verwendete unverzollte Drittlandsware tatsächlich verarbeitet wurde.
  • ob bei einer passiven Veredelung die wieder eingeführten Waren mengenmäßig mit den ausgeführten Waren übereinstimmen (z.B. Anzahl der eingeführten Anzüge wird mit den ausgeführten Stoffballen und den verwendeten Schnittmustern verglichen).
  • ob bei einer Abfertigung eine Differenzverzollung erfolgte.

Wichtig: Lückenlose Dokumentation bei Betriebsprüfung durch den Zoll

Wichtig ist bei allen Betriebsprüfungen durch die Zollbehörden, dass eine vollständige und lückenlose Dokumentation vorhanden ist. Auch wenn die Abfertigung heute schnell und weitgehend elektronisch abläuft, sollten verschiedene Dokumente zu einem Vorgang auch zusammen auffindbar sein. Betriebsprüfungen werden vorher angekündigt, so dass vorher noch mal alles gecheckt werden kann.

Da nach dem Außenwirtschaftsgesetz (AWG) die Zollbehörden Hilfsorgane der Staatsanwaltschaft sind, können sie bei Verdacht auf Straftaten auf Anweisung der Staatsanwaltschaft oder eigenmächtig auch unangemeldete Betriebskontrollen durchführen und nötigenfalls Akten beschlagnahmen (Zollfahndung). Prinzipiell sind die Betriebsprüfer aber kooperativ und geben auch Hinweise auf verbesserte Betriebsabläufe oder Einsparmöglichkeiten. Ein entspannter Umgang miteinander hilft beiden Seiten.