Häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen

Nach dem Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG) dürfen die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten, welche für dessen Ausstattung anfallen, grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden.

Ausnahme: Das häusliche Arbeitszimmer kann als Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit gesehen werden. Dann können alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit diesem Raum entstehen, steuerlich berücksichtigt werden.

Doch unter welchen Voraussetzungen ist es möglich, ein Arbeitszimmer steuerlich abzusetzen?

• Das Arbeitszimmer verfügt über eine häusliche Anbindung: Rechtlich ausgedrückt muss der Raum in die „häusliche Sphäre eingebunden“ sein. Das bedeutet, dass das Arbeitszimmer Teil der privaten Wohnung oder des Wohnhauses sein muss. Auch Kellerräume oder ein separates Zimmer im Dachgeschoss erfüllen diese Anforderung, wenn durch die unmittelbare Nähe eine Verbindung zur privaten Wohneinheit festgestellt werden kann. Nicht berücksichtigt werden Räume, die keine Büro-Funktion erfüllen (z. B. reine Wohnräume, Lagerstätten oder Ausstellungsräume). Wichtig ist in jedem Fall, dass es sich beim häuslichen Arbeitszimmer um einen separaten, abgeschlossenen Raum handelt. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer oder ein Durchgangszimmer werden vom Finanzamt nicht anerkannt (Ausnahme: Siehe Punkt Tagespauschale).
• Auf die Ausstattung kommt es an: Um ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich absetzen zu können, spielt es eine wichtige Rolle, welche Einrichtung sich im entsprechenden Zimmer befindet. Schließlich soll es in erster Linie betrieblichen Zwecken dienen. Private Gegenstände aller Art (Sportgeräte, Kinderspielsachen, Unterhaltungselektronik etc.) sowie nutzungsfremde Möbel (Bett, Kleiderschrank, Esstisch usw.) sollten am besten draußen bleiben.
• Vorgaben bei der Privatnutzung: Um die berufliche oder betriebliche Nutzung klar von der privaten zu trennen, darf sich die private Mitbenutzung des Arbeitszimmers auf maximal 10 Prozent belaufen. Wird dieser Wert überschritten, ist der Abzug der Aufwendungen nicht möglich. Daher ist es ratsam, ein Protokoll über die konkrete Nutzung des Raumes zu führen.

Sind all diese Voraussetzungen erfüllt, steht der steuerpflichtig zugelassenen Absetzung des häuslichen Arbeitszimmers durch das Finanzamt in der Regel nichts im Weg. In vielen Fällen muss noch ein entsprechender Fragebogen ausgefüllt werden. Auch Fotos vom Raum können verlangt werden.

Ähnlich wie Freelancer oder Freiberufler können auch Unternehmer die Kosten für ein Arbeitszimmer als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Voraussetzung ist jedoch, dass Ihnen beispielsweise als Arbeitgeber in Ihrem Betrieb zur Erledigung Ihrer Aufgaben kein fester Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das ist z. B. der Fall, wenn im Unternehmen kein Raum existiert, in dem Sie ungestört Bürotätigkeiten erledigen können. Oder sie üben eine Nebentätigkeit aus und sind in diesem Rahmen auf ein Arbeitszimmer angewiesen.

Die Aufwendungen, die Sie für ein Arbeitszimmer (sofern obige Voraussetzungen erfüllt sind) geltend machen können, sind zunächst in anteilige sowie vollabzugsfähige Arbeitszimmerkosten einzuteilen.

Folgende Kosten für das Arbeitszimmer können Sie beim Finanzamt vollständig geltend machen:

• Einrichtungsgegenstände
• Renovierungskosten
• nachträgliche Einrichtung eines Arbeitszimmers

Bestimmte Gegenstände zur Einrichtung sind in vollem Umfang abzugsberechtigt. Auch Möbel in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer können Sie daher absetzen. Dazu zählen vornehmlich:

• Computer
• Regale
• Schreibtisch und Bürostuhl
• Bücher

Seit dem 1. Januar 2023 gibt es folgende Neuregelung: Handelt es sich bei dem häuslichen Arbeitszimmer um den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen und betrieblichen Betätigung, können Sie ab dem Steuerjahr 2023 entweder die tatsächlichen Kosten oder einen Pauschbetrag in Höhe von  1.260 Euro absetzen. Die Vorteile dieser neuen Pauschal-Regelung: Zum einen müssen die Ausgaben für das Arbeitszimmer nicht mehr nachgewiesen werden. Zum anderen erhalten Sie künftig den vollen Betrag, da es sich um eine Pauschale und nicht mehr um einen Höchstbetrag handelt. 

Kleiner Wermutstropfen: Dieser neue Pauschbetrag 2023 mindert sich anteilig, wenn die Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit des Arbeitszimmers nicht für das ganze Jahr vorlagen. Wenn die Voraussetzungen z. B. erst ab dem 1. April 2023 vorliegen, können Sie nur noch 945 Euro für das Steuerjahr 2023 absetzen.

Für die Steuerjahre bis Ende 2022 gilt folgende Regelung: Übten Sie Ihre Arbeit in einem häuslichen Arbeitszimmer aus, weil Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stand, haben Sie die Möglichkeit, dadurch entstandene Kosten bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro jährlich abzusetzen. Dieser Betrag ist nicht mit einer Pauschale zu verwechseln. Liegen Ihre Aufwendungen unter der Maximalgrenze, kann auch nur dieser Betrag abgezogen werden. War das häusliche Arbeitszimmer dagegen der Mittelpunkt Ihrer Berufs- oder Erwerbstätigkeit, können Sie Ihre Aufwendungen in vollem Umfang steuerlich berücksichtigen.

Für die Steuerjahre 2020 bis 2022 gilt dabei eine Sonderregelung aufgrund von Corona: Ist zwar ein anderer Arbeitsplatz vorhanden, dieser wurde wegen Kontaktbeschränkungen jedoch nicht genutzt, winkt trotzdem ein Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer in Höhe von bis zu 1.250 Euro.

Nein. Für das Finanzamt ist es unerheblich, ob ein Raum innerhalb einer Mietwohnung zu beruflichen Zwecken genutzt wird. In bestimmten Fällen muss allerdings eine Genehmigung vom Vermieter eingeholt werden. Dabei geht es vor allem um die Frage, ob die berufliche Tätigkeit für andere Hausbewohner störend sein könnte.

Wenn Sie Ihren Arbeitsmittelpunkt zu Hause eingerichtet haben, möchten Sie Ihr Arbeitszimmer selbstverständlich von der Steuer absetzen. Doch handelt es sich hier um Werbungs- oder Betriebsausgaben? Wie das häusliche Arbeitszimmer in der Steuererklärung korrekt anzugeben ist, hängt vor allen Dingen von der erwerblichen bzw. beruflichen Tätigkeit des Steuerzahlers ab. Hier muss zwischen zwei Gruppen unterschieden werden:

1. Arbeitnehmer: Möchten Beschäftigte ihr Arbeitszimmer steuerlich im Rahmen der Einkommensteuererklärung absetzen, handelt es sich in diesem Fall immer um Werbungskosten. Die entsprechenden Kosten werden im Rahmen der Lohnsteuererklärung in der dafür vorgesehenen Anlage N eingetragen. Als Arbeitsmittel können Angestellte ihr Büro zu Hause nur absetzen, wenn der Privatnutzungswert von zehn Prozent nicht überschritten wird.
2. Selbstständige: Wer selbstständig ist und bei der Berechnung der Steuer sein Arbeitszimmer absetzen möchte, macht den Raum für die Betriebsausgaben geltend. Die entstandenen Kosten werden für Selbstständige außerdem unbeschränkt abgezogen. Dies umfasst nicht nur die Nutzungsaufwendungen, sondern auch die Einrichtung sowie Büroutensilien aller Art, die zu den Betriebskosten gehören. Das Arbeitszimmer wird nur dann vom Betriebsvermögen ausgeklammert, wenn der Marktwert der Fläche, die betrieblich genutzt wird, nicht mehr als 20 Prozent des Gesamtwerts der Immobilie ausmacht und sich maximal auf 20.500 Euro beläuft.

Zudem besteht in jedem Fall die Möglichkeit, die Abnutzung (kurz AfA) des Arbeitszimmers steuerlich geltend zu machen. Schließlich geht der Gesetzgeber davon aus, dass Anschaffungen über die Dauer ihrer Nutzung an Wert verlieren. Das trifft beim Arbeitszimmer insbesondere auf Arbeitsmaterialien, Bürogegenstände sowie Immobilien zu. Die korrekte Höhe der AfA lässt sich in der Regel aus speziellen Tabellen ablesen und ist abhängig von der Größe des Arbeitszimmers.

Wenn Sie als Unternehmer in Ihren Büroräumen tätig oder bei Kunden vor Ort sind, ist der Betriebsausgabenabzug für ein häusliches Arbeitszimmer grundsätzlich ausgeschlossen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG).

Aber: Können Sie überzeugend nachweisen, dass die Büroräume nicht dazu geeignet sind, Büroarbeiten und andere für den Betrieb notwendige Arbeiten zu erledigen und das das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer Arbeit darstellt, kommt seit 2023 tatsächlich ein Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer in Betracht.

Lässt das Finanzamt für einen betrieblich genutzten Raum keinen Betriebsausgabenabzug zu, ist noch nichts verloren. In diesem Fall sollte 2023 die Tagespauschale (bis Ende 2022 als Homeoffice-Pauschale bezeichnet) geltend gemacht werden. Als Betriebsausgaben abziehbar sind 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr. Damit sollen Mehraufwendungen für Strom, Wasser, Gas und Öl abgegolten werden. Pauschal bedeutet: Es müssen keine Kosten nachgewiesen werden. Die Tagespauschale gibt es auch, wenn Sie in einer Arbeitsecke oder am Küchentisch gearbeitet haben.

Alle wichtigen Informationen zur Tagespauschale bzw. Homeoffice-Pauschale finden Sie in folgendem Artikel:

In dem Urteilsfall vor dem Finanzgericht Sachsen-Anhalt konnte ein Unternehmer einen Betriebsausgabenabzug für ein häusliches Arbeitszimmer absetzen, obwohl er neben diesem über einen festen Büroarbeitsplatz außerhalb verfügte. Durchsetzen konnte er sich mit folgenden Argumenten:

• In den angemieteten Räumlichkeiten (Praxisräume als Logopäde) standen zwar drei Schreibtische. Doch diese Schreibtische waren während der Öffnungszeiten von drei Mitarbeitern belegt.
• In den Räumlichkeiten war kein Platz für Schränke, um sensible Unternehmensdaten vor Mitarbeitern wegschließen zu können.
• Während der Behandlungen bestand nicht die Möglichkeit, die Büroarbeiten nebenbei zu erledigen.
• Die Entfernung zwischen der Wohnung und den angemieteten Räumlichkeiten betrug 47 Kilometer. Der Unternehmer hätte beispielsweise am Wochenende nur zur Erledigung seiner Büroarbeiten mit allen Unterlagen diesen weiten Weg zurücklegen müssen.

Diese Argumente überzeugten die Richter des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt davon, dass die angemieteten Räumlichkeiten (= anderer Arbeitsplatz) nicht für alle Arbeiten geeignet waren.

Für diese Arbeiten – insbesondere für Schreib- und Büroarbeiten – war das Arbeitszimmer zu Hause also dringend notwendig. Folge: Der Unternehmer durfte für das Büro im eigenen Haus Betriebsausgaben von bis zu 1.250 Euro pro Jahr von seinem Gewinn steuerlich absetzen.

Um das Arbeitszimmer von der Steuer abzusetzen, spielt es übrigens keine Rolle, ob die Wohnung, zu der der Raum gehört, gemietet wurde oder zum persönlichen Eigentum gehört.

Zudem können Selbstständige sowie Arbeitnehmer, die durch ihre berufliche Tätigkeit nur den beschränkten Kostenabzug geltend machen können oder dem Abzugsverbot unterliegen, durch die Einrichtung eines außerhäuslichen Arbeitszimmers diese Restriktionen umgehen.

Der Große Senat des Bundesfinanzhofs musste entscheiden, ob für ein teils privat, teils beruflich genutztes Arbeitszimmer zu Hause ein anteiliger Werbungskostenabzug berücksichtigt werden darf. Die Antwort lautet leider „nein“. Damit bestätigten die Richter das strenge Abzugsverbot für gemischt genutzte Arbeitszimmer sowie für die klassische Arbeitsecke im Wohnzimmer oder Arbeitszimmer (BFH, Urteil v. 27.7.2015, GrS 1/14).

Kommt das Finanzamt in Ihrem Fall zu der Erkenntnis, dass ein Werbungskostenabzug für das häusliche Arbeitszimmer wegen der gemischten Nutzung ausscheidet, bedeutet das nur, dass Sie die anteiligen Raumkosten nicht als Werbungskosten abziehen dürfen. Die Ausgaben für die beruflich genutzten Möbel wie Schrank, Regal, Schreibtisch und für den Bürostuhl dürfen Sie jedoch als Arbeitsmittel steuerlich absetzen. Hierbei gelten folgende Steuerregeln:

• Sofortabzug: Kostet ein Möbelstück netto nicht mehr als 800 Euro, dürfen Sie den Kaufpreis sofort im Jahr der Zahlung als Werbungskosten geltend machen.
• Abschreibung: Überschreitet der Kaufpreis für ein Möbelstück für das Arbeitszimmer den Nettopreis von 800 Euro, ist der Kaufpreis auf 13 (!) Jahre verteilt abzuschreiben.

Punktsieg vor Gericht für einen Steuerzahler, der neben seiner Rente noch Einkünfte aus einer selbstständigen Tätigkeit erzielte. Die Richter des Bundesfinanzhofs bestätigten dem Rentner, dass er die Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer in unbegrenzter Höhe abziehen darf.

Wenn GmbH-Gesellschafter im Rentenalter ihren Geschäftsführerposten räumen, kommt es häufig vor, dass sie ihrer GmbH weiterhin Know-how zur Verfügung stellen. Nur eben nicht mehr als Geschäftsführer, sondern als selbstständiger Berater. Die Beratungstätigkeit wird meist im häuslichen Arbeitszimmer durchgeführt. In dem Fall waren in der Vergangenheit Streitigkeiten mit dem Finanzamt programmiert.

Die Finanzämter erlaubten bei Rentnern mit Nebenjob vor der Neuregelung 2023 die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer abzusetzen – aber nur bis 1.250 Euro pro Jahr. Ihre Begründung: Das häusliche Arbeitszimmer ist nicht der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung des Rentners mit Nebeneinkünften. Denn er erzielt seine gesetzliche Rente oder Betriebsrente und nutzt das Arbeitszimmer dafür gar nicht.

Die Richter des Bundesfinanzhofs kippten diese Argumentation der Finanzämter allerdings (BFH, Urteil v. 11.11.2014, Az. VIII R 3/12). Renten und Pensionen, also Einkünfte aus früheren Dienstverhältnissen, bleiben bei der Beurteilung der Frage, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung darstellt, außer Betracht.

Beispiel: Der GmbH-Gesellschafter Hans Huber, 68 Jahre alt, bezieht eine Betriebsrente von 80.000 Euro. Seit Huber zu seinem 65. Geburtstag aus der Geschäftsführung ausgeschieden ist, ist er als selbständiger Berater für die GmbH tätig und verdient hier 70.000 Euro pro Jahr. Die Gewinnausschüttungen betragen rund 5.000 Euro pro Jahr. Für die Beratung nutzt GmbH-Gesellschafter Huber ein häusliches Arbeitszimmer. Die Kosten für dieses Arbeitszimmer betragen 3.195 Euro.

Folge: Nach der neuesten BFH-Rechtsprechung ist das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung von GmbH-Gesellschafter Huber. Die Arbeitszimmerkosten dürfen also in Höhe von 3.195 Euro als Betriebsausgaben von den Einnahmen aus der Beratungstätigkeit abgezogen werden. Die Einkünfte aus Kapitalvermögen im Rahmen der Gewinnausschüttung sind von untergeordneter Bedeutung und wirken sich auf den Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Betätigung im Arbeitszimmer nicht aus.