Abschreibung

In der Praxis gibt es verschiedene Abschreibungsarten. Zum einen die bilanzielle Abschreibung, die sich nach den Grundsätzen des Handelsgesetzbuchs und des Einkommenssteuergesetzes richtet. Zum anderen die kalkulatorische AfA, die ein Unternehmer zur betriebswirtschaftlichen Kalkulation seiner Kosten benötigt.

Ermittelt ein Unternehmer den Gewinn für sein Unternehmen, kann er grundsätzlich zwischen zwei Abschreibungsmethoden wählen –der linearen und der degressiven Abschreibung.

Damit  sich Unternehmen nicht bei jeder einzelnen Anschaffung Gedanken über die Nutzungsdauer machen müssen, hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) unter Beteiligung der Fachverbände der Wirtschaft ein praktisches Hilfsmittel entwickelt: die AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter.

In dieser AfA-Tabelle sind die Nutzungsdauern für die Abschreibung von Anlagegütern aufgelistet, die nicht branchenspezifisch genutzt werden. Hierzu gehören z. B. Drehbänke, Industriestaubsauger, Kehrmaschinen oder Registrierkassen.

Neben dieser branchenunabhängigen AfA-Tabelle hat das BMF auch Tabellen zur Abschreibung für die einzelnen Wirtschaftszweige herausgegeben. In diesen Branchentabellen ist die jeweilige Nutzungsdauer der branchenspezifischen Wirtschaftsgüter aufgelistet. Bei Abschreibungen im jeweiligen Wirtschaftszweig haben sie Vorrang gegenüber der allgemeinen AfA-Tabelle.

Die AfA-Tabellen sind zwar rechtlich nicht verbindlich, da die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes immer von den besonderen betrieblichen Verhältnissen abhängt. Allerdings werden die amtlichen Abschreibungstabellen in der Praxis von den meisten Betrieben angewandt, da sie die Schätzung der Nutzungsdauer für die Abschreibung deutlich vereinfachen. Außerdem kann man Diskussionen mit dem Finanzamt so von Anfang an vermeiden.

Möchten Unternehmen von den Vorgaben der AfA-Tabelle abweichen, müssen sie hierfür besondere Gründe angeben, die eine schnellere Abschreibung rechtfertigen. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn Betriebe eine kürzere Abschreibungsdauer für ein spezielles Fahrzeug ansetzen möchten, weil dieses zu Schulungszwecken genutzt wird und dadurch einen höheren Verschleiß hat.

Wenn Betriebe die AfA berechnen wollen, müssen sie verschiedene Grundsätze beachten. Die Abschreibung beginnt im Herstellungs- bzw. Anschaffungsjahr. Also zu dem Zeitpunkt, an dem ein Unternehmer über den Gegenstand verfügen und diesen seinem Zweck entsprechend nutzen kann. Auf den Zeitpunkt der Bestellung oder der Bezahlung kommt es nicht an.

Unser Lexware Abschreibungs-Rechner hilft dabei, den persönlichen Abschreibungsplan mit nur wenigen Angaben zu berechnen. Hierfür müssen lediglich alle relevanten Daten in den Rechner eingegeben werden und Folgende Angaben sind einzutragen:

• Anschaffungsjahr: Hier sind Monat und Jahr des Erwerbs wichtig.
• Anschaffungspreis: Die genauen Kosten der Anschaffung sind einzutragen.
• Nutzungszeitraum: Die Nutzungsdauer ist in Jahren anzugeben. Bei wenig eingesetzten Geräten oder Programmen reicht die Angabe in Betriebsstunden.

Erwirbt ein Unternehmer eine Software, handelt es sich hierbei um ein abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut, das abzuschreiben ist. Die Finanzverwaltung geht in der Regel von einer Abschreibungsdauer von drei Jahren bei Softwareprogrammen aus.

Bei einem ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) schreibt die Finanzverwaltung hingegen eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vor.

Neu: Beim Kauf einer Software seit dem Jahr 2021 kann man ausnahmsweise von einer einjährigen Nutzungsdauer ausgehen. Das bedeutet, dass Firmen die Kosten für den Kauf einer betrieblichen Software unabhängig von der Höhe und unabhängig vom Datum des Kaufs während des Jahres in voller Höhe gewinnmindernd abschreiben dürfen.

Beispiel: Ein Unternehmer erwirbt im Dezember eine betriebliche Software für 10.000 Euro netto. Er kann die Software über die Nutzungsdauer verteilt abschreiben (zeitanteilig für einen Monat in diesem Jahr) oder er nutzt die neue Regelung zur einjährigen Nutzungsdauer und zieht die kompletten 10.000 Euro vom Gewinn in diesem Jahr ab.

Die Abschreibung erfolgt in der Handels- und Steuerbilanz nach der sogenannten direkten Methode. Das bedeutet im Klartext: Die Abschreibungsbeträge werden gewinnmindernd von den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Wirtschaftsguts abgezogen. Auf der Aktivseite der Bilanz wird jeweils der geminderte Restbuchwert ausgewiesen.

Kleinunternehmer dürfen angefallene Anschaffungskosten nicht sofort abschreiben. Sie müssen sich auch an die Vorschriften zu Abschreibungen gemäß der AfA-Tabellen halten.

Achtung: Kleinunternehmer müssen für die Berechnung der Anschaffungskosten die Umsatzsteuer berücksichtigen. Sie legen also den Brutto-Kaufpreis zugrunde, weil Kleinunternehmen nach § 19 UstG keinen Vorsteuerabzug haben. Dadurch können lassen sich alle Ausgaben steuerlich geltend machen.

Angenommen, ein Unternehmen investiert in neue Anlagengüter und erwirbt eine Anlage für 50.000 Euro, wobei von einer betrieblichen Nutzung über fünf Jahre ausgegangen wird. 

Für die Anlage ergibt sich eine jährliche Abschreibung von 10.000 Euro. Über die Jahre hinweg reduziert sich so der Wert der Maschine in der Bilanz: Im zweiten Jahr beträgt er 40.000 Euro, im dritten 30.000 Euro und so weiter.

Falls jemand in den Betrieb einbricht und die Maschine entwendet oder die Maschine durch ein Feuer zerstört wird, kann das Unternehmen diese plötzlich nicht mehr verwenden. Die zuvor festgelegte Nutzungsdauer von fünf Jahren ist damit hinfällig. In diesem Fall darf die Maschine außerplanmäßig abgeschrieben werden.

Der Buchungssatz für eine außerplanmäßige Abschreibung passt sich entsprechend der gesunkenen Nutzungsmöglichkeit an. Nehmen wir an, der Restwert der Maschine beträgt zum Zeitpunkt des Schadens 40.000 Euro. Dann lautet der Buchungssatz:

Sachanlagen 40.000 Euro an technische Anlagen und Maschinen 40.000 Euro

Durch die Buchung wird der verlorene Wert der Maschine in der Bilanz sofort berücksichtigt.

Sollten die Diebe erneut in Ihre Firma einbrechen und die Maschine zurückbringen, können Sie diese wieder verwenden und müssen die außerplanmäßige AfA rückgängig machen. Dieses Beispiel ist lediglich ein Gedankenspiel, da das in der Realität wohl eher nicht vorkommen wird. 

Die Regelungen zur korrekten Bewertung unterschiedlicher Vermögensgegenstände sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgehalten. Als Basis für den jeweiligen Wertansatz dienen die Herstellungs- und Anschaffungskosten. Für die Folgebewertung wird das Niederstwertprinzip genutzt.

Dieses Prinzip ist ein fester Bestandteil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und liefert Richtlinien für den Umgang mit Wertverlusten bei Vermögenswerten. Es leitet sich aus dem Vorsichtsprinzip ab, das dem Gläubigerschutz dient.

Das Niederwertprinzip ist also ein Bewertungsgrundsatz, der besagt, dass in der Bilanz der niedrigste Wert eines Vermögensgegenstandes angesetzt werden muss. Das Niederwertprinzip lässt sich in zwei Varianten aufteilen: das gemilderte und das strenge Niederwertprinzip.

Mit dem Wertaufholungsgebot sind Unternehmen verpflichtet nachzuweisen, dass der aktuelle Wert des abgeschriebenen Wirtschaftsguts immer noch unter dem ursprünglich festgelegten Wert liegt. Falls die Ursachen für einen dauerhaften Wertverlust nicht länger zutreffen, ist die vorgenommene außerordentliche Abschreibung rückgängig zu machen. Denn dann ist das Wirtschaftsgut wieder einsatzfähig.

Stellt sich heraus, dass eine angenommene, dauerhafte Wertminderung ungerechtfertigt war, müssen Betriebe eine Werterhöhung in den Büchern vornehmen. Diese Werterhöhung, auch Zuschreibung genannt, erhöht den Buchwert Ihrer Vermögenswerte und stellt das Gegenteil einer Abschreibung dar.

Eine Zuschreibung darf allerdings nur angesetzt werden, wenn die Buchhaltung zuvor eine außerordentliche Abschreibung durchgeführt hat. Nur wenn die ursprünglichen Gründe für die Abschreibung nicht mehr gelten, wird eine Zuschreibung gebucht. Dabei darf der Zuschreibungsbetrag die ursprünglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht überschreiten.

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GwG) gibt es besondere Regeln zur Abschreibung, die den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren und die Verarbeitung somit vereinfachen:

• Sammelposten: Über einen gesammelten Posten fassen sind alle Anschaffungen innerhalb eines Jahres zusammen zu fassen, die die Wertgrenze für GwG überschreiten. Der Gesamtbetrag ist über fünf Jahre abzuschreiben.
• Poolabschreibung: Über einen gemeinsamen Pool funktioniert diese Abschreibung ähnlich, ist jedoch besonders praktisch für kleinere Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro. Alle Gegenstände werden in einem Pool zusammengefasst und jährlich gleichmäßig abgeschrieben.
• Sofortabschreibung: Die vollständige und sofortige Abschreibung von Wirtschaftsgütern direkt im Anschaffungsjahr ist dann erlaubt, wenn sie die gesetzliche Grenze für GwG nicht überschreiten.