Abschreibung

Gebäude, Fahrzeuge oder andere Vermögensgegenstände (Handelsrecht) bzw. Wirtschaftsgüter (Steuerrecht), die Sie für Ihren Betrieb anschaffen, verlieren mit den Jahren an Wert. Da Ihr Rechnungswesen laut Handelsgesetzbuch immer die tatsächlichen Wertverhältnisse Ihres Unternehmens widerspiegeln muss, haben Sie die Pflicht, diesen Wertverlust zu erfassen. Auch steuerrechtlich müssen abnutzbare Wirtschaftsgüter grundsätzlich abgeschrieben werden. Dabei werden die Anschaffungskosten des Vermögensgegenstandes bzw. Wirtschaftsgutes über die Nutzungsdauer in Jahren verteilt.

In der Praxis sind verschiedene Abschreibungsarten zu unterscheiden. Zum einen die bilanzielle Abschreibung, die sich nach den Grundsätzen des Handelsgesetzbuchs und des Einkommenssteuergesetzes richtet und die kalkulatorische AfA, die ein Unternehmer zur betriebswirtschaftlichen Kalkulation seiner Kosten benötigt.

Diese handelsrechtlichen Grundsätze sind auch steuerlich anzuwenden. Steuerlich erfolgt die planmäßige Abschreibung nach der degressiven (bei Kauf von Anlagegegenständen zwischen dem 1. April 2024 und dem 31. Dezember 2024) bzw. linearen Abschreibung  nach § 7 Abs. 1 und 2 EStG und die außerplanmäßige Abschreibung findet in § 7 Abs. 1 Satz 7 EStG im Rahmen der Absetzungen für außergewöhnliche, technische oder wirtschaftliche Abnutzung (AfaA) Anwendung.

Die außerordentliche Abschreibung ist ein Teil der betriebswirtschaftlichen Kostenrechnung, die nicht in die steuerliche Gewinnermittlung einfließt. Bei der kalkulatorischen Abschreibung soll per Definition der Wertverzehr eines abnutzbaren Gegenstandes für die Zeit der betrieblichen Nutzung ermittelt werden, damit ein Unternehmer weiß, wie hoch die Einnahmen sein müssen, um einen Gewinn zu erzielen bzw. um kostendeckend zu produzieren.

Ermittelt ein Unternehmer den Gewinn für sein Unternehmen, kann er grundsätzlich zwischen zwei Abschreibungsmethoden wählen –der linearen und der degressiven Abschreibung.

Um eine einheitliche Besteuerung zu erreichen und um das Besteuerungsverfahren zu vereinfachen, hat das Bundesfinanzministerium amtliche AfA-Tabellen veröffentlicht. In diesen Abschreibungstabellen ist allgemein oder branchenspezifisch eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für die Wirtschaftsgüter festgelegt, die bei Ermittlung der steuerlichen Abschreibung zu berücksichtigen sind.

Die Höhe der jährlichen Abschreibung eines Wirtschaftsgutes hängt von seinem Wert und von seiner Nutzungsdauer ab. Deshalb kommt deren Ermittlung eine wichtige Bedeutung zu. In der Regel steht die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes nicht fest. Stattdessen müssen Sie diese anhand der konkreten Gegebenheiten Ihres Betriebes schätzen. Diese Schätzung ist zwangsläufig mit einer gewissen Unsicherheit verbunden, da sich nie alle Faktoren genau vorausberechnen lassen, die sich darauf auswirken.

Aus diesem Grund wird Ihnen hierbei auch ein Ermessensspielraum zugestanden. Das Prinzip kaufmännischer Vorsicht gebietet es, üblicherweise eher eine zu kurze als eine zu lange Abschreibungsdauer anzunehmen. Die Schätzung muss allerdings nachvollziehbar sein. Eine willkürlich angesetzte kurze Schätzung – z. B. weil man möglichst schnell von der geringeren Steuerlast profitieren möchte – ist nicht zulässig.

Bei der Festlegung der Abschreibungsdauer kommt es nicht darauf an, wie lange der Gegenstand im Unternehmen eingesetzt werden soll. Selbst wenn ein Gegenstand mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer voraussichtlich nur für die Jahre im Betrieb benötigt wird, müssen dessen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten über sechs Jahre verteilt abgeschrieben werden.  Die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ hat die Finanzverwaltung aus Erfahrungswerten bei Betriebsprüfungen ermittelt.

Afa-Tabellen sind nur für die Finanzverwaltung bindend. Gibt es also offensichtliche Gründe dafür, warum ein Wirtschaftsgut auf einer kürzeren Nutzungsdauer abzuschreiben ist, ist das steuerlich erlaubt. Das Finanzamt erwartet hier allerdings plausible Erläuterungen und Nachweise. Insbesondere bei gebraucht gekauften Wirtschaftsgütern, darf von der in Abschreibungstabellen festgelegten Nutzungsdauer nach unten abgewichen werden. Denn sie bilden nur die Nutzungsdauer für neu angeschaffte bzw. hergestellte Wirtschaftsgüter ab.

Damit Sie sich nicht bei jeder einzelnen Anschaffung Gedanken über die Nutzungsdauer machen müssen, hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) unter Beteiligung der Fachverbände der Wirtschaft ein praktisches Hilfsmittel entwickelt: die AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter.

In dieser AfA-Tabelle sind die Nutzungsdauern für die Abschreibung von Anlagegütern aufgelistet, die nicht branchenspezifisch genutzt werden. Hierzu gehören z. B. Drehbänke, Industriestaubsauger, Kehrmaschinen oder Registrierkassen.

Neben dieser branchenunabhängigen AfA-Tabelle hat das BMF auch Tabellen zur Abschreibung für die einzelnen Wirtschaftszweige herausgegeben. In diesen Branchentabellen ist die jeweilige Nutzungsdauer der branchenspezifischen Wirtschaftsgüter aufgelistet. Bei Abschreibungen in dem jeweiligen Wirtschaftszweig haben sie Vorrang gegenüber der allgemeinen AfA-Tabelle.

Die AfA-Tabellen sind zwar rechtlich nicht verbindlich, da die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsgutes immer von den besonderen betrieblichen Verhältnisse abhängt. Allerdings werden die amtlichen Abschreibungstabellen in der Praxis von den meisten Betrieben angewandt, da sie die Schätzung der Nutzungsdauer für die Abschreibung deutlich vereinfachen. Außerdem kann man Diskussionen mit dem Finanzamt so von Anfang an vermeiden.

Möchten Sie von den Vorgaben der AfA-Tabelle abweichen, müssen Sie hierfür besondere Gründe angeben, die eine schnellere Abschreibung rechtfertigen. Ein Beispiel hierfür wäre, wenn Sie eine kürzere Abschreibungsdauer für ein spezielles Fahrzeug ansetzen möchten, weil dieses zu Schulungszwecken genutzt wird und dadurch einen höheren Verschleiß hat.

Wenn Sie die AfA berechnen wollen, müssen Sie verschiedene Grundsätze beachten. Die Abschreibung beginnt im Jahr der Anschaffung bzw. der Herstellung, also am Zeitpunkt, an dem ein Unternehmer über den Gegenstand verfügen und diesen seinem Zweck entsprechend nutzen kann.  Auf den Zeitpunkt der Bestellung oder der Bezahlung kommt es nicht an.

Im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung wird die Abschreibung streng zeitanteilig berechnet. Wird ein Gegenstand danach am 5. Juli angeschafft, darf in diesem Jahr vom Jahresabschreibungsbetrag nur 6/12 gewinnmindernd abgeschrieben werden (Abnutzung für die Monate Juli bis Dezember). Die Abschreibung für die ersten sechs Monate ist jedoch nicht verloren. Sie wird im letzten Jahr nachgeholt.

Ein Unternehmer erwirbt im April einen neuen Firmenwagen. Die Anschaffungskosten betragen 60.000 Euro (Nutzungsdauer nach amtlicher Afa-Tabelle 6 Jahre). Im Rahmen der Nutzungsdauer lässt sich folgender Abschreibungsbetrag berechnen:

Der Unternehmer darf bei Investitionen zwischen dem 1. April 2024 und dem 31. Dezember 2024 statt der linearen auch die degressive Abschreibung wählen.

Ein Unternehmer erwirbt im April einen neuen Firmenwagen. Die Anschaffungskosten betragen 60.000 Euro (Nutzungsdauer nach amtlicher Afa-Tabelle 6 Jahre). Die degressive Abschreibung beträgt höchstens das Zweifache des linearen Abschreibungssatzes, maximal aber 20 % der Anschaffungskosten. Das können Sie so berechnen: linearer Abschreibungssatz 16,67 % x 2 = 33,34 %.

Erwirbt ein Unternehmer eine Software, handelt es sich hierbei um ein abnutzbares immaterielles Wirtschaftsgut, das abzuschreiben ist.

Die Finanzverwaltung geht in der Regel von einer Abschreibungsdauer von drei Jahren bei Softwareprogrammen aus. Wird dagegen eine ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) oder eine Software erworben,  wird eine Nutzungsdauer von fünf Jahren von der Finanzverwaltung vorgeschrieben.

Neu: Bei Kauf von Software seit dem Jahr 2021 kann für Software ausnahmsweise von einer einjährigen Nutzungsdauer ausgegangen werden. Das bedeutet, dass die Kosten für den Kauf einer betrieblichen Software unabhängig von der Höhe und unabhängig vom Datum des Kaufs während des Jahres in voller Höhe gewinnmindernd abgeschrieben werden dürfen.

Beispiel: Ein Unternehmer erwirbt im Dezember betriebliche Software für netto 10.000 Euro. Infolgedessen kann er die Software über die Nutzungsdauer verteilt abschreiben (zeitanteilig für einen Monat in diesem Jahr) oder er nutzt die neue Regelung zur einjährigen Nutzungsdauer und zieht die kompletten 10.000 Euro vom Gewinn in diesem Jahr ab.

Wurde in den Jahren vor 2021 betriebliche Computerhardware oder Software gekauft bzw. hergestellt und abgeschrieben, macht es Sinn, die Restbuchwerte zum 31.12.2020 zu ermitteln.

Hintergrund: Seit 2021 darf dieser Restbuchwert wegen der neuen einjährigen Nutzungsdauer in voller Höhe gewinnmindernd abgeschrieben werden.

Die Abschreibung erfolgt in der Handels- und Steuerbilanz nach der so genannten direkten Methode. Das bedeutet im Klartext: die Abschreibungsbeträge werden gewinnmindernd von den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten des Wirtschaftsguts abgezogen und auf der Aktivseite der Bilanz wird jeweils der geminderte Restbuchwert ausgewiesen.

Bei einer Abschreibung handelt es sich um eine Aufwendung, da sie den Verschleiß des Wertgegenstandes berücksichtigt. Aus diesem Grund wird sie in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht. Explizit bedeutet das, Sie müssen die Daten unter „Abschreibung auf Sachanlagen“ verzeichnen.

Hierbei erfolgt die Buchung mittels Aufwandskonto, welchem das Sachanlagenkonto gegenübersteht. Daraus ergibt sich der Restbuchwert. Der Vorteil dabei ist, dass Sie stets den aktuellen Buchwert sehen. Der Nachteil ist, dass Sie das Anlagenverzeichnis benötigen, um in der Bilanz die Höhe der Abschreibung nachzuvollziehen.

In diesem Fall findet eine Korrektur der Wertberichtigung statt. Sie erstellen ein Passivkonto „Wertberichtigung zur Sachanlage“, welches dem Aufwandskonto gegengebucht wird. Es handelt sich hierbei um eine reine Korrekturposition.

Sie dürfen angefallene Anschaffungskosten nicht sofort abschreiben. Stattdessen haben sich auch Kleinunternehmer an die Vorschriften zu Abschreibungen gemäß der Afa-Tabellen zu richten. 

Achtung: Für die Berechnung der Anschaffungskosten legen Sie den Brutto-Kaufpreis zugrunde, weil Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UstG keinen Vorsteuerabzug haben. Dadurch können Sie alle Ausgaben steuerlich geltend machen.

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Damit Sie sich schnell einen Überblick verschaffen können, haben wir im Folgenden Antworten auf die häufigsten Fragen zum Thema Abschreibung aufgelistet.

Was ist der Sinn der Abschreibung?

Für Unternehmen ergibt sich aus der Bilanz ihr jährlich zu versteuernder Gewinn. Abschreibungsbeträge reduzieren diesen und somit auch die Steuerbelastung. Durch Abschreibungen können Unternehmen also aktiv Geld sparen.

Wie lange darf man abschreiben?

Wie lange Sie abschreiben dürfen, hängt von dem jeweiligen Gerät oder Gegenstand ab. Bei Maschinen oder Anlagen liegt die Abschreibungsdauer beispielsweise bei fünf bis acht Jahren.

Wann muss man abschreiben?

Die Abschreibung müssen Sie direkt am Tag der Betriebsbereitschaft vornehmen – also am Kauf- oder Liefertermin. Der Beginn der Nutzung ist nicht ausschlaggebend.

Wie funktioniert die Abschreibung von Gebäuden?

Um die Abschreibung für Gebäude zu berechnen, benötigt man die Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Zu unterscheiden ist außerdem, ob es zu eigenen Betriebszwecken genutzt wird oder für fremde Zwecke weitervermietet – weiterhin, ob sie privat oder beruflich genutzt werden. Für alle Immobilien können grundsätzlich lineare Abschreibungen vorgenommen werden.

Wie werden Abschreibungen versteuert?

Abschreibungen werden rechtlich als Betriebsausgaben oder Werbungskosten gehandelt und mindern als solche Ihren zu versteuernden Gewinn.

Sind Abschreibungen Aufwand oder Kosten?

Abschreibungen gelten alsAufwand, da Sie in der Buchhaltung den Wertverlust von Vermögensgegenständen dokumentieren.

Was kann man nicht abschreiben?

Nicht abgeschrieben werden Vermögensgegenstände, deren Wert über Jahre hinweg nicht abnimmt, sondern stabil bleibt. Dieses Kriterium erfüllen beispielsweise unbebaute Grundstücke oder Beteiligungen am Anlagevermögen.