Verschicken Sie eine Zahlungserinnerung bei ausbleibender Zahlung
Im Geschäftsalltag kommt es immer wieder vor, dass Sie als Unternehmer eine Zahlungserinnerung formulieren müssen. Lesen Sie hier, wie Ihnen eine kostenlose Vorlage für eine Zahlungsaufforderung hilft, ein freundliches und rechtssicheres Schreiben bei Zahlungsverzug zu erstellen. Erfahren Sie außerdem, was Sie über relevante Inhalte und korrekte Formulierungen einer Zahlungserinnerung wissen sollten. Sie erhalten dazu eine Gratis-Vorlage bzw. Muster als odt-Datei zum Download für Word und OpenOffice – individuell anpassbar und regelkonform.
Zahlungserinnerung – mit einer Vorlage gelingt sie professionell und höflich
Wer Rechnungen schreibt und auf den Zahlungseingang wartet, erlebt es immer wieder: Der Kunde oder Geschäftspartner begleicht den ausstehenden Betrag nicht oder zumindest nicht rechtzeitig. In solchen Fällen eines zeitlichen Verzugs ist eine Zahlungserinnerung hilfreich. Sie sollten tätig werden und säumige Schuldner anschreiben,bevor Sie selbst in Liquiditätsschwierigkeiten geraten.
Wie ihr Name deutlich macht, soll eine Zahlungserinnerung den Schuldner daran erinnern, dass seine Zahlung noch aussteht. Am besten ist sie auf Ihrer Vorlage sowohl freundlich als auch professionell formuliert. Im Grunde genommen handelt es sich hierbei bereits um ein Mahnschreiben bzw. eine erste Mahnung. Um etwas weniger streng zu wirken, nutzen viele Unternehmer jedoch zunächst den etwas freundlicheren Begriff „Zahlungserinnerung“. Wird auch dieser Aufforderung nicht nachgekommen und der ausstehende Betrag nicht beglichen, folgen die Mahnungen Nummer zwei und drei.
Diese drei Schritte haben sich in der Geschäftswelt beim Mahnverfahren etabliert:
- Zahlungserinnerung
- Erste Mahnung
- Zweite Mahnung
Eine Pflicht, dieses Mahnverfahren anzuwenden, gibt es jedoch nicht. Als Unternehmer sollten Sie stets auch die Geschäftsbeziehung mit Ihren Kunden und Auftraggebern sowie Ihr Renommee im Blick haben und dies nicht unnötig belasten. Es will gut überlegt sein, ob Sie zum Beispiel wirklich einen Anwalt, ein Inkassobüro oder ein gerichtliches Mahnverfahren nutzen wollen, wenn die Zahlung auch nach mehrfacher Mahnung nicht eingegangen ist. Sie sollten sich in diesem Zuge ebenfalls über Mahngebühren Gedanken machen.
Info
Was ist der Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung?
Rein rechtlich gesehen, gibt es zwischen den beiden Begriffen Zahlungserinnerung und Mahnung keinen Unterschied. Sie bedeuten dasselbe. Anders ist jedoch ihre jeweilige Wirkung auf den Empfänger des Schreibens. Ein Mahnschreiben bzw. eine Mahnung wirkt deutlich strenger und mehr nach erhobenem Zeigefinger als die freundlich gehaltene Variante der Zahlungserinnerung.
Haben auch Sie gerade säumige Zahler? Dann nutzen Sie für Ihre Zahlungsaufforderung unser Muster. Damit wirken Sie bestimmt und bleiben gleichzeitig höflich im Ton.
Zahlungserinnerung: Welche Formalitäten müssen auf einer Vorlage enthalten sein?
Sie wollen oder müssen eine Zahlungserinnerung formulieren und wissen nicht wie? Unsere kostenlose Vorlage zur Zahlungserinnerung hilft ihnen dabei, die richtigen und vor allem freundliche Worte zu finden. Folgende Angaben sollte das Schreiben in jedem Fall enthalten:
- Name und Anschrift Ihres Unternehmens (ggf. inkl. Ansprechpartner)
- Rechnungsadresse: Name und Anschrift des Empfängers
- Kundennummer
- Aktuelles Datum
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Nummer des Lieferscheins und Liefertermin (soweit vorhanden)
- Fälliger Rechnungsbetrag inkl. aller Bestandteile wie etwa MwSt.
- ggf. neue Zahlungsfrist
- Ihre Bankverbindung
Die Form der Zahlungserinnerung
Wer eine Zahlungserinnerung formuliert, muss keine besondere Form einhalten. Zahlungserinnerungen können sowohl mündlich als auch schriftlich – etwa als Brief oder als E-Mail – stattfinden. Empfehlenswert ist stets der schriftliche Weg – hier hilft Ihnen unser Muster. So können Sie den Vorgang gut dokumentieren – am sichersten ist ein Einschreiben mit Rückschein.
Tipp
Versenden Sie am besten die ursprüngliche Rechnung mit
Um auf Nummer sicher zu gehen und möglichst konkret zu sein, sollten Sie der Zahlungserinnerung die ursprüngliche Rechnung beifügen. Es könnte schließlich sein, dass Ihr Kunde die Rechnung nicht mehr findet oder nie erhalten hat.
Wie sollte eine Zahlungserinnerung auf der Vorlage formuliert sein?
Oft ist es so, dass Rechnungen zunächst versehentlich unbezahlt bleiben. Der Kunde hat das Mahnschreiben vielleicht übersehen, aus den Augen verloren oder war längere Zeit im Urlaub und konnte daher noch kein Geld überweisen. Betrügerische Absichten sind eher die Ausnahme. Insofern ist es ratsam, einen freundlichen und dennoch sachlichen Ton beim Verfassen einer Zahlungserinnerung zu wählen.
Da es keine Vorgaben bei der Formulierung einer Zahlungserinnerung gibt, können Sie Ihre Vorlage sogar freundschaftlich und persönlich gestalten, wenn dies die Geschäftsbeziehung zulässt. Vermeiden sollten Sie auf jeden Fall allzu fordernde Floskeln und Ausrufezeichen.
Tipp
Formulierungs-Beispiel
Höflich bestimmt wirkt die Formulierung „Bisher konnten wir zu Ihrer Rechnung noch keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich hierbei um ein Versehen“.
Vorlagen erstellen: Welche Fristen gelten bei Zahlungserinnerungen?
Wurde das Zahlungsziel in der nicht bezahlten Rechnung überschritten, können Sie dem säumigen Schuldner eine Zahlungsaufforderung zusenden. Folgendes sollten Sie wissen:
- Warten Sie am besten noch zwei bis drei Tage nach Fälligkeit ab und überprüfen Sie regelmäßig Zahlungseingänge auf Ihrem Konto. Gesetzliche Vorgaben zur Fälligkeit gibt es jedoch nicht.
- Auch im Hinblick auf eine neue Zahlungsfrist auf der Vorlage der Zahlungserinnerung sind Sie flexibel: Sie können je nach Kunde, nach der Höhe der offenen Forderung oder der Liquidität entscheiden, welche Frist Sie setzen möchten.
- Im Praxisalltag werden oft sieben Tage als angemessen erachtet.
- Lässt der Kunde die Frist der Zahlungsaufforderung erneut verstreichen, können Sie eine zweite bzw. schlimmstenfalls danach eine dritte Mahnung schicken.
