Wie erstelle ich eine Quittung richtig? So gelingt es professionell mit einer Muster-Vorlage
Quittungen sind in manchen Bereichen ein wichtiger Bestandteil von Zahlungsabläufen. Früher noch mussten Verkäufer, Handwerker und Co. regelmäßig diese Belege ausstellen. Heutzutage sind Quittungen wegen moderner Kassensysteme und bargeldlosen Transaktionen nicht mehr so verbreitet. Im Zweifel lässt sich aber auch eine Quittung online erstellen.
Definition
Was ist eine Quittung?
Unter einer Quittung versteht man ein schriftliches Dokument, das einen geschäftlichen Vorgang zwischen zwei Parteien belegt. Insofern ist es wichtig, diese Belege aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist von Quittungen liegt bei 10 Jahren.
Rechtliches beim Thema Quittung beachten
Vor allem, wer eine Barzahlung tätigt, kann eine Quittung einfordern. So steht es auch in § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).
Sogenannte “schriftliche Empfangsbekenntnisse” sind auf dreierlei Weise wichtig:
- Quittungen sind zum einen der Nachweis, dass die Leistung oder die Ware den Empfänger erreicht hat.
- Sie belegen, dass der Schuldner die Forderung tatsächlich bezahlt hat. Die beiden Parteien sind also “quitt”.
- Auch für das Finanzamt bzw. die Steuererklärung sind Quittungen wichtig: Sie dienen Unternehmen als Beleg für Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben. Sie sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Wie bei vielen anderen Dokumenten in der Welt der Buchhaltung auch, gibt es beim Erstellen von Quittungen einiges zu beachten, damit sie alle rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Form und Inhalt erfüllen.
Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage für Quittungen, die Sie individuell anpassen und digital ausfüllen können. So sparen Sie sich jede Menge Zeit und können dieses Muster immer wieder nutzen. Alternativ können Sie Ihre Quittungen auch direkt und noch einfacher online generieren.
Quittung online generieren
Mit unserem kostenlosen Tool können Sie ganz einfach und schnell Ihre Quittungen erstellen: Füllen Sie dafür alle Felder entsprechend den Beschriftungen aus. Wenn Sie nun den Button „Berechnen“ benutzen, so erhalten Sie vorerst lediglich den Netto- sowie den Steuerbetrag auf Grundlage des Gesamtbetrags. Durch den Button „Quittung direkt erstellen“ generieren Sie eine Quittung als PDF. Diese Datei öffnet sich in einem neuen Browserfenster. Sie können anschließend Ihre erstellte Quittung herunterladen und ausdrucken sowie versenden.
Hinweis zur Quittungserstellung: Um den Lexware Generator für Quittungen nutzen zu können, deaktivieren Sie bitte den Pop-up-Blocker.
Welche Pflichtangaben müssen bei einer Quittung enthalten sein?
Sie wollen oder müssen eine Quittung ausstellen und wissen nicht wie? Sie haben auch keinen Quittungsblock zur Hand? Unser Musterbeispiel hilft Ihnen dabei, keine essenziellen Bestandteile zu vergessen und alle nötigen Angaben zu machen. Der Gesetzgeber hat hier klare formale und inhaltliche Punkte formuliert.
Was muss also auf einer Quittung stehen?
- Name des Zahlenden
- Name des Zahlungsempfängers
- Art und Menge der Produkte bzw. der Leistung
- Höhe des Bruttopreises in Ziffern und Worten (genaue Centbeträge müssen nicht ausgeschrieben werden, es reicht der Zusatz “Cent wie oben”)
- aktuell geltender Mehrwertsteuersatz
- ggf. Nettobetrag
- ggf. fortlaufende Quittungsnummer
- Vermerk über den Erhalt der Leistung/Ware
- Ort, Datum, Unterschrift des Zahlungsempfängers und ggf. Firmenstempel
Unterschreiben muss derjenige, der den Betrag entgegengenommen hat.
Übrigens: Auch bei Privatkäufen können Quittungen nach unserer Vorlage ausgestellt werden. Dann lassen Sie den Punkt zur Mehrwertsteuer einfach unberücksichtigt und streichen ihn weg.
Achtung
Mindestangaben beachten
- Fehlt es an einer der Mindestangaben, so ist eine Quittung nichtig.
- Fehlerhafte Angaben können unter Umständen dazu führen, dass Sie den Vorsteuerabzug beim Finanzamt nicht geltend machen können.
- Solange allerdings alle Anforderungen enthalten sind, kann eine Quittung formlos und handschriftlich auf Papier ausgestellt werden.
- Es ist kein Quittungsblock mit Durchschlagpapier oder eine Quittungs-Vorlage aus dem Internet nötig.
- Sollten Sie als Unternehmer oder Freelancer mit einem Quittungsblock arbeiten, so erhält der Waren-/Leistungsempfänger das Original und der Quittungsaussteller bzw. Zahlungsempfänger die Durchschrift als Kopie.
- Ist der Beleg digital erstellt worden, so können Sie ihn abspeichern und versenden oder doppelt ausdrucken.
Regelungen zur Quittung-Vorlage für Kleinunternehmer
Sind Sie Kleinunternehmer und erreichen eine gewisse Umsatzgrenze nicht, dürfen Sie auf Quittungen wie bei Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Sie müssen dann den Hinweis auf Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung auf dem Beleg formulieren.
Unterschiede: Rechnung, Quittung, Kassenbon
Fragen Sie sich nun, ob eine Rechnung oder ein Kassenbon Quittungen sind oder als solche verwendet werden können? Tatsächlich gibt es hier eindeutige Unterschiede:
- EineRechnung zeigt nur an, dass eine Forderung besteht. Sie ist kein Beweis für eine geleistete Zahlung.
Ausnahme: Wenn auf der Rechnung der Vermerk “Zahlung erhalten” steht und eine Datumsangabe sowie die Unterschrift des Empfängers vorhanden sind. - Andersherum kann eine Quittung keine Rechnung ersetzen, da dort wichtige Angaben wie vollständige Anschrift, Steuernummer, Rechnungs- und Kundennummer fehlen.
Ausnahme: Bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro ist grundsätzlich keine Rechnung im eigentlichen Sinne nötig. Hier würde eine Quittung nach unserer Vorlage reichen. Man spricht hier von sogenannten Kleinstbetragsrechnungen. - Kassenbons werden in der Regel nicht als Quittungsersatz anerkannt, auch wenn sie im Sprachgebrauch oft so genannt werden. Es fehlen schlichtweg die erforderlichen Angaben.
Quittung bei Privatverkauf - Worauf müssen Sie achten?
Kann man als Privatperson eine Quittung ausstellen? Im Geschäftsleben ist die Quittung dank digitaler Systeme kaum mehr verbreitet. Doch gerade als Privatperson fragen Sie sich vielleicht, ob ein Beleg bei einem Privatkauf für mehr Sicherheit sorgt. Die grundsätzliche Antwort: Sie dürfen eine Quittung als Privatperson ausstellen, etwa beim Verkauf eines gebrauchten Gegenstands über Kleinanzeigen oder beim Nachbarschaftsdienst gegen Entgelt. Eine gesetzliche Verpflichtung zum Beleg beim Privatverkauf besteht zwar nicht, aber sobald die andere Partei eine Quittung verlangt, muss sie ausgestellt werden. Das ergibt sich ebenfalls aus § 368 BGB.
Inhaltlich gelten für die Kaufquittung beim Privatverkauf dieselben Anforderungen wie bei gewerblichen Quittungen – mit einer wichtigen Ausnahme: Privatpersonen dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen kann ein einfacher Hinweis genügen, zum Beispiel: „Privatverkauf – keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ oder „Keine Umsatzsteuer, da Privatperson“.
Digitale Quittung selber erstellen – das sollten Sie beachten
Auch eine digital erstellte Quittung – etwa als PDF oder mit Office-Programmen – ist rechtsgültig, wenn sie alle Pflichtangaben enthält. Wichtig ist, dass das Dokument als „Quittung“ bezeichnet ist und korrekt nummeriert wird, wenn es im Rahmen der Buchhaltung genutzt wird. Wird die Quittung elektronisch versendet, etwa per E-Mail, sollten Sie darauf achten, dass sie nicht nachträglich verändert werden kann. Für eine revisionssichere Archivierung empfiehlt sich das Speichern als PDF-Datei oder die Nutzung eines geeigneten Buchhaltungsprogramms.
Denn wenn Sie als Unternehmer arbeiten und Ihre Quittungen digital ablegen, müssen diese den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) entsprechen.
Vorteile digitaler Quittungen
Digitale Quittungen haben nicht nur praktische, sondern auch optische Vorteile. Sie lassen sich schnell ausfüllen, mehrfach verwenden und einfach per E-Mail versenden oder archivieren. Anders als handschriftliche Quittungsblöcke können sie individuell gestaltet mit Firmenlogo, Farben oder einem einheitlichen Layout im Corporate Design werden.
Das wirkt nicht nur professioneller, sondern stärkt auch den Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens. Gleichzeitig behalten Sie den Überblick: Digitale Vorlagen für Quittungen lassen sich speichern, nummerieren und jederzeit erneut aufrufen – ganz ohne Papierkram oder Durchschlag.
Quittierte Rechnung: Wenn Quittung und Rechnung zusammenfallen
In bestimmten Fällen kann eine Quittung gleichzeitig als Rechnung dienen und umgekehrt. Voraussetzung ist, dass das Dokument alle erforderlichen Angaben enthält. Enthält eine Quittung zusätzlich die Pflichtbestandteile einer Rechnung, wie etwa die vollständige Anschrift beider Parteien oder eine Rechnungsnummer, kann sie auch als Kleinbetragsrechnung gelten. Das gilt zum Beispiel bei Beträgen bis 250 Euro brutto.
Auch der umgekehrte Fall ist möglich: Eine Rechnung wird zur Quittung, wenn auf dem Dokument zusätzlich vermerkt ist, dass die Zahlung erfolgt ist – zum Beispiel durch den Hinweis „Betrag erhalten am [Datum]“ und eine Unterschrift des Zahlungsempfängers. In diesem Fall spricht man von einer quittierten Rechnung. Sie gilt dann sowohl als Zahlungsbeleg als auch als steuerlich relevante Rechnung.
Wichtig: Die inhaltlichen Anforderungen müssen in jedem Fall erfüllt sein. Fehlt z. B. der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung oder eine korrekte Leistungsbeschreibung, kann das Finanzamt den Beleg unter Umständen nicht anerkennen.
