Checkliste zur Betriebsprüfung: Was wird geprüft?
Die Checkliste dient dir zur Vorbereitung einer Betriebsprüfung durch einen Betriebsprüfer vom Finanzamt. Du kannst anhand der Checkliste z. B. die Korrektheit und Vollständigkeit aller notwendigen Belege und Unterlagen sowie der für die Betriebsprüfung relevanten Verträge überprüfen. Ebenso beantworten wir dir organisatorische Fragen vor Beginn der Prüfung:
- Wie lange dauert die Betriebsprüfung und welchen Umfang hat sie?
- Wer darf und muss überhaupt dem Betriebsprüfer Rede und Antwort stehen?
- Welche Kollegen suchen die für die Betriebsprüfung relevanten Belege und Unterlagen heraus?
- Welche Rolle übernimmt deine Steuerkanzlei bei der Vorbereitung der Betriebsprüfung und wann sollte sie dem Betriebsprüfer zur Verfügung stehen?
Für den vereinbarten Termin solltest du alle Buchhaltungsunterlagen sortiert und griffbereit haben. Kannst du dem Prüfer nicht alle Unterlagen vorlegen, die er sehen möchte, kann er deinen Gewinn schätzen oder deinen Vorsteuerabzug kürzen. Bereite deswegen mit Hilfe der Checkliste alles vor, was in der Betriebsprüfung Thema werden könnte. So kannst du souverän auf die Anfragen des Prüfers reagieren und ersparst dir Schätzungen oder Strafen für verspätet eingereichte Unterlagen.
Wenn du Unterlagen nicht zeitnah findest, kann ein Verzögerungsgeld vom Prüfer festgesetzt werden. Es beträgt mindestens 2.500 Euro und bleibt auch bestehen, wenn du die Unterlagen später vorzeigst. Die Checkliste hilft dir, bereits im Vorfeld der Betriebsprüfung alle nötigen Unterlagen zusammenzusuchen und abzuhaken – denn das letzte, was du in der Betriebsprüfung willst, sind böse Überraschungen. Stell außerdem sicher, dass dein Steuerberater eine Kopie der Prüfungsanordnung erhalten hat.
Rechtzeitig auf die Betriebsprüfung vorbereiten
Bei einer Betriebsprüfung kontrolliert das Finanzamt, ob sich die finanziellen bzw. steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens regelkonform darstellen. Zu dieser Prüfung kommt ein amtlich bestimmter Betriebsprüfer, der sich vorab anmelden muss und eine bestimmte Vorlauffrist gewähren muss. Wie oft eine Betriebsprüfung stattfindet, hängt von der Größe des Betriebs ab. Große Unternehmen werden häufiger geprüft, Kleinunternehmer nur alle 10 bis 20 Jahre. Bei Letzterem entscheidet oft das Zufallsprinzip. Es gibt drei Phasen der Betriebsprüfung, auf die du dich vorbereiten kannst:
Phase 1 – Der Prüfer meldet sich an
Bevor der Betriebsprüfer des Finanzamtes dir eine offizielle Prüfungsanordnung zuschickt, wird er in der Regel erst einmal bei dir anrufen, Termine persönlich absprechen und dir mitteilen, wo genau geprüft wird und welchen Prüfungszeitraum (in der Regel 3 Jahre) die Prüfung betrifft.
Kontrolliere zunächst, ob der Termin auf Unternehmensseite machbar ist. Steht z. B. ein Großauftrag an oder ist der Steuerberater im Urlaub, kannst du Einspruch gegen den Termin einlegen. Gehe dabei jedoch diplomatisch vor. Bitte die Betriebsprüfer zunächst um einen neuen Termin und begründe dein Anliegen. Sorge außerdem für einen abschließbaren Arbeitsraum für den Prüfer des Amtes.
Bis zum postalischen Eingehen der Prüfungsanordnung durch das Finanzamt könntest du bei wissentlichen Unregelmäßigkeiten noch Selbstanzeige einreichen. Wichtig: Selbst bei einer Selbstanzeige sprichst du zunächst mit deiner Steuerkanzlei. Für eine Straffreiheit müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Bis zum Start der Betriebsprüfung solltest du die Unterlagen, Belege und Verträge alle auf Vordermann bringen. Auch hierzu findest du Punkte in der Betriebsprüfungscheckliste, die dir in der Vorbereitungsphase als Gedankenstütze dienen. Gegen einzelne Regelungen in der Prüfungsanordnung (Beginn der Betriebsprüfung, Ort der Betriebsprüfung) kannst du im Extremfall juristisch vorgehen.
Phase 2 – Die eigentliche Prüfung erfolgt
Lege innerhalb deines Unternehmens genau fest, wer dem Betriebsprüfer oder generell dem Finanzamt Auskünfte erteilen darf und wer nicht. Die Anwesenheit deines Steuerberaters und Buchhalters ist sehr zu empfehlen.
Liefere die geforderten Unterlagen immer zeitnah und lass dir die Feststellungen durch das Finanzamt schriftlich mitteilen.
Mögliche Folgen bei fehlenden oder unvollständigen Unterlagen:
- Der Betriebsprüfer kürzt deinen Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.
- Der Betriebsprüfer schätzt zum erklärten Gewinn und Umsatz deines Unternehmens bestimmte Beträge dazu.
- Der Betriebsprüfer setzt ein Verzögerungsgeld in Höhe von mindestens 2.500 EUR fest. Nachteil: Sogar wenn die Unterlagen später vorgelegt werden, bleibt das Verzögerungsgeld unverändert bestehen. Eine Rückzahlung durch das Finanzamt ist leider ausgeschlossen.
Phase 3 – Schlussbesprechung
Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, ist es empfehlenswert, eine Schlussbesprechung zu beantragen. Gehe die Checkliste zur Betriebsprüfung noch einmal durch und markiere die strittigen Punkte. So kannst du diese in der Schlussbesprechung erneut aufrollen und diskutieren. Hier kann dein Steuerberater dir zur Seite stehen und vielleicht den einen oder anderen Punkt zu deinen Gunsten entscheiden. Wichtig: Eventuelle Steuernachzahlungen sind verhandelbar.
An der Schlussbesprechung muss auch der Vorgesetzte des Betriebsprüfers teilnehmen. Dieser ist häufig an einer schnellen Beendigung der Betriebsprüfung interessiert und deshalb Kompromissen gegenüber oftmals meist aufgeschlossener als der Betriebsprüfer selbst.
In der Schlussbesprechung werden alle Feststellungen (vor allem die strittigen und noch nicht aufgelösten) neu aufgerollt und abschließend verhandelt. Hier kann auch die Steuerberatung ihre Kompetenz ins Spiel bringen und so manche Feststellung mit gezielten Argumenten aus dem Weg räumen. Sprich vor der Schlussbesprechung mit deiner Steuerkanzlei über die Strategie im Gespräch mit dem Betriebsprüfer.
