Workation: Arbeiten und Reisen verbinden

Entscheiden sich Arbeitnehmer für eine Workation innerhalb der Europäischen Union (EU), ist eine Arbeitserlaubnis aufgrund des Freizügigkeitsabkommens nicht notwendig. Findet die Workation aber außerhalb der EU statt, müssen sie sich zwingend über die nationalen Vorschriften informieren. Auch wenn die Arbeit nur für eine begrenzte Zeit dort ausgeführt wird und sie zu einem deutschen Unternehmen gehören, ist das, je nach Gesetzeslage, ohne Arbeitserlaubnis rechtlich womöglich nicht erlaubt. 

Grundsätzlich greift das Sozialversicherungsrecht des jeweiligen Arbeitsortes. Machen Arbeitnehmer gelegentlich eine Workation innerhalb der EU und führen mindestens 25 % ihrer Tätigkeit in Deutschland aus, sind sie weiterhin Teil des deutschen Sozialversicherungssystems. Bei einem längeren Zeitraum von mehreren Monaten musste bis Juli 2023 die Versicherung während der Workation eventuell in dem jeweiligen EU-Land gezahlt werden. In diesem Fall war eine Absprache mit der Krankenkasse ratsam. Bei einer Workation außerhalb der EU gilt das Abkommen zwischen Deutschland und den jeweiligen Ländern – pauschale Bestimmungen gibt es nicht.

In Sachen Steuern gibt es die 183-Tage-Regelung für Workations. Demnach sind Beschäftigte in Deutschland steuerpflichtig, solange ihre Workation nicht länger als 183 Tage, also etwa die Hälfte des Jahres, geht. Auch Feiertage und Wochenenden zählen hier dazu. 

Während einer zeitlich begrenzten Workation gilt in der Regel weiterhin das deutsche Arbeitsrecht, beispielsweise in Bezug auf Arbeitszeiten und Lohnfortzahlungen. Erst wenn der Mittelpunkt der Tätigkeit für mehr als die Hälfte der Zeit oder gänzlich ins Ausland verlagert wird, greift das deutsche Arbeitsrecht nicht mehr. Da die Regelung hier aber mitunter kompliziert sein kann, ist eine enge Abstimmung mit dem Arbeitgeber wichtig. Neben den gesetzlichen Regelungen für Steuern, Versicherungen & Co. ist außerdem eine gute Absprache mit dem Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeiten und Erreichbarkeit notwendig. Hier sollte zum Beispiel geklärt werden, zu welchen Uhrzeiten gearbeitet wird und eine telefonische Erreichbarkeit gegeben ist. Das erhöht das Vertrauen und stellt sicher, dass die Arbeit, besonders bei unterschiedlichen Zeitzonen, genauso effektiv wie von zu Hause erfolgt.  

Zunächst geht es um den Ort, an dem Sie Ihre Workation verbringen möchten. Das kann ein neues Reiseziel sein oder auch ein bekannter Urlaubsort, an dem Entspannung und eine schöne Zeit garantiert sind. Gute Beispiele für Workation-Ziele finden Sie bei „home to go“. Im Workation-Index wurden jedes Jahr die besten Reiseziele für eine Workation ermittelt. In die Bewertung fließen unter anderem Aspekte wie die Internetgeschwindigkeit, das Kulturangebot und Informationen zu Coworking-Spaces ein. Die Top-5-Plätze 2023 belegten in dem Lissabon, Porto, Barcelona, Amsterdam, Dublin.

Anschließend machen Sie sich Gedanken darüber, in welcher Unterkunft Sie schlafen, leben und arbeiten möchten. Hotels für eine Workation bieten zwar Komfort wie Mahlzeiten und Service, können aber sehr teuer werden und garantieren nicht immer den nötigen Platz zum Arbeiten. Besonders beliebt für eine Workation sind Ferienhäuser, die für Arbeit und Urlaub gleichermaßen praktisch sind. Spannend sind außerdem Hostels, die mit günstigen Übernachtungspreisen und oft eigenen Coworking-Bereichen punkten. Dort kommen Sie leicht mit anderen Leuten ins Gespräch und finden Freunde für Ihre Unternehmungen. 

Um einen reibungslosen Ablauf Ihrer Workation zu garantieren, informieren Sie sich so früh wie möglich darüber, ob Sie ein Visum brauchen. Jedes Land handhabt das individuell: Manche Länder verlangen ein Visum allein für die Einreise, andere erst ab einer bestimmten Aufenthaltsdauer.

Schon für einen geringen Betrag bekommen Sie eine Auslandskrankenversicherung, die über den Schutz der gesetzlichen Krankenversicherung hinausgeht. 

Möchten Sie allein oder mit Begleitung reisen? Wenn Sie Ihre Workation zusammen mit Freunden oder Kollegen planen, sprechen Sie sich im Vorfeld am besten gut ab, um sicherzugehen, dass Sie ähnliche Erwartungen und Vorstellungen haben – zum Beispiel in Bezug auf die Arbeitszeiten oder das Budget. 

Selbst bei einer Solo-Workation sollten Sie für ich selbst festlegen, in welchen Zeitfenstern Sie arbeiten und wann die Freizeit startet. So gewährleisten Sie, dass Ihre Arbeit nicht zu kurz kommt und Sie gleichzeitig genug Zeit für Aktivitäten haben. 

Bei digitaler Arbeit ist eine stabile Internetverbindung das A und O. Stellen Sie bereits vor Ihrer Reise sicher, dass Sie in Ihrer Unterkunft günstiges, schnelles und zuverlässiges Internet haben. Andernfalls behindert das Ihre Arbeit und Ihre Workation wird schnell zur Vacation. 

Um das Land, die Kultur und Menschen besser kennenzulernen, hilft es, die Sprache ein wenig zu verstehen. Selbstverständlich werden Sie mit der Sprache auch vor Ort in Berührung kommen, jedoch schadet es nicht, sich insbesondere in Notfällen verständigen zu können. 

Workation setzt sich aus den englischen Wörtern “vacation” und “work” zusammen und beschreibt die Verschmelzung von Arbeit und Urlaub. Dabei wird der Arbeitsplatz an einen Ort Ihrer Wahl verlagert, an dem Sie auch Urlaub machen können. 

Neben der Erholung bringt eine Workation viele weitere Vorteile mit sich, wie zum Beispiel Abenteuer, Inspiration, Produktivität und die Möglichkeit zu Netzwerken sowie neue Menschen zu treffen. 

Eine Arbeitserlaubnis für eine Workation innerhalb der EU ist nicht nötig. Verbringen Sie Ihre Workation allerdings außerhalb der EU sollten Sie sich erkundigen, welche Regeln und Voraussetzungen gelten. Bei der Sozialversicherung sollten Sie vor Antritt der Workation mit Ihrer Krankenkasse sprechen und sich erkundigen.