Rechnungsnummer

Jede Rechnungsnummer muss laut Gesetz einzigartig und exakt zuzuordnen sein. Deshalb darf die ausstellende Firma jede Rechnungsnummer nur genau einmal vergeben und nutzen, sowohl bei einmaligen als auch Dauerleistungen. Ein Zahlungseingang, der sich keinem Rechnungsdokument zuordnen lässt, kann im schlimmsten Fall als Steuerhinterziehung beurteilt werden. Die Tatsache, dass Rechnungen nur einmal ausgestellt werden dürfen, weist auf die Bedeutung der singulären Rechnungsnummern hin.

Diese Möglichkeit der eindeutigen Zuordnung ist wichtig dafür, um die ordnungsgemäße Führung der Buchhaltung sowie der Kunden prüfen zu können. Einerseits ist es so, dass man für die erstellte Rechnung die darauf erhobene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. Dass dies vollständig gemacht wurde, dafür ist die fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer ein wichtiges Indiz, da sie die Umsätze in geordneter und nachvollziehbarer Systematik darstellt. Auf der anderen Seite will sich der Empfänger der Rechnung die von ihm gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Wegen des Vorsteuerabzugs ist die Rechnungsnummer also auch für den Empfänger der Rechnung wichtig.

Das Kriterium der Einmaligkeit einer Rechnungsnummer ist entscheidend, weil das Finanzamt bei mehrfacher Vergabe der gleichen Rechnungsnummer auch Mehrfachumsätze vermuten kann. Das kann im Rahmen einer Betriebsprüfung erhebliche Zuschätzungen vom Umsatz und damit Steuernachzahlungen zur Folge haben, im schlimmsten Fall drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen.

Fehlen Rechnungsnummern auf vielen oder den meisten Rechnungen, kann das Finanzamt die gesamte Buchhaltung als falsch ansehen. Die Betriebsprüfer können den Gewinn dieses Unternehmens dann schätzen – diese Schätzung fällt meist erheblich höher aus als der tatsächliche Gewinn und führt unter Umständen zu erheblichen Steuernachzahlungen.

• Fehlende oder falsche Rechnungsnummern können erhebliche negative Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Daher kann es sinnvoll sein, Pflichten der Buchführung wie die Vergabe von Rechnungsnummern mit einer professionellen Buchhaltungs-Software durchzuführen.
• Auch Zahlungsausgänge aufgrund von Rechnungen, die man selbst erhält, müssen ebenso nachvollziehbar sein wie die Eingänge. Denn auch dieser Rechnungsaussteller muss sich an dieselben Vorschriften halten. Seine Rechnungsnummern sollten daher bei Zahlungen im Verwendungszweck angegeben werden.
• Alle Transaktionen lassen sich zusätzlich anhand des Bankkontos nachweisen. Ein Zahlungseingang ohne Rechnung kann als Steuerhinterziehung gewertet werden.

Falls die Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sind Sie bei der Gestaltung beziehungsweise Nummerierung relativ frei. Es ist jedoch üblich, die Rechnungsnummer in die Angaben zu den allgemeinen Rahmendaten des Dokuments zu integrieren. Dazu gehören dann die Kundennummer, die Auftragsnummer oder das Rechnungsdatum (mit Tag, Monat und Jahr). Typischerweise werden diese Angaben auf der Rechnung in einem eigenen Block aufgeführt. Warum kann es sinnvoll sein, die Rechnungsnummern nicht einfach nur fortlaufend zu nummerieren?

Die Rechnungsnummer ist gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Die Belegnummer wird dagegen nur für die Korrektheit und Ordnung der internen Buchhaltungsführung benötigt. Sie ist freiwillig – aber nichtsdestotrotz sehr sinnvoll. 

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Rechnungsnummer zu generieren: manuell oder mithilfe eines Online-Rechnungsprogramms.

• Mit einem Online-Rechnungsprogramm sind Sie immer auf der sicheren Seite, denn eine Rechnungsnummer kann EDV-technisch nicht doppelt vergeben werden. Zudem funktioniert das Schreiben von Rechnungen und Angeboten etwa mit einer Buchhaltungssoftwaremit integrierter Rechnungsverwaltung schneller und das Programm führt alle gesetzlichen Pflichtangaben auf
• Kleinunternehmen können die Rechnungsnummern auch manuell erstellen – aber nur dann, wenn die verwendeten Nummernkreise nicht zu komplex sind und das Rechnungsaufkommen generell nicht zu hoch ist.

Sowohl Stornorechnungen als auch Gutschriften unterliegen ebenso den Verpflichtungen, die mit der korrekten Ausstellung einer Rechnung einhergehen. Stornorechnungen sind genau genommen Korrekturen unrichtig ausgestellter Rechnungen und sollten neben einer eigenen einmaligen Nummer auch einen Verweis auf die zu stornierende Rechnung enthalten. Online finden sich unzählige Vorlagen für Stornorechnungen. Gutschriften sind eine Art umgekehrte Rechnung, eine Abrechnungsgutschrift, und damit ebenso mit einer einmaligen Nummer zu versehen.

Stellt ein anderer Unternehmer zu einer vertraglich vereinbarten Leistung eine Rechnung aus, so ist die Rechnungsnummer zwingend erforderlich, wenn Sie aus der Rechnung einen Vorsteuerabzug geltend machen wollen. Andernfalls erlaubt das Finanzamt diesen nicht. Entsprechend sollten Sie in einem solchen Fall die Zahlung zunächst zurückhalten und vom ausstellenden Unternehmen eine korrekt ausgestellte Rechnung verlangen, um den Vorsteuerabzug nicht zu verlieren. 

Eingangsrechnungen müssen im Übrigen nicht nummeriert werden – denn für die Vergabe der Rechnungsnummern ist ausschließlich der Rechnungssteller zuständig.