Zusammenfassung
Rechnungsadresse im Überblick
- Die Rechnungsanschrift ist jene Anschrift, an die eine Rechnung bei einer Bestellung von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wird.
- Mit den Bezeichnungen Rechnungsadresse und Rechnungsanschrift ist dasselbe gemeint.
- Für Einzelpersonen und Unternehmen gibt es unterschiedliche Pflichtangaben bei der Rechnungsadresse.
- Die korrekte Rechnungsanschrift ist für Unternehmer wichtig, damit sie in weiterer Folge die Vorsteuerabziehen können.
- Rechnungs- und Lieferadresse dürfen voneinander abweichen. Die Lieferadresse ist jene Anschrift, an die die bestellten Waren geliefert werden sollen. Die Rechnung wird in diesem Fall an eine abweichende Rechnungsadresse zugestellt.
- Bei einem Fehler besteht die Möglichkeit, die Rechnung zu stornieren und neu auszustellen. Eine nachträgliche Änderung ist hingegen nicht erlaubt.
Allgemeine Informationen zur Rechnungsadresse
Definition
Was versteht man unter einer Rechnungsadresse?
Bei der Rechnungsadresse handelt es sich gemäß Definition um jene Anschrift, an die eine Rechnung ausgestellt wird.
Das ist die Adresse jener Person beziehungsweise jenes Unternehmers, die für die Zahlung der Rechnung verantwortlich ist. Im Fachjargon wird dieser auch als Rechnungsempfänger bezeichnet.
Gibt es einen Unterschied zwischen Rechnungsadresse und Rechnungsanschrift?
Nein, dabei handelt es sich nur um unterschiedliche Begriffe, die jedoch die gleiche Bedeutung haben. Beim Wort „Anschrift“ handelt es sich um einen deutschen Begriff, der vor allem von Behörden sehr gerne verwendet wird. „Adresse“ stammt hingegen ursprünglich aus dem Französischen und bedeutet in etwa „Richtung“.
Was muss bei einer Rechnungsadresse eingegeben werden?
Bei der Eingabe der Rechnungsadresse kommt es darauf an, zu welchem Zweck Waren oder Dienstleistungen bestellt werden.
Beispiel:
Herr Schneider bestellt bei einem Fachhandel für Frisörbedarf eine neue Haarschneidemaschine, die er dafür verwendet, um den Kunden in seinem Frisörsalon damit die Haare zu kürzen. In diesem Fall erfolgt die Bestellung aus beruflichen Gründen. Herr Schneider muss deshalb die Rechnungsadresse seines Unternehmens eintragen.
Am nächsten Tag bestellt Herr Schneider in einer Online-Buchhandlung den neuesten Krimi von Sebastian Fitzek, weil er damit seine Frau zum Geburtstag überraschen möchte. Diese Bestellung steht in keinem Zusammenhang mit seinem Unternehmen und seiner beruflichen Tätigkeit als Frisör. Deshalb muss die Rechnung an Herrn Schneider seine private Rechnungsanschrift samt seines Namens enthalten.
Info
Rechnungsadresse Firma
Der Begriff Firma wird umgangssprachlich auch als Synonym für Unternehmen bzw. Betrieb verwendet. Rein rechtlich gesehen handelt es sich dabei jedoch um jene Bezeichnung, unter der ein Unternehmer im Handel seine Geschäfte betreibt und seine Unterschrift abgibt. Die entsprechenden gesetzlichen Regelungen dazu finden sich im Handelsgesetzbuch (§ 17 HGB).
Wie setzt sich die Rechnungsadresse zusammen?
Eine korrekte Rechnungsanschrift setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen. Grundsätzlich ist es dabei auch erlaubt, unterschiedliche freiwillige Angaben zu machen, in jedem Fall müssen jedoch die Pflichtangaben enthalten sein.
Dabei kommt es darauf an, ob es sich um eine Rechnungsadresse für eine Einzelperson oder für ein Unternehmen handelt.
Pflichtangaben für Einzelpersonen
Einzelpersonen müssen bei der Rechnungsadresse zumindest die folgenden Angaben machen:
- Vorname
- Nachname
- Straße
- Hausnummer
- Postleitzahl
- Ort
Wenn Ware in einem anderen Land bestellt wird, muss darüber hinaus auch noch die Bezeichnung des eigenen Landes angegeben werden.
Pflichtangaben für Unternehmen
Wenn Produkte oder Dienstleistungen für unternehmerische Zwecke bestellt werden, fallen die Pflichtangaben etwas anders aus. In diesem Fall müssen zumindest die folgenden Angaben gemacht werden:
- Name der Firma
- Rechtsform des Unternehmens
- Straße
- Hausnummer
- Postleitzahl
- Ort
Damit die bestellten Waren auch dort landen, wo sie im Unternehmen hinsollen, ist es ratsam, zusätzlich auch noch die Bezeichnung der betroffenen Abteilung und/oder den Namen einer bestimmten Person anzuführen.
Wie auch bei der Privatrechnung sollte bei Auslandsrechnungen auch das Land eingegeben werden.
Wie lautet die Rechnungsadresse?
In der Theorie ist mit der Verwendung der Pflichtangaben klar, aus welchen Bestandteilen eine Rechnungsadresse besteht. Wie die Anschriften in der Praxis aussehen, veranschaulichen am einfachsten entsprechende Beispiele.
Beispiel einer Rechnungsadresse für Privatpersonen
Wenn Herr Schneider aus dem vorherigen Beispiel ein Buch als Geschenk für seine Frau bestellt, könnte die Anschrift dafür beispielsweise so aussehen:
Herr
Friedrich Schneider
Musterstraße 25
20259 Hamburg
Deutschland
Beispiel einer Rechnungsadresse für Unternehmen
Wenn Herr Schneider eine Haarschneidemaschine aus beruflichen Gründen kauft, dann könnte die Anschrift dafür beispielsweise so aussehen:
Seitenscheitel GmbH
z. H. Herrn Friedrich Schneider
Musterstraße 27
20259 Hamburg
Deutschland
Info
Warum ist die korrekte Rechnungsadresse so wichtig?
Die richtige Angabe der Rechnungsanschrift ist aus mehreren Gründen wichtig. Bei einer falsch ausgestellten Adresse kann es vorkommen, dass der Empfänger die Rechnung nicht erhält und deshalb auch nicht bezahlt. Auch die Zahlungsaufforderungen werden in diesem Fall an die falsche Adresse oder gar nicht zugestellt.
Es kommt hier also zu unnötigen Verzögerungen bei der Zahlung, die sich im beruflichen Kontext vor allem negativ auf die Liquidität des Unternehmens auswirken können.
Für Unternehmer ist die korrekte Rechnungsadresse vor allem deshalb wichtig, weil dieses Dokument die Basis für einen möglichen Vorsteuerabzug bildet. Das Finanzamt erkennt dafür nur Rechnungen an, in denen alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind und dazu zählt vor allem die korrekte Rechnungsanschrift.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsadresse und Lieferadresse
Nicht immer sollen die Produkte an jene Adresse geliefert werden, die bei der Bestellung als Rechnungsanschrift angegeben wird. Das ist beispielsweise der Fall bei Geschenken an andere Personen, bei denen in den Paketen nach Möglichkeit keine Rechnung liegen soll.
Im beruflichen Kontext gehen die Rechnungen bei Bestellungen oftmals an die Zentrale des Unternehmens, die Produkte werden jedoch in den einzelnen Filialen benötigt. Für eine effiziente Vorgehensweise sollten die Waren deshalb gleich dorthin geliefert werden, wo sie benötigt werden.
Um das zu ermöglichen, gibt es die Option, neben der offiziellen Rechnungsadresse auch eine Lieferadresse anzugeben. Die Lieferadresse ist also jene Adresse, an die die Produkte gesendet werden. Die Rechnungsadresse ist die Anschrift jener Person bzw. jenes Unternehmens, das sich um die Bezahlung kümmert.
Wenn Herr Schneider seine Frau mit dem neuesten Thriller von Sebastian Fitzek an ihrem Arbeitsplatz überraschen möchte, ergeben sich daraus beispielsweise folgende Rechnungs- und Lieferadressen:
Rechnungsadresse:
Herr
Friedrich Schneider
Musterstraße 25
20259 Hamburg
Deutschland
Lieferadresse:
Muster GmbH
z. H. Frau Berta Schneider
Musterstraße 41
21423 Winsen (Luhe)
Soll die Lieferung direkt an die Rechnungsadresse erfolgen, gibt es dafür bei den meisten Online-Shops und Bestellformularen die Möglichkeit, die Option „Lieferadresse entspricht der Rechnungsadresse“ auszuwählen. In diesem Fall muss die Lieferadresse nicht noch einmal eingegeben werden.
Lässt sich die Rechnungsadresse nachträglich ändern?
Oftmals stellt sich nach einer Bestellung heraus, dass die Rechnungsadresse falsch war. In der Praxis werden Rechnungen in diesem Fall manchmal nachträglich geändert und nicht neu ausgestellt. Gesetzlich ist es allerdings nicht korrekt, einfach auf der bestehenden Rechnung die Rechnungsadresse zu ändern. Grundsätzlich lautet die Vorgabe: Falsche Rechnungsadresse – neue Rechnung!
Denn sind die Rechnungen erst einmal an einen Empfänger verschickt, müssen diese gemäß den gesetzlichen Vorgaben unveränderbar archiviert werden. Die versendete Rechnung kann also nicht einfach im Nachhinein angepasst werden.
Die korrekte Vorgehensweise in diesem Fall ist, eine Stornorechnung zu erstellen, die eindeutig einer bestehenden Rechnung zugeordnet werden kann.
Diese Rechnung kann als Korrekturrechnung, Rechnungskorrektur oder Steuerrechnung betitelt werden. Im Anschluss daran kann die neue Rechnung an die geänderte Rechnungsadresse ausgestellt werden.
Das bedeutet nicht nur einen erheblichen Mehraufwand, sondern hat auch Auswirkungen auf das Zahlungsziel. Denn mit der Neuausstellung der Rechnung ist auch das bisherige Zahlungsziel nicht mehr gültig.
Die Bezahlung der Rechnung kann sich dadurch weiter verzögern. Allerdings ist es erlaubt, bei der Ausstellung der neuen Rechnung das Zahlungsziel auf das Datum der ursprünglichen Rechnung zu korrigieren.
