Zusammenfassung
Proforma-Rechnung im Überblick
- Die Proforma-Rechnung weist den Warenwert einer Sendung nach.
- Sie enthält keine Zahlungsaufforderung an den Empfänger.
- Die Proforma-Rechnung wird nur für steuerliche Zwecke und als Vorlage für den Zoll erstellt.
- Die Proforma-Rechnung wird häufig bei Auslandsgeschäften geschrieben.
- In Deutschland ist sie eine Auftragsbestätigung.
Definition
Proforma-Rechnung: Was ist das eigentlich?
Eine Proforma-Rechnung ist per Definition keine ordnungsgemäße Handelsrechnung. Sie ist nur ein Beleg für die Buchhaltung und eine Auftragsbestätigung.
Proforma-Rechnungen werden zum einen erstellt, wenn Waren kostenlos in Drittländer versendet werden. Zwar schlüsselt sie den Warenwert einer Sendung auf, aber der Empfänger muss sie nicht bezahlen. Sie dient hier als Dokument für die Zollabfertigung. Zum anderen sind Proforma-Rechnungen bei Vorauszahlungen (Vorkasse), wenn noch keine Handelsrechnung existiert, ein Beleg für die Buchhaltung und eine Kaufbestätigung.
Unternehmen nutzen Proforma-Rechnungen jedoch auch für Geschenksendungen, Ersatzteillieferungen (innerhalb der Garantiezeit) und für Warenlieferungen, die nicht für den Wiederverkauf gedacht sind. Wichtig ist, dass auf dieser Rechnung alle Rechnungsangaben, wie auf einer normalen Rechnung, stehen, allerdings mit dem Vermerk „Proforma-Rechnung“.
Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer normalen Rechnung?
Im Gegensatz zu einer ordentlichen Rechnung fordert die Proforma-Rechnung den Empfänger nicht zur Zahlung der Waren auf. Stattdessen nennt sie den Wert der Warenlieferung und schlüsselt ihn auf. Angesichts dessen wird sie oft zu steuerlichen Zwecken verwendet, da sie eine korrekte Grundlage zur Berechnung des Warenwerts für den Zoll oder für den Empfänger ist.
Wann braucht man eine Proforma-Rechnung?
Grundsätzlich werden Proforma-Rechnungen erstellt, wenn:
- kein Kaufgeschäft vorliegt.
- Waren ohne Handelswert versendet werden.
- bei Vorkasse noch keine Handelsrechnung vorhanden ist.
Info
Ist eine Proforma-Rechnung verbindlich?
Auch wenn eine Proforma-Rechnung nicht als richtige Rechnung gilt, ist sie trotzdem im Sinne einer Auftragsbestätigung für den Kunden rechtlich bindend.
In der Regel sind Proforma-Rechnungen für grenzüberschreitende Handelsgeschäfte und Warensendungen typisch. Versenden Sie Waren oder Produkte ohne Handelswert, wie z. B. bei Mustersendungen, benötigen Sie eine Proforma-Rechnung mit dem aufgeschlüsselten Warenwert.
In diesen Fällen müssen Sie eine Proforma-Rechnung erstellen:
- Versand kostenloser Waren ins Ausland
- Versand von Warenmustern
- Versand von Geschenken
- Versand von Ersatzteilen
- Versand von Waren, die nicht wiederverkauft werden
- Austauschen von Waren in Garantiefällen
- Spenden
- Lieferungen nach vereinbarter Vorkasse und Anzahlungen
- Eröffnen eines Akkreditivs
Wenn Sie Ersatzteile austauschen oder Geschenke versenden, müssen Sie in der Proforma-Rechnung den jeweiligen effektiven Warenwert angeben. Damit geben Sie einfach vor, als ob Sie diese Waren verkaufen würden.
Proforma-Rechnung: Beispiel-Situationen
1. Für Handelsgeschäfte mit einem Nicht-EU-Land
Wenn Sie beispielsweise Waren in ein Drittland wie die Schweiz oder Norwegen versenden, müssen Sie sie beim Zoll anmelden. Sie unterliegen nämlich der sogenannten Deklarationspflicht. Für die Zollanmeldung brauchen Sie mehrere Dokumente. Das sind unter anderem die Zollwertanmeldung, die Liste der Packstücke, die Beförderungspapiere, die Handelsrechnung – sowie ggf. die Proforma-Rechnung.
Selbst wenn Sie Ihre Ware unentgeltlich versenden, müssen Sie eine Proforma-Rechnung erstellen, die den Gegenwert der Ware ausweist. Sie haben auch dann eine Deklarationspflicht, wenn Sie Waren und Produkte innerhalb der Garantiezeit kostenlos umtauschen. Nur so kann Ihre Sendung zollrechtlich geprüft werden. Bei Geschenken müssen Sie den Warenwert beispielsweise auf der Zoll-Auskunft (außen am Paket) vermerken. Eine Zollabgabe wird hingegen nicht erhoben. Außerdem besteht keine Möglichkeit, die Proforma-Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt in eine normale Rechnung umzuwandeln.
2. Als Vorabkopie einer Rechnung
Der Empfänger bezahlt ein Produkt vollständig per Vorkasse und erhält eine Proforma-Rechnung als Auftragsbestätigung.
Bei Vorkasse ist die Beantragung eines Akkreditivs üblich. Der Käufer stellt einen Akkreditivantrag und beauftragt damit seine Bank, in seinem Namen eine Zahlung an den Verkäufer zu leisten. So wird sichergestellt, dass der Verkäufer erst bezahlt wird, wenn er die vereinbarte Ware geliefert hat.
3. Zur kreditorischen und debitorischen Rechnungsabgrenzung
Eine Proforma-Rechnung kann eine fehlende Handelsrechnung ersetzen, zum Beispiel wenn sie erst nach Ablauf des betreffenden Geschäftsjahrs zugestellt oder geschrieben wird, aber dennoch für den Jahresabschluss benötigt wird.
Formal wird im entsprechenden Geschäftsjahr eine Buchung anhand dieser Proforma-Rechnung vorgenommen, damit die Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung den Betrag ausweist. Trifft die Handelsrechnung ein, wird die Proforma-Buchung in dem Geschäftsjahr storniert, in dem die Handelsrechnung eintrifft. Statt der Proforma-Rechnung buchen Sie dann einfach die Originalrechnung ein – das Resultat ist letztlich dasselbe.
Dieser Schritt bringt für die Buchhaltung einen erheblichen Vorteil mit sich: Im System steht sie nicht mehr als offener Posten. Dadurch lässt sich vermeiden, dass der Kunde möglicherweise irrtümlich angemahnt wird, obwohl er die Ware überhaupt nicht bezahlen muss. Sie führt somit weder beim Empfänger noch beim Aussteller zu einer tatsächlichen Buchung.
4. Bei Spenden
Eine Organisation, die Spenden empfängt und von einem deutschen Finanzamt als gemeinnützig anerkannt ist, darf eine Proforma-Rechnung als Spendenquittung oder Zuwendungsbestätigung über den jeweiligen Betrag ausstellen.
Proforma-Rechnung erstellen: Angaben
Die Angaben entsprechen denen auf einer Standardrechnung. Diese Informationen müssen in der Vorlage einer Proforma-Rechnung enthalten sein:
- Hinweis, dass es sich um eine Proforma-Rechnung handelt
- Vollständige Rechnungsadresse
- Lieferanschrift (wenn abweichend von der Rechnungsadresse)
- Rechnungsnummer
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Ursprungserklärung (wenn das Ursprungsland der Ware in der EU liegt)
- Bezeichnung der Ware und Menge
- Aufgeschlüsselter Preis (Einzel- und Gesamtpreis)
- Kosten für Verpackung, Versicherung und/oder Transport
- Ihre Umsatzsteuer-ID
- Ggf. Handelsregisternummer und EORI-Nummer
- Lieferbedingungen
Info
Hat eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer?
Jede Proforma-Rechnung besitzt eine eindeutige Rechnungsnummer. Der einzige Unterschied zu einer Standardrechnung besteht darin, dass die Proforma-Rechnung keine Zahlungsaufforderung enthält.
So stellen Sie eine Proforma-Rechnung korrekt aus
Wie jede andere Rechnung auch muss die Proforma-Rechnung in der Sprache des Ziellandes oder auf Englisch sein. Achten Sie außerdem unbedingt darauf, dass Ihre Proforma-Rechnung folgende Formulierungen enthält:
1. Der Begriff „Proforma-Rechnung“ muss enthalten sein.
Eine Proforma-Rechnung ist keine Handelsrechnung und darf deshalb nicht als solche verwechselt werden. Schreiben Sie immer das Wort „Proforma-Rechnung“ (oder „Proforma Invoice“) auf Ihren Beleg. Im schlimmsten Fall drohen rechtliche Konsequenzen, wie ein Bußgeld oder Probleme mit dem Zoll.
Tipp
Was ist, wenn ein Land keine Proforma-Rechnung akzeptiert?
Informieren Sie sich vor dem Export Ihrer Waren über die spezifischen Zollbestimmungen und Anforderungen. Wird eine Proforma-Rechnung nicht akzeptiert, kann sie in diesem Fall einfach als Versandrechnung („Shipping Invoice“) oder Transportrechnung („Transport Invoice“) bezeichnet werden.
2. Geben Sie immer den Grund an.
Je nachdem, aus welchem Grund Sie Ihre Produkte versenden, verwenden Sie folgende Standardformulierungen in Deutsch oder Englisch in der Proforma-Rechnung:
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| Kein Handelswert | No Commercial Value |
| Wert nur für Zollzwecke | Value for Customs Purposes only |
| Nicht zum Ver- oder Weiterverkauf | Not for Sale or Resale |
| Nur für Zollzwecke | For Customs Purposes only |
| Kostenlose Muster | Free Samples |
| Kostenloses Geschenk | Free of Charge Gift |
| Ersatzlieferung (Garantie) | Replacement (Guarantee) |
Tipps zur Ausstellung von Proforma-Rechnungen
Achten Sie beim Schreiben von Proforma-Rechnungen auf Folgendes:
- In der Proforma-Rechnung muss der tatsächliche Wert der Ware angegeben werden.
- Wenn der tatsächliche Warenwert höher ist als 1.000 Euro, brauchen Sie eine elektronische Ausfuhranmeldung.
- Führen Sie immer eine Exportkontrolle: Prüfen Sie die Genehmigungspflichten, Beschränkungen oder Sanktionslisten.
Denken Sie daran, dass Sie für die Exportzollabfertigung Ihrer Sendung das Original sowie drei Kopien der Proforma-Rechnung dazulegen müssen. Das dient dazu, dass alle Parteien für ihre Buchhaltung eine Dokumentation über das Geschäft besitzen:
- Das Original der Proforma-Rechnung ist für den Empfänger im Ausland bestimmt.
- Die drei Kopien gehen in der Regel an den Spediteur, an den Exporteur und an das eigene Unternehmen.
- Legen Sie je eine Proforma-Rechnung in das Paket und bringen Sie eine weitere gut sichtbar außerhalb des Pakets an.
Tipp
Vorsicht bei Mustersendungen!
Bei Musterlieferungen sollten Sie auf der Proforma-Rechnung unbedingt einen möglichst realistischen Wert angeben! Dazu müssen Sie allerdings auch wissen, welche Güter eigentlich als Muster infrage kommen. Hierzu zählen normalerweise alle Waren, die erkennbar als Probe zur Verfügung gestellt werden. Aber wie verhält es sich, wenn sich die Ware nicht als Muster kennzeichnen lässt? Dann können Produkte mit einer Höchstmenge von 5 Einheiten und einem Warenwert von maximal 50,00 Euro als Muster anerkannt werden. Die genauen Details lassen sich unter Art. 86 ff. der Zollbefreiungsverordnung nachlesen.
Sollten Sie sich nicht über den tatsächlichen Warenwert im Klaren sein, sollten Sie diesen keinesfalls auf der Proforma-Rechnung so gering wie möglich schätzen. Nur um so beispielsweise unterhalb der 50,00 Euro Grenze zu bleiben. Dies fällt dem Finanzbeamten spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung auf und zieht Konsequenzen nach sich.
Wie bucht man Proforma-Rechnungen?
Je nach Zweck der Proforma-Rechnung wird sie unterschiedlich verbucht. Wurde sie als Bestätigung für eine Vorauszahlung (Vorkasse) ausgestellt, muss die Proforma-Rechnung als Anzahlung verbucht werden.
Eine Proforma-Rechnung, die zur Rechnungsabgrenzung ausgestellt wird, ist wie ein Eigenbeleg zu buchen. Wenn ein Unternehmen vor seinem Jahresabschluss eine Rechnung noch nicht erhalten hat, kann für die Buchhaltung eine Proforma-Rechnung als Ersatz verwendet werden. Dadurch kann die erwartete Rechnung dem letzten Geschäftsjahr korrekt zugeordnet und periodengerecht verbucht werden. Sobald die Rechnung vorliegt, wird diese anstelle der Proforma-Rechnung verwendet.
Info
Proforma-Rechnungen nach Muster in Lexware erstellen
Wie Sie eine Proforma-Rechnung in Ihrem Lexware-Programm erstellen, erfahren Sie in der Programmhilfe „Proforma-Rechnung“.
Wann ist ein Vorsteuerabzug bei Proforma-Rechnungen möglich?
Ein Vorsteuerabzug ist bei Proforma-Rechnungen nicht möglich, selbst wenn die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Das hat mehrere Gründe:
- Eine Proforma-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Rechnung.
- Es fehlt die Zahlungsaufforderung an den Empfänger.
- Das Unternehmen ist (noch) nicht im Besitz der ordentlichen Rechnung.
Laut Umsatzsteuergesetz ist ein Unternehmen erst dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die Proforma-Rechnung entweder tatsächlich bezahlt wurde oder wenn eine Zahlungsverpflichtung besteht.
Falschangaben führen zu bösen Konsequenzen
Sollten Sie eine falsche Proforma-Rechnung ausstellen, führt dies unter Umständen zu bußgeldrechtlichen oder strafrechtlichen Konsequenzen. Je nach Einzelfall kann dies auch eine Zoll- oder Haftungsschuld begründen.
Obwohl eine Proforma-Rechnung ähnliche Pflichtangaben wie eine reguläre Rechnung aufweist, dürfen Sie diese nicht in eine normale Rechnung umwandeln. Hierfür müssen Sie eine neue Rechnung erstellen.
