Zusammenfassung
Kreditor im Überblick
- Ein Kreditor ist der Gläubiger von Zahlungsforderungen aus Lieferungen oder Dienstleistungen. Sein Gegenstück ist der Debitor.
- Ein Kreditor geht mit seiner Leistung oder Warenlieferung in Vorleistung und sendet anschließend die Rechnung.
- Die Kreditorenlaufzeit bildet den tatsächlichen Zeitraum ab, in dem eine offene Rechnung bezahlt sein muss.
- Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um die Erfassung und Archivierung von Kreditorenrechnungen sowie die Einhaltung der vereinbarten Zahlungsfristen. Im Gegensatz dazu behandelt die Debitorenbuchhaltung die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Kunden (Debitoren).
- In der Bilanz verbuchen Sie Kreditoren als Verbindlichkeiten. Bei diesen handelt es sich um Lieferungen oder Leistungen.
- Kreditoren werden zu debitorischen Kreditoren, wenn das Kreditorenkonto ein Soll aufweist.
- Kreditoren tragen das Risiko des Zahlungsausfalls, welches Sie mit verschiedenen Maßnahmen reduzieren können.
Definition
Was ist ein Kreditor?
Der Begriff Kreditor stammt vom Lateinischen „credere“, was „glauben“ oder „anvertrauen“ bedeutet. Im deutschen Rechnungswesen ist ein Kreditor der Gläubiger von Forderungen aus (Dienst-)Leistungen oder Lieferungen. Gegenüber dem Empfänger von Waren oder Leistungen hat er einen Anspruch auf Zahlung des vereinbarten Preises. Als Dienstleister oder Lieferant trägt er die Risiken im Sinne eines Kreditgebers. Komplementär dazu steht der Debitor als Schuldner von Forderungen.
Wer kann Kreditor sein?
Grundsätzlich können natürliche oder juristische Personen sowie Unternehmen Kreditoren sein.
Hier einige Beispiele für Kreditoren:
- Banken bei Aufnahme eines Kredits
- das Finanzamt
- Zulieferer, die z. B. Produktionsmaterialien oder Einrichtung liefern
- Dienstleister wie z. B. Agenturen
- Telekommunikationsanbieter
Wenn Sie selbst als Unternehmer Leistungen für andere erbringen oder Waren liefern, nehmen Sie entsprechend die Rolle des Kreditors ein.
Die Kreditorenrechnung – was ist das?
Der Unterschied zwischen einer Kreditorenrechnung und einer „normalen“ Rechnung ist, dass erstere nicht sofort bezahlt wird. Das heißt: Wenn Sie in einem Geschäft etwas für Ihr Unternehmen einkaufen und es direkt bezahlen, handelt es sich nicht um eine Kreditorenrechnung.
Der Kreditor, zumeist ein Zulieferer oder anderweitiger Geschäftspartner, geht, mit seiner Leistung oder seiner Warenlieferung in Vorleistung und sendet Ihnen anschließend eine Rechnung – die Kreditorenrechnung.
Eine Kreditorenrechnung kann einmalig oder wiederkehrend sein. Einmalig bezieht sich auf einzelne Bestellungen oder Einkäufe, die einmalig getätigt werden. Wiederkehrend umfasst zum Beispiel laufende Verträge, regelmäßige Bestellungen oder Abos. Bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen ergibt es Sinn, die Kreditorenstammdaten in der Buchhaltung zu hinterlegen.
Die Kreditorenlaufzeit
Eine andere Bezeichnung für Kreditorenlaufzeit ist das sogenannte Lieferantenziel. Die Kreditorenlaufzeit bezeichnet den Zeitraum zwischen Rechnungseingang und Fälligkeit der Zahlung. Wenn nicht anders angegeben, gewährt der Gesetzgeber Unternehmen 30 Tage für die Erfüllung offener Forderungen.
Aber Achtung: Kreditoren sind berechtigt, kürzere Laufzeiten festzulegen. Wenn in der Rechnung ein bestimmtes Datum als Zahlungsziel ausgewiesen ist, müssen Sie die Rechnung bis zu diesem Datum begleichen, um nicht in Zahlungsverzug zu geraten.
Tipp
Liquidität verbessern
Die Debitorenlaufzeit als Gegenstück zur Kreditorenlaufzeit gibt an, bis wann Sie von Ihren Kunden bezahlt werden. Um die Liquidität Ihres Unternehmens zu erhöhen, ist es sinnvoll, die Debitorenlaufzeiten möglichst kürzer zu halten als die Kreditorenlaufzeiten.
Was gehört zur Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung ist eine Teildisziplin der Buchführung. Je nach Größe des Unternehmens kann sie unterschiedlich organisiert sein: Für große Unternehmen ist es sinnvoll, die Finanzbuchhaltung in verschiedene Abteilungen aufzuteilen und unter anderem für die Kreditorenbuchhaltung eine solche einzurichten. In kleineren Unternehmen kann entsprechend eine Person oder Abteilung mit der Finanzbuchhaltung insgesamt betraut sein. Es empfiehlt sich, ein Nebenbuch für die Erfassung detaillierter Informationen zu Geschäftsvorfällen mit Kreditoren anzulegen. Sie können später summiert in das Hauptbuch übernommen werden.
Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um Ausgaben, offene Posten und Forderungen des Unternehmens, also um die Schulden.
Das sind die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung:
- Eingangsrechnungen erfassen
- Rechnungen auf Richtigkeit überprüfen (Preise, Menge, Zahlungsziel)
- Zahlungen pünktlich veranlassen
- revisionssichere Archivierung für mindestens 10 Jahre
Diese Aufgaben des Kreditorenmanagements werden auch unter dem Begriff Kreditorenstammsatzpflege zusammengefasst. Jeder Kreditor bekommt eine Kreditorennummer, über die alle wichtigen Stammdaten schnell gefunden werden können. Das ist insbesondere bei Stammkreditoren sinnvoll, also solchen, von denen Sie regelmäßig Rechnungen erhalten. So können Sie eingehende Rechnungen unkompliziert zuordnen und behalten den Überblick.
Was ist eine Kreditorennummer?
In der Kreditorenbuchhaltung werden die Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber Lieferanten und Dienstleistern verwaltet. Jeder externe Geschäftspartner erhält dafür eine Kreditorennummer, also eine eindeutige Identifikationsnummer, mit der alle Eingangsrechnungen, Zahlungen und Gutschriften übersichtlich zugeordnet werden können.
Die Kreditorennummer hilft, alle offenen Verbindlichkeiten systematisch zu verwalten und trägt zu einer transparenten und fehlerfreien Buchführung bei.
Häufig wird der Zahlenbereich 70000 bis 99999 für Kreditorennummern verwendet. Diese Aufteilung hat sich als Standard etabliert, ist jedoch nicht verpflichtend. Jedes Unternehmen kann eigene Nummernkreise vergeben, solange die Systematik nachvollziehbar bleibt.
Die Kreditorennummer ist somit ein zentrales Ordnungselement der Kreditorenbuchhaltung und gewährleistet, dass alle finanziellen Verpflichtungen gegenüber Lieferanten klar dokumentiert und einfach nachvollzogen werden können.
Info
Kennzahlen aus dem Kreditorenmanagement
Im Umgang mit den Kreditoren Ihres Unternehmens ist es sinnvoll, einige, wichtige Kennzahlen im Blick zu behalten. Dazu zählen zum Beispiel:
- DPO: die Kreditorenlaufzeit, welche die Zahlungslaufzeit Ihrer Kreditoren misst
- Der Kreditorenumschlag zur Messung der Umschlaghäufigkeit – hier wird gemessen, wie oft Verbindlichkeiten innerhalb einer Periode beglichen werden
- Die Skontonutzungsrate
- Die Kosten pro Rechnung
Tipp
Schaffen Sie eine gute Struktur in Ihrer Buchhaltung
Mit einer guten und übersichtlichen Struktur wissen Sie jederzeit, welche Kreditoren bereits bezahlt wurden, welche noch offen sind und wann die Zahlung fällig ist. So vermeiden Sie, Fälligkeiten zu überschreiten und ggf. Mahnungen zu erhalten. Nicht zuletzt fördert das die Geschäftsbeziehungen zu Ihren Lieferanten und externen Dienstleistern.
Kreditoren in der Bilanz: So verbuchen Sie Kreditoren richtig
In der Bilanz gelten Kreditoren als Verbindlichkeiten, bestehend aus Leistungen oder Lieferungen. Demzufolge stehen sie in der Bilanz auf der Habenseite.
Sonderfall debitorische Kreditoren
Kreditoren sind Gläubiger von Forderungen und Debitoren Schuldner von ebendiesen. Der Begriff debitorischer Kreditor scheint daher auf den ersten Blick widersprüchlich.
Definition
Was ist ein debitorischer Kreditor?
Ein Kreditor wird zu einem debitorischen Kreditor, wenn das Kreditorenkonto ein Soll aufweist, er dem anderen Unternehmen also Geld schuldet. Folgende Situationen können dazu führen:
- Ware wird nicht, verspätet, unvollständig oder mit Mängeln geliefert, obwohl Sie sie bereits bezahlt haben
- Sie haben (versehentlich) eine Doppelzahlung getätigt, eine Anzahlung gemacht oder einen Bonus erhalten.
So gehen Sie mit dieser Situation um: Zunächst müssen Sie den Lieferanten in der Buchhaltung als debitorischen Kreditor führen und den Betrag unter „sonstige Vermögensgegenstände“ als Forderung ausweisen. Um das Kreditorenkonto wieder auszugleichen, kann das betroffene Unternehmen den zu viel gezahlten Betrag entweder zurückerstatten oder eine Gutschrift ausstellen und diese mit einer zukünftigen Lieferung verrechnen.
Welche Risiken gehen Kreditoren ein und wie können sie diese verringern?
Grundsätzlich tragen Kreditoren immer das Risiko, dass der Kunde den Rechnungsbetrag nicht, nicht vollständig oder verspätet zahlt. Schließlich geht er mit seiner Dienstleistung oder Ware in Vorleistung. Das Kreditorenziel besteht darin, das Kreditorenrisiko und damit das Ausfallrisiko so gering wie möglich zu halten. Denn unbezahlte Forderungen können für Kreditoren zu Liquiditätsproblemen und im schlimmsten Fall zu einer drohenden Insolvenz führen. Wenn Sie selbst Kreditor sind, können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen, um die Risiken fehlenden Geldes zu verringern. Vorab können Sie sich von Ihrem Kunden z.B. eine Bankauskunft oder eine Bonitätseinschätzung einer Auskunft einholen oder den Jahresabschluss vorlegen lassen, um die Zahlungsfähigkeit beurteilen zu können. Erscheint Ihnen das Risiko zu hoch, können Sie z.B. Ware unter Eigentumsvorbehalt liefern. Das bedeutet, dass Sie sich Lieferungen zurückholen können, sollte der Debitor in Zahlungsverzug geraten. Oder Sie bestehen auf Barzahlung oder Firmenlastschrift.
Offene Forderungen mit längerem Zahlungsverzug müssen in der Bilanz als sogenannte zweifelhafte Forderungen verbucht werden. Hierzu müssen Sie eine Prognose zur Rückzahlungswahrscheinlichkeit erstellen. Wenn Sie damit rechnen, dass die Zahlung vollständig ausbleibt, handelt es sich um eine uneinbringliche Forderung, die Sie als Abschreibung verbuchen.
