Zusammenfassung
Die Kostenstellenrechnung im Überblick
- Kostenstellen sind selbstständige Teilbereiche von Unternehmen, die separat abgerechnet werden.
- Mithilfe der Kostenstellenrechnung lassen sich Kosten innerhalb von Unternehmen genau zuordnen.
- Eine Kostenrechnung besteht aus den Teilbereichen der Kostenstellen-, Kostenarten- und Kostenträgerrechnung.
Definition
Was ist eine Kostenstellenrechnung?
Die Kostenstellenrechnung ist ein Teilgebiet der Kostenrechnung. Bei der Kostenrechnung werden alle Kosten erfasst, die in einem Unternehmen anfallen. Neben der Kostenstellenrechnung gibt es die Kostenarten- und Kostenträgerrechnung als weitere Teilbereiche.
Was sind Kostenstellen?
Die Teilbereiche eines Unternehmens, die kostenrechnerisch selbstständig sind und so abgerechnet bzw. analysiert werden können, bezeichnet man als Kostenstellen. Dabei steht jede Kostenstelle für eine Abteilung in einem Unternehmen – z. B. für den Vertrieb, die Verwaltung oder Fertigung – für den im Controlling das betriebliche Ergebnis gesondert ermittelt werden soll. Somit ist eine Kostenstelle auch eine Form der betrieblichen Abrechnungseinheit.
Damit ergibt sich folgender Vorteil der Kostenstellenrechnung: Je genauer die Einteilung der Kostenstellen ist, desto exakter können die Kontrolle und Planung ausfallen – was entsprechendes Optimierungspotenzial aufdeckt. Nachteilig wirkt sich aus, dass mit steigender Genauigkeit und feinerer Einteilung ein erhöhter administrativer Aufwand entsteht.
Wie ist eine Kostenrechnung aufgebaut?
Die Struktur einer Kostenrechnung sieht wie folgt aus:
- Kostenartenrechnung: Es werden hier alle Kosten nach Kostenart gesammelt und gegliedert.
Es wird die Frage beantwortet: Welche Kosten sind angefallen? - Kostenstellenrechnung: Hier stehen die Gemeinkosten im Mittelpunkt. Damit werden die Kosten bezeichnet, die keinem bestimmten Produkt zuzuordnen sind. Diese werden auf die jeweiligen Kostenstellen verteilt.
Es wird die Frage beantwortet: Wo sind die (Gemein-)Kosten angefallen? - Kostenträgerrechnung: Der letzte Schritt ist die Kostenträgerrechnung. Mittels eines Kalkulationsverfahrens, etwa der Zuschlagkalkulation, wird ermittelt, wie hoch die Kosten sind, die für die Herstellung eines Produktes anfallen.
Die Frage lautet also: Wofür sind die Kosten entstanden?
Tipp
Aktualität der Zahlen ist essenziell
Es ist vorteilhaft, bei der Kostenrechnung möglichst zeitnah erhaltene Ist-Daten zu verwenden. Je aktueller die Zahlen sind, desto genauer sind auch die Ergebnisse der Rechnung. Am besten ist es, tagesaktuelle Daten zu nutzen, um die Kostenstellenrechnung möglichst exakt durchzuführen. In der Praxis ist das aber schwer umzusetzen. Daher werden in der Regel monatliche Zahlen verwendet.
Kostenstellenrechnung – Wozu dient sie?
Der Hauptzweck der Kostenstellenrechnung ist, wie bereits erwähnt, die Verrechnung der Gemeinkosten, was häufig als „Kostenumlage“ bezeichnet wird.
Gemeinkosten sind eine bedeutende Größe innerhalb der Gesamtkostenstruktur eines Unternehmens. Zu diesen zählen üblicherweise der Großteil derPersonalkosten, die Kosten für technische Einrichtungen und die IT-Infrastruktur sowie die Gebäude- und Energiekosten. Solche Gemeinkosten lassen sich jedoch nicht, wie bei sogenannten Einzelkosten, immer ohne Weiteres einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung zuordnen. Dies erfolgt mit der Kostenstellenrechnung. Die Gemeinkosten werden auf Kostenstellen verteilt und hierdurch ergeben sich häufig auch Hinweise auf Sparpotenzial. Wenn beispielsweise die Reisekosten höher liegen als in den vergangenen Jahren, kann das ggf. auf Preissteigerungen bei den Anbietern zurückzuführen sein. Oder darauf, dass die Mitarbeiter aktuell vor allem in erster Klasse reisen. Hier wäre es ggf. möglich, eine Regelung zu entwickeln, die zur Nutzung der zweiten Klasse verpflichtet.
Die o.g. Kosten, die nicht direkt einem Produkt zuzuordnen sind, sondern zunächst einer Kostenstelle, wie etwa die Miete für eine Produktionshalle, in der verschiedene Produkte gleichzeitig hergestellt werden, können jetzt mithilfe eines Schlüssels auf die einzelnen Kostenträger verteilt werden.
Die Kostenstellenrechnung dient damit dem Controlling als Instrument, um die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu überprüfen und das Erreichen der Zielvorgaben zu messen. Schließlich ist das Controlling dafür verantwortlich, mithilfe der Daten aus der Kostenstellenrechnung, eine gute Grundlage für weitere strategische und wirtschaftliche Entscheidungen im Unternehmen zu schaffen und somit zum Unternehmenserfolg maßgeblich beizutragen.
Die Gliederung der Kostenstellen
Bei der Kostenstellenrechnung werden die Kostenstellen in verschiedene Arten gegliedert. Diese Einteilung kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich unterscheidet man aber zwischen drei Kostenstellenkategorien:
Hauptkostenstellen
Die Hauptkostenstellen befassen sich mit dem betrieblichen Geschäftszweck und sind damit direkt an der Fertigung der Produkte beteiligt, die verkauft werden. Das bedeutet, dass die Kosten durch Gemeinkostenzuschlagssätze auf die einzelnen Kostenträger (zum Beispiel auf das Produkt) aufgeschlagen werden. Typischerweise stehen deshalb die Hauptkostenstellen im Fokus der Kostenrechnung. Zu den Hauptkostenstellen gehören in einem Industriebetrieb in der Regel:
- Die Materialwirtschaft: Darunter fallen u.a. Kosten für Einkauf und Materialbeschaffung, Wareneingang, Disposition sowie Lagerhaltung von Werkstoffen und Material.
- Die Fertigung: Hierzu zählen beispielsweise Fertigungslöhne sowie die Kosten für die Entwicklung, Montage, Produktion und Qualitätssicherung.
- Die Verwaltung: Hier sind exemplarisch die Kostenstellen für das Personalwesen, die Geschäftsführung, die Buchhaltung und das Finanzwesen zu nennen.
- Der Vertrieb: Das sind z. B. Kostenstellen für das Marketing und Auftragswesen sowie für den Verkauf und Versand.
Hilfskostenstellen
Die Hilfskostenstellen geben ihre Leistungen an andere Kostenstellen ab, was bedeutet, dass die angefallenen Kosten auf die Hauptkostenstellen „umgelegt“ werden. Dies nennt man in der Buchhaltung auch innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Als Praxisbeispiel sind hier Kantinen oder IT-Services anzuführen.
Nebenkostenstellen
Unter den Nebenkostenstellen erfasst man alle Kosten der Nebenerzeugnisse. Das sind beim Herstellungsprozess entstehende Nebenprodukte. Diese werden dann direkt mit Hilfe eines Zuschlagsatzes weiter verrechnet. Ein Beispiel für ein Nebenerzeugnis: Sägespäne, die in der Holzverarbeitungsindustrie anfallen.
Info
Kostenstellen müssen nicht an Produkte geknüpft sein
Die Kostenstellen müssen nicht zwangsläufig an Produkte geknüpft sein, denn Betriebe, die nicht im Produktionssektor tätig sind, können ebenfalls die Kostenstellenrechnung nutzen. Ist ein Unternehmen zum Beispiel im Consulting- oder Veranstaltungsbereich angesiedelt, kann es seine angefallenen Kosten auf bestimmte Projekte oder Kunden aufteilen. Zusätzlich kann jedes Unternehmen individuell weitere Kostenstellen hinzufügen oder diese abändern, denn die Kostenstellenrechnung ist grundsätzlich den eigenen Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen.
Der rechnungstechnische Ablauf der Kostenstellenrechnung – Ein Leitfaden
- Mittels der Kostenartenrechnung werden die Gemeinkosten identifiziert und deren Höhe wird ermittelt.
- Die Gemeinkosten werden dann mit dem Betriebsabrechnungsbogen auf Kostenstellen verteilt. Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist ein zentrales Element der Kostenstellenrechnung und dient dazu, primäre und sekundäre Gemeinkosten den einzelnen Kostenstellen zuzuordnen. Dort werden dann die Kostenarten in den Zeilen und die Kostenstellen in den Spalten aufgelistet.
- Die Verteilung der sekundären Gemeinkosten auf die einzelnen Stellen kann auf Grundlage von folgenden drei Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsberechnung bei der Kostenstellenrechnung durchgeführt werden: Anbauverfahren, Stufenleiterverfahren und Gleichungsverfahren.
- Es findet eine Summierung der Gemeinkosten aller Kostenstellen statt.
- Schließlich sind noch die Zuschlagssätze der einzelnen Kostenstellen zu berechnen, die anschließend wiederum für die Kostenträgerrechnung benötigt werden.
Konkrete Beispiele zur Primär- und Sekundärkostenrechnung
Im Zuge der Kostenstellenrechnung bezeichnet man die Kosten, die in der Kostenstelle selbst entstanden sind, als Primärkosten. Im Gegensatz dazu spricht man von Sekundärkosten, wenn Kosten nicht in der Kostenstelle selbst entstanden sind, sondern auf die Kostenstelle „umgelegt“ wurden. Zwei Beispiele zeigen die Zusammenhänge.
Tipp
Beispiel für Primärkosten
In der Produktion eines Unternehmens ist eine Maschine defekt und diese soll durch eine extern beauftragte Firma repariert werden. Das heißt, dass hier eine Leistung durch einen externen Anbieter von außen bezogen wird.
Tipp
Beispiel für Sekundärkosten
In der Produktion eines Unternehmens ist eine Maschine defekt und diese wird vom hauseigenen Techniker repariert. Der Haustechniker ist jedoch nicht nur für diese Maschine in der Produktion zuständig, er kümmert sich generell um alle weiteren technischen Gerätschaften des gesamten Unternehmens. Das heißt, die vom Techniker geleisteten Arbeitsstunden werden über den BAB erfasst und auf die Kostenstelle „Produktion“ umgelegt.
Fazit – Die Kostenstellenrechnung schafft Transparenz
Mit der Kostenrechnung lässt sich die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens übersichtlich durch Zahlen abbilden. So können Sie transparent nachvollziehen, wo genau im Betrieb, welche Kosten anfallen. Dadurch haben Sie auch den Vorteil, Potenziale zur Kostensenkung zu erkennen. Die Kostenrechnung – bestehend aus den Teilbereichen der Kostenstellen-, Kostenarten- und Kostenträgerrechnung – ist also ein wichtiges und nützliches Tool zur Dokumentation, Planung sowie Kontrolle in jedem Betrieb. Eine geeignete Buchhaltungssoftware kann zusätzlich dabei unterstützen und stellt definitiv einen Mehrwert in Sachen Übersichtlichkeit, Transparenz und Effizienz für Sie dar.
