Zusammenfassung
Kostenstelle im Überblick
- Mithilfe von Kostenstellen können Sie immer genau nachvollziehen, wie viel Budget (in Geldeinheiten) einzelne Bereiche Ihres Unternehmens in Anspruch nehmen.
- Ein Kostenstellenplan hilft dabei, die Kostenstellen eines Unternehmens zu überblicken.
- Kostenstelle ≠ Kostenträger, denn der Kostenträger bezieht sich auf konkrete Leistungen, die die Kosten verursacht haben, z.B. ein Produkt.
- Kostenstellen sind von hoher Relevanz für das Controlling. Denn so lässt sich die Verteilung Ihres Unternehmenskapitals nachvollziehen und effektiver planen.
Die Kostenstellenrechnung ist ein zentraler Bestandteil der innerbetrieblichen Kostenrechnung. Sie ermöglicht es, angefallene Kosten bestimmten Bereichen oder Abteilungen eines Unternehmens zuzuordnen. Auf diese Weise lassen sich sowohl die Kostenentwicklung als auch die Verantwortlichkeiten präzise nachvollziehen – ein entscheidender Faktor, um die Wirtschaftlichkeit gezielt zu steuern.
Definition
Kostenstelle – was ist das?
Eine Kostenstelle (englisch: Cost Center) ist ein Bereich in einem Unternehmen, in dem Kosten angefallen sind. Diese Bereiche definiert jedes Unternehmen individuell. Gängige Abkürzungen für Kostenstellen sind KoSt. und KSt.
Kostenstellen bilden Ihre Unternehmenskosten ab
Stark vereinfacht lässt sich sagen: Kostenstellen dienen dazu, bestimmte Ausgaben den Verantwortlichen beziehungsweise Verursachern der Kosten zuzuordnen. So können zum Beispiel einzelne Abteilungen Kostenstellen darstellen. Welche Einteilung sinnvoll ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Die Firmenstruktur spielt dabei ebenso eine Rolle wie die Größe, die Branche und das Finanzierungsmodell.
Möglichkeiten für die Einteilung sind unter anderem:
- Räumliche Aspekte: Verschiedene Standorte eines Unternehmens können als Kostenstellen gelten. Aber auch unterschiedliche Räumlichkeiten einer Produktionsstätte fallen in diese Kategorie.
- Funktionale Aspekte: Bei dieser Variante teilen Sie Ihre Kostenstellen anhand von Aufgaben ein, also beispielsweise „Produktion“, „Vertrieb“, „Marketing“ oder „Verwaltung“.
- Sonstige Aspekte: Räumliche und funktionale Faktoren sind die gängigsten Arten, Kostenstellen zu definieren. Theoretisch können Sie jedoch jeden Ihnen sinnvoll erscheinenden Aspekt dazu heranziehen und Kostenstellen zum Beispiel anhand von Verantwortungsbereichen oder Verrechnungsarten festlegen. Auch für große oder wichtige Projekte werden häufig (Projekt-)Kostenstellen gebildet.
Info
Der Unterschied zwischen Kostenstelle und Kostenträger
Kostenstelle und Kostenträger werden oft in einem Atemzug genannt, unterscheiden sich jedoch in ihrer Bedeutung. Die Kostenstelle beschreibt den Bereich, in dem Kosten entstanden sind. Der Kostenträger dagegen bezieht sich auf konkrete Leistungen, die Kosten verursacht haben, z.B. ein Produkt oder eine Dienstleistung.
In einem Bäckereiunternehmen könnte zum Beispiel „Fertigung“ eine Kostenstelle sein. Produkte oder Kostenträger sind z.B. Brote oder Brötchen, in die Materialien wie Mehl, Körner und Hefe eingehen.
Bei Kostenstellen und Kostenträgern handelt es sich somit um verschiedene Gebiete der Kostenrechnung Ihres Unternehmens. Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung sind jedoch eng miteinander verzahnt und essenzielle Teile der Buchhaltung beziehungsweise des Controllings. Um die Kostenstellen im Auge zu behalten, eignet sich das Lexware-Buchhaltungsprogramm.
Verschiedene Arten von Kostenstellen
Damit Sie Ihre Kosten effektiv überwachen können, gilt es, diese präzise zuzuordnen. Daher gibt es verschiedene Arten von Kostenstellen, welche die Ausgaben unterschiedlich gewichten.
- Hilfskostenstellen: Sie beziehen sich auf Unternehmensbereiche, welche andere Abteilungen mit Leistungen unterstützen. Diese sind nur intern aktiv, erbringen demnach keine Leistungen außerhalb des Unternehmens. Dadurch produzieren Hilfskostenstellen selbst keine (beziehungsweise nur indirekt) Kostenträger und gelten als Vorkostenstellen. Solche Kostenstellen können beispielsweise betriebliche Leistungen wie Wartungsservices, IT-Support oder Reinigungsdienste sein. Hier lässt sich noch einmal unterscheiden zwischen speziellen Hilfskostenstellen – diese stehen in Verbindung mit einer konkreten Hauptkostenstelle wie zum Beispiel der Fertigung – und allgemeinen Hilfskostenstellen, welche verschiedene Unternehmensbereiche unterstützen. Das gängigste Beispiel für eine solche Hilfskostenstelle ist die Kantine, in der Mitarbeitende des ganzen Unternehmens speisen.
- Hauptkostenstellen: Sie produzieren direkt Kostenträger, weshalb sie den Endkostenstellen zugerechnet werden. Sie stehen im Zentrum der Leistungserbringung und beziehen sich somit auf alle Ausgaben, die dafür konkret notwendig sind. Im Beispiel der Bäckerei wäre neben der Fertigung auch der Verkauf mit der Lohnabrechnung beziehungsweise den Personalkosten eine Hauptkostenstelle. Eine gängige Einteilung der Hauptkostenstellen umfasst beispielsweise:
- Materialkostenstellen: Bereiche, die sich um die Materialbeschaffung, Materialverfügbarkeit und den Materialvertrieb drehen (wie Einkauf, Prüfung des Wareneingangs oder Lagerung)
- Fertigungskostenstellen: Bereiche, die sich mit der eigentlichen Produktion befassen
- Verwaltungskostenstellen: Bereiche mit administrativen Aufgaben (wie Rechnungswesen, Personalverwaltung oder auch IT und EDV)
- Vertriebskostenstellen: Bereiche, bei denen es um den Verkauf und Versand von Produkten oder Services geht
- Forschungs- und Entwicklungskostenstellen: Bereiche wie Konstruktion und Muster- oder Prototypenbau
- Nebenkostenstellen sind Endkostenstellen und verursachen somit direkte Kosten. Wie die Bezeichnung schon andeutet, dreht es sich bei dieser Art von Kostenstellen um Neben- oder auch Abfallprodukte der unternehmerischen Hauptleistungen. In der Bäckerei ist das zum Beispiel die Entsorgung alten Brotes.
- Projektkostenstellen, die oft zusätzlich und fallweise für große Vorhaben eingerichtet werden und auf denen spezifische Projektkosten, z.B. für Personal oder Material, erfasst werden.
Jede Kostenstelle lässt sich noch einmal beliebig unterteilen – abhängig davon, wie es für Ihre individuelle Unternehmensstruktur sinnig und mehrwertig ist. Haben Sie sich für eine Einteilung entschieden, halten Sie diese im sogenannten Kostenstellenplan (auch Kostenstellenblatt) fest. Dieser Plan regelt zukünftig genau Ihre interne Kostenstellenrechnung.
Info
Was ist ein Costcenter?
Der gern verwendete englische Begriff Costcenter muss definitorisch von der Kostenstelle abgegrenzt werden. Unter einem Costcenter wird üblicherweise eine eigenständige Unternehmenseinheit verstanden, die eine oder mehrere Kostenstellen in sich vereinigt. Das Costcenter ist damit nicht gleichbedeutend mit der Kostenstelle.
Info
Was müssen Sie bei der Kostenstelle angeben?
Wenn Sie eine Kostenstelle angeben, sollten Sie insbesondere deren Bezeichnung, Nummer und Beschreibung angeben. Häufig sind zudem Angaben zur verantwortlichen Person, zur übergeordneten Einheit, zum Typ der Kostenstelle, zur Mitarbeiterzahl sowie zum Einrichtungsdatum erforderlich.
Kostenstellenplan
Grundlage der Verteilung der Kosten auf die einzelnen Kostenstellen ist der sogenannte Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Dazu ist ein Kostenstellenplan (auch Kostenstellenblatt) notwendig, der für jedes Unternehmen bedarfsgerecht erstellt werden muss und die interne Kostenstellenrechnung regelt.
Der Kostenstellenplan sollte übersichtlich gegliedert sein, indem er den einzelnen Funktionsbereichen des klassischen Geschäftsablaufs folgt. Die einzelnen Kostenstellenbereiche können dann noch einmal nach Bedarf untergliedert werden. Sie sind in ihrer Systematik durch ein Schlüsselsystem aus Ziffern gekennzeichnet, mit dem Haupt- oder Unterbereiche identifiziert werden können und das daher der Übersichtlichkeit sowie der leichten Auffindbarkeit bestimmter Kostenstellen dient.
Tipp
Kostenstellenhierarchie im Blick behalten
Es ist sinnvoll, Kostenstellen zu priorisieren und zu hierarchisieren. Dabei ist es gerade bei komplexen Kostenstellenplänen schwierig, jederzeit die Übersicht zu bewahren. Hier hilft eine spezifische Buchhaltungssoftware, die Ihre Kostenstellen nicht nur erstellt, sondern Sie auch aktiv bei deren Verwaltung unterstützt.
Kostenstellen als wichtiges Instrument fürs Controlling
Des Weiteren unterteilt man Kostenstellen unabhängig von ihrem Kostenträger auch hinsichtlich der Kostenarten bzw. -zuordnung in Kostenstelleneinzelkosten und Kostenstellengemeinkosten:
Kostenstelleneinzelkosten lassen sich bestimmten Kostenstellen ganz genau zuordnen. Gemeinkosten dagegen können nur über einen Umweg (z.B. Verrechnungsschlüssel wie Anzahl Quadratmeter oder Mitarbeiter) einer Kostenstelle zugewiesen werden. Um Gemeinkosten auf Kostenträger zu verteilen, werden Zuschlagssätze (prozentuelle Aufschläge) bei der Kalkulation verwendet. Zu den Kostenstellengemeinkosten gehört unter anderem die Miete für ein Gebäude, die auf einzelne Büros und die dahinterstehenden Abteilungen/Kostenstellen umzulegen ist. Hierfür wird ein spezieller Verteilungsschlüssel erstellt und angewandt.
Die Unterteilung in Einzel- und Gemeinkosten ist wichtig, um ein möglichst aussagekräftiges Bild Ihrer Kostenstruktur und Unternehmensfinanzen zu erhalten.
Kostenstellen sind ein zentrales Instrument der Budgetplanung. Sie ermöglichen eine präzise Erfassung und Zuordnung von Ausgaben zu einzelnen Abteilungen, Bereichen oder Projekten. Auf diese Weise lassen sich finanzielle Mittel gezielt planen, überwachen und steuern. Die transparente Struktur, die durch Kostenstellen entsteht, schafft Klarheit über den Ressourcenverbrauch und erleichtert die Kontrolle über das gesamte Budget.
Kostenstellen sind zwar auch für die Buchhaltung relevant, aber noch mehr fürs Controlling. Denn auf diese Weise können Sie die Verteilung Ihres Unternehmenskapitals nachvollziehen und effektiver planen. Sparpotenziale und finanzielle Optimierungsmöglichkeiten sind durch transparente Kostenstellenverwaltung leichter erkennbar und einfacher nutzbar.
Definition
Was ist die Kostenstellenrechnung?
Die Kostenstellenrechnung bildet einen Teilbereich der Kostenrechnung und dient dazu, anfallende Kosten den einzelnen Kostenstellen oder Verantwortungsbereichen eines Unternehmens gezielt zuzuordnen.
Sie dient als Basis für strategische Entscheidungen – beispielsweise um zu bestimmen, wie viele (nicht nur finanzielle) Ressourcen Sie einzelnen Abteilungen oder Standorten zuweisen oder an welchen Stellen Sie das Unternehmen ausbauen sollten.
Funktion von Kostenstellen und der Kostenstellenrechnung
Mit der Kostenstellenrechnung sollen in einem Unternehmen vornehmlich vier Hauptfunktionen der Kostenstellen erfasst werden. Diese Funktionen drehen sich im Kern immer um eine korrekte Zuordnung von Kosten. Aus den Erkenntnissen der Kostenstellenzuordnung können dann bei Bedarf Maßnahmen abgeleitet werden.
- Sachgerechte Verteilung: Gemeinkosten, die in einem Unternehmen anfallen, müssen sachgerecht auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden.
- Verrechnung interner Leistungen zwischen den einzelnen Funktionseinheiten eines Unternehmens: Verursacher der Kosten ist letztlich die Kostenstelle, die die Dienstleistung empfängt.
- Ermittlung von Kalkulationssätzen: Sie sagen aus, in welchem Anteil bestimmte Kosten (etwa Strom oder Miete) auf einzelne Abteilungen beziehungsweise Kostenstellen verteilt werden sollen, um dem tatsächlichen Nutzungsanfall möglichst gerecht zu werden.
- Kostenkontrolle: Ist ein wichtiger Faktor, der zur Aufteilung von Funktionseinheiten in einem Unternehmen auf spezifische Kostenstellen geführt hat. Denn immer dann, wenn nach dem Verursacherprinzip aufgeteilt wird, wird auch der jeweilige Verbrauch einer Kostenstelle (etwa Material oder Strom) nach dem tatsächlichen Anfall erfasst. Damit lassen sich eventuelle Einsparpotenziale oft zügig identifizieren. Außerdem kann über die Analyse des zeitlichen Verlaufs auch ermittelt werden, ob sich der Verbrauch einer Kostenstelle in einem bestimmten Zeitraum so verändert hat, dass Handlungsbedarf besteht.
4 Tipps: Worauf Sie bei der Kostenstellenbildung achten sollten
Gleichzeitig helfen Kostenstellen auch dabei, die Effizienz von Leistungen messbar zu machen. Denn Sie können genau erkennen, welchen Gegenwert einzelne Investitionen (damit ist zum Beispiel auch gemeint, wenn Ihre IT-Abteilung Support für einzelne Mitarbeitende geleistet hat) erzielt haben. Das gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob es wirtschaftlicher ist, eine Leistung intern zu erbringen oder lieber extern einzukaufen.
Dazu ist es allerdings wesentlich, dass Sie Ihre Kostenstellen klug wählen und mit Weitblick einteilen. Dabei helfen Ihnen die folgenden Tipps.
- Jede Kostenstelle sollte einen selbstständigen Verantwortungsbereich darstellen. Das heißt, die Kostenstelleninhaber (die für die jeweilige Kostenstelle verantwortliche Person) sollte eigene kostenrelevante Entscheidungen treffen können. Nur so lassen sich Kosten eindeutig nachvollziehen und Optimierungen effektiv umsetzen.
- Eindeutigkeit ist das A und O. Kosten sollten sich ganz klar bestimmten Kostenstellen zuordnen lassen, ohne dass es Überschneidungen mit anderen gibt. Je schärfer Sie einzelne Kostenstellen trennen, desto besser gelingt die Zuordnung.
- Schaffen Sie passende Bezugsgrößen. Dadurch können Sie Ihre Kosten möglichst realistisch verteilen und die Leistungen der verschiedenen Kostenstellen messbar machen.
- Wirtschaftlichkeit spielt ebenfalls eine Rolle. Eine detailliertere Kostenerfassung bedeutet schließlich auch mehr Aufwand. Finden Sie daher ein gutes Mittelmaß zwischen starker Aussagekraft und starkem Kostenbewusstsein.
Info
Was bedeutet Kostenstelle auf der Gehaltsabrechnung?
In der Gehaltsabrechnung bezeichnet die „Kostenstelle“ den internen Bereich oder die Abteilung, der die Gehaltskosten eines Mitarbeiters zugeordnet werden. Sie spielt eine zentrale Rolle in der Kostenrechnung eines Unternehmens, da sie eine präzise Zuordnung der Kosten ermöglicht und somit Ansatzpunkte für mögliche Einsparungen liefert.
