Zusammenfassung
Kleinbetragsrechnung im Überblick
- Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, die maximal 250 Euro brutto berechnen.
- Kleinbetragsrechnungen enthalten im Vergleich zu Standardrechnungen weniger Pflichtangaben.
- Durch Kleinbetragsrechnungen lassen sich alltägliche Dinge leichter und unkomplizierter abrechnen (z.B. Zahlen im Lebensmittelladen). Ein Kassenbon ist also eine Kleinbetragsrechnung.
Definition
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag von bis zu 250 Euro (brutto). Diese Art Rechnungen enthalten weniger Pflichtangaben als gewöhnliche Rechnungen. Je nach Umsatzsteuersatz gelten für Kleinbetragsrechnungen bestimmte maximale Nettobeträge. Beispiel: Bei einem Umsatzsteuersatz von 19 % darf die Nettosumme auf einer Kleinbetragsrechnung maximal 210,08 Euro betragen.
Rechnungen: Kleinbeträge netto und brutto
| Max. Betrag brutto | Steuersatz | Max. Betrag netto | Steuerbetrag |
|---|---|---|---|
| 250,00 € | 19 % | 210,08 € | 39,92 € |
| 250,00 € | 7 % | 233,64 € | 16,36 € |
Kleinbetragsrechnungen können selbstverständlich mehrere Posten mit verschiedenen Steuersätzen umfassen. Aber auch hier gilt: Der Gesamtbetrag darf maximal 250,00 Euro brutto betragen.
Info
Anpassung des Maximalbetrags bei Kleinbetragsrechnungen
Der Maximalbetrag bei Kleinbetragsrechnungen wurde zum 1. Januar 2017 auf 250 Euro erhöht. Vor 2017 galt die Grenze noch bei 150 Euro. Grund für die Anhebung: Die allgemeine Preiserhöhung von Leistungen wird damit berücksichtigt.
Warum gibt es Kleinbetragsrechnungen?
Für die Rechnungsstellung (auch Fakturierung genannt) gelten viele gesetzliche Vorgaben. So muss jede Standardrechnung eine Reihe von Informationen enthalten, unter anderem den Namen des Rechnungsempfängers (siehe § 14 Abs. 4 UStG). In einem Restaurant ist das Schreiben einer Standardrechnung, die den Namen des Gastes angibt, aber umständlich. Und im Supermarkt auf jedem Kassenzettel den Namen des Käufers zu nennen, ist nicht umsetzbar.
Deshalb braucht es für Rechnungen über geringfügige Beträge – für die sogenannten Kleinbetragsrechnungen – weniger Pflichtangaben. Alltägliche Transaktionen werden bequemer und leichter – für den Verkäufer (Leistungsbringer) und für den Käufer (Leistungsempfänger). So wird der Kaufvorgang schneller abgewickelt, wie zum Beispiel an der Supermarktkasse.
Trotzdem besteht der Gesetzgeber darauf: Kleinbetragsrechnungen müssen auf eine bestimmte Art erstellt werden.
In welchen Branchen sind Kleinbetragsrechnungen typisch?
Überall dort, wo sehr häufig kleinere Zahlungen anfallen, vereinfachen Kleinbetragsrechnungen den Bezahlvorgang. Daher werden sie vor allem in diesen Branchen ausgestellt:
- Einzelhandel: Supermärkte, Geschäfte mit Waren des täglichen Bedarfs, Drogerien, Baumärkte, Fotofachgeschäfte, Blumenhändler usw.
- Gastronomie: Restaurants, Cafés, Imbisse, Bars, Eisdielen, Kantinen usw.
- Dienstleistungsbranche: Bäcker, Reinigungsdienste, Taxiunternehmen, Copyshops, Buchhandlungen, Handwerksbetriebe, Frisöre, Onlineshops u.v.m.
Ist ein Kassenbon eine Kleinbetragsrechnung?
Ja! Kaufen Sie in einem Schreibwarengeschäft Büromaterial für Ihre freiberufliche Tätigkeit, erhalten Sie bei einem Rechnungsbetrag bis brutto 250 Euro vom Händler eine Kleinbetragsrechnung in Form eines Kassenzettels.
Das sind Kleinbetragsrechnungen:
- Restaurantrechnungen
- Bewirtungsbelege
- Kassenbons
- Bar- und Kaufbelege
- Quittungen
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Sie haben eine Dienstleistung oder Ware in der Regel schon erhalten. Mit einer Rechnung haben Sie eine Frist, in der Sie die Leistung begleichen sollen. Eine Quittung hingegen erhalten Sie nach dem Bezahlvorgang. Sie ist ein Nachweis, dass Sie eine Dienstleistung oder Ware gekauft und bereits das Entgelt bezahlt haben.
Tipp
Tipp für Ihre Buchhaltung
Wenn Sie beispielsweise Büromaterial im Ladengeschäft oder eine Handwerkerleistung einkaufen, und den Bruttobetrag von 250 Euro überschreiten, lassen Sie sich eine Quittung ausstellen. Eine Quittung enthält mehr Angaben als ein Kassenbon und wird vom Finanzamt für den Vorsteuerabzug eher akzeptiert.
Tipp
Tipp für Unternehmer und Selbstständige
Wenn Sie als Einzelunternehmer Barzahlungen akzeptieren, sollten Sie immer einen Quittungsblock bereithalten. Ihre Kunden können möglicherweise auf eine Quittung bestehen.
Was besagt die Kleinbetragsregelung?
Die Kleinbetragsregelung legt fest, wie Rechnungen mit Kleinbeträgen ausgestellt werden sollen. Die Regelung gibt an, auf welche Angaben, die in einer normalen Rechnung Pflicht sind, in einer Kleinbetragsrechnung verzichtet werden darf.
1. Rechtsgrundlage der Kleinbetragsrechnung: UStG und UStDV
In der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) ist festgelegt, welche Bestandteile eine Kleinbetragsrechnung enthalten muss. Auch die Grenze für den Maximalbetrag ist angegeben.
Im Umsatzsteuergesetz (UStG) ist unter anderem gesetzlich geregelt, wo die Kleinbetragsregelung nicht angewendet werdendarf:
- für den grenzüberschreitenden Versandhandel
- für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen
- für Reverse-Charge-Lieferungen
2. Welche Paragrafen sind für die Rechnungstellung relevant?
| Kleinbetragsrechnung: UStG | Kleinbetragsrechnung: UStDV |
|---|---|
|
§ 14 Ausstellung von Rechnungen § 14a Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen |
§ 31 Angaben in der Rechnung § 32 Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen § 33 Rechnungen über Kleinbeträge |
Was muss auf einer Kleinbetragsrechnung stehen?
Kleinbetragsrechnungen müssen aus diesen Gründen rechtlich einwandfrei ausgestellt werden:
- Wenn Sie für Ihre Geschäftskunden korrekte Kleinbetragsrechnungen erstellen, werden Sie als fachkundiger Unternehmer wahrgenommen.
- Sie erhalten bei geschäftlichen Einkäufen die Umsatzsteuer von Ihrem Finanzamt nur zurück, wenn die erhaltene Kleinbetragsrechnung alle Voraussetzungen dafür erfüllt und Mindestangaben enthält.
Info
Kleinbetragsrechnung immer auf Vollständigkeit prüfen!
Prüfen Sie eine eingehende Kleinbetragsrechnung immer sofort nach Erhalt auf Vollständigkeit. Eine spätere Reklamation eines Kassenzettels oder einer Quittung ist meistens nicht mehr möglich. Unvollständig ausgefüllte Kleinbetragsrechnungen führen häufig zu Problemen beim Vorsteuerabzug.
Pflichtangaben in Kleinbetragsrechnungen
- Name und Adresse des Rechnungsaustellers
- Ausstellungsdatum
- Nennung des Produkts oder der Dienstleistung
- Menge des Produkts oder Art und Umfang der Dienstleistung
- Nettobetrag
- Steuersatz (19 % oder 7 %)
- Steuerbetrag (in Euro)
- Bruttobetrag
- Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. bei einer Kleinunternehmerregelung)
Tipp
Vermeiden Sie diese Formulierungen
Angaben wie „einschließlich gesetzlicher Umsatzsteuer“, „Alle Preise verstehen sich inklusive der Mehrwertsteuer“ oder „inkl. MwSt.“ sollten Sie vermeiden. Steuersatz (19 % oder 7 %) und Steuerbeträge müssen auch bei Kleinbetragsrechnungen aufgeführt werden.
Was muss bei einer Kleinbetragsrechnung nicht angegeben werden?
Das sind keine Pflichtangaben und müssen daher auf einer kleinen Rechnung nicht aufgeführt werden:
- Steuernummer des Rechnungsausstellers
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt bzw. Datum der Leistungserbringung
Was ist bei Rechnungen über 250 Euro zu beachten?
Bei Rechnungen über 250 Euro (sogenannte Standardrechnungen) sind mehr Pflichtangaben zu machen. Welche das sind, wird in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Zwingend notwendig bei einer Papier- oder PDF-Rechnung ist eine eindeutige Rechnungsnummer, die fortlaufend ist. Geben Sie außerdem vereinbarte Rabatte, Skonti und sonstige Preisnachlässe an.
Dann gibt es Angaben, die in Standardrechnungen zwar freiwillig, aber üblich sind:
- Bankverbindung (Kontodaten)
- Zahlungsziel
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
- Ggf. Hinweis zu den Aufbewahrungspflichten für den Empfänger
Welche Besonderheiten hat der Vorsteuerabzug aus Kleinbetragsrechnungen bis 250 €?
Ob Standard- oder Kleinbetragsrechnung: Erfüllt sie alle gesetzlichen Vorgaben, können Sie bei beiden Rechnungsarten die Vorsteuer geltend machen.
Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug bei Kleinbetragsrechnungen:
- In der Kleinbetragsrechnung sollte am besten auf den Leistungsempfänger verzichtet werden.
- Der Steuersatz muss auf der Kleinbetragsrechnung stehen.
- Der Bruttobetrag muss ausgewiesen sein.
Sonderfall „Bewirtungsbeleg“
Zu den Kleinbetragsrechnungen zählen auch Bewirtungsbelege bis zu 250 Euro. Hier sind jedoch einige Besonderheiten zu beachten. Der Beleg muss vollständig und korrekt ausgefüllt sein. Nur dann akzeptiert das Finanzamt ein Geschäftsessen als geschäftliche Ausgabe. Und nur so können Sie Bewirtungsaufwendungen absetzen und die Vorsteuern zurückfordern.
Pflichtangaben von Bewirtungsbelegen:
- Name und Adresse des Restaurants oder Gastbetriebs
- Datum des Geschäftsessens
- Alle Speisen und Getränke, einzeln aufgeführt mit den jeweiligen Preisen
- Mehrwertsteuer
- Die Namen der bewirteten Personen
- Der Anlass des Geschäftsessens mit genauer Beschreibung
- Freiwilliges Trinkgeld (als Betriebsausgabe absetzbar) oder Trinkgeld als „Bedienungszuschlag“ (vorsteuerabzugsfähig)
- Ort und Datum mit Unterschrift des Restaurants oder Gastbetriebs
Tipp
Tipp für Gastronomen
Vordrucke für Bewirtungsbelege sind gültige Nachweise von Bewirtungsaufwendungen. Solche Blöcke erleichtern Ihnen als Gastronom, Café-Besitzer usw. das Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs.
Tipp
Tipp für Ihre Buchhaltung
Benötigen Sie für Ihre Buchhaltung einen Bewirtungsbeleg, bitten Sie um einen Vordruck. Achten Sie darauf, dass er vollständig ausgefüllt ist. Bezahlen Sie geschäftliche Treffen in einem Restaurant bevorzugt mit Kreditkarte. Der Kundenbeleg einer Kreditkarten-Zahlung wird von Finanzämtern eher anerkannt als eine Barzahlung.
