Zusammenfassung
Kleinbetragsrechnung im Überblick
- Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, die maximal 250 Euro brutto berechnen.
- Kleinbetragsrechnungen enthalten im Vergleich zu Standardrechnungen weniger Pflichtangaben.
- Durch Kleinbetragsrechnungen lassen sich alltägliche Dinge leichter und unkomplizierter abrechnen (z.B. Zahlen im Lebensmittelladen). Ein Kassenbon ist also eine Kleinbetragsrechnung.
Definition
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung über einen Betrag von maximal 250 Euro (Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer). Dieser Grenzbetrag gilt seit dem 01.01.2017, davor belief er sich auf 150 Euro.
Für die Kleinbetragsrechnung gelten besondere Vereinfachungsregeln. Sie enthalten weniger Pflichtangaben als gewöhnliche Rechnungen.
Was besagt die Kleinbetragsregelung
Die Kleinbetragsregelung legt fest, auf welche Art und Weise Kleinbetragsrechnungen ausgestellt werden müssen.
Rechtsgrundlagen der Kleinbetragsregelung bilden das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Im Umsatzsteuergesetz ist unter anderem festgelegt, wann die Kleinbetragsrechnung nicht angewandt werden kann (z. B. bei grenzüberschreitendem Handel oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen/Leistungen) und worin der genaue Unterschied zwischen einer Kleinbetragsrechnung und einer Rechnung besteht.
In der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung wiederum sind die Bestandteile, die eine Kleinbetragsrechnung beinhalten muss, sowie die maximale Höhe des Bruttobetrags (250 Euro) aufgeführt.
Welche Pflichtangaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?
Auf der Kleinbetragsrechnung sind folgende Angaben aufzuführen:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmens. Der Empfänger der Leistung muss nicht angegeben werden.
- Art und Umfang der erbrachten Leistung bzw. Art und Menge der gelieferten Ware.
- Bruttobetrag – also der Entgeltbetrag und der darauf entfallene Steuerbetrag in einer Summe. Der Umsatzsteuerbetrag muss nicht separat ausgewiesen werden, der gesetzlich vorgeschriebene Steuersatz von 7 % oder 19 % allerdings schon. Je nach anfallendem Steuersatz ergibt sich im Brutto für Ihre Quittung ein entsprechender Maximalbetrag.
- Falls eine Steuerbefreiung gilt, muss dazu ein Hinweis auf der Rechnung zu finden sein.
- Datum der Rechnungsausstellung.
- Hinweis:Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer und Rechnungsnummer müssen auf einer Kleinbetragsrechnung nicht angegeben sein.
Kleinbetragsrechnungen sollten immer sofort vor Ort kontrolliert werden, weil der Aufwand groß ist, eine Kleinbetragsrechnung nachträglich korrigieren zu lassen.
Was ist beim Vorsteuerabzug zu beachten?
Bei einer Kleinbetragsrechnung können Sie wie bei einer Standardrechnung die Vorsteuer geltend machen. So funktioniert auch für eine Quittung oder einen Kassenbon der Vorsteuerabzug. Die Vorsteuer muss hierbei aus dem Gesamtbetrag herausgerechnet werden.
| Rechnungsbetrag: | 90,00 EUR |
|---|---|
| Umsatzsteuer: | 19 % |
| Vorsteuerabzug: | (90*19)/119 |
| Vorsteuer: | 14,37 EUR |
Sie können die Vorsteuer auch mit einem bestimmten Faktor, je nach Umsatzsteuersatz, herausrechnen.
| Steuersatz | 19 % | 7 % |
|---|---|---|
| Bruttobetrag | 119 % | 107 % |
| Faktor | 15,97 % | 6,54 % |
| Rechnungsbetrag: | 80,00 EUR |
|---|---|
| Umsatzsteuer: | 7 % |
| Vorsteuerabzug: | (80*6,54)/100 |
| Vorsteuer: | 5,23 EUR |
Achtung
Zusatzangaben
Machen Sie bei einer Kleinbetragsrechnung zusätzlich zu den Mindestangaben weitere Angaben, so sollten Sie unbedingt darauf achten, dass diese vollständig und korrekt sind. Ansonsten gefährden Sie womöglich den Vorsteuerabzug. Im Zweifel ist hier weniger also mehr. Verzichten Sie auf Zusatzangaben, wenn Sie sich unsicher sind, ob diese korrekt sind.
Was ist bei Rechnungen über 250 Euro zu beachten?
Rechnungen über 250 Euro gelten nicht mehr als Kleinbetragsrechnung, sondern als Standardrechnung. Auf dieser sind mehr Pflichtangaben wie zum Beispiel eine fortlaufende Rechnungsnummer zu machen. Die Pflichtangaben für Standardrechnungen sind in § 14 Abs. 4 UStG geregelt.
In welchen Branchen sind Kleinbetragsrechnungen üblich?
Kleinbetragsrechnungen werden vor allem in fFolgenden Branchen genutzt, da dort häufig kleinere Rechnungsbeträge anfallen:
- Gastronomie: Restaurants, Cafés, Bars, Imbiss oder Kantine etc.
- Einzelhandel: Supermarkt, Blumenhandel, Drogerie etc.
- Dienstleistungsgewerbe: Wäscherei, Taxiunternehmen, Friseur etc.
In all diesen Branchen sollten Sie darauf achten, bis zu welchem Betrag Sie eine Quittung ausstellen und ob die Regelungen für eine Kleinbetragsrechnung auf Sie zutreffen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Kleinbetragsrechnung und einer Quittung?
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Sie wird zumeist nach dem Erhalt einer Ware oder der Inanspruchnahme einer Dienstleistung ausgestellt. Eine Quittung hingegen wird nach dem Bezahlvorgang ausgestellt und belegt, dass das fällige Entgelt entrichtet wurde. In den oben genannten Branchen sind Quittungen üblich. Solange Sie die gesetzlich festgelegten Maximalbeträge nicht überschreiten, treffen auf Sie die Regelungen für Kleinbetragsrechnungen zu. Umgangssprachlich werden die Begriffe Quittung und Kleinbetragsrechnung synonym verwendet. Wenn Sie sich also fragen, bis zu welchem Betrag eine Quittung reicht, orientieren Sie sich an den hier aufgeführten Vorgaben für Kleinbetragsrechnungen.
Was gilt für den Bewirtungsbeleg?
Der Bewirtungsbeleg bzw. die Bewirtungskostenabrechnung dient als schriftlicher Nachweis, ohne den ein Abzug als Betriebsausgabe nicht möglich ist. Er muss folgende Angaben enthalten:
- Tag der Bewirtung (Datum)
- Ort der Bewirtung (Name und Adresse)
- Alle bewirteten Personen mit vollständigem Namen
- Anlass der Bewirtung (die Angabe „Geschäftsessen“ reicht nicht aus, der Anlass muss genau beschrieben sein, z. B. „Terminplanung für das Projekt XY“)
- Höhe der Bewirtungsaufwendungen inkl. Mehrwertsteuer und anzuwendendem Steuersatz
Aus der Rechnung muss Folgendes hervorgehen:
- Name und Anschrift der Gaststätte,
- Tag der Bewirtung.
Zudem muss die Rechnung den umsatzsteuerlichen Anforderungen (§ 14 Abs. 4 UStG) entsprechen, maschinell erstellt und registriert sein.
Hinweis: Für Bewirtungsbelege gibt es Vordrucke, die als gültige Nachweise von Betriebsaufwendungen gelten. Beachten Sie dabei außerdem, dass die Bewirtungsrechnung auf den Namen des bewirtenden Unternehmenden ausgestellt sein muss.
Ausnahme: Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR ist es (entsprechend der umsatzsteuerlichen Regelung) nicht erforderlich, den Namen des bewirtenden Unternehmenden aufzuführen.
