Kleinbetragsrechnung

Für die Rechnungsstellung (auch Fakturierung genannt) gelten viele gesetzliche Vorgaben. So muss jede Standardrechnung eine Reihe von Informationen enthalten, unter anderem den Namen des Rechnungsempfängers (siehe § 14 Abs. 4 UStG). In einem Restaurant ist das Schreiben einer Standardrechnung, die den Namen des Gastes angibt, aber umständlich. Und im Supermarkt auf jedem Kassenzettel den Namen des Käufers zu nennen, ist nicht umsetzbar.

Deshalb braucht es für Rechnungen über geringfügige Beträge – für die sogenannten Kleinbetragsrechnungen – weniger Pflichtangaben. Alltägliche Transaktionen werden bequemer und leichter – für den Verkäufer (Leistungsbringer) und für den Käufer (Leistungsempfänger). So wird der Kaufvorgang schneller abgewickelt, wie zum Beispiel an der Supermarktkasse.

Trotzdem besteht der Gesetzgeber darauf: Kleinbetragsrechnungen müssen auf eine bestimmte Art erstellt werden.

Überall dort, wo sehr häufig kleinere Zahlungen anfallen, vereinfachen Kleinbetragsrechnungen den Bezahlvorgang. Daher werden sie vor allem in diesen Branchen ausgestellt:

• Einzelhandel: Supermärkte, Geschäfte mit Waren des täglichen Bedarfs, Drogerien, Baumärkte, Fotofachgeschäfte, Blumenhändler usw.
• Gastronomie: Restaurants, Cafés, Imbisse, Bars, Eisdielen, Kantinen usw.
• Dienstleistungsbranche: Bäcker, Reinigungsdienste, Taxiunternehmen, Copyshops, Buchhandlungen, Handwerksbetriebe, Frisöre, Onlineshops u.v.m.

Die Kleinbetragsregelung legt fest, wie Rechnungen mit Kleinbeträgen ausgestellt werden sollen. Die Regelung gibt an, auf welche Angaben, die in einer normalen Rechnung Pflicht sind, in einer Kleinbetragsrechnung verzichtet werden darf.

Das sind keine Pflichtangaben und müssen daher auf einer kleinen Rechnung nicht aufgeführt werden:

• Steuernummer des Rechnungsausstellers
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt bzw. Datum der Leistungserbringung

Bei Rechnungen über 250 Euro (sogenannte Standardrechnungen) sind mehr Pflichtangaben zu machen. Welche das sind, wird in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Zwingend notwendig bei einer Papier- oder PDF-Rechnung ist eine eindeutige Rechnungsnummer, die fortlaufend ist. Geben Sie außerdem vereinbarte Rabatte, Skonti und sonstige Preisnachlässe an.

Dann gibt es Angaben, die in Standardrechnungen zwar freiwillig, aber üblich sind:

• Bankverbindung (Kontodaten)
• Zahlungsziel
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
• Ggf. Hinweis zu den Aufbewahrungspflichten für den Empfänger

Ob Standard- oder Kleinbetragsrechnung: Erfüllt sie alle gesetzlichen Vorgaben, können Sie bei beiden Rechnungsarten die Vorsteuer geltend machen.

Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug bei Kleinbetragsrechnungen:

1. In der Kleinbetragsrechnung sollte am besten auf den Leistungsempfänger verzichtet werden.
2. Der Steuersatz muss auf der Kleinbetragsrechnung stehen.
3. Der Bruttobetrag muss ausgewiesen sein.

Zu den Kleinbetragsrechnungen zählen auch Bewirtungsbelege bis zu 250 Euro. Hier sind jedoch einige Besonderheiten zu beachten. Der Beleg muss vollständig und korrekt ausgefüllt sein. Nur dann akzeptiert das Finanzamt ein Geschäftsessen als geschäftliche Ausgabe. Und nur so können Sie Bewirtungsaufwendungen absetzen und die Vorsteuern zurückfordern.

Pflichtangaben von Bewirtungsbelegen:

1. Name und Adresse des Restaurants oder Gastbetriebs
2. Datum des Geschäftsessens
3. Alle Speisen und Getränke, einzeln aufgeführt mit den jeweiligen Preisen
4. Mehrwertsteuer
5. Die Namen der bewirteten Personen
6. Der Anlass des Geschäftsessens mit genauer Beschreibung
7. Freiwilliges Trinkgeld (als Betriebsausgabe absetzbar) oder Trinkgeld als „Bedienungszuschlag“ (vorsteuerabzugsfähig)
8. Ort und Datum mit Unterschrift des Restaurants oder Gastbetriebs