Zusammenfassung
Fahrtkostenpauschale im Überblick
- Selbstständige können für Fahrten zum Büro, zu Kunden und für Dienstreisen eine Fahrtkostenpauschale nutzen, um die Mehraufwendungen steuerlich geltend zu machen.
- Für den Weg zwischen Wohnung und der Tätigkeitsstätte (Betrieb) können Sie die Entfernungspauschale anwenden. Diese gilt, wenn Sie regelmäßig ins Büro fahren. Allerdings dürfen Sie nur die einfache Fahrt angeben.
- Für Dienstreisen oder gelegentliche Fahrten zu Kundenterminen bietet sich die Kilometerpauschale an. Über die können Sie die tatsächlich zurückgelegten Kilometer und als Fahrtkostenpauschale pro km 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro angeben.
- Mit der Fahrtkostenpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte können Sie 2023 nur die einfache Strecke geltend machen. Eine Ausnahme bildet die behindertenbedingte Fahrtkostenpauschale. Bei dieser dürfen Sie unter bestimmten Voraussetzungen Hin- und Rückfahrt angeben.
Definition
Was sind Fahrtkosten?
Fahrtkosten sind alle Kosten, die durch beruflich veranlasste Fahrten entstehen. Dazu gehören nicht nur die offensichtlichen Kosten wie Benzin oder Fahrkarten, sondern auch Abschreibungen auf das Fahrzeug, Versicherungen, Reparaturen und Parkgebühren, sofern die absolvierten Fahrten direkt mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen.
Definition
Was ist eine Fahrtkostenpauschale?
Mit der Fahrtkostenpauschale werden Arbeitnehmer, die täglich zur Arbeit pendeln, steuerlich entlastet. Sie ist oft besser bekannt als Pendlerpauschale. Auch Selbstständige können sie als Betriebsausgaben geltend machen, wenn sie auf Dienstreisen sind oder zu Kunden fahren. Dadurch verringert sich das zu versteuernde Einkommen.
Fahrtkostenpauschale für Selbstständige: Diese Möglichkeiten gibt es
Für Selbstständige kann es aus verschiedenen Gründen notwendig werden, für die Fahrtkosten eine Pauschale anzusetzen. Meist kommt das in den folgenden zwei Fällen vor:
- Fahrten zum Büro
- Fahrten zu Kunden
- Dienstreisen
Fahrten zum Büro oder zu Kunden
Haben Sie ein Büro oder fahren zum Arbeiten in einen festen Coworking-Space, können Sie bei der Steuererklärung eine Pauschale für diese Fahrtkosten angeben. In dem Fall nutzen Sie die Entfernungspauschale. Diese greift, wenn Sie mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit dort verbringen oder zwei volle Arbeitstage pro Woche.
Tipp
Auch der Weg zu Fuß zählt
Bei der Entfernungspauschale spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel Sie nutzen. Selbst den Weg, den Sie zu Fuß oder mit dem Fahrrad zurücklegen, können Sie bei der Steuer als Fahrtkostenpauschale angeben.
Dienstreisen
Sind Sie ab und zu bei Kunden oder fahren Sie zu Veranstaltungen, wie Messen oder Weiterbildungen, sind diese Mehraufwendungen ebenfalls absetzbar. In diesem Fall wenden Sie die Kilometerpauschale an, bei der die tatsächlich gefahrenen Kilometer zählen.
Fahrtkostenpauschale berechnen: So funktioniert es
Selbstständige haben verschiedene Möglichkeiten, die Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen. Dabei ist entscheidend, ob die Kilometer- oder Entfernungspauschale berechnet werden soll.
Entfernungspauschale angeben
Kommt für Sie die Entfernungspauschale infrage, müssen Sie den einfachen Arbeitsweg berechnen. Das ist die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Dabei müssen Sie mit der kürzesten Strecke ohne Umwege kalkulieren. Das gilt auch, wenn Sie einer Fahrgemeinschaft angehören. Sie müssen zwingend den direkten Weg eintragen. Jedes Mitglied der Fahrgemeinschaft darf die Fahrtkosten für seine Strecke geltend machen. Hier empfiehlt es sich, die Strecke anhand eines Online-Routenplaners zu ermitteln.
Info
Nur die einfache Fahrt zählt
Bei der Berechnung der Entfernungspauschale zählt nur der einfache Weg. Die Rückfahrt wird nicht berücksichtigt.
Bei der Berechnung dürfen Sie nur die Anzahl der Arbeitstage angeben, an denen Sie Ihren Arbeitsplatz auch wirklich aufgesucht haben. Urlaubs- und Krankheitstage sowie Zeiten, die Sie im Homeoffice verbracht haben, ziehen Sie ab.
Bei einer 5-Tage-Woche werden in der Regel 230 Tage anerkannt. Bei einer 6-Tage-Woche sind es 280 Tage. Wenn Sie mehr Arbeitstage angeben, müssen Sie einen entsprechenden Nachweis (aussagekräftige Aufzeichnungen) erbringen.
Tipp
Fast jedes Verkehrsmittel zählt
Generell spielt bei der Berechnung der Fahrtkosten das Verkehrsmittel keine Rolle. Wenn Sie den Weg mit dem eigenen Auto, Bus, Bahn oder dem Fahrrad zurücklegen, können Sie die Fahrtkosten angeben. Lediglich Reisen mit dem Taxi und dem Flugzeug sind ausgenommen.
Die Höhe der Fahrtkostenpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb wird abhängig von der Länge der Strecke berechnet. Bei einer Strecke von bis zu 20 km beträgt die aktuelle Fahrtkostenpauschale 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro pro km und ab dem 21. km 0,38 Euro. Dabei wird immer mit vollen Kilometern gerechnet.
Info
Entfernungspauschale am Beispiel
Bei der Berechnung der Fahrtkostenpauschale 2023 wird immer abgerundet. Haben Sie Ihr Büro an 180 Tagen im Jahr aufgesucht und der Weg dorthin beträgt 15,8 km, ergibt sich folgende Rechnung:
15 km x 180 Tage x 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro = 810 Euro
Als Fahrtkostenpauschale können Sie jährlich einen Höchstbetrag von 4.500 € im Rahmen der Werbungskosten geltend machen. Nutzen Sie ein Auto, dürfen Sie auch höhere Fahrtkostenpauschalen absetzen. Dann möchte das Finanzamt jedoch Nachweise sehen. Bewahren Sie deshalb bei langen Strecken als Nachweise die Tankrechnungen auf. Diese 4.500-Euro-Grenze gilt nicht, wenn die Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel höher liegen.
Kilometerpauschale anwenden
Für Dienstreisen und Fahrten zu Kundenterminen, die nicht unter die Entfernungspauschale fallen, können Sie die Kilometerpauschale (sog. Dienstreisepauschale) ansetzen. Im Vergleich zu der Entfernungspauschale geben Sie hierbei die tatsächlich gefahrenen Kilometer an.
Tipp
Nur für Fahren mit Privatfahrzeug
Die Kilometerpauschale können Sie nur anwenden, wenn die Strecke mit Ihrem privaten Fahrzeug unternommen haben. Sind Sie mit dem Firmenwagen gefahren, ist das nicht möglich. Dann gelten die tatsächlichen Aufwendungen als Betriebsausgabe.
Die Kilometerpauschale für Selbstständige beträgt 30 Cent pro km. Für andere motorisierte Verkehrsmittel, die mehr als 25 km/h fahren, sind 20 Cent pro km absetzbar. Dazu zählen z.B. Mofas und Motorräder.
Info
Berechnung am Beispiel einer Dienstreise
Unternehmen Sie eine Dienstreise und legen dabei 45 km zurück lautet die Rechnung:
45 km x 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro = 13,50 Euro
Fahrtkostenpauschale bei Behinderung
Wollen Sie eine behinderungsbedingte Fahrtkostenpauschale geltend machen, haben Sie die Möglichkeit die tatsächlich gefahrenen Kilometer anzugeben. Das ist nicht nur für die einfache Fahrt möglich, sondern auch für die Hin- und Rückfahrt. Dafür gibt es allerdings einige Voraussetzungen:
- Grad der Behinderung liegt bei mindestens 70 oder
- Grad der Behinderung liegt bei 50 mit dem Merkzeichen G im Schwerbehindertenausweis
Wo muss ich die Fahrtkostenpauschale eintragen?
Um die Fahrtkostenpauschale beim Finanzamt geltend zu machen, müssen Sie die Daten bei der Einkommenssteuererklärung angeben. Als Selbstständiger können Sie hierfür die Anlage EÜR ausfüllen. Die Zeilen 65-70 in der Anlage EÜR 2023 sind für die Angaben über Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrkosten vorgesehen. In Zeile 70 können Sie die Entfernungspauschale eintragen.
Dokumentation und Nachweis
Die korrekte Dokumentation Ihrer Fahrtkosten ist entscheidend. Führen Sie ein manuelles Fahrtenbuch oder nutzen Sie die elektronische Variante, z.B. als App (achten Sie darauf, dass die App GoBD-konform ist), um alle beruflichen Fahrten akribisch festzuhalten. Wichtig dabei ist, dass ein Fahrtenbuch laufend und in geschlossener Form geführt wird. Das heißt, es muss die Fahrten (inkl. des am Ende erreichten Gesamtkilometerstand) vollständig und fortlaufend wiedergeben. Bewahren Sie zudem alle Belege sorgfältig auf.
Info
Praxistipp: Mindestangaben Fahrtenbuch
Diese Angaben muss ein Fahrtenbuch mindestens enthalten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt,
- Reiseziel, Reisegrund und aufgesuchte Geschäftspartner:innen,
- Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben,
- Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.
Fahrtkostenpauschale vom Arbeitgeber erstatten
Als Arbeitgeber sind Sie nicht in der Pflicht, die Fahrtkosten für Ihre Arbeitnehmer zu erstatten. Es beruht auf freiwilliger Basis, die Mehraufwendungen komplett oder teilweise zu übernehmen.
Info
Fahrtkostenzuschuss am Beispiel
Wie hoch der Zuschuss für die Fahrtkosten ausfällt, handeln Arbeitnehmer und Arbeitgeber individuell aus. Bei einer Erstattung von 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro pro km und einem Arbeitsweg von 22 km ergibt sich folgende Rechnung:
22 km x 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro x 20 Arbeitstage = 132 Euro
Der Fahrtkostenzuschuss ist meist steuerpflichtig. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen die Fahrtkostenpauschale steuerfrei ist. Beispielsweise können Tickets für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs teilweise steuerfrei bezuschusst werden. Auch wenn Sie den Fahrtkostenzuschuss als Tankgutschein gewähren, brauchen Sie keine Steuern auf diesen Betrag zu zahlen.
Tipp
Pflicht zur Erstattung bei Dienstreisen
Bei Dienstreisen sind Sie als Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, die Mehrbelastung zu erstatten. Das gilt z. B. bei der Fahrtkostenpauschale für Handwerker.
