Zusammenfassung
Fahrtkostenpauschale im Überblick
- Für den Weg zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (Betrieb) können Sie die Entfernungspauschale anwenden. Diese gilt, wenn Sie regelmäßig ins Büro fahren. Allerdings dürfen Sie nur die einfache Fahrt angeben.
- Für Dienstreisen oder gelegentliche Fahrten zu Kundenterminen bietet sich die Kilometerpauschale an. Über diese können Sie die tatsächlich zurückgelegten Kilometer mit 0,30 Euro pro Kilometer absetzen.
- Mit der Fahrtkostenpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte können Sie nur die einfache Strecke geltend machen. Eine Ausnahme bildet die behindertenbedingte Fahrtkostenpauschale. Bei dieser dürfen Sie unter bestimmten Voraussetzungen Hin- und Rückfahrt angeben.
Definition
Was sind Fahrtkosten?
Fahrtkosten sind alle Kosten, die durch beruflich veranlasste Fahrten entstehen. Dazu gehören nicht nur die offensichtlichen Kosten wie Benzin oder Fahrkarten, sondern auch Abschreibungen auf das Fahrzeug, Versicherungen, Reparaturen und Parkgebühren – sofern die absolvierten Fahrten direkt mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen.
Definition
Was ist eine Fahrtkostenpauschale?
Mit der Fahrtkostenpauschale werden Arbeitnehmer, die täglich zur Arbeit pendeln, steuerlich entlastet. Sie ist oft besser bekannt als Pendlerpauschale. Selbstständige können die Fahrtkostenpauschale als Betriebsausgaben geltend machen.
Fahrtkostenpauschale für Selbstständige: Diese Möglichkeiten gibt es
Für Selbstständige kann es aus verschiedenen Gründen notwendig werden, für die Fahrtkosten eine Pauschale anzusetzen. Meist kommt das in den folgenden Fällen vor:
- Fahrten zum Büro
- Fahrten zu Kunden
- Dienstreisen
Tipp
Auch der Weg zu Fuß zählt
Bei der Entfernungspauschale spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel Sie nutzen. Selbst den Weg, den Sie zu Fuß oder mit dem Fahrrad zurücklegen, können Sie bei der Steuer als Fahrtkostenpauschale angeben.
Dienstreisen
Sind Sie ab und zu bei Kunden oder fahren Sie zu Veranstaltungen, wie Messen oder Weiterbildungen, sind diese Mehraufwendungen ebenfalls absetzbar. In diesem Fall wenden Sie die Kilometerpauschale an, bei der die tatsächlich gefahrenen Kilometer zählen.
Mehrere Wohnungen
Für die Berechnung der Entfernungspauschale bei mehreren Wohnungen ist der Lebensmittelpunkt ausschlaggebend. Es ist nur zulässig, die weiter entfernte Wohnung für die Pauschale anzusetzen, wenn diese als Hauptwohnung dient und dort der überwiegende Teil des Alltags verbracht wird. Der Lebensmittelpunkt entspricht also dem Hauptwohnsitz.
Eine Ferienwohnung, die nur am Wochenende oder während des Urlaubs genutzt wird, kann somit nicht für die Entfernungspauschale berücksichtigt werden.
Zudem müssen Arbeitnehmer, wenn sie eine zweite Wohnung haben, mindestens 10 Prozent der Miete sowie der Lebenshaltungskosten wie Lebensmittel übernehmen, damit diese Wohnung als Lebensmittelpunkt anerkannt wird.
Doppelte Haushaltsführung
Bei doppelter Haushaltsführung sind Familienheimfahrten ebenfalls über die Entfernungspauschale absetzbar. Hier gilt die Höchstgrenze von 4.500 Euro nicht, sondern es werden die tatsächlichen Kosten berücksichtigt, auch wenn diese darüber liegen.
Die Regelungen zu Entfernungen und der Anzahl der Fahrten bleiben gleich.
Steuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers für Familienheimfahrten werden auf die Entfernungspauschale angerechnet und verringern diese entsprechend.
Mobilitätsprämie
Die Mobilitätsprämie stellt eine Alternative zur Entfernungspauschale dar und richtet sich speziell an Geringverdiener, deren Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt. Da in diesem Fall keine Einkommensteuer anfällt, bringt der höhere Werbungskostenabzug durch die Entfernungspauschale keinen steuerlichen Vorteil.
Ab einem Arbeitsweg von mindestens 21 Kilometern kann die Mobilitätsprämie beantragt werden. Voraussetzung für eine Auszahlung durch das Finanzamt ist jedoch, dass die Prämie mindestens 10 Euro beträgt. Pro Kilometer erhalten Arbeitnehmer bei der Mobilitätsprämie 0,38 Euro.
Ein wesentlicher Punkt ist, dass die Mobilitätsprämie selbst beantragt werden muss, und zwar über die Steuererklärung. Dies führt dazu, dass Arbeitnehmer, die bisher keine Steuererklärung eingereicht haben, fortan jedes Jahr verpflichtet sind, eine Steuererklärung abzugeben, wenn sie die Mobilitätsprämie in Anspruch nehmen möchten.
Ähnlich wie bei der Entfernungspauschale kann die Mobilitätsprämie auch für Fahrgemeinschaften oder Familienheimfahrten genutzt werden. In diesen Fällen gelten die gleichen Regelungen wie bei der Entfernungspauschale.
Derzeit ist die Mobilitätsprämie bis zum Jahr 2026 befristet (Stand: 2024).
Fahrtkostenpauschale berechnen: So funktioniert es
Selbstständige haben verschiedene Möglichkeiten, die Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen. Dabei ist entscheidend, ob die Kilometer- oder Entfernungspauschale berechnet werden soll.
Definition
Entfernungskilometer Definition
Der Begriff Entfernungskilometer beschreibt die Strecke in Kilometern, die zwischen dem Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte zurückgelegt wird. Dabei handelt es sich um die einfache Fahrtstrecke, die für die Berechnung der Fahrtkostenpauschale bzw. Pendlerpauschale herangezogen wird. Wichtig ist, dass bei der Angabe der Entfernungskilometer stets die kürzeste, verkehrsübliche Route genutzt wird, die ohne Umwege zum Ziel führt. Ab dem 21. Kilometer kann eine erhöhte Pauschale von 0,38 Euro pro Kilometer angesetzt werden.
Entfernungspauschale angeben
Kommt für Sie die Entfernungspauschale infrage, müssen Sie den einfachen Arbeitsweg berechnen. Das ist die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Dabei müssen Sie mit der kürzesten Strecke ohne Umwege kalkulieren. Das gilt auch, wenn Sie einer Fahrgemeinschaft angehören. Sie müssen zwingend den direkten Weg eintragen. Jedes Mitglied der Fahrgemeinschaft darf die Fahrtkosten für seine Strecke geltend machen. Hier empfiehlt es sich, die einfache Entfernung in km anhand eines Online-Routenplaners zu ermitteln. Eine längere Strecke darf dann geltend gemacht werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass sie verkehrsgünstiger ist, Sie also Ihr Ziel schneller erreichen als mit der eigentlich kürzeren Verbindung.
Info
Nur die einfache Fahrt zählt
Bei der Berechnung der Entfernungspauschale zählt nur die einfache Wegstrecke. Die Rückfahrt wird nicht berücksichtigt.
Bei der Berechnung dürfen Sie nur die Anzahl der Arbeitstage angeben, an denen Sie Ihren Arbeitsplatz auch wirklich aufgesucht haben. Urlaubs- und Krankheitstage sowie Zeiten, die Sie im Homeoffice verbracht haben, ziehen Sie ab.
Bei einer 5-Tage-Woche werden in der Regel 230 Tage anerkannt. Bei einer 6-Tage-Woche sind es 280 Tage. Wenn Sie mehr Arbeitstage angeben, müssen Sie einen entsprechenden Nachweis (aussagekräftige Aufzeichnungen) erbringen.
Tipp
Fast jedes Verkehrsmittel zählt
Generell spielt bei der Berechnung der Fahrtkosten das Verkehrsmittel keine Rolle. Wenn Sie den Weg mit dem eigenen Auto, Bus, Bahn oder dem Fahrrad zurücklegen, können Sie die Fahrtkosten angeben. Lediglich Reisen mit dem Taxi und dem Flugzeug sind ausgenommen.
Die Höhe der Fahrtkostenpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb wird abhängig von der Länge der Strecke berechnet. Bei einer Strecke von bis zu 20 km beträgt die aktuelle Fahrtkostenpauschale 0,30 Euro und ab dem 21. km 0,38 Euro. Dabei wird immer mit vollen Kilometern gerechnet.
Info
Entfernungspauschale am Beispiel
Bei der Berechnung der Fahrtkostenpauschale 2023 wird immer abgerundet. Haben Sie Ihr Büro an 180 Tagen im Jahr aufgesucht und der Weg dorthin beträgt 15,8 km, ergibt sich folgende Rechnung:
(15 km * 0,30 Euro) * 180 Tage = 810 Euro
Als Fahrtkostenpauschale können Sie jährlich einen Höchstbetrag von 4.500 € im Rahmen der Werbungskosten geltend machen. Nutzen Sie ein Auto, dürfen Sie auch höhere Fahrtkostenpauschalen absetzen. Dann möchte das Finanzamt jedoch Nachweise sehen. Bewahren Sie deshalb bei langen Strecken als Nachweise die Tankrechnungen auf. Diese 4.500-Euro-Grenze gilt nicht, wenn die Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel höher liegen.
Kilometerpauschale anwenden
Für Dienstreisen und Fahrten zu Kundenterminen, die nicht unter die Entfernungspauschale fallen, können Sie die Kilometerpauschale (sog. Dienstreisepauschale) ansetzen. Im Vergleich zu der Entfernungspauschale geben Sie hierbei die tatsächlich gefahrenen Kilometer an.
Tipp
Nur für Fahren mit Privatfahrzeug
Die Kilometerpauschale können Sie nur anwenden, wenn die Strecke mit Ihrem privaten Fahrzeug unternommen haben. Sind Sie mit dem Firmenwagen gefahren, ist das nicht möglich. Dann gelten die tatsächlichen Aufwendungen als Betriebsausgabe.
Die Kilometerpauschale für Selbstständige beträgt 30 Cent pro km. Für andere motorisierte Verkehrsmittel, die mehr als 25 km/h fahren, sind 20 Cent pro km absetzbar. Dazu zählen z.B. Mofas und Motorräder.
Info
Berechnung am Beispiel einer Dienstreise
Unternehmen Sie eine Dienstreise und legen dabei 45 km zurück lautet die Rechnung:
45 km x 0,30 Euro = 13,50 Euro
Fahrtkostenpauschale bei Behinderung
Wollen Sie eine behinderungsbedingte Fahrtkostenpauschale geltend machen, haben Sie die Möglichkeit die tatsächlich gefahrenen Kilometer anzugeben. Das ist nicht nur für die einfache Strecke möglich und von Bedeutung, sondern auch für die Hin- und Rückfahrt. Dafür gibt es allerdings einige Voraussetzungen:
- Grad der Behinderung liegt bei mindestens 70 oder
- Grad der Behinderung liegt bei 50 mit dem Merkzeichen G im Schwerbehindertenausweis
Wo muss ich die Fahrtkostenpauschale eintragen?
Um die Fahrtkostenpauschale beim Finanzamt geltend zu machen, müssen Sie die Daten bei der Einkommenssteuererklärung angeben. Als Selbstständiger können Sie hierfür die Anlage EÜR ausfüllen. Die Zeilen 65-70 in der Anlage EÜR 2023 sind für die Angaben über Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrkosten vorgesehen. In Zeile 70 können Sie die Entfernungspauschale eintragen.
Dokumentation und Nachweis
Die korrekte Dokumentation Ihrer Fahrtkosten ist entscheidend. Führen Sie ein manuelles Fahrtenbuch oder nutzen Sie ein elektronisches Fahrtenbuch, z. B. als App (achten Sie darauf, dass die App GoBD-konform ist), um alle beruflichen Fahrten akribisch festzuhalten. Wichtig dabei ist, dass ein Fahrtenbuch laufend und in geschlossener Form geführt wird. Das heißt, es muss die Fahrten (inkl. des am Ende erreichten Gesamtkilometerstand) vollständig und fortlaufend wiedergeben. Bewahren Sie zudem alle Belege sorgfältig auf.
Info
Praxistipp: Mindestangaben Fahrtenbuch
Diese Angaben muss ein Fahrtenbuch mindestens enthalten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt
- Reiseziel, Reisegrund und aufgesuchte Geschäftspartner,
- für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben,
- für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend
Fahrtkostenpauschale vom Arbeitgeber erstatten
Als Arbeitgeber sind Sie nicht in der Pflicht, die Fahrtkosten für Ihre Arbeitnehmer zu erstatten. Es beruht auf freiwilliger Basis, die Mehraufwendungen komplett oder teilweise zu übernehmen.
Info
Fahrtkostenzuschuss am Beispiel
Wie hoch der Zuschuss für die Fahrtkosten ausfällt, handeln Arbeitnehmer und Arbeitgeber individuell aus. Bei einer Erstattung von 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro pro km und einem Arbeitsweg von 22 km ergibt sich folgende Rechnung für 20 Arbeitstage:
(20 km * 0,30 Euro) + (2 km * 0,38 Euro) *20 Arbeitstage: 135,20 Euro
Der Fahrtkostenzuschuss ist meist steuerpflichtig. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen die Fahrtkostenpauschale steuerfrei ist. Beispielsweise können Tickets für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs teilweise steuerfrei bezuschusst werden. Auch wenn Sie den Fahrtkostenzuschuss als Tankgutschein gewähren, brauchen Sie keine Steuern auf diesen Betrag zu zahlen.
